BLOG

Vom Entwurf zur rechtssicheren Signatur: So geht digitales Contract Lifecycle Management

Digitales Vertragsmanagement besitzt viele Vorteile. Geringere Kosten, mehr Agilität, weniger Compliance-Risiken etc. Laut Bitkom e.V. nutzen bereits 75 Prozent der Unternehmen Vertragsmanagementlösungen. Sind Sie auch schon dabei?

Max. Lesezeit 12min

Dass diese digitale Wende kein Selbstzweck ist, zeigt das Vertragsmanagement besonders deutlich auf. Mit Hilfe einer Vertragsmanagement-Software können Sie den Lebenszyklus aller Verträge aus allen Abteilungen Ihres Unternehmens in kurzer Zeit auf ein neues Level heben. Was das konkret für das Handling von Verträgen im Unternehmen bedeutet, erläutern wir Ihnen in diesem Blogbeitrag anhand der sieben Stufen des digitalen Contract Lifecycle Management Prozesses, mit dem Verträge in Organisationen professionell verwaltet werden.

1. Vorlagenerstellung

In vielen Unternehmen, in denen das Vertragsmanagement nicht digitalisiert ist, werden neue Verträge häufig folgendermaßen generiert: Nach Anforderung des neuen Vertrags durch eine Fachabteilung erzeugt ein Mitarbeiter einfach eine digitale Kopie eines bestehenden Vertrags und passt diese Textdatei an die neuen Vertragsbedingungen an. Ein einfacher Prozess, der jedoch sehr fehleranfällig und damit hochgradig heikel ist. Wurden nicht alle relevanten Textstellen geändert, schleichen sich schnell unbewusst Fehler in die Vertragsgestaltung ein; was übrigens ein Manko jeder händisch ausgeführten Eingabe ist.

Beim digitalen Contract Lifecycle Management greifen die Mitarbeiter hingegen auf eine Vorlagenbibliothek zu. Diese Bibliothek besteht aus geprüften Textblöcken, die zuvor von der Rechtsabteilung in Abstimmung mit den entsprechenden Fachabteilungen erstellt wurden. Zusätzlich können Sie für die Erzeugung von Verträgen Templates anlegen, die den Corporate-Identity- und Design-Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.

2. Vertragserstellung

Mit Hilfe dieser Vorlagen wird es möglich, die Erstellung von Verträgen komfortabel und sicher zu gestalten und dabei zugleich unternehmensweit bei der Vertragserstellung immer mit den gleichen Standards zu arbeiten. Dabei ist das digitale Vertragsmanagementsystem optimalerweise an das firmeneigene ERP- oder CRM-System angebunden, sodass alle wesentliche Informationen zu den Vertragspartnern korrekt in die Verträge eingelesen werden können.

Dieser Prozessschritt führt zu einem weiteren Vorteil des digitalen Contract Lifecycle Managements gegenüber dem traditionellen Copy-and-Paste-Verfahren. Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigene Rechtsabteilung haben oder mit einer externen Kanzlei zusammenarbeiten, entlastet die Software die Fachanwälte von simplen Routineaufgaben – und Ihr Unternehmen kann die Anzahl der hohen Stundensätze reduzieren, die für Rechtsanwälte aufgewendet werden müssen.

Wie Sie Ihr Contract Lifecycle Management digitalisieren

In unserem Gratis-Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Vertragsmanagement in wenigen Schritten digitalisieren und so die optimalen Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit schaffen. Aber nicht nur das: Contract Lifecycle Management sorgt für Compliance mit rechtlichen Anforderungen und minimiert Business-Risiken.

Kostenloser Leitfaden

3. Vertragsüberprüfung

Verträge bestehen neben juristischen Formulierungen auch aus einer Reihe von Daten und Fakten, die mit dem Vertrag festgeschrieben werden, und können begleitende Dokumente enthalten. Dabei kann es darum gehen, Preise festzuschreiben, Produktbezeichnungen zu definieren, Liefermengen und -fristen festzulegen, Kündigungs- und Vertraulichkeitsklauseln auszustellen, Haftungs- und Servicevereinbarungen zu erläutern und vieles mehr.

Auf den Prozess der initialen Vertragserstellung folgen deshalb oftmals viele weitere Vertragsänderungen, mit denen diese Feinheiten austariert werden. In der Unternehmenspraxis können für diesen Vorgang verschiedene Führungspersonen – auch von außerhalb des juristischen Apparates – verantwortlich sein. Beim digitalen Contract Lifecycle Management wird sichergestellt, dass alle Beteiligten transparent in diesen Prozess eingebunden sind und jederzeit und von jedem Ort – sofern sie eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben – Änderungen am Vertragswerk vornehmen können.

