Jederzeit verfügbar und 100 Prozent sicher: Contract Lifecycle Management in Zeiten von New Work

Keine Frage, die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt stark verändert. Mit der Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice hat ein – in vielen Unternehmen noch immer nicht ganz unumstrittener – Trend zusätzlichen Auftrieb erhalten: New Work, die neue Art des Arbeitens. In diesem Beitrag gehen wir den Fragen nach, was hinter diesem Trend steckt und wie er sich auf ein immer wichtiger werdendes Feld unternehmerischen Handelns auswirkt: das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM).

Wofür steht New Work?

Mit New Work sollen positive Werte wie Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und Partizipation zu grundlegenden Leitbegriffen der Arbeitswelt werden. Die New-Work-Bewegung wird besonders von den jungen Eliten, der digital sozialisierten Generationen Y und Z, der heute Zwanzig- bis Vierzigjährigen vorangetrieben. Mit New Work wird eine hoch digitalisierte Arbeitswelt verbunden, die vernetzt ist, auf Teamwork setzt, agile Arbeitsmethoden praktiziert, Flexibilität bietet und an flachen Hierarchien gebunden ist.

Darüber hinaus ist New Work Ausdruck einer neuen Arbeitskultur, die der Work-Life-Balance mehr Gewicht schenkt als klassischen Privilegien wie einem schicken Dienstwagen oder dem großen Büro. Dahinter stehen veränderte Wünsche und Lebensentwürfe jüngerer Generationen, die größeren Wert legen auf eine sinnstiftende Berufstätigkeit, Freiräume zur Selbstverwirklichung und eine sehr gute Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben.

Welche Bedeutung hat New Work in der Unternehmenspraxis?

Viele Entscheider in den Unternehmen stellen sich die Frage, ob New Work nicht nur ein Trend ist, der in ein paar Jahren wieder vorbeigeht. Zu dieser Diskussion liefert der HR Report 2021, der vom Instituts für Beschäftigung und Employability und dem Personaldienstleister Hays erstellt wurde, interessante Zahlen. Die Befragung von 1.046 Unternehmen in der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) kommt zu dem Ergebnis, dass mehr als die Hälfte der Betriebe bereits Elemente von New Work umgesetzt hat. In Zahlen:

• 61 Prozent aller Unternehmen haben bereits damit begonnen, die Arbeitszeiten zu flexibilisieren
• 55 Prozent setzen vermehrt auf projektbasiertes Arbeiten
• 53 Prozent ermöglichen Homeoffice
• 51 Prozent aller befragten Unternehmen hat bereits agile Arbeitsmethoden eingeführt

Führend bei dieser Entwicklung sind übrigens Unternehmen mit einer Größe zwischen 1.000 und 5.000 Mitarbeitern. Dabei spielt New Work besonders für Betriebe aus dem Industrie- und Dienstleistungssektor eine herausgehobene Rolle. Und: Unternehmen mit Führungskräften in der Alterskohorte unter 40 setzen sich wesentlich stärker für die Werte von New Work ein als Betriebe mit älteren Führungsstrukturen.

Wie hat sich Corona auf New Work ausgewirkt?

Durch die Corona-Pandemie wurden gezwungenermaßen zahlreiche Büroarbeitsplätze auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt. Mit dem Arbeiten von Zuhause mussten zugleich viele Abläufe neu gedacht werden. Die Arbeitswelt wurde so praktisch über Nacht flexibler und agiler. Von Zuhause zu arbeiten, bedeutet für die Mitarbeiter stärker projektbezogen zu denken und selbstbestimmter zu handeln. Die Nachhaltigkeit dieser Entwicklung unterstreicht auch der HR Report 2021, in dem bis zu 65 Prozent der Unternehmen davon ausgehen, dass diese Veränderungen auch nach der Pandemie Bestand haben werden.

