Unternehmen leben zum großen Teil von vielen unterschiedlichen Arbeitsprozessen. Workflow-Management-Systeme dienen dazu, diese definierten Arbeitsabläufe zu steuern. Über verschiedene Abteilungen hinweg strukturiert und vereinfacht ein Workflow-Management die Zusammenarbeit. Dieses System sorgt für die Einhaltung der modellierten Abfolge von aufeinander aufbauenden Arbeitsabläufen, überwacht und sichert deren Prozesstreue.
In Software gegossen bieten digitale Workflow-Management-Systeme eine Optimierung von Arbeitsabläufen, die auf vier Ziele ausgerichtet ist: Vereinfachung und Automatisierung von Arbeitsprozessen, effizientere Zusammenarbeit und abteilungsübergreifende Transparenz von Geschäftsprozessen – immer mit Blick auf den Prozessabschluss, das Erreichen des Prozessziels.
Ein Workflow-Management-System einfach am Beispiel erklärt
Einleitend und zum besseren Verständnis wird der Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und einem Workflow erläutert.
Der Geschäftsprozess setzt sich aus einzelnen Sequenzen oder Arbeitsschritten zusammen. Er ist betriebswirtschaftlicher Natur, da die Arbeitsschritte die vorrangige Aufgabe haben, ein definiertes betriebliches Ziel zu erreichen. Als Beispiel für Geschäftsprozesse sei hier der Kerngeschäftsprozess eines Online-Shops genannt, also der Kundenbesuch samt Bestellung im Online-Shop.
Workflows unterstützen und ermöglichen erst den Geschäftsprozess
Ganz offensichtlich werden die einzelnen Sequenzen des Kerngeschäftsprozess von unterschiedlichen Arbeitsabläufen nicht nur begleitet und unterstützt:
- Erst die Verkettung der einzelnen Schritte mit anderen Arbeitsabläufen ermöglicht den erfolgreichen Geschäftsprozess.
Und das sind Workflows – sie gestalten, steuern und strukturieren die notwendigen Arbeitsabläufe und die zu erledigenden Aufgaben.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow lässt sich als Modell für eine Vielzahl sich häufig wiederholender Arbeitsabläufe begreifen. So bestimmt und regelt ein Workflow also grundsätzlich
- den Auslöser (Trigger) für die anstehendenden Aufgaben,
- fasst deren Reihenfolge zu einem sinnvollen Arbeitsablauf zusammen,
- bestimmt die daran beteiligten Abteilungen und prozessbeteiligten Personen
- und ermittelt Beziehungen zu und Abhängigkeiten von anderen Arbeitsprozessen aus verschiedenen Abteilungen.
Workflows organisieren und strukturieren also alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Wer was wann, wie und wo und unter welcher Voraussetzung erledigt – all dies beschreibt der Workflow. Selbst Ausnahmen und Fehler, wie z.B. die Nichterreichbarkeit von Personen oder auch Störfälle, werden durch Workflows erfasst und geregelt. Der Fokus liegt dabei immer auf Effizienz, Vereinfachung und Zielerreichung.
wo kommen Workflows zum Einsatz?
Gerade in vielen Geschäftssoftware-Anwendungen zählen diese automatisierten Helfer ein integraler Bestandteil. Sei es zum Beispiel im Eingangsrechnungsmanagement, im Vertragsmanagement oder im Contract-Lifecycle Management. Hier strukturieren und organisieren Workflows die Arbeitsabläufe und sorgen für deren Einhaltung.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Die Gesamtheit aller Workflows im Unternehmen steuert idealerweise ein digitales Workflow-Management-System (WfMS). Ein solches System umfasst dabei mindestens drei wesentliche Eigenschaften und Funktionen:
Modellierung und Simulation
Eine der zentralen Workflow-Management-Funktionen besteht in der Notwendigkeit, die aus vielen Arbeitsschritten bestehenden Workflows grafisch darzustellen – der einfacheren Handhabung wegen. Jedoch müssen vor dessen Darstellung zunächst Arbeitsabläufe erfasst, in Teilabschnitte gegliedert, genau beschrieben und festgehalten werden. Hier müssen Antworten auf die 6W-Fragen gefunden werden. Nachdem das geklärt ist, unterstützt das WfMS visuell während der Modellierung; zeigt den Strukturbaum des Workflows, dessen Verzweigungen, Abhängigkeiten und Bedingungen etc. Nach Fertigstellung des Workflow-Modells möchte man dieses natürlich einem Test durch Simulation unterziehen. Zu testen sind z.B. die Fehlerfreiheit und die Funktionalität des Workflows.