4. Vertragsgenehmigung

Nicht in jedem Vertragsprozess sind die Personen, die einen Vertrag aushandeln, auch zwangsläufig für die Genehmigung des Vertrags zuständig. Deshalb wird bei diesem Prozessschritt häufig eine reibungslose Übergabe zwischen verschiedenen Verantwortlichen notwendig. Die Befähigung aller Beteiligten zum kollaborativen Arbeiten an einem Vertragsdokument vereinfacht auch diese Phase.

Beim digitalen Contract Lifecycle Management können alle Beteiligten immer und von überall flexibel auf das gesamte Vertragswerk und den Prozess der Vertragserstellung zugreifen. Dabei lassen sich alle Änderungen am Vertragstext zurückverfolgen und einzelnen Personen zuordnen. So wird es am Ende der Verhandlungsphase einfacher, über und durch die Software gesichert das Einverständnis mit der letzten Vertragsfassung kundzutun.

5. Vertragsausführung

Dieser Prozessschritt steht für den – juristisch gesehen – wichtigsten Schritt im Contract Lifecycle Management: die Unterzeichnung der Dokumente. Heutzutage greift in den meisten Unternehmen kein Verantwortlicher mehr zum Federhalter und unterzeichnet Vertragsdokumente mit der Hand: Die digitale Signatur hat sich längst durchgesetzt, um Dokumente digital zu unterschreiben. Dabei müssen Verantwortliche für das Vertragsmanagement wissen, dass es drei Arten einer elektronischen Signatur gibt:

  • Die einfache elektronische Signatur (EES) hat der Gesetzgeber absichtlich sehr offen gestaltet. Bei dieser Signatur ist es zum Beispiel möglich, in ein digitales Textdokument einfach eine eingescannte Unterschrift einzufügen. Dadurch eignet sich die EES aber nur für Verträge mit einem geringen Haftungsrisiko wie Bestellungen oder Aufträge.
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eindeutig mit jedem Unterzeichner verbunden und ermöglicht dessen eindeutige Identifizierung Dadurch besitzt die FES eine hohe juristische Beweiskraft und eignet sich für komplexe Vertragswerke wie einen Werkvertrag.
  • Die höchste Beweiskraft hat die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Dafür muss sie bei der Identitätsprüfung den strengsten gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu zählen zum Beispiel die Verwendung von Gesichtserkennungs-Tools oder Videoanrufe sowie die Vorlage persönlicher Informationen, Signaturkarten oder sonstiger kryptografischer Tools. Bei Geschäftsprozessen kommt die QES zum Beispiel bei Arbeitnehmerüberlassungen zum Einsatz.

Ein System zum digitalen Contract Lifecycle Management unterstützt diese Verfahren und bietet dabei den beteiligten Institutionen das Maximum an Sicherheit und den beteiligten Akteuren den höchsten Komfort.

Die digitale Signatur in Verträgen

Der besondere Schwerpunkt dieses Webinars liegt auf dem Schritt „Vertragsabschluss durch Zeichnung“ mit der digitalen Signatur und den Vorteilen, die Sie daraus ziehen.

Webinar ansehen

6. Vertragserfüllung

Bei der Vertragserfüllung geht es darum, alle im Vertrag niedergeschriebenen Pflichten auch wirklich einzuhalten: zum Beispiel Zahlungen zu leisten, Waren oder Services zu liefern oder zu erhalten. Ein Software-basiertes Contract Lifecycle Management unterstützt bei der Überwachung der Einhaltung von Verträgen, indem es an das ERP- oder CRM-System des Unternehmens angebunden ist, damit alle relevanten Informationen jederzeit gefunden und aufgerufen werden können.

Gegen Ende der Laufzeit eines Vertrags entscheidet sich dann, ob es zu einer Vertragsverlängerung – mit oder ohne Anpassung der Vertragsinhalte – kommt, das Vertragsverhältnis gekündigt wird oder der Vertrag einfach ausläuft. Hier erinnert Sie das digitale Vertragsmanagement-System mit einem übersichtlichen Fristenkalender an alle notwendigen Stichtage und Deadlines und vereinfacht gegebenenfalls die Einleitung eines neuen Prozesses.

