Lastenheft zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung: Orientierungshilfe und kostenlose Vorlage zum Download

Es gibt viele gute Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisieren sollten: Abläufe werden beschleunigt und Kosten reduziert. Viele potenzielle Fehlerquellen fallen weg, der Prozess wird transparenter und die Compliance gestärkt. Um diese Vorteile auch wirklich zu realisieren, müssen Sie als Unternehmen die passende Lösung finden und diese zusammen mit einem Lösungsanbieter zielführend implementieren. Ein Lastenheft gehört bei Software-Projekten dazu, gerade bei Invoice-Projekten, die über eine gewisse Komplexität verfügen: Es verschafft Ihnen und Ihrem zukünftigen Lösungsanbieter den detaillierten Überblick auf die Anforderungen, die das Eingangsrechnungsprojekt mit sich bringt.

Dabei ist es wichtig hervorzuheben, dass die Digitalisierung des Invoice-Managements nicht nur ein technisches Projekt ist. Denn die Digitalisierung der Abläufe ändert zugleich viele etablierte, meist papierbasierte Arbeitsprozeduren. Damit ändern sich auch viele verbundene Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter. Für den späteren Erfolg im Unternehmensalltag ist es sehr wichtig, dass die technische Seite des Projekts so reibungs- und problemlos wie möglich über die Bühne geht. So stellen Sie sicher, dass die Veränderungen von den Anwendern bestmöglich angenommen und geschätzt werden.

Das Lastenheft – wichtiger Teil des Projektmanagements

Für die technische Seite des Projekts bedeutet das: Die Implementierung muss reibungslos ablaufen und die gewählte Lösung muss sich in der späteren Praxis bewähren, indem sie die Erwartungen auch wirklich erfüllt. Dabei ist gutes Projektmanagement gefragt. Nach unserer Erfahrung lässt sich dies von den allermeisten Unternehmen – in Zusammenarbeit mit einem kompetenten Anbieter – sehr gut mit internen Ressourcen abbilden.

Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements auf Seiten des Unternehmens ist die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes. In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür das Lastenheft benötigt wird und welche Anforderungen es erfüllen muss. Und das Beste: Wir unterstützen Sie mit einer professionell ausgearbeiteten Vorlage bei der Erstellung eines individuellen Lastenheftes für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

Was ist ein Lastenheft für digitales Invoice-Management?

Mit dem Lastenheft legen Sie fest, welche Anforderungen eine Lösung zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung aus der Perspektive Ihres Unternehmens erfüllen sollte. Dazu zählen zum Beispiel Aspekte, wie das technische Umfeld des von Ihnen genutzten ERP-Systems, in dem es funktionieren muss – aber auch die Aufgaben, die es in der täglichen Arbeit abdecken soll sowie finanzielle Fragen nach dem Kostenrahmen des Projekts. Nicht zu vergessen sind Fragen zur Lizenzierung der Software wie auch organisatorische Aspekte, z. B.  die essenzielle Frage, ab wann die Lösung im Betrieb einsatzbereit sein soll.

Wichtig ist, dass die Ausarbeitung eines Lastenheftes kein technisches oder Produkt-Know-how voraussetzt, sondern aus der Perspektive des Unternehmens als Auftraggeber formuliert wird. Sie schreiben hier möglichst genau all jene Wünsche und Aufgaben nieder, die am Ende des Projekts durch die Software erfüllt beziehungsweise von ihr übernommen werden sollen. Dabei sollten Sie nicht technisch denken, sondern ganz in Ihrer Perspektive bleiben und nach prozessbezogenen Lösungen fragen.

Welche Funktion hat ein Lastenheft?

Mit vielen der Angaben und Aspekte, die in einem Lastenheft auftauchen, werden Sie sich zu dem Zeitpunkt, an dem Sie das Lastenheft erstellen müssen, bereits auseinandergesetzt haben. Denn im Lastenheft tauchen viele Dinge auf, die für Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen bereits eine gewichtige Rolle gespielt haben. Sehr wahrscheinlich haben Sie sogar schon Listen oder Pläne erstellt, die vieles von dem enthalten, was auch im Lastenheft auftaucht

