Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW e.V.) erstellt Prüfungsstandards (PS). Als Softwareprüfung gibt die IDW PS 880 Auskunft darüber, ob z.B. die verwendete Archivsoftware die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“ einhält.
Der IDW-Prüfungsstandard 880 ist nur einer von vielen Standards, die das IDW entwickelt, siehe hier. Doch nicht nur mit Prüfungsstandards beschäftigt sich das Institut. Das IDW benennt diese mit dem übergreifenden Wort „Verlautbarungen“. Einen Überblick auf die verschiedenen Arten der IDW-Verlautbarungen finden Sie hier. Diese Standards werden in Zusammenarbeit des IDW mit Prüfern und Software-Herstellern entwickelt.
Wie Sie sicherlich wissen, stellt die GoBD-Konformität der eingesetzten Software eine zentrale Anforderung an die Buchführung dar. Gerade hier spielt das Thema revisionssichere „Archivierung“ eine zentrale Rolle. Dröseln wir das Thema einmal von vorne auf.
IDW PS 880 als Testat zur Prüfung der Softwareprodukte auf GoBD-Konformität
Die IDW PS 880 aus dem Jahr 2010 bietet eine umfassende Methodik zur Prüfung von Softwareprodukten. Sie ermöglicht Wirtschaftsprüfern, die Nutzbarkeit der Software gemäß festgelegten Kriterien (v.a. nach Kriterien der GoBD) zu bewerten und dies der Archivierungssoftware über ein Testat zu bescheinigen.
Nun wird die Einhaltung der GoBD von den Finanzbehörden in Deutschland gefordert. Die GoBD-Konformität der Archivierungsverfahren einzuhalten, gehört daher zum Pflichtprogramm für steuerpflichtige Unternehmen und Organisationen jeder Größe und Branche. Bei Nicht-Einhaltung drohen Sanktionen und Bußgelder. Die IDW PS 880 bietet Unternehmen und Prüfern eine umfassende und allgemein anerkannte Methode zur Überprüfung der Software, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der GoBD entspricht. Das daraus resultierende Testat weist die GoBD-Konformität der Software nach.
Wie funktioniert eine IDW PS 880 Prüfung?
Die Norm umfasst verschiedene Prüfungskriterien, die feststellen, ob das zu prüfende Software-Produkt eine ordnungsgemäße Buchführung grundsätzlich sicherstellt. Das Ziel der IDW-Prüfung des Softwaresystems besteht also darin, mit hinreichender Sicherheit zu beurteilen, ob sich die rechnungslegungsrelevanten Funktionen der Softwarekomponenten eignen und bei sachgerechter Anwendung die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren einhalten. Zudem ist die Einhaltung der anzuwendenden steuerrechtlichen Anforderungen zu prüfen. Hierbei wird das zu prüfende Software-Produkt bei einem Softwareanwender beurteilt. In der Regel sind im Einzelnen die folgenden Bereiche Gegenstand der IDW PS 880-Prüfung:
- Vollständigkeit, Aktualität und Aussagefähigkeit der Verfahrensdokumentation
- Softwareentwicklungsverfahren einschließlich Softwarewartung, Test und Freigabe,
- Angemessenheit der für das Aufgabengebiet der Softwareprodukte notwendigen Programmfunktionen sowie
- Sachgerechte programmtechnische Umsetzung der als angemessen beurteilten Programmfunktionen (Funktionsprüfung)
Die IDW-Prüfungskriterien sind so konzipiert, dass sie erkennen lassen, ob die zu prüfende Software den Anforderungen der GoBD generell entspricht und die Finanzbuchhaltung des Unternehmens ordnungsgemäß durchführt.
Was kann die IDW PS 880 nicht prüfen?
Es liegt in der Natur der Sache, dass die IDW-Prüfung nicht ermitteln kann, wie es um den tatsächlichen Einsatz der jeweiligen Software im Unternehmensalltag steht. Folgende Stolpersteine stehen dem Anliegen dort entgegen:
- Benutzer- und Bedienfehler können jederzeit auftreten.
- Diese Fehler können Folgefehler nach sich ziehen, die eine korrekte Buchführung beinträchtigen und damit auch die
- Revisionssicherheit und die Erfüllung der GoBD-Normen einschränken.
Nur unter der Annahme einer sachgerechten Anwendung hat die IDW-Prüfung als Softwarebescheinigung Aussagekraft.
Bei der Software-Auswahl: auf IDW-Testat achten
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die IDW PS 880 eine wichtige Prüfnorm für Unternehmen darstellt. Wollen Sie sicherstellen, dass infrage kommende Softwareprodukte grundsätzlich den Anforderungen der GoBD entsprechen, gilt es auf das IDW PS 880-Testat zu achten. So sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung und dem Wirtschaftsprüfer gelassen entgegen. Für easy archive gehört dieses Testat seit 2006 dazu; seitdem durchläuft easy archive dieses Prüfverfahren regelmäßig. Die letzte Rezertifizierung fand 2021 statt.