Referenz-Story
“Es läuft und läuft und läuft”: Warum bofrost* bei der Archivierung auf easy setzt
Über bofrost*
Vom Eis-Kultklassiker „botinchen“ über traditionelles Hühnerfrikassee bis zur modernen Veggie-Lasagne: Tiefkühlkost von bofrost* ist vielen Menschen seit ihrer Kindheit ein Begriff. Die Marke ist europäischer Marktführer, wenn es um den Direktvertrieb von Tiefkühlkost, Eiscreme & Co. geht. Allein in Deutschland beliefert das Unternehmen mit Sitz in Straelen am Niederrhein mehr als zwei Millionen Kundenhaushalte, europaweit sind es knapp vier Millionen. bofrost* ist eine der großen Erfolgsgeschichten der bundesrepublikanischen Wirtschaft. 1966 gegründet, expandierte das Unternehmen zu Europas größtem Direktvertreiber von Tiefkühlkost. Heute erwirtschaftet bofrost* mit seinen 254 Niederlassungen und knapp 11.000 Mitarbeitenden in ganz Europa mehr als 1,47 Milliarden Euro pro Jahr.
Langjährige Partnerschaft
Wenn in einem der etwa 3000 Auslieferfahrzeuge von bofrost* in Deutschland die digitale Kasse klingelt, werden die dabei generierten Bons im Hintergrund in einer Cloud von easy gespeichert. Dieses Beispiel zeigt, wie vielfältig die Anwendungsmöglichkeiten einer Archivlösung sind. Lars Ronge, seit 2020 Leiter der Abteilung IT/SAP bei bofrost*, erklärt, wie es dazu kam und warum easy software beim Thema Archiv für bofrost* seit Jahren der perfekte Partner ist.
Aus IT-Sicht bringt das lange Wachstum, das mit dem Erfolg zusammengeht, neue Herausforderungen mit sich:
„Bei bofrost* hat es sich aus der Historie so ergeben, dass sich jede Landesgesellschaft sehr stark selbst organisieren kann. Das hat auf der einen Seite für die Geschäftsentwicklung in den einzelnen Ländern Vorteile, aus Perspektive der IT auf der anderen Seite aber auch gewisse Herausforderungen hinsichtlich der Organisation als Ganzes. Deshalb arbeiten wir derzeit daran, die Dienste stärker in Deutschland zu zentralisieren“,
erklärt Lars Ronge. Für die IT bei bofrost* bedeutet das: Für die nächsten Jahre stehen einige große Projekte an.
Mit easy arbeitet bofrost* bereits seit fast 20 Jahren zusammen. 2006 führte bofrost* für Deutschland und einige weitere europäische Standorte SAP als ERP-System ein – zunächst hauptsächlich für den Finanzbereich. Im Zuge dieser Umstellung wurde easy archive for SAP von bofrost* als die ideale Archivlösung auf dem Markt angesehen und für die SAP-Beleg-Archivierung in das System integriert. Seitdem verrichtet easy archive in der On-Premises-Version auf den Firmenservern von bofrost* seinen Dienst: „Zum Glück kann ich nicht so viel dazu berichten. Es läuft einwandfrei und unser eigener Aufwand bewegt sich auf einem Minimum“, berichtet der SAP-Spezialist mit einem Schmunzeln. Diese tadellose Performance der On-Premises-Version und die mit easy gemachten Erfahrungen führten dazu, dass die IT bei einem späteren Projekt wieder auf easy software zurückgekommen ist. So entstand die zweite Zusammenarbeit.
easy archive als Lösung für den Point of Sale
Im Jahr 2018 startet bofrost* mit den Planungen, die Point-of-Sale-Geräte auszutauschen, mit denen die Verkaufsfahrer in den Auslieferfahrzeugen die Ware mit dem Endkunden abrechnen: Im Zuge dieser Modernisierung wurde auch der gesamte technische Prozess, der mit dem Bezahlvorgang verbunden ist, neu aufgesetzt:
„Als größte Herausforderung erwies sich dabei die Infrastruktur in Deutschland: Es gibt hier nach wie vor große schwarze Flecken, in denen es kein ausreichend starkes Netz gibt. Deswegen musste die neue Lösung als offline-fähig implementiert werden.“
2021 wurde mit der Umsetzung des Projekts begonnen: Im Ergebnis sieht der neue Bezahlprozess technisch so aus, dass die neuen Point-of-Sale-Geräte die Bezahldaten bei Konnektivitätsproblemen zwischenspeichern und an das Backend weitergeben, sobald es wieder online erreichbar ist. Im Backend werden die Daten dann ins Archiv geschrieben – und dort kommt easy archive zum Einsatz.
„Eigentlich kommuniziert dabei nur das Backend, das permanent auf dem Server erreichbar ist, mit dem easy archive“,
erläutert Ronge diesen Prozess: Sobald das Backend die Informationen, die es von dem Endgerät bekommt, verstanden hat, schickt es diese weiter an das Archiv und legt sie dort ab. Die Implementierung von easy archive, die mit Unterstützung der IT-Experten von easy vorgenommen wurde, war in diesem Projekt deshalb keine große Herausforderung mehr. Wichtiger war vielmehr die verlässliche Funktionsweise des gesamten Archivsystems. Pro Jahr werden dort etwa 50 Millionen Rechnungen aus Transaktionen abgelegt, bei denen Kunden von bofrost* an der Haustür Waren kaufen. Diese Daten müssen jederzeit gespeichert werden können und für die Buchhaltung in der Verwaltung am Hauptsitz von bofrost* erreichbar sein.
easy archive: eine Lösung, die verlässlich ihre Arbeit verrichtet
Um diese höchstmögliche Verlässlichkeit garantieren zu können, ohne selbst einen großen Arbeitsaufwand in die Pflege der Archivlösung investieren zu müssen, haben sich die IT-Verantwortlichen von bofrost* dazu entschieden, das Archiv als Cloud-Lösung von easy in den Prozess zu integrieren. Die Implementation von easy archive innerhalb des Projekts beschreibt Ronge als „sehr reibungslos“. In der Praxis haben sich die Erwartungen an das Archiv ebenfalls erfüllt:
„Eigentlich kommt nur die Buchhaltung damit in Berührung, wenn es darum geht, gewisse Belege noch mal zu überprüfen und nachzuhalten.“
Für die IT-Abteilung ist das Archiv auch in diesem Fall eine Lösung, die einfach und ohne den Einsatz eigener Ressourcen funktionieren soll.
Ganz beendet ist das Projekt aber noch nicht: Derzeit greift die Verwaltung in Straelen nur über eine Weboberfläche auf das Archiv zu, weil der Vertrieb ein intern entwickeltes IT-System nutzt. Letzteres soll aber schon bald durch SAP ersetzt werden. Dann wird das Archiv mit den Kundenbelegen ebenfalls an SAP angeschlossen:
„Technisch ist es eigentlich schon umgesetzt, weil wir letzten Endes die Belege in SAP nur in digitaler Form als Datensatz über einen Link referenzieren. Der Anwender im Rechnungswesen kann dann in SAP einen Bon aufrufen und über diesen Link direkt auf die Weboberfläche ins easy Archiv springen. Wir sind derzeit gerade dabei, diese Lösung in allen Niederlassungen auszurollen.“
Das Archiv als ideales Cloud-Produkt
Die IT von bofrost* arbeitet inzwischen nach der klaren Vorgabe: Cloud first. Dass bis heute dennoch einige Systeme, wie das alte easy archive, On-Premises eingesetzt werden, hat historische Gründe:
„Würden wir das jetzt neu implementieren, würde sich die Frage wahrscheinlich gar nicht stellen, sondern wir würden in die Cloud gehen. Natürlich muss so eine Entscheidung immer noch einmal betriebswirtschaftlich betrachtet werden, aber grundsätzlich ist für uns eine Lösung wie ein Archivsystem unter SAP ein typisches Cloud-Produkt.“
Langfristig gesehen, soll deshalb auch das alte Archiv von easy in die Cloud migriert werden. Wann das so weit sein könnte, kann Ronge aber noch nicht sagen:
„Das Archiv ist für uns ein Thema, bei dem – ehrlich gesagt – bei uns in der IT keiner sehr tief drin ist und mit dem wir hier in der täglichen Arbeit auch nur sehr wenige Berührungspunkte haben. Es funktioniert einfach äußerst zuverlässig und wir verfahren im Moment so ein bisschen nach der Devise Never Change a Running System.“
Wahrscheinlich wäre der Druck, in die Cloud zu gehen, größer, wenn die On-Premises-Lösung für uns mehr Aufwand bedeuten würde. Das ist aber nicht der Fall. Sie läuft und läuft und läuft und deswegen ist es für uns derzeit noch kein Thema. Dass ein Umzug in die Cloud kommen wird, steht außer frage, da bin ich mir ziemlich sicher. Zugleich bin ich sehr zuversichtlich, dass wir dies in Zukunft meistern werden.
Lars Ronge,
Leiter der Abteilung IT/SAP | bofrost*