KI im Rechnungswesen: Bessere Daten, neue Chancen für Unternehmen 

XRechnung, ZUGFeRD und andere CEN-konforme Formate sind nun als Standard gesetzt für inländische E-Rechnungen im B2B. Zwar stellt die E-Rechnung Unternehmen vor neue Herausforderungen. Gleichzeitig eröffnen sich aber enorme Chancen, insbesondere in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz (KI).

Die Umstellung auf maschinenlesbare Formate ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten und damit vielfältige Anwendungsmöglichkeiten für KI. Wir wissen aus vielen Gesprächen mit unseren Kunden, dass das Thema E-Rechnung bei den meisten Unternehmen momentan noch eher für Schweißperlen auf der Stirn sorgt als für euphorische Jubelsprünge. Deshalb wollen wir in diesem Blog den Stress der Umstellung auf die neuen Rechnungsformate ausblenden und das Thema in einem größeren Zusammenhang betrachten: die nahe Zukunft der Rechnungsverarbeitung.

Mit der Umstellung auf die E-Rechnung werden sich Zahlungsprozesse nicht nur günstiger, schneller und weniger fehleranfällig abwickeln lassen. Die E-Rechnung wird aller Voraussicht nach schon in wenigen Jahren tiefgreifende Auswirkungen auf die Buchhaltung von Unternehmen besitzen. Woran das liegt? Mit der vollständigen Umstellung auf digitale E-Rechnungsformate steigt die Verlässlichkeit der Rechnungsdaten auf nahezu einhundert Prozent an. Das wiederum ist die perfekte Grundlage, um Prozesse in der Buchhaltung durch die Einbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) ganz neu aufzustellen.

chancen durch KI in der buchhaltung mit e-rechnungen

Je höher die Qualität des Datenmaterials, desto besser lassen sich KI-Modelle trainieren. E-Rechnungen bilden als strukturierte Datensätze die ideale Datenbasis für KI-Trainings. Gerade in der Buchhaltung dürften sich buchhalterische Prozesse an vielen Stellen deutlich verbessern. Hier ein Überblick, wo wir die Chancen in naher Zukunft sehen.

• Automatisierung von Buchhaltungsprozessen: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen können Buchhaltungsprozesse erheblich beschleunigt und effizienter gestaltet werden. Manuelle Tätigkeiten wie Datenerfassung, Kontierung und Buchung können weitgehend automatisiert werden.
• Verbesserte Finanzplanung und -analyse: Durch die Analyse der strukturierten Rechnungsdaten können Unternehmen detaillierte Einblicke in ihre Finanzen gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen. KI hilft dabei, Trends zu erkennen, Prognosen zu erstellen und Risiken zu identifizieren.
• Betrugserkennung: KI lässt sich einsetzen, um betrügerische Aktivitäten im Rechnungswesen aufzudecken, beispielsweise durch die Erkennung von ungewöhnlichen Mustern oder verdächtigen Transaktionen.
• Optimierung des Cashflow-Managements: Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und die Analyse der Finanzdaten können Unternehmen ihren Cashflow besser planen und steuern.
• Effizienteres Lieferantenmanagement: Durch die Analyse der Rechnungsdaten können Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungenbesser verstehen und optimieren.
• Prozessoptimierung: Durch die Analyse der Rechnungsdaten und der damit verbundenen Prozesse können Unternehmen Ineffizienzen identifizieren und ihre Abläufe optimieren.

Aus diesen Gründen entsteht aus der Kombination von KI und E-Rechnungen eine Vielzahl von Chancen für Unternehmen, die weit über die Digitalisierung der Rechnungsworkflows hinausgehen. Durch die automatisierte Verarbeitung und Analyse der Rechnungsdaten durch KI-Modelle bekommt die Buchhaltung intelligente Werkzeuge an die Hand, mit denen der Umgang mit Rechnungsdaten auf ein neues Niveau gehoben werden kann. Werfen wir einen weiteren Blick auf die Möglichkeiten, die sich schon heute am Horizont abzeichnen.

KI und E-Rechnungen: Konkrete Anwendungsbeispiele

Automation ist das Stichwort und die Chancen stehen sehr gut fürs Rechnungswesen und die Buchhaltung: Mehr Effizienz in beschleunigten Rechnungsprozessen sowie verbesserte Prognosen rund um finanzielle Transaktionen eines Unternehmens sind durch Künstliche Intelligenz und die E-Rechnung versprochen.

automatisierung von routineaufgaben

KI-Systeme können Rechnungen automatisiert erfassen und die darin enthaltenen Informationen selbstständig extrahieren. Dieser Prozess umfasst nicht nur das Auslesen von Beträgen und Zahlungszielen, sondern beispielsweise auch die Identifizierung von Lieferanten, Artikeln und Steuern. Gerade für folgende Teilabschnitte der Rechnungsverarbeitung entstehen Effizienzchancen:

• Automatisierte Rechnungsprüfung: KI kann Rechnungen automatisch auf formale Richtigkeit, Übereinstimmung mit Bestellungen und Verträgen sowie auf Plausibilität prüfen.
• Automatisierte Kontierung: KI kann Rechnungen automatisch den richtigen Konten zuordnen und so den Buchungsprozess beschleunigen.
• Vorausschauende Analysen: KI kann historische Rechnungsdaten analysieren, um zukünftige Zahlungsströme und finanzielle Entwicklungen vorherzusagen.

Auf diese Weise wird die Datenerfassung in der Buchhaltung in den kommenden Jahren noch weitergehender automatisiert werden, als das heute schon durch den Einsatz digitaler Tools möglich ist. Statt die Zeit mit aufwendigen Routineaufgaben zu verbringen, wird Ihre Buchhaltung so neue Freiräume bekommen, um sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

Herausforderungen für KI im Rechnungswesen

Trotz der sich abzeichnenden zahlreichen Vorteile stehen Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen. Vier Handlungsfelder sind hier zu erkennen, mit denen sich Verantwortliche in Unternehmen intensiv beschäftigen wollen, um von den Vorteilen von KI im Rechnungswesen zeitnah zu profitieren.

• Datenqualität: Eine hohe Datenqualität ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von KI. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten sauber, vollständig und konsistent sind.
• Integration in bestehende Systeme: Die Integration von KI-Lösungen in bestehende Buchhaltungssysteme kann eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, auf kompatible und flexible Lösungen zu setzen.
• Datenschutz und Datensicherheit: Bei der Verarbeitung von Rechnungsdaten müssen die geltenden Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsstandards eingehalten werden.
• Akzeptanz bei den Mitarbeitern: Es ist wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden und sie von den Vorteilen der KI zu überzeugen.

Fazit: KI wird die Buchhaltung verändern

Die E-Rechnungspflicht in Verbindung mit KI bietet Unternehmen enormes Potenzial zur Optimierung ihrer Finanzprozesse, zur Verbesserung der Datenqualität und zur Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesen Technologien auseinandersetzen, können sich Wettbewerbsvorteile sichern und ihre Zukunftsfähigkeit stärken. Es ist ratsam, sich mit Anbietern von Softwarelösungen und KI-Experten in Verbindung zu setzen, um die individuellen Anforderungen zu analysieren und die passenden Lösungen zu implementieren. Denn die datengetriebene Entscheidungsfindung wird in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft ein entscheidender Erfolgsfaktor sein.