Von Thorsten Schmidt
Verfasst Der Übergang auf kommende S/4HANA-System zeichnet sich am Horizont ab. Viele Unternehmen befinden sich bereits in der Phase der Transition – [...]
Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®
Für ein Plus an Effizienz
EASY PCM Invoice Management ist die effiziente Lösung für die digitale Rechnungsbearbeitung direkt in SAP®. Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet. Das Scannen von Papierdokumenten sowie automatische Erkennen von Rechnungsinhalten stellt den Beginn des Gesamtprozesses dar. Gleiches gilt für die Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen in diversen standardisierten Formaten. Nach der Übergabe der Eingangsrechnung an SAP® erfolgt eine weitestgehend automatische Verarbeitung: Die Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung. Das SAP®-basierte Rechnungseingangsbuch unterstützt die Sachbearbeiter in ihrem täglichen Handeln, umfangreiche Prozesskennzahlen dienen der langfristigen Prozessoptimierung. Sachlichen Prüfern und Budgetverantwortlichen steht eine webbasierte Freigabemaske zur Verfügung, bei Bedarf lässt sich diese auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen.
Webinar – So komfortabel funktioniert der Rechnungseingagnsverarbeitung in SAP®
Rechnungen einheitlich und transparent direkt in SAP® verarbeiten: Kein Problem mit EASY PCM Invoice Management. Erfahren Sie in der Webinar Aufzeichnung, wie Sie nach neuen gesetzlichen Vorgaben nach GoBD, interne Compliance-Richtlinien und Zeichnungsberechtigungen einhalten, die Durchaufzeiten ihrer Rechnungsbearbeitung verkürzen und die Produktivität Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung erhöhen.
Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®
Geschwindigkeit und Effizienz
Schnelle und vor allem periodennahe Monats- und Jahresabschlüsse gehören heute nahezu zur Standardanforderung der Finanzbuchhaltung. Die Einhaltung von Compliance-Richtlinien sowie konkrete Zahlen für die Cash-Flow-Planung sind im papierbasierten Prozess zudem nicht sichergestellt. Bestellbezogene Rechnungen prüfen Mitarbeiter oftmals manuell, trotz zuvor erfolgreich durchgeführter Bestellanforderung und Bestellprozesse, auch wenn korrekte Wareneingangsbuchungen vorliegen. Rechnungen, die sich im Bearbeitungs-Workflow befinden, unterliegen oft langen Transport- und Liegezeiten. Nicht zuletzt nehmen Prüf- und Freigabeverfahren, insbesondere für papierbasierte Prozesse, Aufwand und Zeit in Anspruch. Mit der Eingangsrechnung in SAP® gehört dies der Vergangenheit an.
Wirtschaftlichkeit und Shared Service
Die Konsequenzen sind Verletzung von Zahlungsfristen und der Verlust von Skonto-Optionen. Immer wieder gehen Rechnungen verloren und lassen sich aufgrund mangelhafter Prozesstransparenz und -konsequenz nicht wiederfinden. Auch nicht besser: Unternehmen leiten Rechnungen mehrfach in den Prozess ein und bezahlen sie möglicherweise sogar doppelt. Und wenn die Finanzbuchhaltung als Shared Service Center für mehrere Gesellschaften arbeitet, ist eine elektronische Lösung wie die Eingangsrechnung in SAP® nahezu unverzichtbar.
Mobile Rechnungsfreigaben beschleunigen Freigabeprozesse
Langwierige Freigabeprozesse sind immer wieder ein Problem. Die integrierte Bearbeiterfindung der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP® berücksichtigt schon erteilte Freigaben und reduziert so die Arbeitsbelastung der Freigeber. Mobiles Arbeiten wird unterstützt: Freigaben erfolgen komfortabel auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet – auf benutzerfreundlichen Oberflächen in SAP® Fiori® / HTML5. So benutzerfreundlich ist die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®.
Format-Vielfalt
Der Eingangsrechnungsprozess beginnt mit der einheitlichen Verarbeitung eingehender Rechnungen aus diversen Kanälen: Analoge Papierrechnungen werden eingescannt und digital eingehende Rechnungen automatisch in den nächsten Verarbeitungsschritt übergeben: so z. B. PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, oder schon im ZUGFeRD- oder EDI-Format eintreffen. ZUGFeRD-2.0 und XRechnung sind selbstverständlich verfügbar.
Revisionssichere Archivierung
Alle Rechnungsdokumente sind über alle Bearbeitungsschritte revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung – rechtssicher und dennoch einfach für den Anwender.
