Die Buchhaltung digitalisieren – in sieben Schritten papierlos glücklich

Dabei gehört eine digitale Buchhaltung heute nicht nur zum zwingenden Chick. Vielmehr noch vereinfacht eine digitalisierte Buchhaltung viele althergebrachte analoge Arbeitsprozesse. Daraus werden elektronische Rechnungen und digitale Prozesse. Ihre Mitarbeiter werden es lieben – und Ihr Unternehmen profitiert davon insgesamt. Aber wo anfangen? Dieser Beitrag erläutert,

• warum Sie das Rechnungswesen digitalisieren wollen,
• wie Sie in sieben Schritten die Buchhaltung digitalisieren,
• was die Vorteile und ggf. Nachteile dieser digitalen Prozesse sind,

und welche gesetzlichen Vorschriften und Regularien Sie berücksichtigen müssen – auf in die digitale Transformation Ihres Rechnungswesens.

Was heißt „Buchhaltung digitalisieren“?

Papierbasierte Prozesse der Buchführung aufs Abstellgleis zu schieben und diese durch papierfreie Buchhaltungsprozesse zu ersetzen, ist Ziel der digitalen Buchhaltung. In der Regel meint man damit alle Prozesse der Rechnungsführung. Ausgangsrechnungen wie Eingangsrechnungen und damit verbundene, vor- und nachgelagerte Prozesse sollen digitalisiert werden.

Warum die Buchführung digitalisieren?

Die digitale Buchführung ist dabei kein Selbstzweck. Ganz im Gegenteil. Von digitalen Buchhaltungsprozessen können Sie effizienteres Arbeiten erwarten. Ein Plus an Transparenz – „finden, statt suchen!“ – und beschleunigte digitale Prozesse durch Automatisierung mittels Workflows sind das Ziel Ihres Digitalisierungsprojektes. Hört sich an wie Marketing, mögen Sie denken – ist es aber nicht. Nur ein Beispiel: Unserer Erfahrung nach minimiert sich die Laufzeit einer Eingangsrechnung vom Eintreffen bis zur Verbuchung von 26 Minuten bei papierenen Rechnungen auf 2 Minuten für digitale Rechnungen. Das ist eigentlich nichts Neues. Denn schon 2013 kam eine Studie des BMI, der Goethe Universität Frankfurt a.M. und des Forums elektronischer Rechnungsaustausch (FeRD) zum Ergebnis, dass „der Einsatz von elektronischer Rechnungsverarbeitung die administrativen Kosten um bis zu 80% senken“ kann. Natürlich besitzt die digitale Buchführung noch andere Qualitäten, die sich positiv auf weitere Unternehmensprozesse auswirken. Doch dazu gleich mehr.

Wie gehe ich vor, um die Buchhaltung zu digitalisieren?

Sicherlich führen viele Wege zum Digitalisierungsprojekt – von steinigen und mit Überraschungen versehenen Pfaden bis hin zu gangbaren Wegen. Als Best-Practice haben sich für die digitale Transformation des Rechnungswesens allerdings die folgenden sieben Schritte erwiesen:

Schritt 1: Stakeholder aus verschiedenen Abteilungen einbeziehen

Bestimmen Sie einen Projektleiter, der im gesamten Unternehmen die Rolle des offiziellen Projekt-Bevollmächtigten einnimmt. Dabei sollte darauf geachtet werden, den Kreis möglicher Stakeholder richtig zu wählen. Denn der Prozess der Rechnungs­verarbeitung betrifft in den meisten Unternehmen nicht allein die Buchhaltung, oft sind weitere Abteilung davon berührt. Treffen Sie hier die richtige Auswahl.

schritt 2: Die richtige Buchhaltungssoftware suchen und finden

Wichtig ist nicht nur, wie umfangreich eine Software ist, sondern auch die Frage, wie viele Features sie von Haus aus an Bord hat. So kann es auf der einen Seite vorkommen, dass viele Features nur als kostenpflichtige Add-ons erhältlich sind, was den Preis der Software quasi über die Hintertür in die Höhe treiben kann.

Auf der anderen Seite sollte die passende Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung aber auch nicht mit einem überbordenden Feature-Set ausgestattet sein, wenn dieses in der Unternehmenspraxis überhaupt nicht benutzt wird. Schließlich zahlen Sie als Kunde für diesen Ballast mit, der oftmals auch noch die Bedienung unnötig verkompliziert.

schritt 3: Auf Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse aus ERP/CRM-Systemen achten

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sollten Sie im Vorfeld wissen und dokumentieren, mit welchen Systemen die zukünftige Buchhaltungssoftware „sprechen“ soll. Schnittstellen zur Interaktion mit ERP- und CRM-Systemen müssen dazu vorhanden sein. Auch dieser Punkt ist wichtig, um in den Vorteil nahtlos digitaler Prozesse zu gelangen.

schritt 4: Steuerberater mit ins Projekt nehmen

Nachdem Sie eine erste Auswahl der Buchhaltungssoftware getroffen haben, folgt die Kür: Denn um finanzrechtlich stets auf der sicheren Seite zu stehen, ist es angebracht, dass Unternehmen im ersten Schritt ihre Steuerberatung mit ins Projektboot zu holen. Wie Sie bis hierhin erfahren haben, bedeutet „Buchhaltung digitalisieren“ ja auch immer, GoBD-konform zu bleiben. An welchen Punkten das zukünftige digitale Rechnungswesen Anforderungen aus der GoBD zwingend erfüllen muss, weiß der Steuerberater. Dieser Schritt ist essenziell für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt.

