Der P2P-Prozess in Zahlen: die 10 wichtigsten KPIs im Überblick

Der Einkauf wird immer digitaler – und dafür gibt es einen guten Grund: McKinsey geht davon aus, dass Unternehmen 36 Prozent ihrer Abläufe im Einkauf mithilfe von bereits heute verfügbaren Technologien automatisieren können. So haben viele Einkaufsorganisationen damit begonnen, ihre Prozesse rund um die Beschaffung mit einer Purchase-to-Pay-Software digital zu transformieren.

Durch die Digitalisierung des Einkaufs lässt sich der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess schlanker, transparenter und effizienter gestalten. Wie so oft liegt der Teufel bei diesem Thema jedoch im Detail: denn viele Unternehmen digitalisieren lediglich Teilbereiche aller relevanten Prozesse. Die Folge sind Medienbrüche zwischen digitaler und analoger Datenverarbeitung, durch welche die gefürchteten Datensenken und Datensilos erzeugt werden, deren Leidtragenden alle nachgelagerten Workflows sind.

Worum geht es bei Purchase-to-Pay genau?

Purchase-to-Pay (P2P) beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess vom Einkauf über die Auftragsbestätigung und die Wareneingangskontrolle bis hin zur Bezahlung und Archivierung einer Rechnung. In diesen Prozess sind zahlreiche Personen, Abteilungen und Standorte involviert, die untereinander Daten austauschen, verifizieren und kontrollieren, um sicherzustellen, dass alles seine Ordnung hat: Dazu gehören zum Beispiel die vereinbarten International Commercial Terms (Incoterms), die gesetzlichen Pflichtangaben für Rechnungen oder Compliance-Bestimmungen.

Perfekter Use Case: Digitalisierung der Eingangsrechnungs­verarbeitung

Ein guter Indikator für die Qualität des Purchase-to-Pay-Prozesses in einem Unternehmen sind die Eingangsrechnungen. Denn die Kreditorenrechnungen haben über den Purchase-to-Pay-Prozess hinaus eine große Bedeutung für den Cashflow innerhalb eines Unternehmens und ermöglichen durch Digitalisierung große Effizienzgewinne. Warum das so ist und wie Sie den Status der Digitalisierung des Einkaufs in Ihrem Unternehmen besser einschätzen können, zeigen Ihnen diese 10 wichtigen Key-Performance-Indicators (KPIs) für den P2P-Prozess.

KPIs sind betriebswirtschaftliche Leistungskennzahlen, die einem Unternehmen dabei helfen, eine Bewertung des eingeschlagenen Kurses vorzunehmen. KPIs haben keinen Selbstzweck, sondern sollten immer als Kompass verstanden werden, der es ermöglicht Veränderungen im eigenen Unternehmen zu dokumentieren und rational zu bewerten und mit anderen Unternehmen einer Branche zu vergleichen. KPIs helfen Ihnen im Optimalfall dabei, Anhaltspunkte zu gewinnen, um Effizienz-Defizite aufzuzeigen, Kostenfallen aufzuspüren und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

