Babymarkt

Buchhaltung baby-leicht digitalisiert

Eltern den Alltag erleichtern, ihnen mit dem Nachwuchs mehr Zeit schenken. Das sind die Leitideen von Babymarkt.de, einem führenden Onlinefachhandel für Baby- und Kinderausstattung mit mehr als 100.000 Artikeln im Angebot. Babymarkt ist aktiv in 14 europäischen Ländern sowie im wachsenden chinesischen Markt. In sechs Filialen in Nordrhein-Westfalen stehen die Teams den (werdenden) Eltern auch persönlich zur Seite. Seit 2021 digitalisiert und archiviert Babymarkt seine Buchhaltung mit EASY SOFTWARE.

Babymarkt

Die Stunde des digitalen Wandels

Im Schnitt dauert jeder Rechnungsprozess bei Babymarkt dank EASY nur noch halb so lange. Obendrein ist die digitale Automatisierung weniger fehleranfällig als es bei manuellen Prozessen der Fall ist.“

Nicolas Kadner, Head of Payment & Compliance

Das Digitalisierungsprojekt bei Babymarkt begann, wie IT-Abteilungen auf der ganzen Welt es sich wünschen: Der Impuls für Veränderung kam von ganz oben – direkt von der Geschäftsführung. Diese hatte sich mit den Fragen beschäftigt: Wie läuft dort die alltägliche Arbeit? Wo gibt es verborgene Hürden? Welche Verbesserungspotenziale entdecken wir? 

Die Buchhaltung kämpfte mit langen Durchlaufzeiten pro Prozess sowie hohem Aufwand bei der Archivierung der Dokumente. Besonders in puncto Kosten-, Strecken- und Warenrechnungen sahen Geschäftsführung, IT und das Buchhaltungsteam enorme Optimierungspotenziale mit einer digitalen Automatisierung des Rechnungswesens. 

„Als Profis im Onlinehandel sind wir ein digitales Unternehmen. Wir fragten uns also: Wie kann es sein, dass unsere internen Prozesse noch nicht digital verlaufen?“, sagt Head of Payment & Compliance Nicolas Kadner, der daraufhin den Start des Projekts initiierte. 

Die Stunde für digitalen Wandel hatte geschlagen: Einige Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung begaben sich in den Ruhestand, sodass bald Nachwuchs hermusste. Es galt also, die Prozesse auch deshalb zu modernisieren, weil Fachkräfte im modernen Arbeitsmarkt strukturierte digitale Arbeitsbedingungen erwarten. Obendrein kam die COVID-19-Pandemie: Babymarkt wollte, dass die gesamte Belegschaft in der Sicherheit der eigenen vier Wände arbeiten konnte – und das war schwierig, solange noch Rechnungen in Papierform zirkulierten.

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Mitarbeitende
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Versendete Pakete pro Tag
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Online Shops

Quelle: corporate.babymarkt.de

Projektinformationen

Gemeinsame Entscheidungen für ein gemeinsames Projekt

Im Rahmen einer Ausschreibung kam EASY SOFTWARE unter einer Vielzahl von Anbietern in die engere Auswahl. Bei einem frühen Treffen präsentierte EASY die Lösung EASY Invoice vor einer versammelten Babymarkt-Gruppe aus Geschäftsführung, IT und Buchhaltung. Es war wichtig, dass diejenigen, die am Ende mit der Software arbeiten würden, ebenfalls an der Auswahl beteiligt waren und EASY als Anbieter ihre Fragen stellen konnten. Besonders begeistert war das Babymarkt-Team von der Vielseitigkeit der Software sowie ihrer übersichtlichen Struktur, die eine einfache Verwendung ohne hohe Lernhürde versprach.

Nach diesem positiven Eindruck und weiteren Verhandlungen für ein maßgeschneidertes Angebot begann das Digitalisierungsprojekt Anfang 2021 mit den Kostenrechnungen. Die große Herausforderung in Projekten dieser Art ist, auch Nuancen in der angepeilten digitalen Umstellung frühestmöglich zu entdecken und kontinuierlich konkrete Verbesserungen einzubringen: Welche Schnittstellen zu anderen Lösungen sind notwendig? Wie werden ehemalige Papierprozesse digital neu erfunden? Schließlich reicht es nicht, einen altgedienten Papierprozess 1:1 in ein digitales System zu übertragen.

