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Kollaboratives Arbeiten & Dokumentenmanagement

Mit Sicherheit verbessert und flankiert ein DMS Geschäftsprozesse erheblich. Sträflich vernachlässigt wurde jedoch längste Zeit die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, auch kollaboratives Arbeiten genannt. Gerade in Zeiten, in denen Arbeitsprozesse in Teams und Arbeitsgruppen organisiert werden und die reibungslose Zusammenarbeit eine hohe Priorität besitzt.

Max. Lesezeit 4min

Ein Hin und Her von digitalen Dokumenten per Mail oder gar noch auf Papier – das erleichtert nicht die Arbeit. Im Gegenteil: Es macht sie ineffizient und unübersichtlich. Das dachte sich auch Herr Schreiber, während er nach der letzten Vertragsversion für den neuen Kundenauftrag suchte.

Kollaboratives Arbeiten mit dem DMS?

Herr Schreiber verspürte eine leicht erhöhte Pulsfrequenz. Die letzte Vertragsversion war nicht auffindbar. Im Flug zum Kunden sitzend, wusste er, zur Vertragsunterzeichnung vergehen nur noch wenige Stunden. Und zuvor wollte sich Herr Schreiber diesbezüglich auch noch notariellen Rat einholen. Ein „STRG+F + Vertrag-Roemer-Schreiber-neu-*“ förderte eine Unmenge von Mails in seinem E-Mail-Client zutage. Anspannung ergriff ihn. Er wusste beim besten Willen nicht mehr, welches der fünf gefundenen Dokumente nun den finalen Vertrag darstellt. Das wird zeitlich eng. Schweißperlen standen auf Herrn Schreibers Stirn…

Und eines wusste Herr Schreiber. An seinen grauen Zellen lag es nicht, sein Lebensalter war noch weit davon entfernt, biblisch genannt werden zu dürfen.  Ja, es fehlte an wichtigen Funktionen im Dokumentenmanagementsystem. Heutzutage arbeiten wir dezentral in Teams. Warum unterstützt das DMS kollaboratives Arbeiten nicht? Das sollte doch wohl möglich sein. Gemeinsame Arbeit an einem Vertragsdokument mit Versions-Historie – das Arbeitsleben könnte so schön sein. Wenn Software von Menschen für Menschen geschrieben wird, die zeitgemäße Arbeitsformen kennen, grummelte Herr Schreiber…

Die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten aus dem DMS heraus vereinfacht so einiges. Und nicht zu vergessen: Die digitale Signatur sichert die Urheberschaft und Integrität des Dokuments.

Das neue Feature: kollaborative Arbeit im Dokumentenmanagementsystem

Tatsächlich muss es kein Traum bleiben. Wir von easy entwerfen Software für Menschen, sodass eben beschriebene Szenarien endgültig der Vergangenheit angehören. Mit dem kommenden easy DMS bietet unser Dokumentenmanagementsystem über eine Schnittstelle bequemen Zugriff auf Google Docs. Damit ermöglichen wir die gemeinsame Zusammenarbeit und mehr als. Zeitgleiches, gemeinsames Bearbeiten ein und desselben Dokuments ist nun möglich. Alle am Dokument arbeitenden Personen sehen die Änderungen – live und sofort. Aber das Beste: Die Versionshistorie des Dokuments vollständig vorhanden und lässt Sie bequem in die Vergangenheit des Dokuments reisen. Kollaboratives Arbeiten mit easy DMS – noch nie war es so leicht, wünschte sich auch Herr Schreiber. Und jener wünscht sich dann doch noch mehr.

Kollaboratives Arbeiten – mit digitaler Signatur: nur „one click away“

Die Frage, die Herr Schneider sich aber stellte, nachdem er das Dokument nun gefunden hatte: Wie kann ich mir jetzt sicher sein, dass das Dokument während der Verweilzeit im E-Mail-Client und auf dem Weg dahin, nicht verändert wurde? Gerade im Kontext kollaborativer Arbeit ist das ein wichtiger Gedanke.

Hätte er das neue easy DMS genutzt, wäre dies kein Problem. Dank der Anbindung der Schnittstelle zu FP Sign oder DocuSign lassen sich nun Dokumente digital unterschreiben – direkt aus easy DMS heraus. Perfekt für kollaboratives Arbeiten. Damit stellen wir den Nachweis der Urheberschaft und Integrität des Dokuments sicher. Heißt: Das Dokument stammt von der signierenden Person und befindet sich genau in dem Zustand, in dem es signiert wurde.

Kurzum: Mit easy DMS macht gemeinsames, kollaboratives Arbeiten mehr Spaß – und schafft die Voraussetzungen für zeitgemäßes und einfaches Arbeiten im Team. Herr Schreiber fragt sich, ab wann die neuen Features zur Verfügung stehen? Ab easy DMS 5.0e.

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