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Verfahrensdokumentation nach GoBD: Welche Pflichten bestehen für Unternehmen?
Ob es um einzelne Rechnungen und Belege geht oder ganze Prozesse: Fast alle Unternehmen haben ihre Buchführung in den letzten Jahren weitgehend digitalisiert, insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung. Auf diese Weise wurden viele Geschäftsprozesse vereinfacht, beschleunigt und am Ende des Tages auch kostengünstiger gestaltet.
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Falls Sie sich damit noch nicht beschäftigt haben sollten, wird es höchste Zeit: Das Thema betrifft jedes steuerpflichtige Unternehmen vom kleinen Familienbetrieb bis zum großen Konzern. Unabhängig von der Gesellschaftsform verlangen die Finanzverwaltungen in Deutschland, dass ihnen bei einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD vorgelegt wird. Was das bedeutet und was Unternehmen bei Nichtbeachtung droht, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. Und wir zeigen Ihnen auch einen Weg auf, wie Sie diese Kuh möglichst einfach und effektiv vom Eis bekommen, gerade was die Verfahrensdokumentation zum digitalen Eingangsrechnungsprozess anbelangt.
Was bedeutet Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Baustein der GoBD*. Darin dokumentieren Unternehmen alle Abläufe und Prozesse zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Wiedergabe steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Sie dient dem Nachweis, dass ein Unternehmen die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt. Dies berührt sicherlich auch den Bereich der Buchführung in Ihrem Unternehmen. Die Verfahrensdokumentation müssen Sie als Dokument für Ihr Unternehmen individuell erstellen.
Die GoBD selbst ist Verwaltungsvorschrift und Richtlinie zugleich. Einerseits für Landesfinanzbehörden und andererseits für Unternehmen. Sie enthält eine Reihe komplexer Anweisungen, wie die Landesfinanzbehörden bei der Prüfung von Unternehmen vorgehen sollen. Zugleich nimmt sie Unternehmen in die Pflicht, alle steuerlich relevanten Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen GoBD-konform zu führen. Wie Sie die dafür notwendigen Prozesse gestalten, dokumentieren Sie in der Verfahrensdokumentation.
* GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form; diese Verwaltungsvorschrift fußt u.a. auf dem HGB und der AO.
Die Rolle der Verfahrensdokumentation
Wozu wird die Verfahrensdokumentation benötigt? Diese von Ihnen ausgearbeitete Dokumentation hat lediglich einen Zweck: Sie dient Wirtschaftsprüfern im Fall einer Betriebsprüfung oder Revision Ihres Unternehmens als zentrales Dokument, das einen umfassenden Überblick zum Verständnis der technischen und betrieblichen Abläufe vermittelt. Die Verfahrensdokumentation hat also die Aufgabe, die digitalisierte Buchführung in Ihrem Unternehmen für die Prüfer transparent und verständlich zu machen. Sie wird somit zu einem unverzichtbaren Instrument, wenn Sie die Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen GoBD-konform führen wollen.
Aus Erfahrung wissen wir, dass bei einigen Unternehmen die Vorstellung vorherrscht, eine Verfahrensdokumentation sei nur ein „nettes Extra“, das optional für eine Prüfung zur Verfügung gestellt werden könnte. Wie problematisch diese Einstellung ist, wird deutlich, wenn Sie sich mit den möglichen Konsequenzen einer fehlenden oder unvollständigen Verfahrensdokumentation auseinandersetzen.
Was sollte die Verfahrensdokumentation nach GoBD beinhalten?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gemäß GoBD erfordert Sorgfalt, Planung und eine klar strukturierte Herangehensweise. Anders als viele Unternehmen meinen, ist die Erstellung dieser Dokumentation jedoch keine allzu komplizierte Angelegenheit. Bei genauerem Hinsehen lassen sich 5 notwendige Elemente der Verfahrensdokumentation nach GoBD erkennen.
Die 5 notwendigen Elemente der Verfahrensdokumentation
1. Allgemeine Beschreibung zum Unternehmen
Formulieren Sie hier allgemeine Angaben zum Unternehmen: zur Organisation, zu den Prozessen, die Sie dokumentieren, zum Speicherort der Daten, ggf. zu beauftragten Dienstleistern.
2. Anwenderdokumentation
Die Anwenderdokumentation muss alle Informationen beinhalten, die für eine sachgerechte Bedienung einer IT-Anwendung erforderlich sind: Wer erledigt was im beschriebenen Prozess? Existieren Arbeitsanweisungen, gibt es Schulungen und Einweisungen? Wer administriert den beschriebenen Prozess?