Das Lastenheft spezifiziert in diesem Prozess die letzte Version Ihrer Anforderungen an eine digitale Rechnungsverarbeitung. Mit dem Lastenheft spezifizieren Sie Ihren zuvor aufgestellten Anforderungskatalog. Es wird zu dem Zeitpunkt erstellt, an dem Sie an einen ausgewählten Anbieter herantreten, um ein konkretes Projektangebot zu bekommen oder das Projekt zu starten. Das Lastenheft dient dem Anbieter oder Auftragnehmer als Grundlage für die Erstellung eines Pflichtenheftes, mit dem die Umsetzung des Projektes ausformuliert wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft gleichgesetzt werden. Das ist jedoch falsch. Denn während das Lastenheft, wie zuvor beschrieben, die Anforderungen an ein Projekt – wie die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung – aus Kundensicht beschreibt, so beschreibt das Pflichtenheft für alle Projektteilnehmer aus der Perspektive des Auftragnehmers, wie diese Anforderungen im Projekt umgesetzt werden sollen.

Während also ein Lastenheft das Grobkonzept für ein Software-Projekt darstellt, gibt das Pflichtenheft als ein Feinkonzept gewissermaßen das Drehbuch vor, nach dem ein Projekt praktisch umgesetzt wird. Dadurch ist das Pflichtenheft immer umfangreicher als das Lastenheft. Es führt neben den Projektzielen auch alle wichtigen technischen Maßnahmen konkret an und enthält einen detaillierten Ablaufplan zur Umsetzung des Projektes. Lastenheft und Pflichtenheft werden damit zu den grundlegenden Kommunikationsmitteln, mit denen sich Auftraggeber und Auftragnehmer über die Ausgestaltung und die Umsetzung eines Projektes verständigen.

Was gehört in ein Lastenheft zur Einführung einer Software für die Rechnungsverarbeitung?

Wie zuvor ausgeführt wurde, dient das Lastenheft dazu, dem Auftragnehmer einerseits die Erwartungen an das Projekt zu vermitteln und ihn andererseits zu befähigen, mit den Informationen des Lastenheftes ein Pflichtenheft zu erstellen, das dem Projekt den Weg weist. Damit das funktioniert, sollte ein Lastenheft zur Einführung einer Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung folgenden Aspekte abdecken:

• Übergeordnete Projektziele: Dabei kann es sich zum Beispiel sehr allgemein um die Verbesserung der gegenwärtigen Durchlaufzeiten handeln oder konkreter um die Möglichkeit zur Verarbeitung elektronischer Rechnungsformate, wie z.B. mit easy invoice.
• Rahmenbedingungen, wie ein vorgegebener Zeitplan mit Meilensteinen,der eingehalten werden soll, oder eine bestimmte Budgetgrenze, die nicht überschritten werden darf.
• Ist-Zustand: Hier wird beschrieben, unter welchen technischen Rahmenbedingungen die Rechnungsverarbeitung abläuft und wie die Prozesse rund um das Invoice-Management derzeit angelegt sind.
• Eine genaue Zieldefinition: Damit sind die konkreten Anforderungen gemeint, die beispielsweise an den Rechnungseingang im zukünftigen digitalen Workflow gestellt werden oder welche Schnittstellen in diesen Workflow eingebunden werden müssen.
• Zieldefinition: Damit sind die konkreten Anforderungen gemeint, die beispielsweise an den Rechnungseingang im zukünftigen digitalen Workflow gestellt werden oder welche Schnittstellen in diesen Workflow eingebunden werden müssen.
• Bei einer Invoice-Management Software-Lösung sollte nach unserer Erfahrung zusätzlich die Rechnungsfreigabe als gesonderter Abschnitt in das Lastenheft aufgenommen werden, da sie einen komplexen Prozessschritt darstellt, auf den die implementierte Lösung sehr genau abgestimmt sein muss.

Fazit: Mit einer strukturierten Vorlage ist ein Lastenheft sehr einfach und schnell zu erstellen

Beim ersten Hören schwingt bei dem Wort „Lastenheft“ das Wort „Belastung“ mit. Wenn Sie jedoch einmal verstanden haben, wofür ein Lastenheft benötigt wird, wird die Ausarbeitung sogleich etwas leichter. Da die Implementierung einer Software zur Rechnungsverarbeitung immer relativ ähnlich abläuft, lässt sich diese Aufgabe sogar noch weiter vereinfachen: Dazu haben wir Ihnen eine Vorlage erstellt, die Ihnen nicht nur als Leitfaden dient, sondern schon als eine strukturierte Ausfüllhilfe einen Großteil der formalen Arbeit abnimmt. Sie eignet sich für jede Art von Unternehmen und kann für jede auf dem Markt erhältliche Lösung verwendet werden.