DMS-Trends 2025: KI im Dokumentenmanagement

Durch Einführung der Verpflichtung zur E-Rechnung, dem Aufstieg der Künstlichen Intelligenz und der verstärkten Nutzung von Cloud-Technologien stehen substanzielle Veränderungen bevor. Die DMS-Experten von easy haben die bedeutendsten Branchentrends für Sie zusammengefasst.

Künstliche Intelligenz (KI) dominiert die Trends für 2025 und ist im Dokumentenmanagement (DMS) unverzichtbar geworden. Large Language Modells (LLMs) haben sich in kürzester Zeit vom bloßen Hype zum integralen Bestandteil vieler Business-Applikationen entwickelt. So auch im Dokumentenmanagement. Dort extrahieren KI-Services Daten, speichern sie automatisch im System, verknüpfen sie mit internen Informationen, analysieren und archivieren – und das alles im atemberaubenden Tempo. Wobei der manuelle Aufwand für Anwender nahezu gegen Null geht: Aufgaben, die zuvor Tage oder Wochen in Anspruch nahmen, erledigt KI im DMS nun in kürzester Zeit.

Dieser Effizienzschub treibt die Automatisierung in nahezu allen Unternehmensbereichen voran. Im Kundenservice und Lieferantenmanagement beantworten Chatbots Routinefragen und unterstützen den First-Level-Support. Hier steigt die Produktivität durch KI und DMS ungemein.  Treffsichere Antworten auf Fragen liefert die Enterprise Search in Sekundenbruchteilen. Das erspart Mitarbeitenden die mühsame Suche in Datensilos und Archivinseln. Zudem beschleunigt KI im Dokumentenmanagement Workflows auf atemberaubende Weise: schneller und fehlerfreier managen KI-Workflows viele Arbeitsabläufe im DMS. Gleichzeitig ermitteln KI-Analysen neue Synergien. Schritt für Schritt verbessert Künstliche Intelligenz das Dokumentenmanagement, verbessert Workflows, nutzt und erweitert Datenbestände.

Der Wandel in der Arbeitswelt ist vergleichbar mit dem Übergang vom Jäger und Sammler zur sesshaften Lebensweise. Und KI ist das transformative Werkzeug, das uns von der mühsamen, unstrukturierten Datensuche hin zu einer organisierten, effizienten und produktiven Arbeitsweise führt. Klingt zu euphorisch oder dystopisch? Warten wir die nächsten fünf Jahre ab.

DMS & Archive: Die Goldgrube für KI-Powered Business Intelligence

Dokumentenmanagementsysteme und Archive entwickeln sich von reinen Verwaltungs- und Speicherlösungen zu strategischen KI-Datenquellen. Unternehmen entdecken gerade das immense Potenzial ihrer historischen Datenbestände als Trainingsmaterial für moderne Künstliche Intelligenz. Die Gründe dafür sind klar zu erkennen:

Schlüsselvorteile der DMS-KI-Symbiose:

• Zugriff auf kuratierte, mehrjährige Unternehmensdaten
• Strukturierte Informationen mit hoher Geschäftsrelevanz
• Signifikante Verbesserung der Genauigkeit von KI-Modellen
• Transformation des Archivs zum Single Point of Truth
• Ermöglichung prädiktiver und generativer Analysen

Die strategische Verzahnung von Dokumentenmanagement und KI markiert einen Paradigmenwechsel: Nicht mehr nur die Technologie, sondern die Datenqualität wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, sichern sich einen Vorsprung in der datengetriebenen Wirtschaft des 21. Jahrhunderts.

Hybride IT-Landschaften: zwischen Cloud und On-Premises

In der sich rasant entwickelnden Welt der Informationstechnologie zeichnet sich ein klarer Trend ab: Hybride IT-Umgebungen setzen sich durch. Trotz des wachsenden Potenzials von Cloud-Lösungen, insbesondere im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI), bevorzugen Unternehmen einen flexiblen Ansatz, der On-Premise-Infrastrukturen mit Cloud-Diensten kombiniert.

Warum entscheiden sich Unternehmen für hybride Lösungen?

• Datensicherheit: Sensible Informationen bleiben im eigenen Rechenzentrum
• Flexibilität: Skalierbare Ressourcen für schwankenden Bedarf
• Kosteneffizienz: Optimale Nutzung vorhandener Infrastrukturen
• Compliance: Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Branchenstandards

Der aktuelle Flexera State of the Cloud [EN] unterstreicht diese Entwicklung: Beeindruckende 73 Prozent der befragten Unternehmen setzen auf eine Mischung aus lokalen Systemen und Cloud-Diensten. Diese hybriden DMS-/Archiv-Lösungen vereinen das Beste aus beiden Welten: die Sicherheit und Kontrolle lokaler Systeme mit der Skalierbarkeit und Innovationskraft der Cloud.

Transformation zwischen Cybersecurity und DMS

Die kommende EU-Richtlinie NIS2 verändert ab 2025 die Cybersicherheitslandschaft für Unternehmen. Dokumentenmanagement- und Archiv-Lösungen sind in der Regel schon im Default durch „privacy by design“ gut darauf vorbereit.Von NIS-2 betroffen sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitern und 10 Millionen Euro Jahresumsatz, die nun strengere Anforderungen an Risikomanagement, Incident-Handling und Dokumentenschutz erfüllen müssen. DMS-Lösungen erweisen sich als strategische Antwort auf diese Herausforderungen: Sie bieten revisionssichere Archivierung, ausgeklügelte Authentifizierungsverfahren und die lückenlose Verfolgung aller Änderungen am Dokument. Unternehmen, die proaktiv in moderne Sicherheitstechnologien investieren, können nicht nur Compliance-Risiken minimieren, sondern erzielen auch Wettbewerbsvorteile: Datenschutz und Sicherheit entwickeln sich natürlich zum Vertrauensfaktor für Kunden und Partner.

Von der Pflicht zur Kür: Die E-Rechnung ist da

Ein zentrales Thema im DMS-Bereich ist die E-Rechnungspflicht, die seit Januar 2025 für in Deutschland ansässige Unternehmen gilt. Im B2B, wohlgemerkt.  Rechnungsdokumente senden, empfangen und verarbeiten Unternehmen ab sofort nur noch als E-Rechnungen. Indes muss sich das „deutsche“ Rechnungswesen vorerst noch umstellen. Laut einer Bitkom-Umfrage haben in Deutschland erst 55 Prozent der Unternehmen auf E-Rechnungen umgestellt. Bis Ende 2027 läuft die Übergangsfrist für unstrukturierte Rechnungen, und spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Unternehmen hierzulande als Pflicht gesetzt.

Natürlich bleibt es nicht allein bei Deutschland. Die E-Rechnung ist ein originär europäisches Thema. So hat die EU klare Ziele, um Steuerhinterziehung und Geldwäsche zu bekämpfen und die Tax-Compliance-Kosten zu senken. Deutschland hat hier noch Nachholbedarf: In Italien existiert seit 2019 ein zentrales System. Gleiches gilt für Dänemark, Frankreich, Polen und Spanien. Dies verdeutlicht, was man mit einem E-Rechnungsstandard so machen kann und daraus erwachsen also nicht nur E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD.