Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®

Für ein Plus an Effizienz

EASY PCM Invoice Management ist die effiziente Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung direkt in SAP®. Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet. Das Scannen von Papierdokumenten sowie automatische Erkennen von Rechnungsinhalten stellt den Beginn des Gesamtprozesses dar. Gleiches gilt für die Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen in diversen standardisierten Formaten. Nach der Übergabe der Eingangsrechnung an SAP® erfolgt eine weitestgehend automatische Verarbeitung: Die Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung. Das SAP®-basierte Rechnungseingangsbuch unterstützt die Sachbearbeiter in ihrem täglichen Handeln, umfangreiche Prozesskennzahlen dienen der langfristigen Prozessoptimierung. Sachlichen Prüfern und Budgetverantwortlichen steht eine webbasierte Freigabemaske zur Verfügung, bei Bedarf lässt sich diese auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen.

Webinar: So komfortabel funktioniert der Rechnungseingangsprozess in SAP®

Rechnungen einheitlich und transparent direkt in SAP® verarbeiten:
Kein Problem mit EASY PCM Invoice Management. Erfahren Sie in der Webinar Aufzeichnung, wie Sie nach neuen gesetzlichen Vorgaben nach GoBD, interne Compliance-Richtlinien und Zeichnungsberechtigungen einhalten, die Durchaufzeiten ihrer Rechnungsbearbeitung verkürzen und die Produktivität Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung erhöhen.

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Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®

  • Geschwindigkeit und Effizienz

    Schnelle und vor allem periodennahe Monats- und Jahresabschlüsse gehören heute nahezu zur Standardanforderung der Finanzbuchhaltung. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sowie konkrete Zahlen für die Cash-Flow-Planung sind im papierbasierten Prozess zudem nicht sichergestellt. Bestellbezogene Rechnungen prüfen Mitarbeiter oftmals manuell, trotz zuvor erfolgreich durchgeführter Bestellanforderung und Bestellprozesse, auch wenn korrekte Wareneingangsbuchungen vorliegen. Rechnungen, die sich im Bearbeitungs-Workflow befinden, unterliegen oft langen Transport- und Liegezeiten. Nicht zuletzt nehmen Prüf- und Freigabeverfahren, insbesondere für papierbasierte Prozesse, Aufwand und Zeit in Anspruch. Mit der Eingangsrechnung in SAP® gehört dies der Vergangenheit an.

  • Wirtschaftlichkeit und Shared Service

    Die Konsequenzen sind Verletzung von Zahlungsfristen und der Verlust von Skonto-Optionen. Immer wieder gehen Rechnungen verloren und lassen sich aufgrund mangelhafter Prozesstransparenz und -konsequenz nicht wiederfinden. Auch nicht besser: Unternehmen leiten Rechnungen mehrfach in den Prozess ein und bezahlen sie möglicherweise sogar doppelt. Und wenn die Finanzbuchhaltung als Shared Service Center für mehrere Gesellschaften arbeitet, ist eine elektronische Lösung wie die Eingangsrechnung in SAP® nahezu unverzichtbar.

  • Mobile Rechnungsfreigaben beschleunigen Freigabeprozesse

    Langwierige Freigabeprozesse sind immer wieder ein Problem. Die integrierte Bearbeiterfindung der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP® berücksichtigt schon erteilte Freigaben und reduziert so die Arbeitsbelastung der Freigeber. Mobiles Arbeiten wird unterstützt: Freigaben erfolgen komfortabel auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet – auf benutzerfreundlichen Oberflächen in SAP® Fiori® / HTML5. So benutzerfreundlich ist die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®.

  • Format-Vielfalt

    Der Eingangsrechnungsprozess beginnt mit der einheitlichen Verarbeitung eingehender Rechnungen aus diversen Kanälen: Analoge Papierrechnungen werden eingescannt und digital eingehende Rechnungen automatisch in den nächsten Verarbeitungsschritt übergeben: so z. B. PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, oder schon im ZUGFeRD- oder EDI-Format eintreffen. ZUGFeRD-2.0 und XRechnung sind selbstverständlich verfügbar.

  • Revisionssichere Archivierung

    Alle Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung – rechtssicher und dennoch einfach für den Anwender.

  • Eskalations-Management

    Natürlich beherrscht der Eingangsrechnungsprozess in SAP® das automatisierte Erinnern an Skontofristen, Fälligkeiten etc. So verpassen Sie keine Skonti-Fristen mehr und vermeiden Verzugskosten.

