Verfahrensdokumentation nach GoBD: Welche Pflichten bestehen für Unternehmen? 

Falls Sie sich damit noch nicht beschäftigt haben sollten, wird es höchste Zeit: Das Thema betrifft jedes steuerpflichtige Unternehmen vom kleinen Familienbetrieb bis zum großen Konzern. Unabhängig von der Gesellschaftsform verlangen die Finanzverwaltungen in Deutschland, dass ihnen bei einer Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD vorgelegt wird. Was das bedeutet und was Unternehmen bei Nichtbeachtung droht, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. Und wir zeigen Ihnen auch einen Weg auf, wie Sie diese Kuh möglichst einfach und effektiv vom Eis bekommen, gerade was die Verfahrensdokumentation zum digitalen Eingangsrechnungsprozess anbelangt. 

Um die Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen, müssen Unternehmen bestimmte Grundsätze der GoBD zwingend beachten. Dazu gehören insbesondere die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, die Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung sowie die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten. In der Praxis bedeutet das: Alle Prozesse, von der Erfassung bis zur Archivierung, müssen so dokumentiert sein, dass Manipulationen ausgeschlossen sind und die Daten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar bleiben.

Die Rolle der Verfahrensdokumentation

Wozu wird die Verfahrensdokumentation benötigt? Diese von Ihnen ausgearbeitete Dokumentation hat lediglich einen Zweck: Sie dient Wirtschaftsprüfern im Fall einer Betriebsprüfung oder Revision Ihres Unternehmens als zentrales Dokument, das einen umfassenden Überblick zum Verständnis der technischen und betrieblichen Abläufe vermittelt. Die Verfahrensdokumentation hat also die Aufgabe, die digitalisierte Buchführung in Ihrem Unternehmen für die Prüfer transparent und verständlich zu machen. Sie wird somit zu einem unverzichtbaren Instrument, wenn Sie die Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen GoBD-konform führen wollen. 

Aus Erfahrung wissen wir, dass bei einigen Unternehmen die Vorstellung vorherrscht, eine Verfahrensdokumentation sei nur ein „nettes Extra“, das optional für eine Prüfung zur Verfügung gestellt werden könnte. Wie problematisch diese Einstellung ist, wird deutlich, wenn Sie sich mit den möglichen Konsequenzen einer fehlenden oder unvollständigen Verfahrensdokumentation auseinandersetzen.

Was sollte die Verfahrensdokumentation nach GoBD beinhalten?

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gemäß GoBD erfordert Sorgfalt, Planung und eine klar strukturierte Herangehensweise und ist keine reine Aufgabe der Buchhaltung, sondern ein Gemeinschaftsprojekt verschiedener Akteure:

• Geschäftsführung: Trägt die Gesamtverantwortung für die Compliance und stellt die Ressourcen bereit.
• IT-Abteilung: Liefert die technischen Details zu Systemen und Schnittstellen.
• Buchhaltung & Fachabteilungen: Dokumentieren die operativen Finanzprozesse und stellen sicher, dass die Dokumentation die reale Praxis widerspiegelt.

Anders als viele Unternehmen meinen, ist die Erstellung dieser Dokumentation jedoch keine allzu komplizierte Angelegenheit. Bei genauerem Hinsehen lassen sich 5 notwendige Elemente der Verfahrensdokumentation nach GoBD erkennen.

Die 5 notwendigen Elemente der Verfahrensdokumentation

1. Allgemeine Beschreibung zum Unternehmen

Formulieren Sie hier allgemeine Angaben zum Unternehmen: zur Organisation, zu den Prozessen, die Sie dokumentieren, zum Speicherort der Daten, ggf. zu beauftragten Dienstleistern.

2. Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation muss alle Informationen beinhalten, die für eine sachgerechte Bedienung einer IT-Anwendung erforderlich sind: Wer erledigt was im beschriebenen Prozess? Existieren Arbeitsanweisungen, gibt es Schulungen und Einweisungen? Wer administriert den beschriebenen Prozess?

3. Technische Systemdokumentation

In der technischen Systemdokumentation beschreiben Sie die EDV-Umgebung der buchführenden Systeme.

4. Die Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation umfasst alle Anweisungen für den IT-Betrieb und die IT-Sicherheit, wie z.B. IT-Notfallpläne.

5. IKS: Internes Kontrollsystem

Das IKS dient zur Sicherung der Prozessqualität. Dokumentieren Sie, wie Sie Qualität durch organisatorische Regelungen und regelmäßige, ggf. stichprobenartige und zu dokumentierende Kontrollen sicherstellen. 

Für wen ist Verfahrensdokumentation Pflicht?

