Freigabeprozesse optimieren: 7 Tipps, die Ihre Buchhaltung vereinfachen   

Selbst wenn es nicht so weit wie oben angerissen kommt, bedeuten hakelige Freigabeprozesse oft einen erhöhten Verwaltungsaufwand und sorgen für weiteren Stress in der Abteilung: „Wo liegt die Rechnung? Wer muss noch abzeichnen? Was ist das Problem?“

Glücklicherweise treten wir ins Zeitalter der elektronischen Rechnung ein und solche Art von Problemen mit Freigabeprozessen sollten dort der Vergangenheit angehören. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen anhand von sieben grundlegenden Tipps, wie Sie Ihre Freigabeprozesse optimieren und damit Ihre Buchhaltung spürbar vereinfachen. 

Die Digitalisierung von Freigabeprozessen ist der erste und wichtigste Schritt zur Optimierung. Dafür benötigen Sie eine Rechnungssoftware für die Buchhaltung, die einen digitalen Workflow beinhaltet, sodass manuelle Eingriffe in die Rechnungsbearbeitung reduziert und Fehlerquellen minimiert werden können.

Ein digitaler Workflow ist ein automatisierter Prozess, der durch die Buchhaltungssoftware gesteuert wird. In dieser Software lassen sich Aufgaben und Genehmigungen digital abbilden. Dazu werden Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet, Fristen gesetzt und Fortschritte in Echtzeit überwacht. Alle Schritte werden digital dokumentiert, wodurch zusätzlich ein Optimum an Transparenz und Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. 

2. Klare Verantwortlichkeiten definieren

Um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Alle Mitarbeitenden sollten genau wissen, welche Person bei welcher Art von Rechnungsdokument an welcher Stelle des Rechnungsworkflows erforderlich ist und wer die Freigabe erteilen muss.

Auch bei dieser Aufgabe unterstützt Sie eine Rechnungssoftware mit Workflowmanagement: In der Software werden für alle Beteiligten spezifische Rollen festgelegt – wie zum Beispiel Sachbearbeiter, Prüfer oder Freigeber – und jede Rolle hat definierte Aufgaben und Zugriffsrechte. Zusätzlich werden klare Regeln für die Genehmigung bestimmt: Wer darf in welcher Rolle welche Rechnungen bis zu welchem Betrag freigeben? Diese Regeln werden im System zur Rechnungsfreigabe hinterlegt und automatisch angewendet.

3. Freigabestufen reduzieren

Durch die Analyse Ihres bestehenden Freigabeprozesses können Sie weitere Engpässe identifizieren, die den Workflow blockieren. Eine sehr effiziente Form der Optimierung erreichen Sie durch die Reduzierung der Freigabestufen innerhalb eines Workflows. So fallen unnötige Schritte weg oder Sie können bei kritischen Entscheidungen die Abhängigkeit von einer einzigen Person auf weitere Verantwortliche übertragen.

Analysieren Sie dazu zunächst, welche Freigaben besonders viel Zeit in Anspruch nehmen oder häufig zu Verzögerungen führen. Überlegen Sie, ob alle aktuellen Freigabestufen notwendig sind. Oftmals kann der Prozess beschleunigt werden, indem weniger kritische Entscheidungen von weniger Personen freigegeben werden oder indem die Anzahl der Freigabestufen insgesamt reduziert wird. Zum Beispiel könnte es sinnvoll sein, niedrigere Beträge direkt auf Ebene der Sachbearbeitung freigeben zu lassen, anstatt sie durch mehrere Hierarchieebenen zu schicken. 

4. Parallelfreigaben ermöglichen

Stellen Sie sich den Fall vor, dass eine eingehende Rechnung sowohl von der Finanzabteilung als auch von der Einkaufsabteilung genehmigt werden muss. Bei einem herkömmlichen Freigabeprozess würde die Rechnung erst von der Finanzabteilung geprüft und abgezeichnet werden, bevor sie an die Einkaufsabteilung weitergeleitet wird. Schneller geht es, wenn mehrere Genehmigungen gleichzeitig eingeholt werden. Dieser Prozess nennt sich Parallelfreigabe.

