Unternehmen leben zum großen Teil von vielen unterschiedlichen Arbeitsprozessen. Workflow-Management-Systeme dienen dazu, diese definierten Arbeitsabläufe zu steuern. Über verschiedene Abteilungen hinweg strukturiert und vereinfacht ein Workflow-Management die Zusammenarbeit. Dieses System sorgt für die Einhaltung der modellierten Abfolge aufeinander aufbauender Arbeitsabläufe, überwacht und sichert deren Prozesstreue.
In Software gegossen, liefern digitale Workflow-Management-Systeme die auf vier Ziele ausgerichtete Optimierung von Arbeitsabläufen: Simplifizierung und Automatisierung der Arbeitsprozesse, effizientere Zusammenarbeit und abteilungsübergreifende Transparenz im Geschäftsprozess – stets im Blick dabei: den Prozessabschluss, das Prozessziel zu erreichen.
Ein Workflow-Management-System einfach am beispiel erklärt
Eingangs und zum leichteren Verständnis eine Klarstellung, worin der Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und den Workflows besteht.
Der Geschäftsprozess setzt sich zusammen aus einzelnen Sequenzen bzw. Arbeitsschritten. Seine Natur ist betriebswirtschaftlich, denn die Arbeitsschritte haben die priorisierte Aufgabe, ein definiertes, betriebliches Ziel zu erreichen. Als Beispiel für Geschäftsprozesse sei hier der Kerngeschäftsprozess eines Online-Shops genannt, also der Kundenbesuch samt Bestellung im Online-Shop.
Workflows unterstützen und ermöglichen erst den Geschäftsprozess
Ganz offensichtlich werden die einzelnen Sequenzen des Kerngeschäftsprozess von unterschiedlichen Arbeitsabläufen nicht nur begleitet und unterstützt:
- Erst die Verkettung der einzelnen Schritte mit anderen Arbeitsabläufen ermöglicht den erfolgreichen Geschäftsprozess.
Und das sind Workflows – sie gestalten, steuern und strukturieren die benötigten Arbeitsabläufe und zu erledigende Maßnahmen.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow lässt sich daher als Modell für eine Vielzahl sich häufig wiederholender Arbeitsabläufe begreifen. So bestimmt und regelt ein Workflow also grundsätzlich
- den Auslöser (Trigger) für die anstehendenden Aufgaben,
- fasst deren Reihenfolge zu einem sinnvollen Arbeitsablauf zusammen,
- bestimmt die daran beteiligten Abteilungen und prozessbeteiligten Personen
- und ermittelt Beziehungen zu und Abhängigkeiten von anderen Arbeitsprozessen aus verschiedenen Abteilungen.
Workflows organisieren und strukturieren also alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Wer was wann, wie und wo und unter welcher Voraussetzung erledigt – all dies beschreibt der Workflow. Selbst Ausnahmen und Fehler, wie z.B. Nichterreichbarkeit von Personen oder auch Störfälle, werden von Workflows erfasst und geregelt. Der Fokus liegt währenddessen stets auf Effizienz, Vereinfachung und Zielerreichung.
wo kommen Workflows zum Einsatz?
Gerade in vielen Geschäftssoftware-Anwendungen zählen diese automatisiert ablaufenden Helferlein zum integralen Bestandteil. Sei es zum Beispiel im Eingangsrechnungsmanagement, im Vertragsmanagement oder im Contract-Lifecycle Management. Hier strukturieren und organisieren Workflows Arbeitsabläufe und sorgen für deren Einhaltung.
Was ist ein Workflow-Management-System?