1. Kosten pro Rechnung

Auf den ersten Blick zählen die Kosten pro Rechnung zu den wichtigsten Kennzahlen, die in der Kreditorenbuchhaltung ermittelt werden können. Vereinfacht ausgedrückt, werden damit die durchschnittlichen Gesamtkosten beziffert, die in einem Unternehmen bei der Bearbeitung einer Rechnung entstehen. Bei der Bewertung dieses Key-Performance-Indicators müssen Sie jedoch berücksichtigen, dass dieser Wert von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren kann. Das liegt in erster Linie daran, dass bei der Ermittlung dieses KPIs zum Teil sehr unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Kosten pro Kreditorenrechnung ermitteln wollen, müssen die Kennzahlen alle relevanten Faktoren angemessen abbilden. Zu den anfallenden Arbeits- und Betriebskosten zählen zum Beispiel Aufwendungen für Personal, Verwaltung, IT, Druck und Postversand, aber auch Kosten, die durch Abrechnungsfehler und verspätete Zahlungen, verlorene Lieferantenrabatte sowie eventuell anfallende Audits entstehen.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie bei papiergestützten P2P-Prozessen den menschlichen Faktor entsprechend in die Kostenrechnung einbeziehen, indem Sie zum Beispiel zusätzliche Aufwände für die Korrektur von Fehlern berücksichtigen. Bei der Bewertung der Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses müssen Sie bedenken, dass die Investitionskosten durch die Digitalisierungsmaßnahmen die Kosten pro Rechnung zunächst ansteigen lassen können. Einige dieser Investitionen werden sich in den nächsten Jahren jedoch immer stärker amortisieren und den KPI „Kosten pro Rechnung“ noch weiter absenken.

2. Zeiten der Rechnungsbearbeitung

Um primäre KPIs wie die Kosten pro Rechnung besser einordnen zu können, ist es hilfreich, sekundäre Kennzahlen heranzuziehen. Wichtige Indikatoren sind hierbei die Zeiten der Rechnungsbearbeitung. Sie geben Ihnen Auskunft über die Effizienz ihres Purchase-to-Pay-Prozesses bzw. der Eingangsrechnungsverarbeitung. Dabei können verschiedene Laufzeiten von Interesse sein:

• Die Durchlaufzeit der gesamten Rechnungsverarbeitung. Wie lange ist die durchschnittliche Laufzeit, die ein Vorgang vom Eingang der Rechnung über die Prüfung bis zur Zahlungsfreigabe insgesamt in Anspruch nimmt? Hierbei geht es darum, nicht nur die einzelnen technischen Prozessschritte, sondern den gesamten P2P-Prozess zu bewerten. Die Durchlaufzeit gibt Ihnen Auskunft darüber, wie zielgerichtet und leistungsstark Ihre Kreditorenbuchhaltung insgesamt aufgestellt ist. Als Vergleich: Nach einer Erhebung der Benchmark-Experten APQC liegt dieser Wert im branchenübergreifenden Durchschnitt bei etwa 15 Tagen.
• Die Dauer der einzelnen Prozessschritte. Wie lange dauert ein einzelner Vorgang der Rechnungsbearbeitung bei jedem Prozessschritt im Durchschnitt? Sie können dazu die Einzelschritte vergleichen oder alle Zeiten vom Eingang der Rechnung über die verschiedenen Stadien der Prüfung bis zur Freigabe und Zahlung der Kreditorenrechnung addieren. Schon ein Test mit einigen Dokumenten liefert Ihnen hier gute Einblicke in die technische Effektivität Ihrer Rechnungsverarbeitung. Auf diese Weise könne Sie auch sehr gut prüfen, welchen Einfluss die Digitalisierung einzelner Schritte auf die Effektivität der Rechnungsbearbeitung hat.

3. Kreditorenlaufzeit

Eine weitere wichtige Leistungskennzahl für die Steuerung des P2P-Prozesses ist die Kreditorenlaufzeit. Diese umfasst den durchschnittlichen Zeitraum, der zwischen Eingang einer Lieferantenrechnung und ihrer tatsächlichen Zahlung in einem Unternehmen vergeht. Die Kreditorenlaufzeit berechnet sich aus den durchschnittlichen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen geteilt durch die Umsatzkosten (Materialaufwand plus Vorsteuer) mal 365 Tage.

Zum Vergleich: Die durchschnittliche Kreditorenlaufzeit der Unternehmen im S&P 1500 Index lag pro Jahr bei 48,4 Tagen. Optimalerweise sollte die Kreditorenlaufzeit in einem Unternehmen länger sein als die Debitorenlaufzeit, um den internen Geldfluss (Cash Conversion Cycle) positiv zu gestalten und mehr finanzielle Ressourcen zur Verfügung zu haben. Die Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses erlaubt Ihnen, die Kreditorenlaufzeit zu verbessern, indem Sie die Beziehungen zu Ihren Lieferanten datengestützt mit Blick auf die jeweiligen Zahlungsbedingungen flexibel anpassen können.

