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Verfahrensdokumentation nach GoBD: Welche Pflichten bestehen für Unternehmen? 

Ob es um einzelne Rechnungen und Belege geht oder ganze Prozesse: Fast alle Unternehmen haben ihre Buchführung in den letzten Jahren weitgehend digitalisiert, insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung. Auf diese Weise wurden viele Geschäftsprozesse vereinfacht, beschleunigt und am Ende des Tages auch kostengünstiger gestaltet.

Max. Lesezeit 6min

Falls Sie sich damit noch nicht beschäftigt haben sollten, wird es höchste Zeit: Das Thema betrifft jedes steuerpflichtige Unternehmen vom kleinen Familienbetrieb bis zum großen Konzern. Unabhängig von der Gesellschaftsform verlangen die Finanzverwaltungen in Deutschland, dass ihnen bei einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD vorgelegt wird. Was das bedeutet und was Unternehmen bei Nichtbeachtung droht, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. Und wir zeigen Ihnen auch einen Weg auf, wie Sie diese Kuh möglichst einfach und effektiv vom Eis bekommen, gerade was die Verfahrensdokumentation zum digitalen Eingangsrechnungsprozess anbelangt. 

Die GoBD – Was ist das eigentlich?

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff“ (GoBD) sind ein Regelwerk, das von der Finanzverwaltung unter Federführung des Bundesfinanzministeriums (BMF) erstellt wurde. Es enthält eine Reihe komplexer Anweisungen, wie die Landesfinanzbehörden bei der Prüfung von Unternehmen vorgehen sollen und nimmt zugleich Unternehmen in die Pflicht, alle steuerlich relevanten Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen GoBD-konform zu führen.   

Warum das Ganze? Mit Hilfe der 2015 eingeführten GoBD will die Finanzverwaltung die altehrwürdigen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) ins digitale Zeitalter überführen. Das Ziel der überarbeiteten Grundsätze besteht darin, die rechtskonforme und revisionssichere Führung von Büchern an die Entwicklung der letzten Jahre anzupassen. Dazu werden, vereinfacht gesagt, die digitalen Systeme, die für die Buchführung benutzt werden, stärker in die Grundsätze einbezogen. 

Unternehmen sollten die GoBD deshalb als Orientierung begreifen, wie sie ihre Geschäftsprozesse für eine rechtskonforme Verarbeitung und Archivierung von Daten und Dokumenten gestalten. 

Die Rolle der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Baustein der GoBD. In der Verwaltungsvorschrift ist dem Thema sogar ein eigenes Unterkapitel gewidmet. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff? Die Verfahrensdokumentation ist ein Dokument, das Sie für Ihr Unternehmen individuell erstellen müssen. Darin werden alle Abläufe und Prozesse beschrieben und abgebildet, die für eine ordnungsgemäße Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Wiedergabe von digitalen Unterlagen im Bereich der Buchführung in Ihrem Unternehmen relevant sind. 

Wozu wird die Verfahrensdokumentation benötigt? Diese von Ihnen ausgearbeitete Dokumentation hat lediglich einen Zweck: Sie dient Wirtschaftsprüfern im Fall einer Betriebsprüfung oder Revision Ihres Unternehmens als zentrales Dokument, das einen umfassenden Überblick zum Verständnis der technischen und betrieblichen Abläufe vermittelt. Die Verfahrensdokumentation hat also gewissermaßen die Aufgabe, die digitalisierte Buchführung in Ihrem Unternehmen für die Prüfer transparent und verständlich zu machen. Sie wird somit zu einem unverzichtbaren Instrument, wenn Sie die Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen GoBD-konform führen wollen. 

Aus Erfahrung wissen wir, dass bei einigen Unternehmen die Vorstellung vorherrscht, eine Verfahrensdokumentation sei nur ein „nettes Extra“, das optional für eine Prüfung zur Verfügung gestellt werden könnte. Wie problematisch diese Einstellung ist, wird deutlich, wenn Sie sich mit den möglichen Konsequenzen einer fehlenden oder unvollständigen Verfahrensdokumentation auseinandersetzen. 

