Online-Hackathons – gemeinsam in kürzester Zeit zu ersten Lösungen

Der Online-Hackathon #WirVsVirus hat im Sommer 2020 den Wahrheitsgehalt des Ausspruchs demonstriert: „Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt“. Gut 28.000 Teilnehmer brachten sich in nur 48 Stunden mit über 1.500 Lösungen zu verschiedenen Problemstellungen (Challenges) zur Covid-19-Pandemie ein. Zwar war dieser Hackathon zivilgesellschaftlicher Natur, dennoch profitieren Sie von dieser Online-Eventform durchaus auch unternehmensseitig in Ihrem Business. Starten Sie für die zukünftigen Problemstellungen Ihres Unternehmens einen Online-Hackathon: So kommen Sie nicht nur zügig zu kreativen Ideen und Lösungen, sondern lernen ebenfalls brillante Köpfe kennen. Sie fragen sich, wie stelle ich das an, was muss ich unternehmen? Lesen Sie weiter, jetzt folgt ein schematischer Online-Hackathon-Guide.

Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt.

Was sind Online-Hackathons?

Der Einsicht folgend, dass Ideen und Wissen besonders gut wachsen und gedeihen, sobald man sie nur gemeinsam teilt, lassen sich Online-Hackathons anhand dreier Merkmale beschreiben:

• Das erste Merkmal zeichnet sich durch die gewählte Medienform aus: Auf Ortsanwesenheit wird bewusst verzichtet, man trifft sich online durch die Tools der Wahl. Dazu gleich mehr. Laden Sie sich die Welt zu Ihnen ein. Einen größeren Kreis interessierter – und fähiger – Personen findet man auf anderen Wegen wohl kaum. Perfekt für die gegenwärtige Situation rund um Covid-19.
• Zweitens gehören Online-Hackathons zu den gruppenbezogenen Events. Entwickler und Programmierer wie auch alle anderen an der Software-Entwicklung beteiligten Personen nehmen daran teil. Man ist fast geneigt zu sagen, je unterschiedlicher die Teilnehmer, desto besser fürs Gelingen des Online-Hackathons und desto reichhaltiger dessen Ergebnisse.
• Drittens: Im Gegensatz zur herkömmlichen Software-Projektarbeit ist die Zielsetzung absichtlich ergebnisoffen Das Finden von und die Zusammenarbeit an ersten Lösungen zu Soft- und Hardwareprojekten steht im Vordergrund. So existieren z.B. keine Lasten-/Pflichtenhefte. Auch verzichtet man auf Standardtechnologien und lässt sich stattdessen von neueren und noch nicht so bekannten Technologien inspirieren. Bei einem Hackathon hängt alles vom Input der Teilnehmer ab.

Offensichtlich zeigt sich allein schon durch diese kurze Beschreibung, was einen Online-Hackathon ausmacht und welches Ziel jener hat. Mit einem Satz: Bringe verschiedenste Leute – auf freiwilliger Basis und Good-will – online zusammen; setze ein Ziel, eine Challenge, ein bestimmtes Thema und einen Zeitrahmen. Nun gut, im Großen und Ganzen stimmt das. Allerdings stellen sich doch viele Detailfragen.

What the heck… Hackathon?

Die Wortkreation „Hackathon“ [ˈhɛkatɔn] besteht aus einer Zusammenfügung von „Hack, to hack“ und der dritten Silbe des Wortes Marathon. Was soll beides bedeuten? „To hack“ bedeutet, eine kreative Lösung zu einer meist technischen Problemstellung zu finden. „Thon“ meint: Gemeinsam innerhalb einer kurzen Zeitspanne (24 oder 48 Stunden) und meistens außerhalb der normalen Arbeitszeiten (nachts oder am Wochenende) zu eben jener Lösung zu kommen.

