Besseren Durchblick im DMS-Markt: So finden Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen

In diesem Blogartikel erfahren Sie kurz und übersichtlich, wie sich die derzeitige Marktlage gestaltet. Und wir geben Ihnen praktische Tipps und Tools an die Hand, um die Aufgabe der Auswahl eines DMS besser zu meistern.

Ein kurzer Blick zurück

Sollten Sie sich schon etwas länger für Themen rund um die Business-Kommunikation und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen interessieren, dann erinnern Sie sich vielleicht noch an die Diskussionen um das „papierlose Büro“. Das Schlagwort war in den 1990er Jahren eine Vision für die Zukunft: weg vom Papier, hin zum digitalen Dokumentenmanagement.

Lange Zeit sorgte das Thema in der Öffentlichkeit für reichlich Spott. Denn obwohl an allen Ecken und Enden immer mehr digitale Geräte und Prozesse eingeführt wurden, stieg der Papierkonsum in westlichen Gesellschaften kontinuierlich an. Eine Studie aus der Zeit hielt den Technik-Skeptikern schon damals ein über 100 Jahre altes Zitat des ehemaligen US-Präsidenten Rutherford B. Hayes zur Erfindung des Fernsprechers entgegen: „Who would ever want to use a phone?“

DMS-Nachfrage boomt

Die Autoren der Studie behielten recht. Im Zuge der Digitalisierung wird elektronisches Dokumentenmanagement so selbstverständlich wie der Griff zum Hörer. Denn das „papierlose Büro“ ist längst keine Utopie mehr: Nach einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2020 arbeitet bereits jedes zehnte Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern papierlos.

Hinter dieser Zahl steckt eine interessante Dynamik. So stieg allein zwischen 2016 und 2020 der Anteil der Unternehmen, die auf den elektronischen Rechnungsaustausch umgestiegen sind, von 7 auf 26 Prozent. Im selben Zeitraum wuchs der Anteil an Unternehmen, die ihre Briefpost komplett durch digitale Kommunikation ersetzen wollen, von 39 auf 86 Prozent. Digitales Dokumentenmanagement ist einer der Business-Trends der letzten Jahre.

Die Gründe für den Boom

Warum ist das so? Zum einen sehen Unternehmen, dass im Rahmen der Digitalisierung ein nicht-digitales Dokumentenmanagement die Abläufe stört und so Digitalisierungsinitiativen ad absurdum führt. Zum anderen haben die Tools, die beim Dokumentenmanagement zum Einsatz kommen in den letzten paar Jahren einen großen Sprung nach vorne gemacht.

Die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) der Gegenwart:

• sind einfacher zu bedienen
• haben neue Funktionen bekommen
• eignen sich besser zum kollaborativen Arbeiten im Team
• funktionieren im Homeoffice, am Büroarbeitsplatz und auf dem Smartphone
• können Aufgaben automatisiert ausführen
• lassen sich über APIs komfortabel in andere digitale Geschäftsprozesse einbinden
• sind als zeitgemäße Cloud-Dienste mit flexiblen Subskriptionsmodellen erhältlich

Zusammenfassend lässt sich festhalten: Die Frage lautet heutzutage nicht mehr, ob das Dokumentenmanagement digitalisiert werden soll, sondern wie.

Herausforderungen bei der Auswahl des richtigen DMS

Bis vor wenigen Jahren standen Unternehmen bei der Auswahl des geeigneten DMS vor der Wahl, ein komplettes Enterprise-Content-Management-System (ECM) zu installieren oder kleinteilige DMS-Lösungen zu wählen, die auf spezielle Anwendungsfälle zugeschnitten sind. In der Praxis erwies sich die große ECM-Lösung in vielen Unternehmen als zu starr und komplex, während ein kleineres DMS nicht als Grundlage für eine durchgehende Digitalisierung aller Dokumenten-Workflows genügte.

Eine weitere Herausforderung stellt die unübersichtliche Marktlage dar. Die steigende Nachfrage nach digitalen DMS-Lösungen hat auch auf der Anbieterseite zu einer gigantischen Bandbreite an Software-Lösungen geführt – was grundsätzlich eine Bereicherung ist, aber für Entscheider und Projektmanager in den Unternehmen, die mit der Anschaffung eines neuen DMS betraut sind, zugleich bedeutet: Wer die Wahl hat, hat die Qual.

Die Bedarfsanalyse

Bevor Sie damit beginnen, in den umfangreichen Feature-Listen der verschiedenen DMS-Lösungen zu versinken, sollten Sie die tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens ermitteln. Das geschieht am besten, indem Sie im Projektmanagement ein detailliertes Lastenheft mit den Anforderungen an das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen erstellen. Wichtig: Beziehen Sie in diese Bedarfsanalyse von Beginn an alle relevanten Stakeholder im Unternehmen mit ein.

Im Lastenheft halten Sie fest, welche Anforderungen eine DMS-Lösung genau erfüllen muss, damit diese in Ihrem Unternehmen implementiert werden und anschließend alle Aufgaben übernehmen kann, die ihr zugedacht sind. Das Lastenheft berücksichtigt Aspekte wie den Zeitplan und den zur Verfügung stehenden Budgetrahmen, technische Anforderungen wie eventuell notwendige Schnittstellen, notwendige Features oder Fragen, die mit der Wartung der Software zusammenhängen.

Der Anbietervergleich

Die Funktion des Lastenheftes besteht zunächst darin, dass Sie Ihre gesamten Anforderungen an das DMS-Projekt im Unternehmen abgestimmt und schwarz auf weiß vor sich haben. Sollten zum jetzigen Zeitpunkt noch ein paar Dinge ungeklärt sein, ist das zu verschmerzen. Richtig wasserfest muss das Lastenheft erst dann sein, wenn Sie es einem konkreten Anbieter vorlegen, um ein verbindliches Angebot zu erstellen. Zum jetzigen Zeitpunkt dient es Ihnen als erste Orientierung für den Anbietervergleich.

Als das zweite Tool für diesen Prozessschritt haben wir für Sie ein Whitepaper mit einer übersichtlichen, editierbaren Excel-Liste erstellt, mit der Sie bis zu zehn Anbieter vergleichen können. Diese Liste ist für Sie ebenfalls kostenlos. Die Liste ist so aufgebaut, dass Sie zum Großteil mit Ankreuzen oder ganz kurzen Angaben den Leistungsumfang verschiedener DMS-Anbieter vergleichen können.

Die relevanten Informationen können Sie in der Regel ganz einfach über die Internetseiten der Anbieter auffinden. Die fertige Liste stellt dann eine hervorragende Grundlage für interne Diskussionen zur Auswahl des geeigneten Anbieters dar.