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Rechnungen prüfen, aber richtig – die wichtigsten Anforderungen inklusive Checkliste
Das Bezahlen von Rechnungen zählt zu den Routineaufgaben jeder Kreditorenbuchhaltung. Doch bevor Sie das tun, müssen Sie alle Rechnungen prüfen. Und zwar formell, sachlich und inhaltlich. Das Optimierungspotential: Wenn Sie den Eingangsrechnungsworkflow systematisch oder gar automatisiert angehen, können Sie Zeit und Geld sparen und die Transparenz erhöhen.
Max. Lesezeit 10min
Nachdem Sie diesen kurzen Beitrag gelesen haben, wird die Prüfung der Eingangsrechnung für Sie kein Buch mit sieben Siegeln mehr sein. Zum Schluss des Beitrags listet Ihnen eine kurze Checkliste die wichtigsten Punkte auf, die Sie dabei beachten müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie:
- warum Sie Rechnungen immer prüfen wollen,
- wie Sie eine Rechnung formell prüfen,
- worin der Unterschied zwischen sachlicher und inhaltlicher Rechnungsprüfung liegt und
- Sie finden eine Checkliste, die alle wichtigen Punkt zum Thema „Rechnungen prüfen“ festhält
Und schließlich haben wir noch einen praktischen Tipp für Sie, wie sich die Rechnungsprüfung im Unternehmen noch schneller, einfacher und sicherer erledigen lässt.
Warum Sie rechnungen prüfen müssen
Formal betrachtet, ist eine Eingangsrechnung ein Dokument, das im Unternehmen eingeht und mit dem ein Geschäftspartner dem Unternehmen eine offene Forderung zum Bezahlen einfordert. Der eigentliche Gegenstand der Rechnung – das kann zum Beispiel eine Dienstleistung oder ein physisches Produkt sein – wurde in einem zuvor geschlossenen Vertrag vereinbart und mit der Ausführung einer Dienstleistung oder einer Warenlieferung ausgeführt. Die Eingangsrechnung hat im Unternehmen also zwei wichtige Funktionen:
- Sie dient zum einen als steuerlicher Beleg für das Finanzamt
- und zum anderen als sachlicher Beleg für die eigene Buchhaltung.
Für die Rechnungen bedeutet das, sie müssen drei Prüfungen unterzogen werden:
- der formellen Rechnungsprüfung
- der sachlichen Rechnungsprüfung
- der inhaltlichen Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Prüfung stellt sicher, dass jede eingegangene Rechnung den genau definierten Anforderungen an den Vorsteuerabzug nach § 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) genügt. In diesem Steuergesetz wird eine Reihe von formellen Angaben festgeschrieben, die eine Rechnung erfüllen muss, damit sie bei der Umsatzsteuer als abzugsfähig geltend gemacht werden kann.
Sobald Sie diese Rechnungen prüfen, zählen die Pflichtangaben einer Eingangsrechnung im Fokus: zum Beispiel die korrekten Namen mit der offiziellen Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers, eine eindeutige Rechnungsnummer sowie die korrekte Ausweisung des Netto-Rechnungsbetrags, des in Rechnung gestellten Mehrwertsteuersatzes und des finalen Bruttobetrags. Außerdem wird in diesem Schritt unter anderem geprüft:
- Ob das Produkt aus Menge und Einzelpreis dem Gesamtpreis pro Position entspricht.
- Ob die Summe der Einzelpositionen der Gesamtsumme entspricht.
- Ob der richtige Steuersatz angewendet wurde.
Wichtig zu wissen: Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sind laut §33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) weniger Angaben notwendig. Sind Rechnungsersteller als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, so muss das auf der Rechnung mit einem entsprechenden Hinweis erwähnt werden.
Die komplette Liste mit den Pflichtangaben zu den verschiedenen Rechnungsarten und weitere hilfreiche Erläuterungen finden Sie in unserem Beitrag Die Eingangsrechnung: Alles zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung auf einen Blick.
Die formelle Rechnungsprüfung sollte im Eingangsrechnungsprozess immer der erste Prüfschritt nach Erhalt einer Rechnung sein. Ihre Rechnung prüfen Sie dahingehend, ob sie alle Angaben enthält, die für den jeweiligen Rechnungstyp notwendig sind. Der Grund für diese Reihenfolge: Wenn bei einer Eingangsrechnung ein formeller Fehler vorliegt, sollte sie nicht an die sachliche Prüfung weitergeleitet werden, sondern dem Rechnungsersteller zur Korrektur zurückgespielt werden.