Schritt 5: Meilensteine fixieren – einen Zeit- und Projektplan erstellen

Ein klarer, realistischer Blick sorgt für eine bessere Planbarkeit des gesamten Projekts. Wie viel Mitarbeiter werden benötigt? Wie lange soll das Buchhaltungsprojekt dauern? Werden externe Dienstleister einbezogen und falls ja, für welche Aufgaben? Idealerweise legen Sie dazu einen Ablaufplan an. Der Ablaufplan hält die wesentlichen Meilensteine und damit verbundene Verantwortlichkeiten des Projekts fest – bis zum finalen Ende.

schritt 6: Auf GoBD-Konformität und Compliance prüfen

Die für Unternehmen am Markt verfügbare Buchhaltungssoftware unterstützt Sie in der Regel prinzipiell bei der Einhaltung mit gesetzlichen Anforderungen wie GoBD- und DSGVO-Konformität – in der Standardauslieferung. Worauf Sie achten müssen, sobald Sie Rechnungen prüfen, erklärt der verlinkte Nwsroom-Beitrag. Allerdings: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, hängt vieles von Ihrem Einzelfall ab, also wie Sie Ihre digitale Buchhaltung implementieren. Hier gilt es genau hinzuschauen. IT-Verantwortliche und Personen mit steuerrechtlicher Expertise müssen zu Rate gezogen werden. Sobald von deren Seite grünes Licht bekommen, halten Sie die Abläufe und Prozesse der der digitalen Buchhaltung in einer Verfahrensdokumentation fest. Übrigens: Mit dieser Dokumentation sehen Sie dem Besuch des Wirtschaftsprüfers gelassen entgegen.

Schritt 7: Die Buchhaltung digitalisieren Sie am besten in einem Proof-of-Concept

Unserer Erfahrung nach gelingt die Einführung einer digitalen Buchhaltung am besten über ein Proof of Concept. Mit dieser bewährten Methode aus dem IT-Projektmanagement schränken Sie die Nutzung einer Anwendung zunächst auf einen ausgewählten Bereich ein. Und für diesen Bereich erstellen Sie einen Prototyp. Der große Vorteil dieses Vorgehens besteht darin, dass Sie so die Einführung des elektronischen Rechnungswesens in Ihrem Unternehmen mit konkreten Erfahrungen unterfüttern können.

In dieser Pilotphase haben Sie die Möglichkeit die digitale Buchhaltung einerseits technisch in einem konkreten Prozessumfeld auf Funktion und Kompatibilität zu testen. Das hilft Ihnen zu erkennen, ob z.B. eingesetzte Schnittstellen tadellos funktionieren und die Buchhaltungssoftware zu ihrer Umgebung und den verknüpften technischen Prozessen wirklich zu einhundert Prozent kompatibel ist. Andererseits können Sie diese Pilotphase dazu nutzen, um mit einem überschaubaren Anwenderkreis die Umstellung einzelner Buchhaltungsprozesse zu testen. Dadurch bekommen sie die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte sehr detailliert und tiefgehend besprechen zu können und können später sehr genaue Anpassungen vornehmen.

Vorteile einer digitalen Buchhaltung

Sicherlich stellen Sie sich die Frage, warum Sie von einem bislang leidlich funktionierenden, analogen Buchhaltungssystem auf die digitale Buchhaltung wechseln sollen. Dieser Gedanke ist nachvollziehbar. Denn schließlich steigt man nicht ohne Grund um – getreu dem Motto: „Never change a running system“. Doch wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren, warten folgende Vorteile  auf Sie und Ihre Mitarbeiter:

• Transparenz und standortunabhängiger Zugriff

Ein mit easy invoice digitalisiertes Rechnungswesen überzeugt durch die direkte Nachvollziehbarkeit aller Rechnungsprozesse. Das Suchen von und Fragen nach bestimmten Rechnungen und deren Status erübrigen sich – und so ebenfalls die gelaufenen „Turnschuh-Meter“. Innerhalb der digitalen Buchhaltung lassen sich Rechnungen sofort finden. Die Digitale Buchhaltungssoftware präsentiert Ihnen jederzeit im Eingangsrechnungskorb, welche Rechnungen zu Bearbeitung vorliegen. Darüber hinaus weist jede digitale Rechnung auf, in welchem Bearbeitungszustand sie sich Rechnung befindet; ferner verfügt die digitale Buchhaltung über weitere komfortable Suchfunktionen. Das große Plus an dieser Stelle: All diese Informationen stehen Ihnen natürlich zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung.

