Wer feststellt, dass der eigene Personalausweis in Kürze abläuft oder wer sein Auto nach einem Umzug ummelden möchte, hat in Deutschland schlechte Karten. Von einem digitalen Bürgerkonto sind wir meilenweit entfernt. So bleiben Verwaltungsangelegenheiten in der Regel mit dem persönlichen Gang zum Rathaus oder der entsprechenden Stelle verknüpft, um dort einen oft langwierigen Beantragungsprozess anzustoßen.

In Zukunft wird das einfacher werden: Mit der Einführung des digitalen Bürgerkontos soll die Digitalisierung auch in die Verwaltung von Kommunen Einzug halten und Bürgern sowie Verwaltungsmitarbeitern das Leben vereinfachen.

Was ist das digitale Bürgerkonto?

Das digitale Bürgerkonto ist eine elektronische Zugriffsmöglichkeit für Bürger auf Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen. Es stellt ein digitales Profil für jeden Bürger bereit. Alle Verwaltungsleistungen und -vorgänge, wie etwa die Beantragung von Ausweisdokumenten wie Personalausweis oder Führerschein, das Einholen von Baugenehmigungen oder die Beantragung von Geldern, sollen an dieser zentralen Stelle kostenlos bereitstehen.

Das digitale Bürgerkonto ist im „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“, kurz Onlinezugangsgesetz (OZG), des Bundes begründet, das bereits 2017 verabschiedet wurde. Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen für Bürger bis Ende 2022 auch in digitaler Form anzubieten. Der OZG-Umsetzungskatalog sieht vor, bis dahin 575 Verwaltungsleistungen zu digitalisieren. Diese sind nach Themenfeldern gegliedert und umfassen beispielsweise die folgenden Themen:

  • Arbeit & Ruhestand: Arbeitssuche, Rente, finanzielle Existenzsicherung
  • Bauen & Wohnen: Umzug, Hausbau und Immobilienerwerb
  • Familie & Kind: Eheschließung, Geburt, Kinderbetreuung, Sorgerecht
  • Steuern & Zoll: Steuern und Abgaben, Auslandsgeschäft, Steuererklärung
  • Mobilität & Reisen: KFZ-Besitz, Führerschein, Parkausweis

Betroffen sind hiervon rund 11.000 Kommunen. Hierfür sind Verwaltungsportale notwendig, über die die digitalen Leistungen angeboten werden und für Bürger erreichbar sind. Für den Zugang erhalten diese ein Nutzerkonto, das so genannte digitale Bürgerkonto, über das sie auf die digitalen Angebote zugreifen können. Wichtig zu wissen ist, dass das digitale Bürgerkonto ein zusätzliches Angebot an die Bürger sein soll. Der herkömmliche Weg zur Behörde bleibt aber weiterhin bestehen.

Welche Probleme soll das digitale Bürgerkonto lösen?

Für Verwaltungsangelegenheiten wie die Beantragung eines neuen Personalausweises ist bislang der persönliche Gang zum Rathaus nötig. Häufig ist das mit wenig Flexibilität und stattdessen mit langen Wartezeiten auf einen Termin oder Schlangestehen verbunden. Da die Öffnungszeiten oft nicht mit den eigenen Arbeitszeiten kompatibel sind, muss manchmal sogar ein kostbarer Tag Urlaub geopfert werden – ein großer Aufwand, nur um bürokratischen Anforderungen gerecht zu werden.

Darüber hinaus finden zahlreiche Arbeitsschritte in der kommunalen Verwaltung noch papierbasiert statt, was zu langsamen, intransparenten und fehleranfälligen Prozessen führt. Auch hier ist also Geduld gefragt – und das sowohl für den beantragenden Bürger als auch den bearbeitenden Verwaltungsmitarbeiter.

Welche Ziele hat das digitale Bürgerkonto?

Mit dem digitalen Bürgerkonto sollen Bürger Verwaltungsangelegenheiten auf elektronischem Weg regeln können, für die bisher der Gang zum Rathaus nötig war.

Dabei stehen vor allem vier Ziele im Vordergrund:

Zeitersparnis: Wenn Verwaltungsangelegenheiten bequem von zu Hause erledigt werden können, bleibt der Zeitaufwand hierfür gering. Wo vorher extra ein Termin vereinbart werden musste und im Rathaus mit langen Wartezeiten zu rechnen war, kann das digitale Angebot mit wenigen Klicks erledigt werden – und das zu jeder Zeit. Einen Tag seines Urlaubs zu opfern, wird damit überflüssig.