4. First-Time-Match-Rate

Ist der Purchase-to-Pay-Prozess von der Bestellung über den Rechnungseingang bis zur Buchung möglichst reibungslos aufgebaut, sind nur wenige manuelle Eingriffe in den Zahlungslauf notwendig und der Prozess kann ohne Verzögerungen ablaufen. Wie gut dieser Prozess in Ihrem Unternehmen wirklich aufgebaut ist, verrät Ihnen die First-Time-Match-Rate (FTMR): Sie berechnet sich aus der prozentualen Anzahl der übereinstimmenden Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen geteilt durch die Gesamtzahl aller bearbeiteten Rechnungen (Purchase Orders) in der Kreditorenbuchhaltung in einem bestimmten Zeitraum.

Je höher dieser prozentuale Wert ist, desto effektiver werden Kreditorenrechnungen im P2P-Prozess gehandhabt. Eine niedrige First-Time-Match-Rate hängt in der Regel mit einem fehlenden Bezug zwischen Bestellungs- und Eingangsrechnungverabeitung zusammen. Dahinter können störende Medienbrüche, (zu) viele manuelle Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess, eine ineffiziente interne Kommunikation zwischen Finanz- und Beschaffungswesen oder eine unzureichende technische Qualität bei der Digitalisierung der Dokumente stehen. Auch kann es helfen, erneut zu überprüfen, bei welchen Rechnungen ein 3-Wege-Abgleich notwendig ist und bei welchen Bestellungen auch ein 2-Wege-Abgleich funktionieren kann.

5. Rate fristgerechter Zahlungen

Bei der Rate der fristgerechten Zahlungen wird festgehalten, wie hoch der prozentuale Anteil der Rechnungen ist, bei denen Sie Ihre Lieferanten fristgerecht bezahlen. Ein straff organisierter P2P-Prozess ermöglicht es der Kreditorenbuchhaltung, die Zahlungsfristen der Rechnungen genau so zu timen, dass sie zum optimalen Zeitpunkt ­– also weder zu früh noch zu spät – beglichen werden, sodass Ihr Unternehmen einen optimalen Cashflow hat und zugleich seine Lieferantenbeziehungen langfristig positiv gestalten kann.

Ein häufig vorkommender Grund für zu spät geleistete Zahlungen sind – neben einigen anderen Fehlerquellen – übrigens Probleme bei der Wareneingangskontrolle: Hier muss oftmals noch ein Lieferschein aus Papier quittiert und mit der Ware abgeglichen werden, ehe der Vorgang an den Einkauf weitergeleitet werden kann. Dieser fehleranfällige Prozess in Verbindung mit dem hierbei in der Regel notwendigen 3-Wege-Abgleich führt oft zu Zahlungsverzögerungen.

6. Realisierte Skontoquote

Eine Leistungskennzahl, die eng mit der fristgerechten Zahlung verknüpft ist, ist die Skontoquote: Wie viel Rabatte haben Ihre Mitarbeiter im Einkauf ausgehandelt und wie viele dieser ausgehandelten Rabatte konnten im Purchase-to-Pay-Prozess auch wirklich realisiert werden?

Im Gegensatz zu den übrigen Zahlungsprozessen ist es bei Skonti besonders ärgerlich, wenn hier das System Ihrer Kreditorenbuchhaltung versagt. Denn hierbei geht Ihrem Unternehmen nicht nur bares Geld durch die Lappen, welches ansonsten als Gewinn verbucht werden könnte. Ihre Mitarbeiter im Einkauf haben zudem zuvor auch noch kostbare Arbeitszeit investiert, um mit dem Lieferanten besondere Konditionen für die Zahlung der Ware auszuhandeln.