Die immensen Vorteile eines digitalen Systems gilt es zu nutzen! Digitale Workflows steuern die einzelnen Schritte, alle Beteiligten arbeiten stets im Originaldokument; sogar unternehmensexterne Parteien wie Lieferanten können unmittelbar in den digitalen Prozess eingebunden werden. Vorzüge dieser Art müssen Unternehmen in ihrem ersten Digitalisierungsprojekt erkennen und für zukünftige Effizienz ausreizen.

Babymarkt schuf ein interdisziplinäres Projektteam, bestehend aus IT-Profis, die sich um technische Fragen kümmerten, sowie der Buchhaltung selbst, die fachliche Anforderungen in Zusammenspiel mit dem Einkauf benannte.

Unter anderem benötigten die Teams dringend eine Schnittstelle zum ERP-System, um Stammdaten der Artikel und Wareneingänge abzurufen. EASY kümmerte sich darum, die Systeme nahtlos an die neue Rechnungseingangslösung anzubinden, sodass diese automatisiert mit den Daten der ERP-Systeme arbeiten kann. Entsprechende Integrationstechnologien für ERP-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 sind fester Bestandteil des EASY Portfolios.

Eine Papierstraße durchs Ruhrgebiet

Ein unmittelbarer Effekt der Digitalisierung, den alle nicht nur spürten, sondern auch sahen, war, wie viel weniger Papier schlagartig in den Büros zirkulierte, Nicolas Kadner veranschaulichte dies: „Vor Einführung des digitalen Rechnungsmanagements inklusive Archiv druckte Babymarkt pro Jahr ca. 160.000 Dokumente. Legt man all diese Zettel aneinander, führt ihre Strecke fünfmal vom alten Babymarkt-Standort in Dortmund zum neuen Standort in Bochum.“

Doch die Digitalisierung spart nicht nur die Papierkosten für Druck, Lagerraum und Bürobedarf wie Ordner und Regale. Sie spart vor allem Zeit und dadurch wertvolle Ressourcen im Arbeitsalltag: „Im Schnitt dauert jeder Rechnungsprozess bei Babymarkt dank EASY nur noch halb so lange. „Obendrein ist die digitale Automatisierung weniger fehleranfällig als es bei manuellen Prozessen der Fall ist. Denn die Software lenkt den Prozess und verhindert damit Flüchtigkeitsfehler oder überschrittene Fristen.“

Besonders überraschte das Team auch, wie praktisch ein digitales, revisionssicheres Archiv in der Praxis ist: „Zuvor hatten wir ganz klassisch alles in Ordnern abgelegt. Wenn dann doch einmal eine Prüfung anstand, war das Ganze schon irgendwie sortiert, aber wir mussten uns erst durch dicke Staubschichten blättern, um das benötigte Dokument zu finden. Im EASY Archiv reicht es, ein Schlagwort einzugeben und das benötigte Originaldokument erscheint sofort rechtssicher auf dem Monitor.“

Die Buchhaltung bei Babymarkt weiß die neue digitale Arbeitsweise sehr zu schätzen. Die Umstellung im Team hätte schneller kaum laufen können – auch, weil EASY die Oberfläche der Software exakt auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten hat, sodass Lernprozesse sich nahezu erübrigten.

Tipp für andere Unternehmen

Nicolas Kadner ermutigt andere Unternehmen, ebenfalls den Schritt zur Digitalisierung zu wagen und gibt ihnen folgenden Tipp mit: „Es hilft ungemein, zu Beginn des Projekts ein detailliertes Lastenheft zu erstellen, in dem gemeinsam mit dem Anbieter alle Anforderungen des Projekts erfasst und definiert werden. Solche Vorausplanung verhindert, dass User bestimmte Verbesserungen erst später im Laufe ihrer Arbeit mit der Software entdecken.

Natürlich fällt einem immer etwas auf, das noch ein Stück besser geht, aber mit EASY haben wir einen zuverlässigen Digitalisierungspartner an der Seite, der uns auch diese Wünsche erfüllt. Nach unserem erfolgreichen Projekt sind wir offen dafür, auch weitere Prozesse und Abteilungen zu digitalisieren.“

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