7. Vertragsablauf

Wenn ein Vertrag ausläuft oder wird gekündigt, ist der Vertragslebenszyklus noch nicht beendet. Zum einen muss jedes Unternehmen auch einen Zugriff auf alte Verträge haben, zum anderen gibt es strenge rechtliche Richtlinien für die Aufbewahrung dieser wichtigen Dokumente. Digitales Contract Lifecycle Management bewahrt Sie bei diesem Schritt vor der Archivierung der Altverträge in Aktenordnern, die dokumentiert, gelagert und schließlich aufwändig vernichtet werden müssen.

Nach Ablauf eines Vertrags wird er im CLM-System einfach in das digitale Archiv verschoben und dort gemäß aller gesetzlichen Sperr- und Löschfristen aufbewahrt. Dazu zählen neben steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und einer revisionssicheren, GoBD-konformen Archivierung auch die strengen Vorgaben zum Datenschutz (Stichwort: DSGVO). Hier erweist Ihnen die intelligente Digitalisierung des Vertragsmanagement einen weiteren großen Fortschritt: Im smarten digitalen Archiv können berechtigte Mitarbeiter äußerst komfortabel über eine Suchfunktion auf alle Altverträge zugreifen.

Contract Lifecycle Management in Zeiten von New Work

Keine Frage, die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt stark verändert. Mit der Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice hat ein – in vielen Unternehmen noch immer nicht ganz unumstrittener – Trend zusätzlichen Auftrieb erhalten: New Work, die neue Art des Arbeitens. Was steckt hinter diesem Trend und wie wirkt er sich auf ein immer wichtiger werdendes Feld unternehmerischen Handelns aus: das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM).

Wofür steht New Work?

Mit New Work sollen positive Werte wie Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und Partizipation zu grundlegenden Leitbegriffen der Arbeitswelt werden. Die New-Work-Bewegung wird besonders von den jungen Eliten, der digital sozialisierten Generationen Y und Z, der heute Zwanzig- bis Vierzigjährigen vorangetrieben. Mit New Work wird eine hoch digitalisierte Arbeitswelt verbunden, die vernetzt ist, auf Teamwork setzt, agile Arbeitsmethoden praktiziert, Flexibilität bietet und an flachen Hierarchien gebunden ist.

Darüber hinaus ist New Work Ausdruck einer neuen Arbeitskultur, die der Work-Life-Balance mehr Gewicht schenkt als klassischen Privilegien wie einem schicken Dienstwagen oder dem großen Büro. Dahinter stehen veränderte Wünsche und Lebensentwürfe jüngerer Generationen, die größeren Wert legen auf eine sinnstiftende Berufstätigkeit, Freiräume zur Selbstverwirklichung und eine sehr gute Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben.

Welche Bedeutung hat New Work in der Unternehmenspraxis?

Viele Entscheider in den Unternehmen stellen sich die Frage, ob New Work nicht nur ein Trend ist, der in ein paar Jahren wieder vorbeigeht. Zu dieser Diskussion liefert der HR Report 2021, der vom Instituts für Beschäftigung und Employability und dem Personaldienstleister Hays erstellt wurde, interessante Zahlen. Die Befragung von 1.046 Unternehmen in der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) kommt zu dem Ergebnis, dass mehr als die Hälfte der Betriebe bereits Elemente von New Work umgesetzt hat. In Zahlen:

  • 61 Prozent aller Unternehmen haben bereits damit begonnen, die Arbeitszeiten zu flexibilisieren
  • 55 Prozent setzen vermehrt auf projektbasiertes Arbeiten
  • 53 Prozent ermöglichen Homeoffice
  • 51 Prozent aller befragten Unternehmen hat bereits agile Arbeitsmethoden eingeführt

Führend bei dieser Entwicklung sind übrigens Unternehmen mit einer Größe zwischen 1.000 und 5.000 Mitarbeitern. Dabei spielt New Work besonders für Betriebe aus dem Industrie- und Dienstleistungssektor eine herausgehobene Rolle. Und: Unternehmen mit Führungskräften in der Alterskohorte unter 40 setzen sich wesentlich stärker für die Werte von New Work ein als Betriebe mit älteren Führungsstrukturen.

Machen Sie Ihr Unternehmen fit für New Work: Wie Sie Ihr Contract Lifecycle Management digitalisieren

In unserem Gratis-Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Vertragsmanagement in wenigen Schritten digitalisieren und so die optimalen Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit schaffen. Aber nicht nur das: Contract Lifecycle Management sorgt für Compliance mit rechtlichen Anforderungen und minimiert Business-Risiken.