Wer nimmt teil, wer steuert: Stakeholder identifizieren

Wenn Sie sich entschlossen haben, einen Online-Hackathon ins Leben zu rufen, stellen sich zunächst Fragen nach den involvierten Personengruppen. Als erste und grobe Unterteilung ergibt die nun folgende Sinn. Sie benötigen für den Hackathon Experten aus folgenden Bereichen:

• Teilnehmer: die Quelle aller Ideen und Hacks – die Personengruppen umfassen dabei Nutzer der Software, Usability-Experten, Designer, nicht nur Programmierer und Entwickler.
• Jury: So kurz ein Online-Hackathon auch sein mag, am Ende des Tages müssen die Resultate bewertet werden. Dazu sind Personen mit Expertise gefragt. Stellen Sie eine Jury zusammen, die in der Lage ist, die Ergebnisse zu bewerten. Hier lohnt es sich auf über Unternehmensgrenzen hinaus bekannte Personen zu setzen, falls vorhanden. Natürlich stellt die Jury ein optionales Element Man braucht es nicht unbedingt.
• Legal: Beziehen Sie frühzeitig Ihre Rechtsabteilung ein. Denn es stellen sich natürlich Rechtsfragen bzgl. der erbrachten Ergebnisse. Gerade wenn unternehmensexterne Teilnehmer Code schreiben. „Interlectual Property/geistiges Eigentum“ sind hier die Stichworte. Es geht also um Fragen zum Urheberrecht und der Weiterverwendung des erzeugten Codes. Hier gilt es, klare Bedingungen zu setzen.
• Organisatoren: Stellen Sie ein Team zusammen, das sich um alle administrativen Vorgänge während des Hackthons kümmert
• Challenge-Owner: Diese Personengruppe stellt die Problemstellungen vor. Es ist nicht unüblich, in einem Online-Hackathon mehrere miteinander zusammenhängende Challenges zu bearbeiten.
• Mentoren: Diese Gruppe unterstützt die teilnehmenden Personen während des gesamten Hackathons. Schulterblicke und die schnelle helfende Hand sind während des Online-Hackathons nicht vorhanden. So kümmern sich Mentoren remote um auftretende Probleme, z.B. mit den eingesetzten Video-Konferenz-Tools, den Chatlösungen und den zur Code-Verwaltung eingesetzten Tools. Mentoren halten den „Flow“ eines Remote-Hackathons aufrecht, sind stets da, wenn’s irgendwo bei den Teilnehmern klemmt oder hakt.

Wie komme ich im Vorfeld des Online-Hackathons an die passenden Teilnehmer?

Was auch immer Sie mit einem Hackathon erreichen wollen, ob MVPs (Minimum Viable Products), Lösungen rund um Kundenportale oder anderes – planen Sie Ihren Online-Hackathon längs der Unterscheidung unternehmensintern/-extern. So stellen Sie sicher, Ihre Zielgruppen besser zu erreichen. Für Online-Hackathons, die über Unternehmensgrenzen hinaus gehen, greifen Sie auf die Plattformen der Wahl zurück. Je nach Art der Challenges des Remote-Hackathons suchen Sie Orte auf, an denen sich die Fans zum jeweiligen Thema befinden. Ein großes, bekanntes Portal rund ums Thema „Online-Hackathons“ wäre z.B. devpost.com.  Natürlich bieten sich hier insbesondere auch soziale Netzwerke (Twitter, Facebook etc.) an. Einfach mal mit dem passenden Hashtag (z.B. #hackathon) suchen und posten. Darüber hinaus sollten Sie auch Multiplikatoren finden – und gewinnen: Universitäten und andere Netzwerke bieten sich hier an. Die Vorteile dieser Multiplikatoren liegen in der thematischen Eingrenzung der jeweiligen Netzwerke und der Option, mit nur einem Posting viele Interessierte zu erreichen. Nutzen Sie diese Chance. Die Teilnehmeranzahlen können beliebig variieren: von zwei bis 1000 und noch mehr sind möglich.

Da viele Wege zum Ziel führen und Sie vielleicht lieber „im Verborgenen“ arbeiten, starten Sie doch einen rein unternehmensinternen Hackathon. Zur Bekanntmachung dieser Idee kennen Sie auch die besten Kommunikationskanäle. Falls nicht, fragen Sie Ihr Corporate-Communications-Team. Dieses Team versorgt Sie mit den besten Kanälen – vom guten, alten Intranet über unternehmensinterne Chat-Lösungen und dergleichen mehr.