• Automatisierung vieler Arbeitsabläufe

Ein Kennzeichen der elektronischen Buchführung besteht in der Automation der Prozesse durch Rechnungsworkflows. D.h. jeder Arbeitsschritt – vom Eingang der Rechnung bis zu deren Buchung – wird automatisiert an definierte Rechnungsbearbeiter und damit an die richtigen Empfänger weitergeleitet. Natürlich stehen zur weiteren Automatisierung des Rechnungswesens auch Vertreterregelungen zur Verfügung, falls Mitarbeiter sich im Urlaub befinden etc., und ein Workflow fürs Eskalationsmanagement, falls eine Rechnung im Prozessablauf stecken bleibt. Ganz offensichtlich schafft das digitale Rechnungswesen neue Freiräume für Ihre Mitarbeiter – so sorgt die Digitalisierung durch Buchhaltungssoftware für Effizienz.

• Ein digitales Archiv ersetzt Aktenschränke

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung liegen alle Rechnungen, Geschäftskorrespondenzen etc. nun digital vor. Papierene Geschäftsdokumente digitalisieren Sie via Scan-in (plus OCR). Und Rechnungssteller, die immer noch auf den Rechnungsversand per Briefpost setzen, lassen sich durchaus zur Rechnung per E-Mail incentivieren. Für Sie wird dadurch vieles leichter – und vor allen Dingen sparen Sie Kosten ein: Archivräume und Aktenschränke benötigen Sie dann nicht mehr. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, stellen sich allerdings Anforderungen rechtlicher Art.

• Gesetzeskonform und rechtssicher

Alle Geschäftsprozesse, die Sie digital abbilden und betreiben, müssen GoBD*- und DSGVO**-konform sein. Ein zeitgemäßes digitales Rechnungswesen leistet dies. Zudem bieten die Software-/-Service-Anbieter technische und beratende Unterstützung an.

*Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. **Datenschutz Grundverordnung

Sind Nachteile zu erwarten, wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren wollen?

Von Nachteilen zu sprechen, wäre verfehlt. Denn mit vorausschauendem Blick lassen sich viele Klippen und Untiefen bei der anstehenden Digitalisierung der Buchhaltung umschiffen. Werfen wir einen Blick auf die typischen Stolpersteine, die während der digitalen Transformation und Automatisierung Ihrer Buchhaltung auftreten können:  

• Althergebrachte Prozesse: Wenn Sie die Buchhaltung digitalisieren wollen, stehen eingeschliffene Prozesse und Vorgehensweisen auf dem Prüfstand. Hier lohnt sich ein eingehender Blick, ob die Prozesse selbst nicht verbessert werden können. Prozessoptimierung ist das Stichwort – gerade vor der Einführung neuer Software fürs Rechnungswesen. Denn: Was nützt die beste Software, wenn z.B. Rechnungsprozess, mit all seinen Freigabeprozesse etc., eben nur ein suboptimaler und damit verbesserungswürdiger ist?

• Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen: Gerade Rechnungs- und Buchhaltungsmitarbeiter, die seit vielen Jahren ihren Buchhaltungs-Job erledigen, sollten von Anfang an in das Projekt involviert werden. Am besten benennt jede involvierte Fachabteilung einen Vertreter (Stakeholder), der seine Kenntnisse ins Buchhaltungsprojekt einbringt und Kenntnisse daraus in seinem Team verbreitet und vertieft

• Hard- und Software:  Ein kostenintensiver Punkt: Arbeitsplätze (Desktop-Rechner), Scanner und letztlich die Hardware für die Buchhaltungssoftware selbst muss beschafft werden. Am Markt agierende Anbieter unterstützen Sie selbstverständlich auch bei der Auswahl der passenden Hardware. Allerdings: Die Zeiten kostenintensiver Anschaffungen gehören der Vergangenheit an.  Denn es existieren viele Anbieter cloudbasierter Rechnungssoftware. Für Sie besitzt das den Vorteil, auf die hohen Anschaffungskosten der Software verzichten zu können, auf denen Sie auch nicht „sitzen bleiben“. Das Gegenteil ist bei cloudbasierter Software der Fall. Sie nutzen diese so viel und solange Sie wollen: klar kalkulierbar, einfach und gut.

• Digitalisierung bereits vorhandener Rechnungen und Belege: Ja, da diese Dokumente geschäfts- und steuerrelevant sind, müssen Sie diese zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahren. Das fordert die GoBD. Hier müssen Sie sich entscheiden: Fahren Sie Ihr altbewährtes, analoges Archiv noch die nächsten Jahre parallel zu Ihrem neuen digitalen Rechnungswesen? Oder wollen Sie gleich Ihre gesamte Buchhaltung digitalisieren – samt digitalem Archiv. Falls ja, müssten Sie bereits vorhandene Dokumente, Belege und Rechnungen via Scan-in der Digitalisierung zuführen. Dafür müssen Sie einen Mitarbeiter abstellen.

• Datensicherheit und Datenschutz: Dreht sich das Thema „Datenschutz“ um die Frage nach dem Schutz personenbezogener Daten, handelt das Thema „Datensicherheit“ die Frage nach dem generellen Schutz von Daten ab. Beide Punkte gehen Hand in Hand.