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Die sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Rechnungsprüfung erfolgt im Eingangsrechnungsprozess nach der bestandenen formellen Prüfung einer Rechnung. In diesem zweiten Schritt geht es darum, ob die in Rechnung gestellte Dienstleistung oder Ware auch wirklich so erbracht beziehungsweise geliefert wurde, wie es in der vorliegenden Rechnung angegeben ist.
Die sachliche Rechnungsprüfung ist in der Betriebspraxis in der Regel ein wesentlich komplexerer Vorgang als die formelle Rechnungsprüfung. Geprüft wird bei diesem Schritt:
- Ob die Lieferung oder Leistung mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt: Hier können verschiedene Dinge für die Prüfung relevant sein, wie die Anzahl, Größe, Form, Farbe oder das Gewicht der bestellten Waren.
- Ob – ganz generell gesprochen – die Preise und Mengen dem entsprechen, was im Vertrag oder in der Bestellung aufgeführt wurde.
Im Übergang zur Rechnungsfreigabe erfolgt eine Zuordnung auf Kostenstelle, Sachkonto, Rechnungs- oder Buchungskreis. Dadurch wird der jeweilige Sachkosten-Verantwortliche in den Freigabeprozess eingebunden.
Die inhaltliche Rechnungsprüfung und -freigabe
In einem dritten Schritt des Eingangsrechnungsprozesses müssen Rechnungen nach der formellen und sachlichen Prüfung von einer oder mehreren autorisierten Personen inhaltlich geprüft und freigegeben werden, damit die endgültige Zahlungsfreigabe erteilt werden kann. Hier wird unter anderem geprüft:
- Ob die erbrachte Dienstleistung oder die gelieferte Ware auch qualitativ dem entsprochen hat, was bestellt wurde.
Der genaue Ablauf der Rechnungsfreigabe kann im Rechnungsprozess an bestimmte weitere Regeln geknüpft werden, die zum Beispiel die jeweilige Abteilung beziehungsweise die Kostenstelle oder die Höhe der Rechnung betreffen.
Checkliste zur Kontrolle von Eingangsrechnungen
1. Stimmen die formellen Pflichtangaben auf der Rechnung?
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungs- oder Lieferzeitraum
- Bezeichnungen und Warenmengen beziehungsweise Umfang der erbrachten Leistung
- Netto- und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuersatz
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
- Rechnungsaussteller ist gleich Zahlungsempfänger
2. Ist die Rechnung sachlich korrekt?
- Alle Rechenschritte sind korrekt
- Preise und Mengen entsprechen der Bestellung
3. Ist die Rechnung inhaltlich korrekt?
- Rechnung passt zur Lieferung/Leistungserbringung
- Leistung wurde vertragsgerecht erbracht
- Sonderfälle sind berücksichtigt, wie zum Beispiel Teillieferungen/-rechnungen
4. Steht der Freigabeprozess?
- Alle zu informierenden Personen sind festgelegt
- Alle Personen sind informiert
- Rechnung liegt allen relevanten Personen vor
- Alle relevanten Personen haben abgezeichnet
Checkliste „Rechnungen prüfen, aber richtig“ zum Mitnehmen
Damit nichts in Vergessenheit gerät, laden Sie sich die Checkliste als PDF gleich herunter.
Welche Fallstricke bei Fehlern drohen
Der Sinn der Rechnungsprüfung besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen nur für Leistungen bezahlt, die auch tatsächlich erbracht wurden oder werden, und dass dieser Bezahlvorgang mit allen Gesetzes- und Compliance-Regelungen übereinstimmt. Typische Fehlerquellen sind dabei:
- Formfehler auf der Rechnung
- allgemeine Rechenfehler
- Auszeichnung des falschen Mehrwertsteuersatzes
- Abweichungen zwischen Rechnung und Lieferung durch Fehler bei der Kommissionierung
- unklare interne Kommunikation
- unklare Kommunikation mit dem Lieferanten
Eine fehlerhafte Rechnungsprüfung kann nicht nur dazu führen, dass ein Unternehmen am Ende für eine nicht erbrachte Leistung bezahlt. Sie ist häufig auch mit weiteren indirekten Nachteilen und Risiken verbunden:
- erhöhte Verwaltungskosten, die durch nachträgliche Prüfungen oder eventuelle Rückbuchungen entstehen
- steuerrechtliche Probleme mit dem Finanzamt
- betriebsinterne Spannungen und Schuldzuweisungen
- zu lang andauernde Rechnungsbearbeitung und dadurch entstehende Verzugskosten oder versäumte Skontofristen
Wie es besser geht: Der automatisierte, digitale Rechnungsworkflow
Das Prüfen von Eingangsrechnungen ist keine wertschöpfende Tätigkeit, sondern eine Pflichtaufgabe, die möglichst schnell, fehler- und stressfrei erledigt werden muss. Damit ist dieser Prozess geradezu dafür prädestiniert, durch Digitalisierung und Automatisierung massiv vereinfacht zu werden.
