Vom Entwurf zur rechtssicheren Signatur: So geht digitales Contract Lifecycle Management

Geringere Kosten, höhere Effizienz, mehr Agilität, weniger Compliance-Risiken: digitales Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM) hat viele Vorteile. Zugleich wird die Umstellung des Vertragswesens auf ein CLM-System für jedes Unternehmen zu einem weiteren Meilenstein auf dem Weg der digitalen Transformation. Nach Zahlen des Branchenverbands Bitkom haben bereits 75 Prozent der Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland ihre Papierakten digitalisiert.

Dass diese digitale Wende kein Selbstzweck ist, zeigt das Vertragsmanagement besonders deutlich auf. Mit Hilfe einer Vertragsmanagement-Software können Sie den Lebenszyklus aller Verträge aus allen Abteilungen Ihres Unternehmens in kurzer Zeit auf ein neues Level heben. Was das konkret für das Handling von Verträgen im Unternehmen bedeutet, erläutern wir Ihnen in diesem Blogbeitrag anhand der sieben Stufen des digitalen Contract Lifecycle Management Prozesses, mit dem Verträge in Organisationen professionell verwaltet werden.

1. Vorlagenerstellung

In vielen Unternehmen, in denen das Vertragsmanagement nicht digitalisiert ist, werden neue Verträge häufig folgendermaßen generiert: Nach Anforderung des neuen Vertrags durch eine Fachabteilung erzeugt ein Mitarbeiter einfach eine digitale Kopie eines bestehenden Vertrags und passt diese Textdatei an die neuen Vertragsbedingungen an. Ein einfacher Prozess, der jedoch sehr fehleranfällig und damit hochgradig heikel ist. Wurden nicht alle relevanten Textstellen geändert, schleichen sich schnell unbewusst Fehler in die Vertragsgestaltung ein; was übrigens ein Manko jeder händisch ausgeführten Eingabe ist.

Vom Entwurf zur rechtssicheren Signatur

Beim digitalen Contract Lifecycle Management greifen die Mitarbeiter hingegen auf eine Vorlagenbibliothek zu. Diese Bibliothek besteht aus geprüften Textblöcken, die zuvor von der Rechtsabteilung in Abstimmung mit den entsprechenden Fachabteilungen erstellt wurden. Zusätzlich können Sie für die Erzeugung von Verträgen Templates anlegen, die den Corporate-Identity- und Design-Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.

2. Vertragserstellung

Mit Hilfe dieser Vorlagen wird es möglich, die Erstellung von Verträgen komfortabel und sicher zu gestalten und dabei zugleich unternehmensweit bei der Vertragserstellung immer mit den gleichen Standards zu arbeiten. Dabei ist das digitale Vertragsmanagementsystem optimalerweise an das firmeneigene ERP- oder CRM-System angebunden, sodass alle wesentliche Informationen zu den Vertragspartnern korrekt in die Verträge eingelesen werden können.

Dieser Prozessschritt führt zu einem weiteren Vorteil des digitalen Contract Lifecycle Managements gegenüber dem traditionellen Copy-and-Paste-Verfahren. Unabhängig davon, ob Sie Ihre eigene Rechtsabteilung haben oder mit einer externen Kanzlei zusammenarbeiten, entlastet die Software die Fachanwälte von simplen Routineaufgaben – und Ihr Unternehmen kann die Anzahl der hohen Stundensätze reduzieren, die für Rechtsanwälte aufgewendet werden müssen.

Contract-Lifecycle-Management-Prozess

3. Vertragsüberprüfung

Verträge bestehen neben juristischen Formulierungen auch aus einer Reihe von Daten und Fakten, die mit dem Vertrag festgeschrieben werden, und können begleitende Dokumente enthalten. Dabei kann es darum gehen, Preise festzuschreiben, Produktbezeichnungen zu definieren, Liefermengen und -fristen festzulegen, Kündigungs- und Vertraulichkeitsklauseln auszustellen, Haftungs- und Servicevereinbarungen zu erläutern und vieles mehr.

Auf den Prozess der initialen Vertragserstellung folgen deshalb oftmals viele weitere Vertragsänderungen, mit denen diese Feinheiten austariert werden. In der Unternehmenspraxis können für diesen Vorgang verschiedene Führungspersonen – auch von außerhalb des juristischen Apparates – verantwortlich sein. Beim digitalen Contract Lifecycle Management wird sichergestellt, dass alle Beteiligten transparent in diesen Prozess eingebunden sind und jederzeit und von jedem Ort – sofern sie eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben – Änderungen am Vertragswerk vornehmen können.

4. Vertragsgenehmigung

Nicht in jedem Vertragsprozess sind die Personen, die einen Vertrag aushandeln, auch zwangsläufig für die Genehmigung des Vertrags zuständig. Deshalb wird bei diesem Prozessschritt häufig eine reibungslose Übergabe zwischen verschiedenen Verantwortlichen notwendig. Die Befähigung aller Beteiligten zum kollaborativen Arbeiten an einem Vertragsdokument vereinfacht auch diese Phase.