  • Analyse & Reporting

    Umfangreiche Statistiken liefern relevante KPIs, wie z.B. über Durchlaufzeiten, automatische Verarbeitungsquoten oder Skonti-Potential. Damit wird der gesamte Eingangsrechnungsprozess durchleuchtet und bietet die Grundlage für eine nachhaltige Optimierung – eine nicht zu unterschätzende Funktionalität fürs Reporting und Controlling.

Potenziale der SAP® Eingangsrechnungslösung entdecken

EASY PCM Invoice Management ist ein abgestimmtes Gesamtpaket für die Verarbeitung von analogen und digitalen Eingangsrechnungen in SAP® und lässt sich durch seinen hohen Standardisierungsgrad schnell und einfach implementieren. Unternehmen, die bereits über eine Scan-Lösung oder einen externen Dienstleister verfügen, profitieren ebenfalls von den kurzen Einführungszeiten, da sich EASY PCM Invoice Management auch mit anderen Scan-, Extraktions- und Archivlösungen verbinden lässt – doch sehen Sie selbst, welche weiteren Vorteile die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP® besitzt.

Durchlaufzeiten verkürzen

Dank automatisierter Workflows erleben Sie drastische Verkürzungen der Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen in SAP®. Wenn Zeit Geld ist, dann haben Sie hier Einsparungen von bis zu 50 Prozent zu erwarten.

Einfache Freigaben

Alle eingehenden Rechnungen trägt die Lösung in ein zentrales, SAP®-basiertes Rechnungseingangsbuch ein. Von hier aus lässt sich einerseits der Bearbeitungsstatus aller Rechnungen nachvollziehen, andererseits die Recherche bestimmter Belege durchführen (z. B. bei Nachfrage vom Lieferanten). Ein Eskalations-Management (Erinnerungen an Skontofristen) stellt EASY PCM Invoice Management aktiv bereit.

Flexibel & erweiterbar

Modular: Nutzen Sie die das EASY PCM Invoice Management mit eigenem Archiv oder als Software as a Service (SaaS) von EASY aus der deutschen Cloud, erweiterbar um angrenzende Prozesse auf Basis der EASY PCM Suite.

Die 7 Schritte der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®

Invoice receipt – record

Rechnungseingang – Erfassen

Von papierbasierten Eingangsrechnungen über der E-Mail als PDF angehängte Rechnungen, bis hin zu elektronischen Rechnungen in standardisierten Formaten: ZUGFeRD-1.0, ZUGFeRD-2.0, XRechnung und EDI etc. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP beherrscht das EASY PCM Invoice-System aus dem Effeff.

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Extrahieren

Alle benötigten Rechnungsinhalte ermittelt EASY PCM Invoice automatisch: Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie alle einzelnen Rechnungspositionen – dies geschieht stets GoBD-konform.

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Rechnungsinhalte extrahieren
Rechnungsdaten validieren in SAP

Validieren in SAP® oder in EASY

Im nächsten Schritt werden die gelesenen Daten auf Gültigkeit überprüft, ein Beispiel wäre z.B. die Prüfung ob eine Bestellnummer gültig ist. Eine Validierung kann alternativ direkt am Scan-Client vorgenommen werden – dafür liefert EASY mit EASY Capture Plus eine entsprechende Komponente aus. Alternativ kann diese Validierung auch direkt innerhalb des SAP® GUI erfolgen.

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Ablegen & Archivieren

Die Original-Belege – gescannte Papierbelege oder der E-Mail-Anhang werden revisionssicher in einem per SAP® ArchiveLink angeschlossenen Archiv abgelegt. Unterstützt werden sowohl frühes Archivieren mit Workflow als auch spätes Archivieren. Ebenso werden alle historischen Daten, z.B. Belegänderungen, Workflow-Freigaben etc., zum Beleg gespeichert – eine runde Sache, die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®.

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Belege archivieren SAP
Rechnungen vorbuchen in SAP

Vorbuchen

Die Rechnungsdaten werden dann in SAP® erfasst und sind im Rechnungseingangsbuch verfügbar.