Auch auf Verwaltungsseite bedeutet das digitale Bürgerkonto eine spürbare Ersparnis von Zeit, denn der Arbeitsprozess für den Bearbeiter in der Verwaltung verkürzt sich deutlich durch die Nutzung des Bürgerkontos und die damit verbundene Digitalisierung der Verwaltung.

Nutzerfreundlichkeit: Nicht nur die Zeit, die durch das elektronische Bürgerkonto eingespart wird, erleichtert Bürgern und Verwaltungsmitarbeitern das Leben, sondern auch die Vereinfachung von Prozessen. Ziel ist es, dass komplizierte Papierformulare im Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes nicht einfach digital zur Verfügung gestellt werden, sondern der damit verbundene Prozess vereinfacht und damit nutzerfreundlicher gemacht werden.

Die digitale Verfügbarkeit ermöglicht darüber hinaus eine unkompliziertere Auffindbarkeit der benötigten Angebote.

Qualität und Sicherheit: Ein weiteres wichtiges Ziel des Onlinezugangsgesetzes ist es, dass das digitale Bürgerkonto und die darüber angebotenen Verwaltungsleistungen für jeden Bürger in gleicher Qualität angeboten werden – unabhängig von der Kommune, der er angehört und der dort eingesetzten Software.

Auch der Schutz der Daten spielt eine wichtige Rolle und wird mit umfangreichen Schutzmechanismen sichergestellt.

Effizienz: Um die Digitalisierung der Verwaltung einheitlich voranzubringen und dabei o.g. gleichbleibende Qualität sicherzustellen, ist die Standardisierung von IT-Strukturen wünschenswert. Damit wird eine gemeinsame Basis geschaffen, die auch die Zusammenarbeit über kommunale Grenzen hinweg erleichtert.

Welche Vorteile bietet das digitale Bürgerkonto?

Durch die Digitalisierung der im OZG-Umsetzungskatalog aufgeführten Leistungen und das damit verbundene elektronische Bürgerkonto rückt die Verwaltung dem Ideal der „digitalen Stadt“ ein großes Stück näher. Die Digitalisierung der Verwaltung bringt insbesondere die folgenden Vorteile mit sich:

Zeitersparnis: Das Bürgerkonto ermöglicht die Bearbeitung von Verwaltungsangelegenheiten bequem von zu Hause aus. Der Gang zum Rathaus entfällt damit, ebenso wie Postwege oder lange Liegezeiten, denn die Bearbeitung wird durch die digitale Abbildung der Arbeitsschritte wesentlich schneller. Davon profitieren sowohl Bürger als auch Verwaltungsangestellte. Auch die Auffindbarkeit von Dokumenten oder Informationen wird deutlich beschleunigt, da z.B. eine Suchfunktion genutzt werden kann, anstatt händisch Aktenordner zu durchsuchen.

Außerdem können Verwaltungsangelegenheiten, die über behördliche Grenzen hinausgehen, gemeinsam digital bearbeitet werden, da die zugrundeliegenden Systeme miteinander vernetzt werden sollen. Dies ermöglicht einen und lückenlosen Datentransfer zwischen den einzelnen Behörden und Kommunen vereinfacht und beschleunigt den Austausch erheblich.

Transparenz: Mit der Abgabe eines Antrags im Rathaus beginnt eine Zeit der Ungewissheit. Ob der Antrag an der korrekten Stelle angekommen oder jener womöglich verloren gegangen ist und ob alle Unterlagen vollständig sind, erfährt man häufig erst nach mehreren Wochen. Mit dem digitalen Bürgerkonto ist damit Schluss, denn hier lässt sich problemlos abbilden, wie weit der Bearbeitungsprozess bereits vorangeschritten ist. Das erspart sowohl Bürgern als auch Verwaltungsmitarbeitern überflüssiges Nachfragen.

Ressourcenersparnis: Über das Bürgerkonto können Bürger die im OZG beschriebenen Verwaltungsangelegenheiten selbst in die Hand nehmen. Das verkürzt den operativen Arbeitsaufwand für Verwaltungsmitarbeiter und schafft Freiräume für Beratungsgespräche und neue Projekte, für die bisher keine Zeit war.

Flexibilität: Das digitale Bürgerkonto ermöglicht Bürgern die Regelung von Verwaltungsangelegenheiten zu jeder Zeit und an jedem Ort. Von dieser Flexibilität profitieren Verwaltungsmitarbeiter gleichermaßen: Dank Digitalisierung der Verwaltungsprozesse können auch Beamte sich mehr und mehr von festen Arbeitszeiten und Anwesenheiten im Büro verabschieden, denn das papierlose Rathaus ermöglicht auch Ihnen Homeoffice und flexible Arbeitszeiten.

