Intelligentes Vertragsmanagement in SAP: Daran erkennen Sie eine Best-in-Class-Lösung

Mit SAP lassen sich fast alle Aufgaben in einem Unternehmen sehr effizient digitalisieren. Das unternehmensweite Management von Verträgen war jedoch lange Zeit eine Schwachstelle im ERP-System des deutschen Marktführers für Unternehmenssoftware. Das hängt sicherlich auch damit zusammen, dass das Vertragswesen generell zu einem der letzten Bereiche zählt, die bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in vielen Unternehmen durch das Raster gefallen sind.

Das muss jedoch nicht so bleiben. Denn es gibt längst ganzheitliche Lösungen, die das Vertragsmanagement in SAP effizient und benutzerfreundlich gestalten. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie von der durchgehenden unternehmensweiten Digitalisierung des Vertragsmanagements profitieren und worauf Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung achten müssen, wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit SAP arbeiten.

Contract Lifecycle Management als ganzheitlicher Ansatz

Ob Einkauf, Vertrieb oder HR – Verträge bilden in Unternehmen die Grundlage für so ziemlich jeden Geschäftsprozess. Wenngleich sich die Inhalte und beteiligten Akteure bei den jeweiligen Vertragsarten zum Teil stark unterscheiden können, so ist der Workflow, den jeder Vertrag durchläuft, im Wesentlichen immer gleich: Er reicht vom ersten Vertragsentwurf über die Aushandlung mit eventuellen Korrekturen und Einholung der Unterschriften eines Vertrags bis zur Archivierung nach bestimmten rechtlichen, Compliance- und weiteren Gesichtspunkten.

Intelligentes Contract Lifecycle Managements (CLM) setzt an diesem Punkt an, indem die Bearbeitung von Verträgen unternehmensweit eine einheitliche Struktur bekommt. Dazu wird das gesamte Vertragsmanagement einer Organisation in einer Funktion zentralisiert, aus der heraus die einzelnen Schritte des Workflows initiiert, koordiniert und verfolgt werden können. Auf diese Weise entsteht ein Maximum an Benutzerfreundlichkeit, Transparenz und Kontrolle des gesamten Vertragswesens.

Die wichtigsten Anforderungen an ein ganzheitliches Vertragsmanagement in SAP

SAP und andere Drittanbieter fokussierten sich über Jahre in erster Linie auf die Digitalisierung des Vertragsmanagements einzelner Anwendungs- und Geschäftsbereiche – zum Beispiel mit Blick auf den Einkauf. So werden in SAP-Modulen wie Material Management (MM) oder Immobilienmanagement (RE-FX) bis heute nur Verträge unterstützt, die mit dem jeweiligen Bereich verknüpft sind.

Dieser Ansatz ermöglicht zwar bereichsbezogene Verbesserungen des Vertragsmanagements. Für Unternehmen, die eine einheitliche Steuerung des Vertragsmanagements im gesamten Unternehmen anstreben, stellt er jedoch keine befriedigende Lösung dar.

Aus unternehmensstrategischer Perspektive hat eine ganzheitliche Lösung für das Vertragsmanagement in SAP vier Aufgaben:

• Erstens muss das Vertragsmanagement für alle Abteilungen des Unternehmens zentral an einem virtuellen Ort durch eine Software zusammengefasst werden.
• Zweitens muss sich das Contract Lifecycle Management dabei nahtlos in die bestehenden SAP-Systeme einbinden lassen.
• Drittens muss sich das Vertragsmanagement in der Praxis an die Arbeitsroutinen der Benutzer anpassen.
• Viertens müssen alle Prozesse, die den Lebenszyklus von Verträgen betreffen, in einheitliche Workflows überführt werden – welche wiederum aus einer Anwendung heraus gesteuert werden, benutzerfreundlich aufgebaut sind und alle notwendigen Funktionen abdecken.

Um diese Aufgaben zu erfüllen, muss eine Workflow-gestützte Lösung für das Vertragsmanagement in SAP abteilungsübergreifend möglichst tief in die Infrastruktur des bestehenden SAP-Systems integriert werden – damit Ihr führendes ERP System weiterhin die Single Source/Point of truth ist.

Single Point of Truth: Alle Daten an einem Ort

Konsistente Daten sind eine der wichtigsten Grundlagen für die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen ohne Medienbrüche. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, dass alle Software-Anwendungen eines Unternehmens, in denen mit Daten gearbeitet wird, ihre Daten über die gleiche Plattform austauschen. Denn nur auf diese Weise kann ausgeschlossen werden, dass innerhalb eines Unternehmens falsche, redundante oder widersprüchliche Daten verarbeitet werden und beim Austausch von Informationen Medienbrüche entstehen, die wiederum eine potentielle Fehlerquelle sind und die Prozesseffizienz mindern.