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Prüfen & Freigeben

Danach folgt der Start eines SAP®-Workflows pro Rechnung. Jede SAP® Eingangsrechnung durchläuft ein umfangreiches und in vielen Kundenprojekten erprobtes Prüfungs- und Regelwerk, das sich natürlich auch an kundenindividuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Das Regelwerk prüft Rechnungen z. B. auf Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen, gebuchte oder fehlende Wareneingänge, bereits geleistete Anzahlungen oder einfach nur den Lieferantennamen. Nach Abarbeitung aller Regeln sowie der Ausnahmebehandlungen leitet das System die Rechnungen entsprechend der Freizeichnungsrichtlinien Ihres Unternehmens per SAP®-Workflow an die relevanten Genehmiger zur Freigabe weiter. Diese Freigabe erfolgt komfortabel auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet – auf benutzerfreundlichen Oberflächen in SAP® Fiori® / HTML5. Die Rechnungsdokumente sind in allen Bearbeitungs- und Genehmigungsschritten nur einen Mausklick entfernt – sogar EDI-Rechnungen visualisiert das System anwenderfreundlich.

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Rechnungen freigeben in SAP
Rechnungen buchen in SAP

Buchen

Die meisten Rechnungen durchlaufen die obigen Schritte automatisch, ohne das ein weiteres Eingreifen notwendig ist. Alle anderen werden nach abgeschlossener Rechnungsprüfung und Freigabe gebucht.

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Fragen zum Eingangsrechnungsprozess in SAP®? Wir haben die Antworten

Alle Buchhaltungsbelege wie eingehende Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen können verarbeitet werden.

Papier-Belege, Elektronische Belege bspw. im PDF Format als E-Mail-Anhang, Auslesen eines E-Mail-Postfachs, ZUGFeRD- und EDI-Rechnungen/ Verarbeitung von Idocs.

Die Korrektur der Ergebnisse aus der automatischen Rechnungslesung nennt man Validierung. Diese Validierung kann alternativ direkt am Scan-Client vorgenommen werden – dafür liefert EASY mit EASY Capture Plus eine entsprechende Komponente aus. Alternativ kann diese Validierung auch direkt innerhalb des SAP® GUI erfolgen.

Ist die Lösung in SAP® integriert?

Die Lösung wurde als SAP® AddOn konzipiert und entwickelt. Die von SAP® bereitgestellten Schnittstellen (BAPI = Business Application Processing Interface) werden u.a. für die Verarbeitung der Belege verwendet.

Wie erfolgt die Ablage der Original-Belege und wo?

Die Original-Belege (gescannter Papierbeleg oder E-Mail-Anhang) werden revisionssicher im per SAP® ArchiveLink angeschlossenen Archiv abgelegt. Ebenso werden alle historischen Daten (Belegänderungen, Workflow-Freigabe) zum Beleg gespeichert.

Welche Archivierung unterstützt EASY (frühes, spätes, Barcode)?

Sowohl frühes Archivieren mit Workflow als auch spätes Archivieren werden unterstützt.

Bietet EASY SAP® Fiori®- / SAP® UI5-Apps an?

SAP® Fiori®- / HTML5-Apps werden in Standard mitausgeliefert. Diese bieten unterschiedliche Kacheln, die sich in das SAP® Fiori Launchpad integrieren kann (Alle meine Freigabeaufgaben, nur meine bestellbezogenen Freigabeaufgaben, nur meine nicht-bestellbezogenen Freigabeaufgaben) – die Anzahl der offenen Workitems wird direkt in der Kachel visualisiert. Lizenzrechtlich sind die Fiori®-Apps im StarterKit enthalten, die Dienstleistungen zur Einrichtung werden nach Aufwand abgerechnet.

Unterstützt EASY mobile Szenarien?

Durch die Nutzung von SAP® Fiori® / SAP® UI5 werden mobile Szenarien unterstützt. Bspw. können Führungskräfte über ihr mobiles Endgerät auf Belege zugreifen und Genehmigungsworkflows bearbeiten sowie Rechnungen freigeben.

Welche Voraussetzungen sind für die Nutzung der SAP® Fiori® Apps erforderlich?

SAP® NetWeaver Gateway Konfiguration ist erforderlich, EASY unterstützt gerne bei der Konfiguration.

Welche Prozesse unterstützt EASY im Produktstandard?
  • Erstellung eines elektronischen Eingangs-Beleges und Zuordnung des Beleges zu einem Sachbearbeiter.
  • Automatische Buchungsszenarien
  • Rechnungsstorno mit anschließendem Prozess-Neustart (Buchen, Freigabe etc.)
  • Erstellung von Ablehnungsschreiben mit autom. Versand über SAP® connect
  • Unterstützung Lieferantenstammpflege aus dem Prozess heraus
  • Automatischer Workflow-Start / Versand von Genehmigungs-Workflows
  • Mehrstufige Genehmigungs-Workflows für FI- und MM-Belege
  • Behandlung logistischer Sperrgründe und Zahlsperren
Welche SAP Transaktionen werden unterstützt / wie erfolgt die Buchung der Belege?
  • Für die Buchung der Belege im Hintergrund wird die SAP® BAPI® (Business Application Programming Interface) Technologie verwendet
  • Ein Absprung in folgende Transaktionen ist aus dem Beleg möglich:
    • MIRO (MM Buchungen)
    • FB60 (FI Buchung)
    • FB01 (FI Buchung)
    • F-47 (Anzahlungsanforderung)
Nutzt EASY für den Prozess den SAP® Business Workflow?

