Alles läuft dabei auf einen Vergleich der Daten an drei Prüfpunkten hinaus – und sobald diese Daten übereinstimmen bzw. neudeutsch ein „Matching“ besteht, verfügen wir über einen Three-Way-Match. Das 3-Way-Matching bildet damit einerseits das Korrektiv im Procurement- und späterhin Purchase-to-Pay-Prozess. Andererseits stellt dieses Three-Way-Matching auch die Grundlage zur Automation des P2P-Prozesses dar.
Wie funktioniert der Three-Way-Match?
Anhand welcher Kriterien lassen sich Übereinstimmungen bzw. Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferung und Eingangsrechnung (Invoice) nun ermitteln? In jedem ordentlich gestalteten Procurement-/Purchase-Prozess stehen für diesen Three-Way-Match drei Prüfpunkte zur Verfügung.
- Die Daten der Bestellung selbst – Bestellmenge: Idealerweise wurde aus einer Bedarfsanforderung (BANF) eine Bestellung erzeugt; wir wissen also, was wir beschaffen wollten und was wir bestellt haben. Die Bestellung ist die Basis für den ersten Prüfpunkt.
- Die Daten der Lieferung – Liefermenge: Auf eine Bestellung folgt in der Regel eine Auftragsbestätigung des Lieferanten. Diese Bestätigung ist jedoch nur eine Absichtsbekundung. Daher setzt man lieber auf die Daten im Wareneingang, sprich auf die über den Lieferschein ausgewiesene tatsächliche Lieferung – der zweite Prüfpunkt.
- Die Rechnungsdaten der Eingangsrechnung – Rechnungsmenge: Sämtliche zu bezahlende Mengen, Summen und Werte einer Lieferung zählen laut Umsatzsteuergesetz (§14) zu den Pflichtangaben einer Rechnung im Invoicing – sie bilden die Grundlage für den dritten Prüfpunkt im Three-Way-Match.
Grundsätzlich geht es also um einen Abgleich der Bestellmenge mit der Liefermenge und schlussendlich mit der Rechnungsmenge. Das ist das grundlegende Konzept des Three-Way-Match.
Das Three-Way-Matching in der Praxis
Natürlich lässt sich diese Idee in der Praxis auch noch verfeinern. Ein Three-Way-Match hinunter bis auf die Positionsebene ist ebenso möglich. Hier bleibt jedoch die Frage der Praktikabilität zu klären. Das Ziel ist ein laufender Geschäftsprozess und nicht ein durch einen Workflow permanent unterbrochener Prozess. Für einen reibungslosen Purchase-to-Pay-Prozess empfiehlt es sich daher, auch Toleranzen und Spielräume bei Unter- und Überlieferungen mitzudenken und einzusetzen. Insbesondere bei Materiallieferungen, hier schwanken die Preise täglich, muss an entsprechende Toleranzen beim 3-Way-Match gedacht werden.
Für einfache Invoice-Prozesse kann man diesen Three-Way-Match auch auf einen Two-Way-Match herunterbrechen (hier werden nur die Daten aus Bestellung und Eingangsrechnung verglichen). Umgekehrt lässt sich der Three-Way-Match für Beschaffungsprozesse auch ausweiten, so z.B. über ein Five-Way-Matching. Auf diesem Weg werden zusätzlich noch zwei weitere Datenprüfpunkte einbezogen: bspw. Daten aus der Auftragsbestätigung und aus einer manuellen Qualitätsprüfung der gelieferten Ware während der Wareneingangskontrolle. Innerhalb von größeren Organisationen mit mehreren Anlieferstellen muss auch geklärt sein, an welchen Lieferort die Ware zugestellt wurde – und ob dies so beabsichtigt war. Selbst Teillieferungen sind über einen Three-Way-Match auf Richtigkeit prüfbar.
Alles steht und fällt mit den Anforderungen des Unternehmens selbst und den verfügbaren Möglichkeiten der im Procurement-/Invoice-/Purchase-to-Pay-Prozess verwendeten Systeme. Richtig überlegt und eingesetzt, hilft ein Three-Way-Matching bei der Automation der Prozessstrecke und schafft Transparenz.