Der IT-Sektor glänzt unter anderem mit einem Faible für Abkürzungen und Akronyme. Hauptsache: Wir haben drei Buchstaben, könnte man meinen. Für Klarheit sorgt dies nur unter Eingeweihten. Außenstehende bleiben beim ersten Draufblick irritiert zurück mit Fragezeichen in den Augen. Dies ist auch der Fall, sobald Worte und Begriffe anderen Ursprungs in die digitale Sphäre überführt werden. So wie im Fall der Beschaffung, dessen Herkunft in der Domäne der Betriebswirtschaftslehre liegt. Zeit für einen Überblick.

Beschaffung: Raus aus dem Ozean der Namen

Fangen wir mit dem Wort Beschaffung selbst an. Stöbert man ein bisschen im Web fällt einem sofort auf, dass wir es hier mit einem Wort zu tun haben, dass einen Oberbegriff bildet oder bilden soll.

 

Definition: Beschaffung

Definition: Beschaffung

Das Wort Beschaffung beschreibt alle unternehmensexternen Input-Faktoren, die zur Bewahrung und Aufrechterhaltung der Betriebsprozesse notwendig sind. Mit anderen Worten: Beschaffung zählt in der Betriebswirtschaftslehre zu einer Funktion in Unternehmen, deren Ziel in erster Linie im Einkauf von Dienstleistungen und Materialien zur Produktion und zum Weiterverkauf besteht.

Eines der wesentlichen Ziele der Beschaffung besteht also in der fortwährenden Aufrechterhaltung der Versorgung eines Unternehmens zu möglichst geringen Kosten. Gerade in Zeiten globalisierter und häufig volatiler Märkte entstehen an dieser Stelle besondere Chancen und Herausforderungen. Eine wohldurchdachte und effiziente Beschaffung unterstützt Unternehmen dabei, diese Chancen wahrzunehmen.

Begriffsbestimmung: Beschaffungsmanagement

Definition: Beschaffungsmanagement

Mit dem Wort Beschaffungsmanagement umschreibt man die Art und Weise, wie und in welchen Prozessen Entscheidungen zur Versorgung der unternehmensinternen Bedarfsträger getroffen werden. Mit anderen Worten: Beschaffungsmanagement ist die Antwort auf die Frage, wer, wann, wo und was, von welchen externen Lieferanten zu welchen Kosten und in welcher Qualität zur Aufrechterhaltung der Betriebsprozesse geliefert bekommt.  Das oberste Ziel des Beschaffungsmanagement ist  die Gewährleistung der Versorgungssicherheit. Die beschafften Objekte sind natürlich vielgestaltig, bestehen z.B. in Produktionsstoffen und Arbeitskräften, Technologien und Rechten, Sachgütern und Dienstleistungen etc.

Im Fall der Begriffe Beschaffung/Beschaffungsmanagement handelt es sich um Funktionsbeschreibungen, d.h. sie beschreiben Aufgabe und Ziel dieser Elemente. Hingegen stellen die nachfolgenden Begriffe den prozessuralen Aspekt in den Vordergrund.

Erläuterung: S2P – Source-to-Pay

Source-to-Pay: Definition

Die Abkürzung S2P steht für Source-to-Pay und bezieht sich auf den konkreten Prozess der Beschaffung. S2P stellt den Beschaffungsprozess ausgehend von der Suche nach Warenlieferanten dar. Darauffolgend beschreibt S2P die  Verhandlungen mit Warenlieferanten, die Beauftragung derselbigen und endet mit Bezahlung der gelieferten Waren.

Source-to-Pay entstammt der digitalen Sphäre, d.h. der komplette Beschaffungsprozess wird softwaregestützt abgebildet. Das Ziel der S2P-Software besteht darin, die Effizienz der Beschaffung zu steigern. Der Beschaffungsprozess wird nicht länger nur als Aneinanderreihung verschiedener Aufgaben betrachtet. Vielmehr fasst Source-to-Pay-Software den Beschaffungsprozess über Geschäftseinheiten hinweg zusammen. Ziel: über  eine bessere Ausgabenanalyse zur Steigerung des Geschäftswerts zu gelangen.

Konkretisierung: P2P – Purchase-to-Pay

Definition: Purchase-to-Pay – Illustration

Das Akronym P2P steht wahlweise für Procure-to-Pay bzw. Purchase-to-Pay und darf nicht mit P2P im Sinne von Peer-to-Peer-Netzwerken verwechselt werden. Procure- bzw. Purchase-to-Pay  sind Variationen ein und desselben Begriffs und stammen aus der digitalen Domaine. Gemeint ist natürlich der Prozess der Beschaffung. Purchase-to-Pay umfasst die Handlungen der Bedarfsmeldung, des Bestellens, des Kaufens und Empfangens, des Bezahlens und Verrechnens von Waren und Dienstleistungen.

Beide Akronyme finden häufige Erwähnung im Bereich von Beschaffungsprozessen, die durch Software-Lösungen ermöglicht und unterstützt werden. Ziel: für ein Plus an Transparenz und Effizienz im Purchase-to-Pay-Prozess zu sorgen.

Beschreibung: RTC – Requisition-to-Check

Auch dieses Kürzel steht für den Beschaffungsprozess. Requisition-to-Check meint den Prozess der Beschaffung und startet mit der Bedarfsanforderung (Requisition) und Bestellung von Waren wie Dienstleistungen, mündet im Waren- und Rechnungseingang sowie der Zahlung und Verbuchung. RTC zählt ebenso wie P2P zu den häufig synonym benutzen Worten.

Definition: E-Procurement

E-Procurement definiert. Illustration

E-Procurement steht für „electronic Procurement“, also für die elektronische Beschaffung. Insofern bildet dieses Kompositum die Zusammensetzung aus dem Oberbegriff „Beschaffung“ und den elektronischen resp. digitalen Mitteln und Methoden der Prozessebene. Mit anderen Worten: E-Procurement stellt über ein vereinheitlichendes digitales System die Prozesse zum Einkauf von Material und Dienstleistungen unter Zuhilfenahme netzwerkbasierter Kommunikationstechnologien zur Verfügung. Ebenso wichtig wie Anbindung von Backend-Systemen, z.B. ERP-Systemen, ist die Bereitstellung  nutzerfreundlicher und rollenbasierter User-Interfaces für Bedarfsanforderung, Bestellung, Waren- und Rechnungseingang. Das Ziel eines E-Procurement-Systems besteht vor allen Dingen darin, unternehmensweit für effizientere und transparentere Beschaffungsprozesse zu sorgen.

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Über Thorsten Schmidt
Thorsten Schmidt

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