Ja, EASY PCM Process2Design basiert auf SAP® Business Workflow Technologie.

Wie werden die Workflows definiert und eingerichtet?

Mit dem Process Designer werden die Workflows grafisch definiert und eingerichtet – der Process Designer ist eine Komponente von EASY PCM Process2Design.

Gibt es ein 4-Augen-Prinzip?

Ja, bei mehrstufigen Freigabe-Workflows müssen verschiedene Empfänger die jeweiligen Workflow-Stufen bearbeiten. Diese werden entsprechend ihrer Freigabeberechtigungen (Betrag / Kostenstellenverantwortlichkeit) ermittelt und über ein Workitem „angeschrieben“.

Findet eine automatische Ableitung der Freigeber im Freigabe-Workflow statt und wie?

Für die Empfängerermittlung können im Standard verschiedene Ableitungen definiert werden, bspw. aus den Einkaufsbelegen (Bestell-Ersteller, Anforderer, EK-Gruppe) oder aus dem SAP® Org.-Management (wenn im Einsatz). Für FI-Belege kann eine Zuordnung anhand von Kontierungselementen oder Lieferantennamen erfolgen.

Gibt es eine Erinnerungs- oder Eskalationsmöglichkeit für die Workflow-Funktion?

Ja, sowohl Workflow-Erinnerung als auch Eskalationsmöglichkeiten sind vorhanden. Die Erinnerung wird an den aktuellen Workflow-Bearbeiter gesendet, für die Eskalation kann ein alternativer Empfänger definiert werden.

Benötigt EASY ein eigenes Berechtigungskonzept?

Nein, da die Lösung vollständig in den SAP®-Standard integriert ist, nutzt EASY PCM das SAP®-Berechtigungskonzept. Die Berechtigungsobjekte, die für Verarbeitung der elektronischen Buchhaltungsbelege erforderlich sind, können in eigene oder bereits bestehende Benutzer-Rollen integriert werden.

Wer kann Belege bearbeiten?

Belege werden je nach Verarbeitungsszenario initial einem Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder einem Workflow-Bearbeiter zugeordnet. Die Bearbeitung der Belege erfolgt dann je nach zugewiesener Rolle.

Wie kann der Benutzer Rechnungen suchen?

Über eine eigene Transaktion wird eine Belegsuche zur Verfügung gestellt. Entsprechend der verwendeten Suchkriterien wird eine Liste erzeugt (Rechnungseingangsbuch), von welcher ein Absprung und bei entsprechender Berechtigung auch die Bearbeitung möglich sind. Suchkriterien können hinzugefügt werden.

Welche Reports bringt EASY PCM Invoice Management im Standard mit?

Report zur Rechnungseingangsstatistik und aus dem Rechnungseingangsbuch
gehören zum Lieferumfang. Dabei handelt es sich um:

  • Altersstruktur der Workflows
  • Eingangsstatistik (Mail / Scan / EDI)
  • Skontoverlust
  • Dokumenteneingang pro Lieferant
  • Auswertung Liege- / Bearbeitungszeiten pro Verarbeitungsweg (Anzahl Tage pro Freigabe- / Buchungsschritt)

Weitere Reports können mittels des optionalen „Statistikcockpits“ umgesetzt werden.

Können Ergebnisse grafisch dargestellt werden?

Ja, ein Statistik Cockpit steht optional zur Verfügung und dieses kann Auswertungen grafisch darstellen.

Wie werden Beleg-Änderungen protokolliert?
  • Geänderte Feldinhalte werden zu jedem Beleg über SAP® Änderungsbelege gespeichert und können bei Bedarf übersichtlich dargestellt werden.
  • Workflow Protokollierung findet bei jeder durchgeführten Aktion statt.
  • Die Workflowprotokolle werden am Ende des Workflows archiviert.
Was ist der Vorteil gegenüber einer NON-SAP®-Lösung?