Unter Experten ist umstritten, ob für Unternehmen eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen. Schließlich sind die GoBD kein Gesetz. Da wir keine Juristen sind, müssen wir diese Diskussion den Experten überlassen. Eines ist aber sicher: Der Tag der Wirtschaftsprüfung kommt und genau dann wird eine Verfahrensdokumentation sehr hilfreich und sinnvoll sein. Eine klare Meinung dazu vertritt z.B. Wilhelm F. Flintrop (Geschäftsführer, 1st.-consulting). Mehr dazu erfahren Sie im Experten-Interview bei Proxess.

Welche Risiken drohen bei Nichteinhaltung? 

Aus Erfahrung lässt sich jedoch sagen, dass die Nicht-Erfüllung der Grundsätze mit Bezug auf die Verfahrensdokumentation bei einer Prüfung zumindest zu ernsthaften Problemen führen kann. 

• Erstens kann eine fehlende, falsche oder unverständliche Verfahrensdokumentation dazu führen, dass die Prüfer die ihnen vorliegende Buchführung ablehnen und stattdessen die steuerliche Grundlage schätzen. 
• Zweitens kann das sogar zur Folge haben, dass die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung bei der Betriebsprüfung generell in Zweifel gezogen wird. In diesem Fall besteht für ein Unternehmen die Gefahr, dass das Finanzamt stattdessen eine Hinzuschätzung von fünf bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes auf den steuerpflichtigen Gewinn vornimmt. 

die Vorteile einer Verfahrensdokumentation 

• Um unnötigen Ärger mit den Prüfern zu vermeiden, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater Rücksprache halten und sich rechtzeitig an die Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation machen. Da die Verfahrensdokumentation genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein muss, gibt es leider keine universelle Vorlage, in die Sie nur einzelne Werte eintragen müssen und damit schon fertig wären. Die Erstellung ist etwas aufwendiger, aber trotzdem einfacher, als viele Unternehmen denken. 

• Ihre Mühe trägt nicht nur dazu bei, die Compliance zu erhöhen und das Unternehmen besser vor finanziellen und rechtlichen Risiken zu schützen. Sie verschafft Ihnen zugleich einen wertvollen Einblick in Ihre eigenen Geschäftsprozesse. Abläufe und Abhängigkeiten werden auch für Sie transparenter. Im besten Fall können Sie die Arbeit an der Dokumentation dazu nutzen, die bestehenden Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu verbessern. 

Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD

Gehen Sie bei der Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation strukturiert in sieben Schritten vor:

1. Team bilden: Verantwortliche für die Ausarbeitung ernennen.
2. Bestandsaufnahme: Alle relevanten Prozesse und Systeme identifizieren.
3. Ziele definieren: Neben der Compliance auch die Prozessoptimierung als Chance nutzen.
4. Strukturierung: Einen Projektplan mit Zeitplan und Ressourcen erstellen.
5. Datensammlung: Informationen zu allen Schnittstellen und Abhängigkeiten analysieren.
6. Dokumentation: Erstellung des Hauptdokuments und ergänzender Sekundärdokumente (z. B. Ablaufdiagramme).
7. Check-up: Finale Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Praxisbeispiel: Verfahrensdokumentation zur Eingangsrechnungsverarbeitung

Am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung wird deutlich, wie tief die Dokumentation gehen muss. Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst hier den gesamten Weg der Rechnung: Von der Erfassung der Metadaten über den Workflow der Prüfung und Freigabe bis hin zur revisionssicheren Archivierung im DMS. Wichtig ist dabei auch die Dokumentation des „ersetzenden Scannens“, falls Papierbelege digitalisiert und anschließend vernichtet werden.

FAzit

Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist für jedes in Deutschland tätige Unternehmen von zentraler Bedeutung. Die Digitalisierung hat die Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsvorgängen verändert, und die Einhaltung der GoBD ist unerlässlich, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.  

Dos: Betrachten Sie die Dokumentation als „lebendes Dokument“ und halten Sie sie durch Versionierung immer aktuell. Nutzen Sie eine klare Sprache, die auch für externe Prüfer ohne Fachchinesisch verständlich ist.

Don’ts: Der häufigste Fehler ist die mangelnde Aktualisierung. Wenn Theorie (Dokumentation) und Praxis (tatsächlicher Prozess) voneinander abweichen, verliert die Dokumentation bei einer Prüfung ihren Beweiswert.

Wir laden Sie herzlich ein, unseren umfassenden Leitfaden herunterzuladen, um ein tieferes Verständnis zu erlangen und eine konkrete Anleitung zur Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation zu erhalten. Machen Sie den ersten Schritt, um Ihr Unternehmen vor den Risiken der Digitalisierung zu schützen.