Leitfaden sichern

Welche Anforderungen stellt New Work an das Contract Lifecycle Management?

New Work fordert und fördert eine flexibilisierte, agile Arbeitsumgebung. Davon ist das Contract Lifecycle Management, also die Verwaltung der Verträge eines Unternehmens von der initialen Vertragserstellung bis zur finalen Archivierung, gleich dreifach betroffen:

  1. New Work und die digitale Transformation wirken sich massiv auf das übergreifende Vertragsmanagement eines Unternehmens aus. Die Flexibilisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsweisen stellt zahlreiche Abteilungen vor neue organisatorische Herausforderungen: ob Einkauf, Vertrieb, Finance oder HR – in fast allen Abteilungen verändern sich mit der digitalen Transformation die Anforderungen an das Contract Lifecycle Management: Geschwindigkeit und Flexibilität sind zu den neuen Leitwerten für effektives Arbeiten geworden. Verträge und Vertragsentwürfe müssen schnell und am besten 24/7 verfügbar sein – und zwar am Büroarbeitsplatz, im Homeoffice, beim Kunden, im Zug oder Auto.
  2. Auf der anderen Seite muss auch die Organisation des Contract Lifecycle Managements selbst an die modernen Arbeitswelten angepasst werden. Mitarbeiter verschiedener Projekte müssen flexibel, auf Reisen oder aus dem Homeoffice, auf relevante laufende und archivierte Verträge zugreifen können und der Prozess der Vertragsgestaltung muss in allen Projektphasen transparent gesteuert werden können.
  3. Mit diesen neuen Anforderungen tritt ein dritter Aspekt des modernen Contract Lifecycle Managements in den Vordergrund: das Thema Sicherheit. Verträge enthalten zahlreiche sensible Daten: Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten, wichtige Kennzahlen oder Finanzinformationen. Unternehmen müssen bei aller Effektivität, Flexibilität und Transparenz sicherstellen, dass diese sensiblen Informationen über den gesamten Vertragszyklus hinweg nur von den Personen eingesehen werden können, die dazu auch wirklich berechtigt sind.

Wie Sie den neuen Anforderungen an das Contract Lifecycle Management am besten gerecht werden

Um das Vertragsmanagement fit zu machen für die digitale Zukunft des New Work, ist es quasi unablässig, auch diesen Geschäftsprozess zu digitalisieren. Mit digitalen Lösungen, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen abdecken, schaffen Sie die ideale Voraussetzung, um als Unternehmen den Anforderungen an New Work – Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Sicherheit – gerecht zu werden.

Denn eine Softwarelösung für das Contract Lifecycle Management kann Ihre Mitarbeiter auf der einen Seite von zahlreichen Routinetätigkeiten entlasten und kollaboratives Arbeiten fördern. Auf der anderen Seite strukturiert die Software auf allen Ebenen und in allen Projektphasen den Zugriff auf die Vertragsdokumente. Auf diese Weise haben alle Beteiligten das Maximum an Transparenz und das Unternehmen hat die besten Voraussetzungen geschaffen, um einen sicheren Umgang mit sensiblen Unternehmensinformationen garantieren zu können.

Ähnliche artikel

Employee Self Service (ess) – Mach dein Ding 24/7

Willkommen in der Welt der Self-Services. Die digitale Transformation verändert die Arbeitswelt und stellt neue Anforderungen an die Personalabteilung. Um den wachsenden Erwartungen der Mitarbeiter gerecht zu werden, müssen HR-Verantwortliche und HR-Mitarbeiter effizienter und flexibler arbeiten.

jetzt lesen

Worauf Unternehmen bei Einführung einer Archivierungssoftware achten sollten

Die Investition in ein System zur revisionssicheren Archivierung stellt eine Investition in die Zukunft dar. Dabei steht und fällt vieles in Abhängigkeit von der gegenwärtigen Situation Ihres Unternehmens. Bevor Sie eine Archivierungslösung einführen, sollten Sie sich dazu wichtige Fragen stellen und ehrlich beantworten.

jetzt lesen

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Welche Pflichten bestehen für Unternehmen? 

Ob es um einzelne Rechnungen und Belege geht oder ganze Prozesse: Fast alle Unternehmen haben ihre Buchführung in den letzten Jahren weitgehend digitalisiert, insbesondere die Eingangsrechnungsverarbeitung. Auf diese Weise wurden viele Geschäftsprozesse vereinfacht, beschleunigt und am Ende des Tages auch kostengünstiger gestaltet.

jetzt lesen