Übrigens: Laut einer P2P-Benchmark-Studie schaffen es aufgrund eines schlecht organisierten P2P-Prozesses nur 10 Prozent aller Unternehmen, mindestens 80 Prozent aller ausgehandelten Skonti auch wirklich in Einnahmen umzumünzen. Um hier Best-in-Class zu werden, sollten Sie Ihren Workflow digitalisieren, damit Sie Ihre Bestellungen mit den Rechnungen und Wareneingängen automatisch abgleichen können.

7. Rate doppelter Zahlungen

Dieser KPI ist gewissermaßen der Lackmustest für die Fehleranfälligkeit Ihrer Buchhaltung. Doppelte Zahlungen können konkret ganz banale Gründe haben: Tippfehler und Copy-and-Paste-Patzer in Ihrer Buchhaltung oder auf Seiten des Lieferanten. Im Extremfall kann sogar Betrug dahinter stecken. Wie dem auch sei: Doppelte Zahlungen sind nicht nur ärgerlich, sie können sich auch bei kleineren Summen und Raten im Hundertstel-Prozentbereich zu größeren Beträgen auswachsen sowie kostenintensive Ressourcen fressen und die Nerven der Kollegen in der Buchhaltung malträtieren.

Dabei lassen sich doppelte Zahlungen mit Hilfe der Digitalisierung sehr einfach drastisch verringern. Im digitalen Purchase-to-Pay-Prozess können Sie verschiedene Kontrollmechanismen einbauen, die an verschiedenen Stellen greifen und dem Fehlerteufel oder der betrügerischen Manipulation in der Kreditorenbuchhaltung den Garaus machen.

8. Rate der Lieferanten pro 1.000 Rechnungen

Diese Kennzahl gibt Ihnen einen transparenten Überblick zum Aufbau Ihres Lieferantennetzwerks. Eine Stammdatenbank mit einem kleinen Wert an Lieferanten ist eines der sichersten Kennzeichen für einen guten Aufbau ihres gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses. Denn eine geringere Anzahl an Lieferanten spricht dafür, dass der Einkauf bei der Aushandlung von Verträgen transparent agiert, geringere Verwaltungskosten produziert und ein gutes Bild aller Lieferanten hat.

Damit das möglich wird, sollten Sie darauf achten, dass die Lieferanten-Daten übersichtlich aufbereitet sind, um transparent selbst auf Einzelpostenebene abrufbar zu sein. Die Voraussetzung dafür ist ein digitalisiertes Purchase-to-Pay-System, in dem alle relevanten Daten in ein und demselben System zusammenlaufen und dort analysiert werden können.

9. Rate automatisch verarbeiteter Rechnungen

Dieser Key-Performance-Indikator misst den Prozentsatz aller Rechnungen, die einen vollständig automatisierten Rechnungslauf ermöglichen. Erfasst wird mit dieser Leistungskennzahl wie weit Sie und Ihre Lieferanten auf dem Weg zur elektronischen Rechnungsstellung bereits gekommen sind. Die Rate der vollständig elektronisch verarbeiteten Rechnungen ist deshalb der KPI, an dem Sie über die Zeit am besten sehen können, wie stark die Digitalisierung des Einkaufs in Ihrem Unternehmen bereits vorangeschritten ist.

10. Rate der berührungslosen Rechnungsverarbeitung

Unter die berührungslose Verarbeitung fallen alle Vorgänge, die ganz ohne menschliches Eingreifen den Purchase-to-Pay-Prozess durchlaufen. Auf den ersten Blick könnte die berührungslose Verarbeitung mit der automatischen Rechnungsverarbeitung gleichgesetzt werden. Das ist jedoch falsch. Gemessen wird hier, wie viele Vorgänge ohne jegliche Mehrarbeit den P2P-Prozess durchlaufen. Mehrarbeit, die zum Beispiel dadurch entstehen kann, dass bei einem Vorgang die Rechnung zusätzlich mit der Bestellung, einem Vertrag oder den Stammdaten abgeglichen werden muss. Unter die berührungslose Rechnungsverarbeitung fallen auch alle Prozesse, die dazu führen, dass in der Buchhaltung keine manuellen Eingaben mehr notwendig sind.

