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KI im Dokumentenmanagement: Wie Archivdaten die Zukunft gestalten
In der heutigen Geschäftswelt ist Künstliche Intelligenz (KI) längst nicht mehr nur ein Buzzword, sondern ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen. Insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements eröffnet KI neue Optionen und revolutioniert die Art und Weise, wie wir mit Informationen umgehen.
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Das Dokumentenarchiv, das oft als unscheinbare, aber notwendige Standardkomponente und Basis eines DMS betrachtet wird, birgt ein enormes Potenzial. Archive bilden den Ort zur Aufbewahrung von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und anderen geschäftsrelevanten Dokumenten. Somit ist es eine wahre Datengoldmine für KI-Anwendungen.
Ergebnisse dokumentenintensiver Prozesse im digitalen Archiv auffangen
Ob ECM, intelligentes Informationsmanagement (IIM) oder Dokumentenmanagementsysteme: Diese Systeme widmen sich der primären Herausforderung, die tägliche Dokumentenflut in Unternehmen auf regelkonforme Weise zu verarbeiten und zu speichern. Zumeist revisionssicher, DSGVO-konform und dergleichen Ansprüche mehr. Ein ausgereiftes Archiv wie easy archive beherrscht dies natürlich schon seit Jahren. Diese Challenge gilt also als erledigt.
Hinzukommt das ebenfalls gelöste Problem einer benutzerfreundlichen, zugänglichen Ablage. Berechtigte Nutzer benötigen Antworten auf dringliche Fragen? Klar, und dies jederzeit und unabhängig vom Standort. Auch dies löst eine moderne, digitale Ablage. Bei easy archive ist dies über beschreibende Eigenschaften zum Dokument und anpassbare Schemata gelöst. So legen dafür vorgesehene Nutzer Dokumente nach inhaltlichen und logischen Kriterien ab. Das Resultat: Das Suchen gehört für berechtigte Mitarbeiter zum Vorgestern – Finden ist die Gegenwart. Ein modernes Archiv stellt daher die schnelle Auffindbarkeit aller Belege, Daten und Dokumente sicher.
Warum ist das so? Hier sind einige Gründe:
Insgesamt stellen insbesondere Archivdaten eine wertvolle Ressource dar, die KI-Anwendungen mit relevanten Informationen versorgt. Allein dadurch lassen sich Effizienz und Genauigkeit der KI-generierten Antworten steigern. Das hat sein Gründe. Denn bei den im Archiv gehaltenen Daten und Dokumenten handelt es sich um:
- Kuratierte Daten: Im Dokumentenarchiv sind Daten bereits strukturiert und kuratiert. Sie sind das ideale Futter für KI-Algorithmen, die auf Mustererkennung und Zusammenhangsanalyse angewiesen sind.
- Zuverlässigkeit: Geschäftsrelevante Dokumente sind verlässlich und bieten eine solide Grundlage für KI-generierte Antworten. KI-Modelle sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie trainiert werden.
Die Integration von KI in das Dokumentenmanagement eröffnet somit neue Wege für effizientes Unternehmen auch bewusst. So lautet das Kernergebnis einer Studie des Bitkom e.V. aus dem Jahr 2023: Der „Anteil der Unternehmen, die KI einsetzen, steigt binnen eines Jahres von 9 auf 15 Prozent.“Datenmanagement und verbesserte Informationsgewinnung. Ganz offensichtlich ist dies
Unternehmen, die diese Chance nutzen, werden die Zukunft gestalten – mit smarten Anwendungen, die auf einer soliden Datengrundlage aufbauen. Zwei Anwendungen fallen einem dabei sofort ein.
Chat-Bots als KI-Anwendung – Archivierte Daten und Dokumente als Datenbasis
Chat-Bots sind heute aus der digitalen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie unterstützen Unternehmen bei der Beantwortung von Kunden- und Mitarbeiterfragen, führen erste Aufgaben aus und sind eine Alternative zu bisherigen First-Level-Kanälen. Doch wie können Chat-Bots effektiv eingesetzt werden? Hier kommt das Archiv ins Spiel.
Wie wäre es, wenn Sie zum Beispiel ein Large Language Modell anhand Ihrer Handbücher, technischen Dokumentationen, Anleitungen etc. trainieren. Ziel wäre hier ein Chat-Bot, der auf alle Kundenfragen die passenden Antworten parat hat: also ein virtueller Assistent, der sich ideal zur Unterstützung Ihres Kundensupport-Teams eignet. McKinsey zitiert zum Beispiel eine empirische Arbeit von Erik Brynjolfsson et al. (Generative AI at Work, NBER 2023), dass bei einem Unternehmen mit 5.000 Kundendienstmitarbeitern allein durch den Einsatz von KI die Problemlösungskompetenz um 14 % pro Stunde gesteigert und die Bearbeitungszeit um 9 % reduziert werden konnte. Sicherlich sind im Einsatz von Künstlicher Intelligenz beim derzeitigen Stand der Dinge auch verschiedene technische Herausforderungen verbunden. Gleichermaßen stehen wir aber erst auf der Schwelle hin zu KI und LLMs. Dass sich in den nächsten Jahren hier durchaus lohnenswerte praktische Anwendungen zeigen werden, liegt nahe.
KI für Enterprise Search?
Naturgemäß umfasst das Anwendungsspektrum von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning etc. einen sehr weiten Anwendungsbereich für unternehmerische Geschäftsanwendungen. Fraud Detection während der Eingangsrechnungsverarbeitung, Compliance Checks im Contract Lifecycle Management, Benchmark-Analysen für Angebote von Lieferanten usw. zählen zu den typischen Feldern, auf denen KI zukünftig eine bedeutende Rolle spielen wird. Zudem – und oft unterschätzt – kann künstliche Intelligenz gerade zur Bereitstellung unternehmensweiter Suchfunktionen bereits heute deutlich punkten.
Anwendungen zur Enterprise Search überwinden dabei die Grenzen der berüchtigten Datensilos in Unternehmen und stellen ebenso bequeme wie treffsichere Suchfunktionen für Mitarbeitende bereit. Suchalgorithmen erkennen automatisch Muster und Zusammenhänge in den Daten wie auch Dokumenten und bieten dem Suchenden relevante Ergebnisse – all dies ohne einen Wechsel der Anwendung. Damit löst die unternehmensweite Suche ein aus der Praxis bekanntes Problem, dass eben viele Anwender im beruflichen Kontext „(…) verunsichert, weil sie nicht wissen, wo sie in den verschiedenen Anwendungen suchen sollen.“ Dies erkannte jedenfalls der Workplace Relevance Report 2023 von Coveo in einer empirischen Studie. Ob Führungskräfte oder Mitarbeitende – alle stehen bis zum Bauchnabel im Datenmeer und finden die gesuchten Informationsperlen nicht. Hier schlagen ausgeklügelte Suchfunktionen der Enterprise Search die Brücke und liefern zeitnah relevante Informationen für fundierte Entscheidungen. Alles in Allem bleibt es also spannend in Sachen Künstlicher Intelligenz.
revisionssichere Archivierung leicht gemacht
easy archive ist das leistungsfähige Archiv – egal ob On-Premises oder als SaaS-Lösung – für Dokumente und Belege aus dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Als solide Basis nutzen Sie das Archiv über die digitale Schnittstelle für nahtlose Integrationen in Geschäftsprozesse wie z.B. Eingangsrechnungsmanagement, Personalprozesse oder Vertragsmanagement.