3. Technische Systemdokumentation
In der technischen Systemdokumentation beschreiben Sie die EDV-Umgebung der buchführenden Systeme.
4. Die Betriebsdokumentation
Die Betriebsdokumentation umfasst alle Anweisungen für den IT-Betrieb und die IT-Sicherheit, wie z.B. IT-Notfallpläne.
5. IKS: Internes Kontrollsystem
Das IKS dient zur Sicherung der Prozessqualität. Dokumentieren Sie, wie Sie Qualität durch organisatorische Regelungen und regelmäßige, ggf. stichprobenartige und zu dokumentierende Kontrollen sicherstellen.
Für wen ist Verfahrensdokumentation Pflicht?
Unter Experten ist umstritten, ob für Unternehmen eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen. Schließlich sind die GoBD kein Gesetz. Da wir keine Juristen sind, müssen wir diese Diskussion den Experten überlassen. Eines ist aber sicher: Der Tag der Wirtschaftsprüfung kommt und genau dann wird eine Verfahrensdokumentation sehr hilfreich und sinnvoll sein. Eine klare Meinung dazu vertritt z.B. Wilhelm F. Flintrop (Geschäftsführer, 1st.-consulting). Mehr dazu erfahren Sie im Experten-Interview bei Proxess.
Welche Risiken drohen bei Nichteinhaltung?
Aus Erfahrung lässt sich jedoch sagen, dass die Nicht-Erfüllung der Grundsätze mit Bezug auf die Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung zumindest zu ernsthaften Problemen führen kann.
- Erstens kann eine fehlende, falsche oder unverständliche Verfahrensdokumentation dazu führen, dass die Prüfer die ihnen vorliegende Buchführung ablehnen und stattdessen die steuerliche Grundlage schätzen.
- Zweitens kann das sogar zur Folge haben, dass die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung bei der Betriebsprüfung generell in Zweifel gezogen wird. In diesem Fall besteht für ein Unternehmen die Gefahr, dass das Finanzamt stattdessen eine Hinzuschätzung von fünf bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn vornimmt.
die Vorteile einer Verfahrensdokumentation
- Um unnötigen Ärger mit den Prüfern zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten und sich rechtzeitig an die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation machen. Da die Verfahrensdokumentation genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein muss, gibt es leider keine universelle Vorlage, in die Sie nur einzelne Werte eintragen müssen und damit schon fertig wären. Die Erstellung ist etwas aufwendiger, aber trotzdem einfacher, als viele Unternehmen denken.
- Ihre Mühe trägt nicht nur dazu bei, die Compliance zu erhöhen und das Unternehmen besser vor finanziellen und rechtlichen Risiken zu schützen. Sie verschafft Ihnen zugleich einen wertvollen Einblick in Ihre eigenen Geschäftsprozesse. Abläufe und Abhängigkeiten werden auch für Sie transparenter. Im besten Fall können Sie die Arbeit an der Dokumentation dazu nutzen, die bestehenden Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu verbessern.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD
Um Sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen, haben wir einen Leitfaden ausgearbeitet, mit dem Sie sich einen kompetenten Eindruck verschaffen können, wie die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation im Einzelnen abläuft. Nach einem genaueren Überblick über die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen der Verfahrensdokumentation zeigen wir Ihnen darin:
- Wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in der Praxis Schritt für Schritt durchgeführt wird.
- Welche Akteure mit welchen Rollen in Ihrem Unternehmen in die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation einbezogen werden sollten.
- Welche Inhalte eine Verfahrensdokumentation am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung abdecken muss.
- Wie eine Verfahrensdokumentation insgesamt aufgebaut werden kann.
- Welche Best Practices die Erstellung einer Verfahrensdokumentation beschleunigen, verbessern und was Sie bei der Erstellung der Dokumentation unbedingt vermeiden sollten.
Leitfaden zur Verfahrsdokumentation
Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel zur GoBD-Konformität, zum Schutz des Unternehmens und für ein Plus an Prozessklarheit.
FAzit
Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist für jedes in Deutschland tätige Unternehmen von zentraler Bedeutung. Die Digitalisierung hat die Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsvorgängen verändert, und die Einhaltung der GoBD ist unerlässlich, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Wir laden Sie herzlich ein, unseren umfassenden Leitfaden herunterzuladen, um ein tieferes Verständnis zu erlangen und eine konkrete Anleitung zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation zu erhalten. Machen Sie den ersten Schritt, um Ihr Unternehmen vor den Risiken der Digitalisierung zu schützen.