Die Rate der berührungslosen Rechnungsverarbeitung ist damit gewissermaßen die Königskennzahl, die einen modern und effektiv aufgestellten Einkauf auszeichnet: Je höher sie ist, desto erfolgreicher ist Ihr Unternehmen auf seinem Weg zur digitalen Transformation.

Wie ist der Status quo von Purchase-to-Pay in Unternehmen

Trotz Digitalisierung durch ERP-Systeme, wie z.B. SAP ERP oder S/4HANA, herrscht beim Purchase-to-Pay-Prozess in vielen Unternehmen noch immer das Durcheinander aus digitalen und analogen Prozessen: Im Prozessablauf werden über diverse Kanäle digitale und papierne Dokumente ausgetauscht, die auf unterschiedliche Arten gehandhabt, geprüft und archiviert werden müssen. So entstehen immer wieder Brüche im P2P-Prozess, die mit einem zeit- und nervenaufreibenden Mehraufwand gekittet werden müssen. Die Ineffektivität dieser Prozesse kommt besonders dann zum Tragen, wenn Probleme auftreten: zum Beispiel ein zuständiger Sachbearbeiter nicht verfügbar ist, ein Dokument gesucht wird oder eine Ware an den falschen Standort geliefert wurde.

Wie funktioniert Purchase-to-Pay in der Praxis?

Um den Beschaffungsprozess besser zu verstehen, teilen wir ihn in fünf Teilprozesse auf, die bei jedem Order-Vorgang nacheinander ablaufen:

• Bestellung
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnungsverarbeitung
• Buchung und Archivierung

Nach der Aufgabe einer Bestellung schickt der Lieferant eine Auftragsbestätigung, mit der er die Bestellung akzeptiert oder Änderungen vorschlägt; beides führt eventuell zu einer zweiten Bestellung mit erneuter Auftragsbestätigung. Anschließend versendet der Lieferant die Ware, die beim Eintreffen im Wareneingang des Unternehmens geprüft wird. Der quittierte Lieferschein wird an den Einkauf weitergeleitet und dort im System verbucht. Wurde die Eingangsrechnung nach allen Vorgaben validiert und freigegeben, wird ein Buchungssatz erzeugt und die Zahlung eingeleitet. Abschließend müssen alle Belege unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abgelegt und archiviert werden. Technisch gesehen werden dabei bereits zu diesem Zeitpunkt der Archivierung die Regeln festgelegt, die – formal betrachtet – erst bei der späteren Löschung eines Dokuments greifen.

Digitales Purchase-to-Pay beginnt mit der Bedarfsmeldung und Bestellanforderung

Unter Procure-to-pay (P2P) versteht man ein Bündel an Maßnahmen, die dazu beitragen, die gesamte Produktionsmittelkette (supply chain) von der Beschaffung („Procurement“) bis zum Bezahlvorgang („Payment“) möglichst schnell, sicher und kosteneffizient zu gestalten.

Hierbei handelt es sich im Grunde genommen um eines der wohl fundamentalsten Wirtschaftsthemen überhaupt: der Prozess von der Beschaffung und Bestellung bis zur Eingangs-Rechnung hin zur Zahlung. Neu ist an der Zielsetzung des Procure to pay Prozess rein gar nichts. Was es aber sehr wohl von bekannten Ansätzen abhebt ist die ganzheitliche Sichtweise des Beschaffungsprozesses, bei der üblicherweise streng getrennte Unternehmensbereiche als synergetisch verbunden betrachtet werden. Möglich wird dies durch digitales E-Procurement.