Instanziierung und Ausführung
Um Workflow-Modelle später auch ausführen zu können, muss das Workflow-Management-System genaue und fallbezogene Vorgänge instanziieren. Letzteres meint in diesem Kontext, dass das Workflow-Management-System über das Workflow-Modell eine „Vorstellung“ davon hat, mit welchen Daten, Personen, Applikationen (Programmen) etc. es interagieren kann. In der Praxis heißt dies z.B., dass das Workflow-Management-System für alle Teilschritte die geeigneten Bearbeiter sowie die passenden Programme ermittelt. Ist dies geschehen, muss der Workflow aus dem Workflow-Management-System heraus mit den entsprechenden Programmen ausgeführt werden. Eine komplexe Angelegenheit. Denn hier müssen Applikationen und personelle Aktivitätsträger ermittelt, deren Anwesenheit und Restriktionen beachtet, Daten an andere Applikationen übergeben und vom Workflow-Management-System entgegengenommen – und synchronisiert werden
Monitoring und Analyse
Zu den wesentlichen Merkmalen und Funktionen eines Workflow-Management-Systems gehört auch die Überwachung (Monitoring) der aktuell ablaufenden Arbeitsschritte sowie die Analyse bereits durchgeführter Prozesse. Hier werden Fragestellungen anhand der in den Workflows generierten Daten beantwortet. Dies hilft nicht nur bei der Identifikation von Fehlern. Vielmehr liefert das Workflow-Management-System mit diesen Daten die Grundlage für eine nachhaltige Optimierung der Workflows. Ebenso lassen sich damit aussagekräftige Reports und Statistiken erstellen – immer mit dem Ziel, die Arbeitsabläufe im Unternehmen nachhaltig zu optimieren.
Warum Workflow-Management?
Aus der Makroperspektive betrachtet, verbinden Workflow-Management-Systeme die übergeordnete strategische Unternehmensplanung des Managements und dessen Geschäftsziele mit der operativen Ebene des Prozessmanagements. Idealerweise sind beide Ebenen durch Berichte und Analysen, z.B. aus dem Workflow-Management-System (s.o.), kontinuierlich miteinander verknüpft.
Auf der Ebene des operativen Prozessmanagements sorgt ein WfMS dafür, dass die Zusammenarbeit einfach besser, transparenter und effizienter abläuft. Die Vorteile von Workflows sind:
- Prozesstreue: die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte in Arbeitsabläufen wird eingehalten
- Bereitstellung der notwendigen Informationen für alle Prozessbeteiligten
- Mehr Transparenz entsteht
- Workflows verteilen Aufgaben automatisiert an die dazu bestimmten Prozessbeteiligten
- Das Monitoring der Abläufe vereinfacht sich
- Probleme und Schwachstellen lassen sich leichter entdecken
Obwohl ein digitales Workflow-Management-System die Standardisierung von Abläufen vorantreibt, dürfen diese Systeme nicht als Korsett verstanden werden. So verfügen moderne Workflow-Management-Systeme über zur Laufzeit dynamisch anpassbare Workflows, Ad-hoc-Workflows – und vieles weitere mehr, was die Arbeitsabläufe im Unternehmen enorm vereinfacht und verschlankt.