Dadurch, dass EASY PCM Invoice Management vollständig in SAP® integriert ist, werden keine Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt. Auf die im SAP® hinterlegten Stammdaten kann direkt zugegriffen werden. Im SAP zur Verfügung gestellte Funktionen, Technologien und Meldungen werden z. T. verwendet. Es muss kein Administrator an eine neue Software angelernt werden, da EASY PCM komplett in SAP® integriert sind.

Ist die Lösung von EASY revisionssicher?

Ja, da sämtliche Tätigkeiten durch das SAP®-System und/oder das Archiv protokolliert werden. Zur Unterstützung der Revisionssicherheit ist zu prüfen, ob für Prozesse außerhalb des SAP®-Systems (z. B. Vorbereitung des Scanvorgangs) Verfahrensanweisungen erstellt wurden – dies ist aber unabhängig von der eingesetzten Lösung.

Welche Sprachen unterstützt EASY PCM Invoice Management?

Im Produktstandard werden Deutsch und Englisch unterstützt, weitere Sprachen können im Kundenprojekt individuell bereitgestellt werden.

Welche SAP®-Version braucht der Kunde?

Voraussetzung für die Installation ist ein SAP® ECC6.0 mit EHP6.

Wird zusätzliche Hardware benötigt?

Werden die eingehenden Belege aktuell noch nicht elektronisch verarbeitet, kann die EASY Software Lösungskomponente Capture Plus zusätzlich installiert werden. Hierfür wird zusätzliche Hardware notwendig.
Scanner: alle ISIS- / TWAIN-basierten Scanner werden unterstützt.
Um in der Buchhaltung effektiv arbeiten zu können, werden Bildschirme mit einer Auflösung von 1600 x 1200 empfohlen.

Wie und wo werden die Dokumente abgelegt?

Die Dokumente werden über die SAP® ArchiveLink-Schnittstelle in das dort angebundene Archivsystem abgelegt. Es empfiehlt sich im Archiv ein eigenes Content Repository einzurichten.

Können Kunden ein bestehendes Archiv nutzen?

Ja, jedes Archiv, das über die SAP® ArchiveLink-Schnittstelle angebunden ist oder angebunden werden kann, kann genutzt werden.

Wie kommt die Lösung EASY in das SAP® System des Kunden?

EASY PCM Invoice Management wird in Form von SAP®-Transporten bereitgestellt und ist durch die SAP® Basisabteilung des Kunden einzuspielen. Anpassungen (also Customizing) werden dann von EASY-Beratern vorgenommen.

Unterstützt EASY das SAP® Transportwesen?

Ja. Sowohl die Produkttransporte als auch das Customizing und ggf. projekt- individuelle Zusatzimplementierungen werden über das SAP®-Transportwesen verwaltet.

Können Kunden die Lösung mit eigenen Ressourcen weiter ausbauen, oder müssen die Dienstleistungen bei EASY eingekauft werden?

EASY PCM Invoice Management kann gerne kundenseitig durch Anpassungen im Customizing oder kundenindividuelle Ergänzungsentwicklungen weiter ausgebaut werden – es ist nicht notwendig, dass diese Dienstleistungen bei EASY eingekauft werden. Um hier einen entsprechenden Knowhow-Aufbau auf Kundenseite zu ermöglichen, bietet EASY auch eine spezielle Administratoren-Schulung an.

Ist die EASY PCM-Lösung von der SAP® zertifiziert?

Ja. EASY PCM Invoice Management basiert auf EASY PCM Process2Design® und stellt ein vorkonfiguriertes Customizing für den Fachprozess Eingangsrechnungsverarbeitung zur Verfügung, somit ist die Lösung zertifiziert.

Benötigen die Benutzer einen zusätzlichen SAP®-User?

Alle am Prozess beteiligten Personen benötigen entsprechende SAP®-Benutzerkonten und somit eine SAP®-Benutzerlizenz.

Wie sieht die Dokumentation der Lösung aus?

Es gibt im Rahmen des Produktstandards für die Installation einen Installation Guide und Release Notes, für das Einrichten des Produktes gibt es einen Customizing Guide.

Darüber hinaus stellt EASY in der Regel projektspezifisch eine technische Dokumentation bereit, die genau den im Customizing hinterlegten Stand auf dem Kundensystem beschreibt. Wenn gewünscht, stellt EASY auch kundenindividuelle Schulungsunterlagen zusammen, die dann in der Schulung der Key-User und der Endanwender verwendet werden und durch die Schulungsteilnehmer zum individuellen Handbuch ausgebaut werden können.

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