Dieser – von vielen Unternehmen zunächst als erzwungen erlebte – Modernisierungsschub erwies sich zugleich als Katalysator für New Work. Viele Mitarbeiter und Unternehmen lernten die Vorteile des neuen Arbeitens zu schätzen. Zugleich zeigte sich, dass besonders jene Unternehmen gut durch die Pandemie kamen, die viele Geschäftsprozesse schon vor der Pandemie digitalisiert und auf New Work umgestellt hatten.

Die Pandemie wurde so zu einem Crashkurs in New Work und Digitalisierung. Denn – und das ist vielleicht die größte Lehre aus der Pandemie – die digitale Transformation verlangt auch eine neue Arbeitsumgebung: Unternehmen müssen schneller, flexibler und agiler werden, um langfristig am Markt erfolgreich zu sein und auch in Zukunft kluge junge Köpfe für sich zu begeistern.

Welche Anforderungen stellt New Work an das Contract Lifecycle Management?

New Work fordert und fördert eine flexibilisierte, agile Arbeitsumgebung. Davon ist das Contract Lifecycle Management, also die Verwaltung der Verträge eines Unternehmens von der initialen Vertragserstellung bis zur finalen Archivierung, gleich dreifach betroffen:

1. New Work und die digitale Transformation wirken sich massiv auf das übergreifende Vertragsmanagement eines Unternehmens aus. Die Flexibilisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsweisen stellt zahlreiche Abteilungen vor neue organisatorische Herausforderungen: ob Einkauf, Vertrieb, Finance oder HR – in fast allen Abteilungen verändern sich mit der digitalen Transformation die Anforderungen an das Contract Lifecycle Management: Geschwindigkeit und Flexibilität sind zu den neuen Leitwerten für effektives Arbeiten geworden. Verträge und Vertragsentwürfe müssen schnell und am besten 24/7 verfügbar sein – und zwar am Büroarbeitsplatz, im Homeoffice, beim Kunden, im Zug oder Auto.
2. Auf der anderen Seite muss auch die Organisation des Contract Lifecycle Managements selbst an die modernen Arbeitswelten angepasst werden. Mitarbeiter verschiedener Projekte müssen flexibel, auf Reisen oder aus dem Homeoffice, auf relevante laufende und archivierte Verträge zugreifen können und der Prozess der Vertragsgestaltung muss in allen Projektphasen transparent gesteuert werden können.
3. Mit diesen neuen Anforderungen tritt ein dritter Aspekt des modernen Contract Lifecycle Managements in den Vordergrund: das Thema Sicherheit. Verträge enthalten zahlreiche sensible Daten: Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten, wichtige Kennzahlen oder Finanzinformationen. Unternehmen müssen bei aller Effektivität, Flexibilität und Transparenz sicherstellen, dass diese sensiblen Informationen über den gesamten Vertragszyklus hinweg nur von den Personen eingesehen werden können, die dazu auch wirklich berechtigt sind.

Wie Sie den neuen Anforderungen an das Contract Lifecycle Management am besten gerecht werden

Um das Vertragsmanagement fit zu machen für die digitale Zukunft des New Work, ist es quasi unablässig, auch diesen Geschäftsprozess zu digitalisieren. Mit digitalen Lösungen, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen abdecken, schaffen Sie die ideale Voraussetzung, um als Unternehmen den Anforderungen an New Work – Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Sicherheit – gerecht zu werden.

Denn eine Softwarelösung für das Contract Lifecycle Management kann Ihre Mitarbeiter auf der einen Seite von zahlreichen Routinetätigkeiten entlasten und kollaboratives Arbeiten fördern. Auf der anderen Seite strukturiert die Software auf allen Ebenen und in allen Projektphasen den Zugriff auf die Vertragsdokumente. Auf diese Weise haben alle Beteiligten das Maximum an Transparenz und das Unternehmen hat die besten Voraussetzungen geschaffen, um einen sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen garantieren zu können.