Eskalations-Management
Natürlich beherrscht der Eingangsrechnungsprozess in SAP® das automatisierte Erinnern an Skontofristen, Fälligkeiten etc. So verpassen Sie keine Skonti-Fristen mehr und vermeiden Verzugskosten.
Analyse & Reporting
Umfangreiche Statistiken liefern relevante KPIs, wie z.B. über Durchlaufzeiten, automatische Verarbeitungsquoten oder Skonti-Potential. Damit wird der gesamte Eingangsrechnungsprozess durchleuchtet und bietet die Grundlage für eine nachhaltige Optimierung – eine nicht zu unterschätzende Funktionalität fürs Reporting und Controlling.
Potenziale der SAP® Eingangsrechnungslösung entdecken
EASY PCM Invoice Management ist ein abgestimmtes Gesamtpaket für die Verarbeitung von analogen und digitalen Eingangsrechnungen in SAP® und lässt sich durch seinen hohen Standardisierungsgrad schnell und einfach implementieren. Unternehmen, die bereits über eine Scan-Lösung oder einen externen Dienstleister verfügen, profitieren ebenfalls von den kurzen Einführungszeiten, da sich EASY PCM Invoice Management auch mit anderen Scan-, Extraktions- und Archivlösungen verbinden lässt – doch sehen Sie selbst, welche weiteren Vorteile die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP® besitzt.
Die 7 Schritte der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®
Rechnungseingang – Erfassen
Von papierbasierten Eingangsrechnungen über der E-Mail als PDF angehängte Rechnungen, bis hin zu elektronischen Rechnungen in standardisierten Formaten: ZUGFeRD-1.0, ZUGFeRD-2.0, XRechnung und EDI etc. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP beherrscht das EASY PCM Invoice-System aus dem Effeff.
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Extrahieren
Alle benötigten Rechnungsinhalte ermittelt EASY PCM Invoice automatisch: Rechnungskopf mit Kreditor, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum sowie alle einzelnen Rechnungspositionen – dies geschieht stets GoBD-konform.
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Validieren in SAP® oder in EASY
Im nächsten Schritt werden die gelesenen Daten auf Gültigkeit überprüft, ein Beispiel wäre z.B. die Prüfung ob eine Bestellnummer gültig ist. Eine Validierung kann alternativ direkt am Scan-Client vorgenommen werden – dafür liefert EASY mit EASY Capture Plus eine entsprechende Komponente aus. Alternativ kann diese Validierung auch direkt innerhalb des SAP® GUI erfolgen.
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Ablegen & Archivieren
Die Original-Belege – gescannte Papierbelege oder der E-Mail-Anhang werden revisionssicher in einem per SAP® ArchiveLink angeschlossenen Archiv abgelegt. Unterstützt werden sowohl frühes Archivieren mit Workflow als auch spätes Archivieren. Ebenso werden alle historischen Daten, z.B. Belegänderungen, Workflow-Freigaben etc., zum Beleg gespeichert – eine runde Sache, die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP®.
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Vorbuchen
Die Rechnungsdaten werden dann in SAP® erfasst und sind im Rechnungseingangsbuch verfügbar.
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Prüfen & Freigeben
Danach folgt der Start eines SAP®-Workflows pro Rechnung. Jede SAP® Eingangsrechnung durchläuft ein umfangreiches und in vielen Kundenprojekten erprobtes Prüfungs- und Regelwerk, das sich natürlich auch an kundenindividuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Das Regelwerk prüft Rechnungen z. B. auf Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen, gebuchte oder fehlende Wareneingänge, bereits geleistete Anzahlungen oder einfach nur den Lieferantennamen. Nach Abarbeitung aller Regeln sowie der Ausnahmebehandlungen leitet das System die Rechnungen entsprechend der Freizeichnungsrichtlinien Ihres Unternehmens per SAP®-Workflow an die relevanten Genehmiger zur Freigabe weiter. Diese Freigabe erfolgt komfortabel auf dem Desktop, Smartphone oder Tablet – auf benutzerfreundlichen Oberflächen in SAP® Fiori® / HTML5. Die Rechnungsdokumente sind in allen Bearbeitungs- und Genehmigungsschritten nur einen Mausklick entfernt – sogar EDI-Rechnungen visualisiert das System anwenderfreundlich.
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Buchen
Die meisten Rechnungen durchlaufen die obigen Schritte automatisch, ohne das ein weiteres Eingreifen notwendig ist. Alle anderen werden nach abgeschlossener Rechnungsprüfung und Freigabe gebucht.
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