Welche Risiken drohen bei Nichteinhaltung? 

Unter Experten ist umstritten, ob für Unternehmen eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen. Schließlich sind die GoBD kein Gesetz. Da wir keine Juristen sind, müssen wir diese Diskussion den Experten überlassen. Aus Erfahrung lässt sich jedoch sagen, dass die Nicht-Erfüllung der Grundsätze mit Bezug auf die Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung zumindest zu ernsthaften Problemen führen kann. 

  • Erstens kann eine fehlende, falsche oder unverständliche Verfahrensdokumentation dazu führen, dass die Prüfer die ihnen vorliegende Buchführung ablehnen und stattdessen die steuerliche Grundlage schätzen. 
  • Zweitens kann das sogar zur Folge haben, dass die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung bei der Betriebsprüfung generell in Zweifel gezogen wird. In diesem Fall besteht für ein Unternehmen die Gefahr, dass das Finanzamt stattdessen eine Hinzuschätzung von fünf bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn vornimmt. 

die Vorteile einer Verfahrensdokumentation 

Um unnötigen Ärger mit den Prüfern zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten und sich rechtzeitig an die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation machen. Da die Verfahrensdokumentation genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein muss, gibt es leider keine universelle Vorlage, in die Sie nur einzelne Werte eintragen müssen und damit schon fertig wären. Die Erstellung ist etwas aufwendiger, aber trotzdem einfacher, als viele Unternehmen denken. 

Ihre Mühe trägt nicht nur dazu bei, die Compliance zu erhöhen und das Unternehmen besser vor finanziellen und rechtlichen Risiken zu schützen. Sie verschafft Ihnen zugleich einen wertvollen Einblick in Ihre eigenen Geschäftsprozesse. Abläufe und Abhängigkeiten werden auch für Sie transparenter. Im besten Fall können Sie die Arbeit an der Dokumentation dazu nutzen, die bestehenden Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu verbessern. 

Leitfaden zur Verfahrensdokumentation nach GoBD

Um Sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen, haben wir einen Leitfaden ausgearbeitet, mit dem Sie sich einen kompetenten Eindruck verschaffen können, wie die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation im Einzelnen abläuft. Nach einem genaueren Überblick zu den rechtlichen Grundlagen und Anforderungen der Verfahrensdokumentation zeigen wir Ihnen darin: 

  • Wie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in der Praxis Schritt für Schritt durchgeführt wird. 
  • Welche Akteure mit welchen Rollen in Ihrem Unternehmen in die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation einbezogen werden sollten. 
  • Welche Inhalte eine Verfahrensdokumentation am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung abdecken muss. 
  • Wie eine Verfahrensdokumentation insgesamt aufgebaut werden kann. 
  • Welche Best Practices die Erstellung einer Verfahrensdokumentation beschleunigen und verbessern und was Sie bei der Erstellung der Dokumentation unbedingt vermeiden sollten. 

FAzit

Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist für jedes Unternehmen, das in Deutschland tätig ist, von entscheidender Bedeutung. Die Digitalisierung hat die Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsvorgängen verändert, und die Einhaltung der GoBD ist unerlässlich, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.  

Wir laden Sie herzlich ein, unseren umfassenden Leitfaden herunterzuladen, um ein tieferes Verständnis zu erlangen und eine konkrete Anleitung zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation zu erhalten. Machen Sie den ersten Schritt, um Ihr Unternehmen vor den Risiken der Digitalisierung zu schützen. 

Leitfaden zur Verfahrsdokumentation

Die Erstellung einer korrekten Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel zur GoBD-Konformität, zum Schutz des Unternehmens und für ein Plus an Prozessklarheit.

Leitfaden lesen
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