Um diese Grundbedingung für ein sauberes Datenmanagement zu erreichen, sollten alle Systeme in einem Unternehmen dem „Single Point of Truth“-Ansatz folgen. Das bedeutet, dass alle Programme bei der Arbeit mit Daten nur eine einzige „Quelle der Wahrheit“ kennen und ihre Informationen über eine Schnittstelle mit dieser einen zentralen Datenplattform austauschen.

Beim Vertragsmanagement ist das besonders wichtig, weil hier mit zahlreichen Stammdaten wie Adressen von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten gearbeitet wird, die im System hinterlegt sind. Werden diese Daten in einem Geschäftsprozess außerhalb des Vertragswesens aktualisiert – zum Beispiel, weil ein Mitarbeiter im Einkauf die Adresse eines Lieferanten aktualisiert hat – muss diese Änderung im System einheitlich hinterlegt sein, damit sie bei der automatisierten Erstellung eines neuen Lieferanten-Vertrags korrekt ausgegeben werden kann.

Perfekte Integration: Vertragsmanagement als SAP-basierte End-to-End-Lösung

Single Point of Truth ist eine Grundvoraussetzung für ein nahtloses Vertragsmanagement in SAP. Sauberes Datenmanagement allein garantiert jedoch noch kein „Best in Class“ Contract Lifecycle Management in SAP. Denn ein ganzheitliches Vertragsmanagement lässt sich in SAP noch wesentlich tiefer integrieren: als eine SAP-basierte und von SAP zertifizierte End-to-End-Lösung. Darauf sollten Sie während der Auswahl der potentiellen Lösungen achten. Die SAP-Zertifizierung beweist, dass sich die Technologie reibungslos in SAP-Lösungen integriert. Das gibt Ihnen volle Sicherheit bei Ihrer Investition.

Für die Benutzer bedeutet das, sie bleiben beim Contract Lifecycle Management in der vertrauten SAP-Umgebung:

• Alle Elemente der CLM-Software funktionieren unter der SAP Fiori-Benutzeroberfläche.
• Das gesamte Rollen- und Rechtemanagement kann für alle Workflows mit dem SAP-Berechtigungswesen geplant werden.
• Der Zugriff auf die Software kann unternehmensweit auch mobil erfolgen.
• Die Implementierung der Software ist nicht von der Art der SAP-Installation – On-Premise, Cloud oder Mischform – abhängig.

Dieser Ansatz ermöglicht in Ihrer Organisation von Anfang an eine nahtlose Benutzererfahrung, weil die neue Software zu einhundert Prozent die bereits verinnerlichten Design- und Usability-Vorgaben von SAP erfüllt: die Benutzer bleiben im bekannten SAP-Universum. Das ist besonders beim Vertragsmanagement ein großer Vorteil, weil abteilungsübergreifend sehr unterschiedliche Personengruppen die Software in Anspruch nehmen können.

Ein Tool für alle Aufgaben: easy Contract for SAP

Das perfekte Beispiel für eine „Best in Class“-Software für ganzheitliches Contract Lifecycle Management ist easy contract for SAP. Das modulare Add-On für SAP S/4HANA unterstützt nicht nur unternehmensweit alle Vertragsarten, arbeitet mit dem „Single Point of Truth“-Ansatz und funktioniert als SAP-zertifizierte End-to-End-Lösung. Es führt die Benutzer auch mit zahlreichen benutzerfreundlichen Features und Funktionen durch den gesamten CLM-Workflow.

So unterstützt easy contract for SAP die intelligente Digitalisierung des Vertragsmanagements durch:

• ein granulares Berechtigungskonzept, mit dem Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte von der Rechtsabteilung bis in die zuständigen Fachabteilungen hinein klar geregelt werden können,
• die Bereitstellung einheitlicher Templates und Textbausteine für das gesamte Unternehmen,
• die Abbildung der Organisationseinheiten (z.B. Abteilungen) des Unternehmens auf Basis von SAP® Organisationsmanagement,
• optimale Usability durch die Verknüpfung von SAP-Business-Objekten mit Vertragsinhalten, so dass sich SAP-Objekte aus dem Vertrag heraus per Mausklick aufrufen lassen,
• Konfiguration von Vertragsgruppen, die sich mithilfe von SAP Fiori als Kacheln direkt in das SAP Launchpad einbinden lassen,
• die revisionssichere Ablage aller Verträge in einem digitalen Archiv,
• komfortable Recherchemöglichkeiten über die Verschlagwortung der Verträge und – insofern SAP TREX unterstützt wird – die Volltextsuche im gesamten Vertragsbestand oder in ausgewählten Bereichen,
• einen übersichtlichen Fristenkalender, der für ein besseres Eskalationsmanagement automatisch Erinnerungen an ausgewählte Personen rausschicken kann.