Bei einer Parallelfreigabe erhalten beide Abteilungen gleichzeitig Zugriff auf die Rechnung und können unabhängig voneinander ihre Prüfung durchführen. Sobald beide Freigaben erteilt sind, kann der Prozess fortgesetzt werden. Die Einführung von Parallelfreigaben wird mit einem digitalen Workflow-System vereinfacht. Es kann solche simultanen Prozesse abbilden und überwachen und stellt dadurch sicher, dass alle erforderlichen Freigaben erfasst und keine Schritte übersehen werden. 

5. Dunkelbuchungen einrichten

Ein Buchungssystem, das ganz ohne menschliche Eingriffe auskommt, klingt für manche Finanzverantwortliche noch immer nach Science-Fiction. Aber schon heute ist es möglich für bestimmte Rechnungen sogenannte Dunkelbuchungen durchzuführen. Darunter fallen alle Buchungsvorgänge, die in einem automatisierten Prozess ohne menschliches Eingreifen oder manuelle Überprüfung ablaufen. Sie sind Teil eines vollständig digitalisierten Freigabeprozesses, bei dem bestimmte Geschäftsvorfälle, wie z. B. eingehende Rechnungen, automatisch erfasst, geprüft und verbucht werden.

Ein beispielhafter Anwendungsfall für eine Dunkelbuchung ist ein Lieferant, der vertraglich vereinbart monatlich eine gleichbleibende Rechnungssumme generiert. Die Buchhaltungssoftware ist in diesem Fall so eingerichtet, dass sie diese Rechnungen automatisch erkennt, mit dem entsprechenden Vertrag oder Lieferschein abgleicht und direkt bucht, ohne dass ein Mitarbeiter die Rechnung manuell prüfen muss – und das sicherer und weniger fehleranfällig, als das bei menschlichem Eingreifen der Fall wäre.

6. Fristen und Eskalationsprozesse definieren

Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Workflows können Sie Freigabeprozesse in der Buchhaltung weiter beschleunigen und vereinfachen. Dies führt nicht nur zu einer Reduzierung von Fehlern, sondern macht die gesamte Buchhaltung auch flexibler. Veränderungen im Unternehmensumfeld, in der Unternehmensstruktur oder durch neue gesetzliche Anforderungen lassen sich so schneller in die internen Abläufe integrieren.

Eine ausgeprägte Feedbackkultur unterstützt diese Prozessverbesserung maßgeblich. Mitarbeiter, die aktiv Feedback geben und erhalten, sind in der Lage, Probleme und Verbesserungspotenziale in den Freigabeprozessen schneller zu erkennen und zu adressieren. Ein offener Austausch fördert zudem die Zusammenarbeit und das Verständnis innerhalb der Abteilung. Lösungen werden so schneller und zielgerichteter entwickelt. Letztlich führt dies zu einer effizienteren Buchhaltung, die qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert und allen Beteiligten die Arbeit erleichtert

7. Kontinuierliche Prozessverbesserung und Feedbackkultur

Die Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse schreitet kontinuierlich voran. Mittelfristig werden Unternehmen, die diesen Weg nicht mitgehen oder zu spät einschlagen, Probleme bekommen. Zum Beispiel, weil sie ihre Prozesse nicht auf die E-Rechnung umgestellt haben, die ab 2025 für die B2B-Wirtschaft verpflichtend wird. Genau dann liegen die Einführung und Umsetzung digitaler Rechnungsworkflows nah, sobald die Rechnungen ohnehin schon als strukturierte Datensätze im Unternehmen eintreffen. 

Gleiches gilt für zukünftige Entwicklungen in den Bereichen künstliche Intelligenz und Datenanalyse. Mit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung schaffen Sie eine bessere Datengrundlage, um Prozesse in Zukunft datengestützt zu optimieren oder sie mit Hilfe von KI weitergehend zu automatisieren. Letztere Technologie wird zum Beispiel auf absehbare Zeit dazu eingesetzt werden, um verstärkt Dunkelbuchungen durchzuführen, sodass mehr Rechnungen von allein den Rechnungsworkflow passieren können.

Fazit

Optimierte Freigabeprozesse sind ein wesentlicher Faktor für eine effiziente und sichere Buchhaltung. Durch Digitalisierung, klare Richtlinien, Workflow-Optimierung und kontinuierliche Verbesserungen können Sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern Sie erhöhen langfristig auch die Zufriedenheit Ihrer Geschäftspartner und der Mitarbeitenden.