Durch Online-Hackathons das Rad neu erfunden?

Um es kurz zu machen: Nein, es ist beileibe nicht so, dass diese Eventform nun völlig neu ist. Im Gegenteil. Gerade findige Programmierer und Organisatoren ahnten schon früh die schöpferische Kraft gruppendynamischer Prozesse innerhalb der Hackathons.

Alter Wein in neuen Schläuchen, der Ursprung des Hackathons

Erste Erwähnung findet die Wortkreation „Hackathon“ Ende der neunziger Jahre: zuerst im Juni 1999 im OpenBSD-Umfeld (Thema: os-seitige Integration eines IPv6- und IPSEC-Stacks) und gut eine Woche später im Kontext des Unternehmens Sun Microsystems (Thema: Infrarot-Schnittstelle für den Palm V) anlässlich der JavaOne-Konferenz. Positiv überrascht über die Ergebnisse einer seinerzeit noch präsenzgebundenen Entwicklerkonferenz mit einem hohen praktischen Anteil, entwickelte sich der Hackathon in den darauffolgenden Jahren zur festen Institution.

Elemente eines Online-Hackathons-Ablaufs

Hackathons erfreuen sich in jüngster Zeit wachsender Beliebtheit. Obwohl sich der konkrete Hackathon-Ablauf je nach Themenschwerpunkten und Challenges ändert, lassen sich doch stets wiederkehrende Elemente identifizieren:

• Challenges und Zielgruppen definieren: Ganz gleich, was die Herausforderungen eines Online-Hackathons sind, der zentrale Punkt eines Hackathons besteht in der maximal klar formulierten Problemstellung. Dies beugt Missverständnissen vor. Und sobald vorhanden, lassen sich dadurch die möglichen Ziel- und Teilnehmergruppen eingrenzen. Natürlich lassen sich die Challenges auch sehr offen formulieren. Alles hängt von Zielsetzung des Hackathons ab.
• Outline des Hackathons – Dauer, Sicherung der Ergebnisse, Preise: Wie bereits oben erwähnt, gehört die zeitliche Dauer des Hackathons zu den entscheidenden Faktoren für gewinnbringende Ergebnisse. 24 bis 48 Stunden haben sich als gängige Größen erwiesen; andere sind möglich. Darüber hinaus sollte man sich über die Ergebnissicherung verständigen und auf die Tools der Wahl einigen (s. benötigte Tools). Gleiches gilt für die ausgelobten Preise.
• Benötigte Tools festlegen: Kommunikation und die gemeinsame Verwaltung von Challenges gehören zum A und O während eines Online-Hackathons. Bekannte Tools, die das ermöglichen, sind bspw. Slack, Zoom, Teams, Discord, Trello etc. Collaboration-Tools dieser Art unterscheiden sich natürlich im Funktionsumfang. Hier gilt es, das Passende auszuwählen. Zwei wichtige Punkte in diesem Kontext: Prüfen Sie das gewählte Tool auf DSGVO-Konformität und bringen Sie in Erfahrung, wie viele Teilnehmer das Tool (ver)trägt. Zu einem weiteren zentralen Werkzeug gehört auch die Verwaltung des während des Hackathons generierten Quellcodes. Versionskontrollsysteme – von verteilt (Git z.B.) bis zentralisiert (z.B. svn) – existieren so einige.

