Digitales Vertragsmanagement: So implementieren Sie die richtige Lösung in Ihr ERP-System

Sie nutzen ein ERP-System von Microsoft, Sage, Oracle oder eines anderen Anbieters und wollen Ihr Vertragsmanagement digitalisieren? Dann sollten Sie sich für diesen Artikel fünf Minuten Zeit nehmen. Im Folgenden erfahren Sie kurz und knapp, welche Pain Points eine digitale Lösung beseitigen kann und wie Sie vorgehen sollten, um die geeignete Software für das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen zu finden.

Fehlende Struktur in Vertragsangelegenheiten

In vielen Unternehmen wurde das Vertragsmanagement lange Zeit im Rahmen der Digitalisierung eher stiefmütterlich behandelt. Das hängt sicherlich auch damit zusammen, dass das Handling von Verträgen im Unternehmensalltag eine Sonderstellung einnimmt. Zwar arbeiten einerseits so ziemlich alle Abteilungen eines Unternehmens mit Verträgen. Andererseits unterscheiden sich die Vertragsarten und -prozesse, mit denen zum Beispiel HR, Einkauf oder der Vertrieb zu tun haben, oft erheblich.

Diese Heterogenität wird noch dadurch verstärkt, dass in die Bearbeitung von Verträgen oft ein sehr großer Personenkreis eingebunden ist. Neben den zuständigen Mitarbeitern aus den jeweiligen Abteilungen können in diesen Prozess interne oder externe Juristen eingebunden sein sowie Mitglieder der Geschäftsführung, Geschäftspartner oder Kunden. Im Ergebnis wird es dadurch oft schwer, dem Vertragsmanagement mit den üblicherweise vorhandenen Bordmitteln aus ERP-System, gemeinsam genutzten Ordnern, Chat- und E-Mail-Programmen eine einheitliche Struktur zu geben.

Typische Pain Points des Vertragsmanagements

In der Praxis führt diese fehlende Struktur zu einem Mix aus Kommunikationswerkzeugen, ERP-Tools und Medien, die im Vertragsprozess eingesetzt werden. Das führt zu verschiedenen Konflikten:

• Die Vertragserstellung mittels Textbausteine, die von Mitarbeitern in Ordnern nach unterschiedlichen Logiken abgelegt werden, ist aufwendig und inkonsistent.
• Der Prozess der Erstellung und Ausarbeitung von Verträgen ist für alle Beteiligten intransparent.
• Organisatorische Hürden ziehen die Aushandlung von Verträgen und das Einholen der Unterschriften in die Länge.
• Es kommt ein Nebeneinander aus digitalen Dateien und ausgedruckten Papier-Versionen zum Einsatz.
• Fristen bei auslaufenden oder neu zu verhandelnden Verträgen werden leicht übersehen.
• Am Ende des Prozesses stehen unterschriebene Papierdokumente, die aufwendig archiviert werden müssen, wodurch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen insgesamt konterkariert wird.

Warum eine digitale Lösung das Vertragsmanagement verbessert

Der effizienteste Weg, um diese Pain Points zu beseitigen, ist die konsequente Digitalisierung des gesamten Contract Lifecycle Managements (CLM) mit einer einheitlichen Software-basierten Lösung. Der Sinn einer Software für das Vertragsmanagement besteht darin:

• das Vertragsmanagement ganzheitlich abzubilden und an einem Ort virtuell zu zentralisieren,
• die Prozesse rund um den Vertragslebenszyklus zu vereinheitlichen und zugleich anwenderfreundlicher und transparenter zu gestalten,
• das Vertragsmanagement in der gesamten Organisation besser skalierbar zu machen,
• für eine nahtlose digitale Einbindung des Contract Lifecycle Managements in das übergreifende Enterprise Content Management zu sorgen.

Wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen finden

Wenn Sie eine Softwarelösung für das Contract Lifecycle Management in Ihrem Unternehmen einführen wollen, müssen Sie sich zu Beginn nicht gleich mit allen auf dem Markt verfügbaren Software-Produkten auseinandersetzen. Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit zunächst besser dazu, einen analytischen Blick auf Ihr eigenes Unternehmen zu werfen: Finden Sie heraus, wo genau die „Pain Points“ beim Vertragsmanagement liegen.

