Autohaus Haidacher

Digitales Dokumentenmanagementsystem für Rechnungen und Personalakten

PKW, LKW, Transporter und Busse – in den zwei Standorten des Autohaus Haidacher, dem größten Full-Range-Anbieter im Zillertal, steckt viel Hubraum. Neben allerlei Fahrzeugen vom Jeep bis zum VIP-Shuttle haben sich im Familienunternehmen über mehr als 65 Jahre zehntausende Rechnungen und Personalakten angesammelt. Bei so viel Papier im Kofferraum hieß es: Sitze umklappen oder umdenken!

Autohaus Haidacher

Wagenladungen Papier endlich digitalisiert

Das Autohaus Haidacher ist stolz auf sein breites Service-Angebot, das sämtliche Kundenwünsche lokal oder digital erfüllt. Höchste Zeit also, auch die interne Arbeit an den Standorten im Zillertal zukunftsfähig zu machen! Damit papierbasierte Akten nicht länger den Turbolader verstopfen, setzt das Autohaus Haidacher seit Frühjahr 2019 auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem für Rechnungen und Personalakten.

Autohaus Haidacher

Bei neuer Software rechneten die meisten erst einmal mit einer Umstellung. Vor allem die langjährigen Mitarbeiter waren es schließlich gewohnt, Papier aus dem Schrank zu holen und zu unterschreiben. Es dauerte jedoch nicht lange und jeder im Haus war begeistert!“

Andreas Kröll, Projekt­verant­wortlicher Autohaus Haidacher

Akten mit Pendlermeilen: Eigentlich befinden sich die beiden Standorte des Autohauses sehr nah beieinander. So nah sogar, dass Mitarbeitende die Papierakten flott zu Fuß von einem Gebäude zum anderen tragen konnten – wäre da nicht die vierspurige B169, die den Fußweg in der Mitte durchschneidet. Doch dieser Umweg war nicht der einzige Störfaktor. Die Buchhaltung des Unternehmens findet zentral in einem der beiden Gebäude statt. Dokumente aus beiden Gebäuden zu zentrieren, hätte demnach auch ohne Warten auf eine Verkehrslücke viel Aufwand bedeutet.

Wie sah der Weg der Dokumente beim Autohaus Haidacher vor der Digitalisierung aus? Die Mitarbeitenden mussten unzählige Akten in Hand- und Fußarbeit zwischen den Standorten hin- und herreichen. Selten blieb es bei einer Reise ohne Rückfahrt. Wenn zum Beispiel Freigaben für Dokumente nötig waren, pendelte ein einzelnes Blatt Papier immer und immer wieder über die Hauptstraße. Auch innerhalb der einzelnen Gebäude mussten die Mitarbeitenden einzelne Akten ständig von Raum zu Raum tragen. Dabei ging rückblickend mehr Zeit verloren als aus heutiger Sicht nötig gewesen wäre.

Projektinformationen

Mehr Zeit für das Wesentliche

In den ersten anderthalb Jahren seit Einführung ersparte das digitale Managementsystem über 7.000 eingehenden Rechnungen dieses Heiße-Kartoffel-Spiel. Nicht nur die Mitarbeitenden freuen sich über mehr Zeit fürs Wesentliche – auch die Lagerräume sind glücklich über die Diät: Mehr als 12.000 ausgehende Rechnungen landeten – neben anderen Dokumentenarten – seit der Umstellung im integrierten digitalen Archiv. Weniger Regale, mehr Platz für Menschen.

Ursprünglich war sich das Autohaus Haidacher sicher, dass die Rechnungen der größte Bremskeil der internen Verwaltung waren. Nachdem man aber sah, wie einfach und effektiv das Rechnungswesen digitalisiert wurde, entschied man sich dazu, auch der Personalabteilung eine Reise ins digitale Zeitalter zu schenken.

Dabei hatte niemand zuvor je in Erwägung gezogen, die Personalabteilung zu digitalisieren. Schließlich hatte alles seine Ordnung – sauber sortiert, in Ordnern mit Einhängelaschen. Doch im Kontrast zum frisch digitalisierten Rechnungswesen stellte man fest: Das ist doch alles nicht mehr zeitgemäß. Es wäre doch viel praktischer, wenn alle Leute in der Personalabteilung und die Geschäftsleitung zeitgleich Zugriff auf die Akten hätten, ohne den eigenen Schreibtisch zu verlassen. Das Autohaus Haidacher hat 66 Mitarbeitende. Einige davon sind seit über 40 Jahren im Unternehmen und haben Akten, deren Gewicht die Regalbretter biegt. Zeit, diese Bretter zu entlasten.

Herausforderung Digitalisierung – wieso denn „Herausforderung“?

Bei der Wahl der idealen Lösung lag dem Autohaus Haidacher viel daran, die Digitalisierung so einfach wie möglich vorzunehmen. Schließlich hatte das Autohaus selbst nicht viel Erfahrung mit derartigen Prozessen. Es ging ihnen wie vielen anderen Unternehmen, die sich dem Thema Digitalisierung widmen: Digitalisierung? Wie machen wir das und wo fangen wir überhaupt an?

Das Autohaus Haidacher wünschte sich deshalb einen Anbieter mit langjähriger Markterfahrung. Sie suchten ein Gefühl von Sicherheit und Experten, die genau wissen, wie sie ein solches Projekt anpacken. Nachdem die Wahl auf EASY fiel, wurde schnell klar: Allzu viel musste das Autohaus selbst gar nicht vorbereiten. Sie mussten kein Pflichtenheft erstellen oder technische Entscheidungen treffen. Ein grober Fahrplan, der zeigte, wohin die digitale Reise gehen sollte, reichte aus.

Nach einigen Gesprächen wussten die Experten von EASY exakt, welche Funktionen im Dokumentenmanagementsystem fürs Autohaus Haidacher hilfreich und nötig sein würden. Im November 2018 kam es zum ersten Kontakt zwischen dem Autohaus und EASY. Im Dezember 2018 begann die Planung und schon im März 2019 war das digitale System einsatzbereit.

Seitdem agiert das Autohaus Haidacher spürbar schneller. Mitarbeitende müssen nicht mehr ständig über die Straße laufen und haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Neben der verlorenen Zeit kostete es auch Nerven, stündlich Akten von Tisch zu Tisch zu reichen – oder auch nur aufzustehen und sie aus dem Regal zu holen, um einen Ordner zu durchblättern. Das alles gehört der Vergangenheit an. Auch die Geschäftspartner des Autohauses spüren die schnellere Rückmeldung bei Rechnungsprozessen.

Andreas Kröll, Projektverantwortlicher beim Autohaus Haidacher, ist vollends zufrieden: „Viele waren skeptisch, als das digitale Dokumentenmanagementsystem eingeführt wurde. Bei neuer Software rechneten die meisten erst einmal mit einer Umstellung. Vor allem die langjährigen Mitarbeiter waren es schließlich gewohnt, Papier aus dem Schrank zu holen und zu unterschreiben. Es dauerte jedoch nicht lange und jeder im Haus war begeistert!“

Dabei konnte Andreas Kröll sich selbst lange Zeit nicht vorstellen, den guten, alten Ordner gegen Software auszutauschen; heute ist er jedoch vollkommen überzeugt: „Wir hätten diesen Schritt schon viel früher wagen sollen!“

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