Procure to pay: der Prozess im Überblick

Woraus besteht nun der Procure to pay Prozess? Folgende Skizze soll das verdeutlichen.

Angefangen von der Bedarfsanforderung bis hin zur automatisierten Bestellung im ERP-System und der Zahlung beschreiben diese Teilprozesse den Weg im Beschaffungsprozess.

Nun haben wir unseren bewährten Rechnungsprozess ergänzt um den Vorprozess, der Applikation easy Request. Somit lässt sich nun der Prozess der elektronischen Bedarfsmeldung bis zur automatisierten Bestellung in nahezu allen ERP-Systemen abbilden.

Vorteile durch Procure to pay für die einzelnen Abteilungen im Beschaffungsprozess

• die Identifizierung eines Warenbedarfs: Sachbearbeiter
• die Autorisierung des Einkaufsprozesses: Freigaben Vorgesetzte unter Beachtung der Budgets
• eine Recherche möglicher Lieferanten: Sachbearbeiter/Einkauf
• Angebotseinholung: Einkauf
• Auswahl des Lieferanten: Einkauf
• Wareneingang: Lager
• Rechnungseingang: Rechnungsabteilung
• Bezahlung: Buchhaltung

Selbstverständlich lässt sich der P2P-Prozess, je nach Komplexität der Abläufe in der Firma und der internen Firmenstruktur, noch beliebig erweitern.
Damit stellt easy Request nicht nur ein Optimierungsinstrument dar, sondern präsentiert sich als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen. Alle Informationen in diesem Prozess finden sich in einer digitalen Einkaufsakte wieder, die im gesamten P2P Prozess ergänzt wird mit den Informationen aus dem anschließenden easy Rechnungsprozess. Natürlich sind all die Informationen innerhalb der Einkaufsakte wie auch die Freigaben über mobile Apps zu ergänzen und zu bearbeiten!

Purchase-to-Pay – Vorteile für den Wareneingang, Rechnungsbearbeitung und Verbuchung

Natürlich setzen sich die Vorteile von easy Request auch hier weiter fort. Ist einmal der Anfang des Purchase-to-Pay-Prozesses digitalisiert, liegen die gesammelten Informationen auch für die darauffolgenden Teilprozesse vor. Das bringt Vorteile für die Automatisierung von Prozessen rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung.

• Wareneingang: schon bei der Warenlieferung stets im Bilde – durch Scan-in des Lieferscheins und, falls vorhanden, der Eingangsrechnung: Mengen- und Preissummen stehen zum überprüfenden Abgleich bereit. Was wurde in welcher Menge bestellt und was geliefert. Diese Frage wird hier automatisiert beantwortet.
• Rechnungseingang: Der perfekte Auftakt für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung. Denn: Alle notwendigen Informationen liegen der Rechnungsabteilung nun vor.
• Bezahlung: Durch den beschleunigten und transparenten Purchase-to-Pay-Prozess können alle Zahlungen fristgerecht durchgeführt werden: im Hinblick auf Nachlässe durch Skonto ein zusätzlicher Gewinn.
• Buchhaltung: Durch die Freigabeprozesse im Vorfeld und die Einsicht in die komplette digitale Akte finden buchhalterischen Prozesse schneller und sicherer statt.

Selbstverständlich lässt sich der Purchase-to-Pay-Prozess noch erweitern, je nach Anforderungen der Prozessabläufe im Unternehmen und der internen Firmenstruktur. Diese Chance sollte man ergreifen. Denn: Ein funktionierendes Purchase-to-pay-System ermöglicht Unternehmen einen finanziellen Vorsprung. Kosten im Produktionsprozess machen in vielen Betrieben neben den Lohnkosten den größten Teil der Ausgaben aus. Gerade Einsparungen in der Beschaffungskette (Suppy Chain) besitzen starke Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens.