Piening
Arbeit mit Menschen, aber ohne Papier
Als einer der Top 10 Personaldienstleister in Deutschland steht das Familienunternehmen Piening für unternehmerisches und menschliches Wachstum. Piening kümmert sich für andere Unternehmen um Personalvermittlung, Zeitarbeit, Outsourcing sowie viele andere Dienstleistungen mit Personalbezug. Bei 90 Standorten vermittelt Piening alljährlich unzählige Kontakte. Kein Wunder, dass bei entsprechendem Verwaltungsaufwand nicht nur die Potentiale der Kunden wachsen. Es stellte sich die Frage: Wie bewältigen wir den Kampf mit den Akten?
Umstieg auf digitalisierte Prozesse
Die Arbeit mit Papier auf dem Postweg führte beispielsweise zu langen Durchlaufzeiten einzelner Rechnungen. War eine Rücksprache per Telefon nötig, existierte häufig nur ein einziges Exemplar der haptischen Rechnung beim Anrufer – man konnte schließlich nicht jedes Blatt Papier dreimal kopieren. Die Dokumente bewegten sich also nicht nur langsam; man redete auch häufig aneinander vorbei. Meist war anschließend noch ein Umweg durch die Hände einer leitenden Person notwendig. Manchmal gingen Dokumente sogar komplett verloren.
Der Weg von Eingang bis Bearbeitung einer Rechnung dauerte nicht selten satte drei Tage. Die Digitalisierung der Dokumente senkte diese Bearbeitungszeit auf einen einzigen Tag. Auch vor dem Umstieg musste ohnehin jede Zeile eines Dokuments händisch digital erfasst werden. Wieso also nicht komplett auf digitalisierte, automatische Prozesse umschwenken? Jede Person, von der Führungskraft bis zur Sachbearbeiterin, hat gleichzeitig und jederzeit Zugriff auf alles, was sie für ihre Arbeit benötigen. Die Belegschaft bei Piening arbeitet heute mit komplett neuer Energie.
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PROJEKT-INFORMATIONEN
Informationen stehen zu jedem Zeitpunkt schneller und einfacher zur Verfügung
Mittlerweile nutzt Piening ein äußerst umfangreiches Angebot digitaler Lösungen von easy. Im digitalen Archiv liegen circa 20.000 Eingangsrechnungen. Zeitdaten und die etlichen externen Mitarbeiterakten sind digital an zwei ERP-Systeme verschiedener Hersteller angeknüpft. Mehr als 1.500 Miet-, Fahrzeug-, Lieferanten- und sonstige Verträge liegen ebenfalls sicher digital griffbereit. Die automatisierten Workflows für eingehende Rechnungen sind nur das neueste Zahnrad in dieser gut geölten Maschine. Jede Komponente ist dabei so konzipiert, dass sie perfekt mit dem Rest des Systems harmoniert.
Obwohl Piening innerhalb der letzten Jahre signifikant expandierte, blieb die Anzahl der Mitarbeitenden in der Verwaltung konstant. Dank der digitalen und automatisierten Dokumente konnte dieselbe Anzahl Personen stressfrei ein Vielfaches ihrer vorherigen Arbeitslast bewältigen. Informationen stehen zu jedem Zeitpunkt schneller und einfacher zur Verfügung – sogar beim Arbeiten von zu Hause aus. Automatisierte Workflows reichen digitale Dokumente am Ende jedes Schrittes eigenständig zur nächsten zuständigen Person. Das Hin- und Herschleppen von Heftern und Ordnern gehört bei Piening endgültig der Vergangenheit an.
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