Haben Sie diese Punkte erst einmal erfasst und in Form eines Lastenheftes übersichtlich strukturiert, können Sie daraus viel leichter ableiten, welche spezifischen Anforderungen Ihr Unternehmen an die Digitalisierung des Vertragsmanagements stellt. Tipp: Unsere praktische Lastenheft-Vorlage steht Ihnen hier als Word-Datei zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Als Ergebnis dieses Schrittes haben Sie einen ersten Anforderungskatalog entworfen, durch den die Suche nach der CLM-Software einfacher und die Wahrscheinlichkeit größer wird, dass Sie schließlich die passende Lösung auswählen.

Am Anfang steht der Aufbau eines Projektteams

Softwareprojekte sollten nicht als Projekte von Einzelkämpfern angelegt werden. Denn die Implementierung einer Software im Unternehmen betrifft im Unternehmen immer mehrere Personen und Prozesse – nicht nur die IT oder einen einzelnen Projektmanager. Beim Vertragsmanagement gilt das in besonderem Maße, weil hier in der Regel verschiedene Abteilungen und Nutzertypen betroffen sind.

Deshalb sollten Sie alle typischen Nutzergruppen möglichst früh in das Projekt einbinden. Das bedeutet natürlich nicht, dass alle späteren Benutzer der Software an dem Projekt mitarbeiten müssen. Binden Sie die relevanten Gruppen – zum Beispiel einzelne Abteilungen – jeweils mit einem Repräsentanten als Stakeholder in das Projekt ein. Diese Stakeholder fungieren als Mittler zwischen den späteren Anwendern und dem Projektmanagement.

So erstellen Sie einen Anforderungskatalog für die CLM-Software

Nachdem Sie das Projektteam zusammengestellt haben, erstellen Sie in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern aus den Fachabteilungen den Anforderungskatalog für die CLM-Software.

Dazu ermitteln Sie im ersten Schritt den Ist-Zustand des Vertragsmanagements in Ihrem Unternehmen. Halten Sie dazu fest:

• in welchen Abteilungen – und gegebenenfalls an welchen Standorten – Vertragsmanagement eine Rolle spielt,
• welche Personen aktiv in das Vertragsmanagement eingebunden sind,
• wie das Rollen- und Rechtemanagement des Vertragswesens aufgebaut ist,
• was für Vertragstypen abteilungsübergreifend verwendet werden,
• welche weiteren Geschäftsprozesse das Vertragsmanagement berührt.

Anschließend arbeiten Sie mit den Stakeholdern aus, was Sie sich von einem digitalen Contract Lifecycle Management in der Zukunft erwarten. Dabei sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Die Softwarelösung muss die Workflows, die derzeit mit dem Vertragsmanagement verbunden sind, abbilden und zugleich auf ein höheres Level heben, indem sie diese effizienter und benutzerfreundlicher strukturieren. Notieren Sie dazu sehr genau, um welche Prozesse, Abteilungen und Personen es hier in Ihrem Unternehmen geht und wie diese beschaffen sind.
• Auf der Prozessebene muss die Software die Anforderungen zur Prüfung und Freigabe von Verträgen erfüllen, die in Ihrem Unternehmen bestehen. Stellen Sie dazu Regeln zusammen, die für die verschiedenen Vertragstypen bestehen.
• Ein wichtiger Punkt, der gesondert betrachtet werden sollte, betrifft die Medienform der Verträge: Wo wird beim Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen digital, wo mit der Papierform gearbeitet? Gibt es Prozesse mit Mischformen? Die CLM-Software sollte dies adressieren und gegebenenfalls zusätzliche Lösungen zur Vereinheitlichung der Workflows anbieten.
• Beachten Sie, dass es für einige Vertragstypen bestimmte rechtliche Vorgaben gibt, etwa wie diese abgelegt und aufbewahrt werden müssen. Notieren Sie alle Vertragstypen, auf die das zutrifft, zusammen mit den entsprechenden rechtlichen Vorgaben.
• Damit verbunden ist auch die Frage der Archivierung von Verträgen: Wie werden Ihre digitalen Verträge derzeit abgelegt? Sollen diese Altverträge in das neue System migriert werden?
• Benötigen sie die Option, Altverträge, die nur auf Papier vorliegen, durch Einscannen und Texterkennung (OCR) vollständig zu digitalisieren, um sie in das neue System einzuspielen und so durchsuchbar zu machen?