Beim digitalen Contract Lifecycle Management können alle Beteiligten immer und von überall flexibel auf das gesamte Vertragswerk und den Prozess der Vertragserstellung zugreifen. Dabei lassen sich alle Änderungen am Vertragstext zurückverfolgen und einzelnen Personen zuordnen. So wird es am Ende der Verhandlungsphase einfacher, über und durch die Software gesichert das Einverständnis mit der letzten Vertragsfassung kundzutun.

5. Vertragsausführung

Dieser Prozessschritt steht für den – juristisch gesehen – wichtigsten Schritt im Contract Lifecycle Management: die Unterzeichnung der Dokumente. Heutzutage greift in den meisten Unternehmen kein Verantwortlicher mehr zum Federhalter und unterzeichnet Vertragsdokumente mit der Hand: Die digitale Signatur hat sich längst durchgesetzt, um Dokumente digital zu unterschreiben. Dabei müssen Verantwortliche für das Vertragsmanagement wissen, dass es drei Arten einer elektronischen Signatur gibt:

  • Die einfache elektronische Signatur (EES) hat der Gesetzgeber absichtlich sehr offen gestaltet. Bei dieser Signatur ist es zum Beispiel möglich, in ein digitales Textdokument einfach eine eingescannte Unterschrift einzufügen. Dadurch eignet sich die EES aber nur für Verträge mit einem geringen Haftungsrisiko wie Bestellungen oder Aufträge.
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eindeutig mit jedem Unterzeichner verbunden und ermöglicht dessen eindeutige Identifizierung Dadurch besitzt die FES eine hohe juristische Beweiskraft und eignet sich für komplexe Vertragswerke wie einen Werkvertrag.
  • Die höchste Beweiskraft hat die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Dafür muss sie bei der Identitätsprüfung den strengsten gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu zählen zum Beispiel die Verwendung von Gesichtserkennungs-Tools oder Videoanrufe sowie die Vorlage persönlicher Informationen, Signaturkarten oder sonstiger kryptografischer Tools. Bei Geschäftsprozessen kommt die QES zum Beispiel bei Arbeitnehmerüberlassungen zum Einsatz.

Ein System zum digitalen Contract Lifecycle Management unterstützt diese Verfahren und bietet dabei den beteiligten Institutionen das Maximum an Sicherheit und den beteiligten Akteuren den höchsten Komfort. Wie der „Zeichnungsprozess“ in der Praxis funktioniert, erklären wir in diesem Webinar.

6. Vertragserfüllung

Bei der Vertragserfüllung geht es darum, alle im Vertrag niedergeschriebenen Pflichten auch wirklich einzuhalten: zum Beispiel Zahlungen zu leisten, Waren oder Services zu liefern oder zu erhalten. Ein Software-basiertes Contract Lifecycle Management unterstützt bei der Überwachung der Einhaltung von Verträgen, indem es an das ERP- oder CRM-System des Unternehmens angebunden ist, damit alle relevanten Informationen jederzeit gefunden und aufgerufen werden können.

Gegen Ende der Laufzeit eines Vertrags entscheidet sich dann, ob es zu einer Vertragsverlängerung – mit oder ohne Anpassung der Vertragsinhalte – kommt, das Vertragsverhältnis gekündigt wird oder der Vertrag einfach ausläuft. Hier erinnert Sie das digitale Vertragsmanagement-System mit einem übersichtlichen Fristenkalender an alle notwendigen Stichtage und Deadlines und vereinfacht gegebenenfalls die Einleitung eines neuen Prozesses.

7. Vertragsablauf

Wenn ein Vertrag ausläuft oder wird gekündigt, ist der Vertragslebenszyklus noch nicht beendet. Zum einen muss jedes Unternehmen auch einen Zugriff auf alte Verträge haben, zum anderen gibt es strenge rechtliche Richtlinien für die Aufbewahrung dieser wichtigen Dokumente. Digitales Contract Lifecycle Management bewahrt Sie bei diesem Schritt vor der Archivierung der Altverträge in Aktenordnern, die dokumentiert, gelagert und schließlich aufwändig vernichtet werden müssen.

Nach Ablauf eines Vertrags wird er im CLM-System einfach in das digitale Archiv verschoben und dort gemäß aller gesetzlichen Sperr- und Löschfristen aufbewahrt. Dazu zählen neben steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und einer revisionssicheren, GoBD-konformen Archivierung seit 2018 auch die strengen Vorgaben zum Datenschutz (Stichwort: DSGVO). Hier erweist Ihnen die intelligente Digitalisierung des Vertragsmanagement einen weiteren großen Fortschritt: Im smarten digitalen Archiv können berechtigte Mitarbeiter äußerst komfortabel über eine Suchfunktion auf alle Altverträge zugreifen.

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