Die Gesamtheit aller Workflows im Unternehmen steuert idealerweise ein digitales Workflow-Management-System (WfMS). Ein derartiges System umfasst dabei mindestens drei wesentliche Eigenschaften und Funktionen:
Modellierung und Simulation
Eine der zentralen Workflow-Management-Funktionen besteht in der Notwendigkeit, die aus vielen Arbeitsschritten bestehenden Workflows grafisch darzustellen – der einfacheren Handhabung wegen. Jedoch müssen vor dessen Darstellung zunächst Arbeitsabläufe erfasst, in Teilabschnitte gegliedert, genau beschrieben und festgehalten werden. Hier müssen Antworten auf die 6W-Fragen gefunden werden. Nachdem das geklärt ist, unterstützt das WfMS visuell während der Modellierung; zeigt den Strukturbaum des Workflows, dessen Verzweigungen, Abhängigkeiten und Bedingungen etc. Nach Fertigstellung des Workflow-Modells will man dasselbe natürlich durch eine Simulation einem Test unterziehen. Zu testen sind z.B. Fehlerfreiheit und Funktionstüchtigkeit des Workflows.
Instanziierung und Ausführung
Um Workflow-Modelle später auch ausführen zu können, muss das Workflow-Management-System genaue und fallbezogene Vorgänge instanziieren. Letzteres meint in diesem Kontext, dass das Workflow-Management-System über das Workflow-Modell eine „Vorstellung“ davon hat, mit welchen Daten, Personen, Applikationen (Programmen) etc. es interagieren kann. In der Praxis heißt dies z.B., dass das Workflow-Management-System für alle Teilschritte die passenden Bearbeiter sowie die passenden Programme ermittelt. Ist dies geschehen, muss der Workflow, ausgehend vom Workflow-Management-System, samt den infrage kommenden Programmen ausgeführt werden. Eine komplexe Angelegenheit. Denn hier müssen Applikationen und personelle Aktivitätsträger ermittelt, deren Anwesenheit und Restriktionen beachtet, Daten an andere Applikationen übergeben und vom Workflow-Management-System entgegengenommen – und synchronisiert werden
Monitoring und Analyse
Sowohl das Monitoring aktuell ablaufender Arbeitsschritte als auch die Analyse bereits ausgeführter Vorgänge zählen ebenfalls zu den wesentlichen Eigenschaften und Funktionen eines Workflow-Management-Systems. Hier beantworten sich Fragen anhand der aus in Workflows erzeugten Daten. Dies hilft nicht nur, um Störfälle zu ermitteln. Vielmehr stellt das Workflow-Management-System über diese Daten die Basis für eine nachhaltige Optimierung der Workflows bereit. Ebenfalls lassen sich damit anschauliche Reportings und Statistiken erstellen – alles stets mit dem Ziel einer nachhaltigen Optimierung von Arbeitsabläufen im Unternehmen.
Warum Workflow-Management?
Aus der Makroperspektive betrachtet, verbinden Workflow-Management-Systeme die übergeordnete strategische Unternehmensplanung des Managements und dessen Geschäftsziele mit der operativen Ebene des Prozessmanagements. Idealerweise stehen beide Ebenen im fortwährenden Ausstauch durch Reports und Analysen, z.B. aus dem Workflow-Management-System (s.o.).
Auf Ebene des operativen Prozessmanagements sorgt ein WfMS dafür, dass die Zusammenarbeit einfach besser, transparenter und effizienter verläuft. Folgende Vorteile erzielen Sie durch Workflows:
- Prozesstreue: die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte in Arbeitsabläufen wird eingehalten
- Stellen notwendige Informationen allen Prozessbeteiligten bereit
- Ein Plus an Transparenz entsteht
- Workflows verteilen Aufgaben automatisiert an die dazu bestimmten Prozessbeteiligten
- Das Monitoring der Abläufe vereinfacht sich
- Probleme und Schwachstellen lassen sich leichter entdecken
Obwohl ein digitales Workflow-Management-System die Standardisierung von Abläufen vorantreibt, dürfen diese Systeme nicht als Korsett verstanden werden. So verfügen zeitgemäße Workflow-Management-Systeme über zur Laufzeit dynamisch anpassbare Workflows, Ad-hoc-Workflows – und vieles weitere mehr, was Arbeitsabläufe im Unternehmen enorm vereinfacht und verschlankt.