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Digitales Bürgerkonto bis 2022 – wie kann es funktionieren?

Die wichtigste Voraussetzung, damit das digitale Bürgerkonto gemäß des OTG umgesetzt werden kann, ist, dass sämtliche Daten und Dokumente, die über das Bürgerkonto verfügbar gemacht werden sollen, in digitaler Form zur Verfügung stehen. Gerade in der kommunalen Verwaltung kann dies einen nicht zu unterschätzenden Aufwand bedeuten, denn häufig laufen viele Arbeitsprozesse noch papierbasiert ab. Die Abwendung vom Papier bringt die Digitalisierung der Verwaltung jedoch einen großen Schritt voran.

Dank moderner Technikunterstützung ist die Digitalisierung der Papierdokumente unproblematischer als es klingt, denn mit der richtigen Lösung läuft dieser Prozess weitgehend automatisch ab. Moderne Scanner mit Optical-Charakter-Recognition (OCR) zur digitalen Belegerfassung lesen Dokumente im Scanprozess automatisch aus, erkennen die Inhalte durch eine KI-Software nahezu vollständig und sortieren sie z.B. nach Datum.

Im nächsten Schritt ist ein zentraler Ablageort für alle digitalen Dokumente gefragt. Hier ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einem Archiv die Lösung der Wahl. Diese Plattform dient nicht nur der strukturierten und sicheren Ablage, sondern ermöglicht auch sämtliche dokumentenbasierten Tätigkeiten in elektronischer Form und erlaubt darüber hinaus eine einfache Zusammenarbeit ohne Medienbrüche – sowohl für den Nutzer des Bürgerkontos als auch innerhalb der Verwaltung sowie mit anderen Verwaltungsorganisationen.

Nutzer können also über das Bürgerkonto auf im DMS hinterlegte und für sie freigegebene Daten und Dokumente zugreifen und so etwa die Beantragungen von Ausweisdokumenten oder Geldern anstoßen. Die Integration der Dokumente in Workflows ermöglicht dabei einen automatisierten Ablauf des zugehörigen Arbeitsprozesses, bei denen alle zuständigen Sachbearbeiter einbezogen und gleichzeitig Aufgaben und Termine vom System überwacht werden. Lange Liegezeiten, verloren gegangene Dokumente und verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an.

Im DMS können nicht nur Daten und Dokumente verarbeitet werden, die durch die Kommune erstellt wurden, sondern auch Informationen, die von außerhalb kommen, lassen sich problemlos integrieren und über das digitale Bürgerkonto bereitstellen. Das vereinfacht beispielsweise die Zusammenarbeit mit anderen Behörden und Kommunen. Dabei ist es unerheblich, um welche Art von Dokumenten und Formate es geht, z.B. Formulare, Bestätigungen, Informationsdokumente oder Genehmigungen, sei es als PDF, Word, Bilddatei usw. Mit der richtigen Software bleibt das Dokumentenmanagement skalierbar, sodass auch stetig wachsende Dokumentenmenge problemlos untergebracht werden können.

Ein besonderer Pluspunkt des Dokumentenmanagementsystems ist die automatische Berücksichtigung von Datenschutz sowie die Revisionssicherheit der abgelegten Dokumente. Vorgaben von GoBD sowie DSGVO werden automatisch abgebildet und Löschfristen können voreingestellt werden, sodass die Einhaltung rechtlicher Vorgaben nicht auf manuellem Weg sichergestellt werden muss.

Auch die vom Onlinezugangsgesetz geforderte Nutzerfreundlichkeit ist mit dem richtigen DMS kein Problem: Nach Einrichtung des Nutzerkontos können Nutzer gleich mit der Verwendung starten. Dank der intuitiven Bedienbarkeit kann jeder seine Verwaltungsangelegenheiten endlich online regeln. Darüber hinaus ist der Zugang webbasiert und per App möglich. Den Weg zum Rathaus kann man sich damit einfach sparen.

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DMS im Einsatz bei der Gemeinde Eggerding

Referenzbericht

Wie eine kleine Gemeinde von der Digitalisierung profitiert

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Über Thomas Meysel
Thomas Meysel ist seit Juni 2016 Produktmanager für EASY-Anwendungen. In seiner Freizeit reist er als leidenschaftlicher Hobbykoch und Autor von Kochbüchern über die ostafrikanische Küche. Sind die Kochergebnisse erfolglos, reduziert er seine Frustration darüber, indem er ins Fußballstadion von Borussia Dortmund geht.
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