Wie funktioniert der digitale Rechnungsworkflow konkret? Anwendungen zur Eingangsrechnungsverarbeitung wandeln Eingangsrechnungen im Papierformat zunächst mit standardisierten Verfahren in digitale Dokumente um. Damit können wir im weiteren Prozess mit digitalen Formaten arbeiten. Übrigens: E-Rechnungen in einem digital strukturierten Format wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDIFACT bringen diese Voraussetzungen ohnehin mit. Im nächsten Schritt lassen Sie die Rechnungen prüfen – und zwar automatisch auf formelle und sachliche Richtigkeit. Danach folgenden die weiteren Schritte im Rechnungsworkflow zur Freigabe in individuell bestimmbaren Abläufen.
All diese Schritte sind für autorisierte Personen im digitalen Rechnungsworkflow nicht nur jederzeit einzusehen und komfortabel nachzuverfolgen. Gleichzeitig lässt sich so die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen auf einen Bruchteil der Bearbeitungszeit für Papierrechnungen reduzieren. Ein weiterer Vorteil: Der digitalisierte Prozess stellt sicher, dass der definierte Prozess auch eingehalten wird.
Unter dem Strich gestaltet das digitale Prüfen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen den gesamten Arbeitsablauf auf diese Weise sicherer, transparent und effizienter.
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsprüfung:
Die Rechnungsprüfung ist ein fundamentaler Teil des Bearbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen. Sie findet direkt nach der Rechnungserfassung statt. Fundamental deshalb, da hier Mitarbeitende die Rechnung auf Richtigkeit prüfen: und zwar formell, sachlich und inhaltlich.
Das Prüfen von Eingangsrechnungen ist aus zwei Gründen entscheidend und notwendig:
- Keiner will zu viel oder zu wenig Geld überweisen. Zu überweisende Rechnungssummen müssen daher mit der erhaltenen Leistung (Produkt, Dienstleistung etc.) übereinstimmen.
- Bei einer fehlerhaften formellen Rechnungsprüfung verliert das Unternehmen die Möglichkeit, einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Wenn Sie die Rechnungen formell prüfen, müssen alle Pflichtangaben auf Richtigkeit geprüft werden: vom Namen und der Anschrift der Rechnungssteller über den korrekt ausgewiesenen Umsatzsteuersatz bis hinunter auf Positionsebene, also zur Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren.
Zudem ist der Zeitpunkt der Rechnungsprüfung nach Rechnungserfassung der richtige Moment, um im Fehlerfall den Rechnungssteller auf eine Rechnungskorrektur hinzuweisen.
Hier bestehen mehrere Optionen. Alles hängt davon ab, wie Sie den Eingangsrechnungsprozess im Unternehmen gestaltet haben. Zwei Beispiele dazu:
- In Konzernen und größeren Unternehmen zeigt sich die Abteilung der Kreditorenbuchhaltung für die Rechnungsprüfung verantwortlich.
- In Unternehmen, die ohne eigene Kreditorenbuchhaltung auskommen, ist in der Regel die Finanzbuchhaltung dafür zuständig.
Der große Vorteil einer Eingangsrechnungssoftware liegt nun darin, dass sie diesen Prozessschritt der Rechnungsprüfung automatisiert durchführt. So entstehen Freiräume für Mitarbeitende der Buchhaltung
Wenn Sie Rechnungen prüfen, konzentrieren Sie sich zuerst auf die Pflichtangaben und stellen sich folgende Fragen:
- Sind Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger korrekt?
- Stimmt das Rechnungsdatum?
- Ist die Rechnungsnummer fortlaufend, aber einmalig und korrekt?
- Sind Leistungs- oder Lieferzeitraum richtig und eingehalten?
- Stimmen Bezeichner und Warenmengen bzw. der Umfang der erbrachten Leistung mit der Bestellung überein?
- Stimmt der ausgewiesene Mehrwertsteuersatz der Eingangsrechnung?
- Sind Netto- und Bruttobetrag der Rechnung richtig berechnet?
- Stimmen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers?
- Ist die Bankverbindung des Rechnungsstellers richtig und aktuell?
- Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit; existiert ein Vermerk dazu auf der Rechnung?
- Für eine ordentliche Rechnungsprüfung benötigen Sie die Eingangsrechnung, den Bestellbeleg (Auftragsbestätigung, ggf. Lieferschein) – und natürlich die korrekten Stammdaten des Lieferanten.