• Enjoy- und Support-Elemente: Sorgen Sie für Abwechslung während des Hackathons und auch für die passende Unterstützung bei technischen Schwierigkeiten durch die Mentoren. Überraschen Sie z.B. die Teilnehmenden mit einer remote bestellten Pizza – for free und natürlich direkt vor die Haustür. Möglich sind auch remote übertragene Performances von Künstlern oder Experten-Vorträge. Hier sind Ihrer Phantasie keine Grenzen gesetzt.
• Invitations, Tickets, FAQ: Bevor die ersten Einladungen zum Online-Hackathon rausgehen, sollten eine zentrale Projekt-Website und eine FAQ-Website erstellt werden. Auf der Projekt-Website fassen Sie alle zentralen Informationen zum Hackathon zusammen: Wer, wann, wo mit welchen Online-Tools, Endzeitpunkt, Preise, Ansprechpartner etc. Auf der FAQ-Site beantworten Sie möglichst alle wichtigen Fragen. Das spart Zeit. So muss Ihr Team Fragen nicht mehr individuell beantworten – nichts soll den Hackathon-Ablauf abbremsen. Danach lassen sich schon die ersten Einladungen versenden. Wichtig an dieser Stelle: Geschickt ist die Kombination der Einladungsmail mit einem Ticketsystem, wobei das Ticketsystem die Anmeldungen in den bereitgestellten Kategorien verwaltet. Erweitern Sie oben genannte Kategorien z.B. noch um User, Newbies, Grafics&Design und andere sinnvolle Einteilungen, sodass sich Teilnehmer ihren Kenntnissen entsprechend für den Hackathon anmelden können.
• Vorstellung & Kick-off: Wie fast jede andere Veranstaltung startet ein Remote-Hackathon mit einer Eröffnungs- und Begrüßungsrede des Veranstalters. Hier wird das Event in wesentlichen Punkten – Thema, Absicht, Ablauf und Bedingungen – vorgestellt und erläutert.
• Pitch und Teambildung: Nach der Eröffnung folgt ein Zeitfenster für einen gemeinsamen Ideenaustausch der Teilnehmer. Zusammen mit den ersten Lösungsansätzen finden sich die teilnehmenden Personen zu Teams zusammen, in denen sie die Herausforderungen des Hackathons ideen- und projektbezogen angehen.
• Pitchtraining: Bieten Sie den teilnehmenden Teams die Möglichkeit an, sich ideal auf die Präsentation der erarbeiteten Ergebnisse vorzubereiten. Da während des Finales die Zeit knapp bemessen ist, haben die meisten Teams Probleme, innerhalb von zwei, drei oder sechs Minuten ihre Ergebnisse vorzustellen.
• Start des Hackathons: Nun geht es in die heiße Phase – und die eigentliche „Arbeit“ beginnt. Nicht vergessen: Spaß haben steht im Vordergrund. Je nachdem wie das Event zeitlich organisiert ist, bleiben den Teilnehmern nun zwischen 24 und 48 Stunden Zeit, um zu Resultaten zu kommen. Im Zuge dessen ist es wichtig, dass die Gruppe der Mentoren jederzeit zur Lösung plötzlich auftretender Probleme bereitsteht. Zum Ende dieser Phase des Hackathons erstellen die Gruppen Präsentationen, um ihre Lösungen später der Jury vorzustellen.
• Finale: Hier werden die Resultate der Top-Teams vorgestellt. Auch wenn der Hackathon nicht mit einem Preis gekrönt wird, sollte es ein gemeinschaftliches Finale geben. Das stärkt das Gruppengefühl. Nicht zu unterschätzen: Auch steht hier eine Option bereit, in näheren Kontakt zu positiv aufgefallenen Teams und Personen zu treten.
• Nach dem Hackathon ist vor dem Hackathon: Sicherlich lässt sich diese Phase nach Abschluss des Events sinnvoll nutzen: Sei es, indem Sie ein Recap-Mailing zur Veranstaltung verfassen – darin zusammengefasst: die Präsentationen der Ergebnisse der einzelnen Teams, ggf. deren Videos etc., falls vorhanden. Die Links aus dem Mailing zeigen auf eine liebevoll gestaltete Recap-Landingpage zum Hackathon. So würdigen Sie den Event auf angemessene Weise. Sinnvoll ist in dieser Nachbereitungsphase auch die genaue Sichtung der Ergebnisse; hier mit den Experten der infrage kommenden Fachabteilungen. Erfolgsversprechende Lösungsansätze und -ideen, brillante Teams und Köpfe lassen sich so schnell sichten.

Natürlich sollten Sie die nun vorhandene Zeit nutzen, um eigene Learnings aus dem Hackathon zu ziehen. Idealerweise diskutieren Sie mit den beteiligten Teams aus der Jury, den Mentoren, der Rechtsabteilung, den Challenge-Ownern etc., was suboptimal und was besonders gut gelaufen ist. Einmal festgehalten, hilft Ihnen dies für den nächsten Remote-Hackathon.