Dokumenten­­management­system: Alle Informationen zum DMS

Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zum tagtäglichen Dokumenten­management in Organisationen. Und nicht zu vergessen dabei: das Löschen von und die Suche nach Dokumenten.

Es liegt auf der Hand, dass papierbasierte Prozesse an dieser Stelle wie ein Bremsklotz wirken – zeitintensiv, unübersichtlich, nebst aller anderen Nachteile des Mediums Papier.

Gerade digitales Dokumenten­management schafft hier Abhilfe und bringt Sie einen gewaltigen Schritt voran in der digitalen Transformation. Wie ein Dokumenten­management­system (DMS) funktioniert, was dabei zu beachten ist und welche Vorteile es gerade Unternehmen bringt, lesen Sie im Nachfolgenden.

Webinar: Lastenheft – Die Basis für die Einführung eines Vertragsmanagement-Systems

Datum: 05.07.2022
10:00 - 10:30
Ort: Online
Dokumentenmanagement | Vertragsmanagement

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Highlights des DMS:
Bringt Struktur in Ihre Dokumente und Daten

EASY DMS (Dokumenten-Management-System) ist eine leistungsstarke, flexible und skalierbare ECM-Lösung. Und damit das ideale Dokumenten­management­system für Großunternehmen, den Mittelstand und kleine Unternehmen. Eine DMS-Software, die Ihre Unternehmens­informationen und die digitale Archivierung zu einer Business-Ressource macht. Werden Sie schneller und effizienter, bei mehr Prozesssicherheit. Wir verraten Ihnen, wie.

Das Dokumenten-Management-System von EASY macht den Schritt in die Digitalisierung Ihrer Geschäfts­prozesse möglich. Ganz gleich, ob Ihre Daten und Dokumente auf Unternehmens­servern oder in der Cloud liegen: Legen Sie mit EASY DMS einfach los – dank einer intuitiven, leicht verständlichen Bedienung. So einfach kann ein Dokumenten-Management-System sein. Freuen Sie sich mit EASY DMS auf leichteren Zugang zu Ihren Daten, gleich ob Dokumente, Belege etc.

Reduzieren Sie Ihren Aufwand: Mit der leistungsfähigen OCR-Lösung von EASY SOFTWARE erfassen, extrahieren und verschlagworten Sie Belege im Handumdrehen, automatisiert, regelbasiert und aus allen erdenklichen Quellen, von der Papierrechnung bis zur E-Mail – gewinnen Sie die Kontrolle zurück über Ihre Dokumente.

EASY Archive ist eine Archivierungs­lösung mit beeindruckendem Leistungsumfang bei geringem Administrations­aufwand – und arbeitet perfekt im Duett mit unserer DMS-Software. So leicht kann Archivierung sein: Konfiguration und Administration gehen einfach von der Hand, die integrierte Datenbank ist wartungsfrei.

Dokumenten­management ermöglicht jederzeit ohne langes Suchen Zugriff auf wichtige Dokumente zu einem Geschäfts­vorgang. Über die E-Akte von EASY SOFTWARE erreichen Sie genau das – revisions­sichere Ablage inklusive und für ein perfektes Zusammenspiel mit unserer DMS-Software, wenn benötigt.

Mit EASY Workflow managen und automatisieren Sie dokumenten­basierte Arbeitsabläufe dank der Modellierung der regelbasierten Prozesse über MS Visio, ohne großen Aufwand. Vorgangsmonitoring und Eskalations­management sind bereits integriert. Perfektionieren Sie das digitale Dokumenten­management mit ihren Workflows.

Perfekt im Duett: Archivierung von E-Mails und Dokumenten­management – selbst bei vielen E-Mails die Übersicht behalten, einzelne E-Mails einem Geschäftsvorgang zuzuordnen, mit anderen Dokumenten verknüpfen und nicht zuletzt rechtssicher archivieren? Mit dem E-Mail Management von EASY SOFTWARE ist das ein Kinderspiel.

EASY DMS lässt sich einfach in nahezu jede Anwendung integrieren: So soll DMS-Software sein. Eine Vielzahl an Integrationen steht bereits als DMS-Standard für Sie bereit – für einen stabilen und übergreifenden Informationsfluss zwischen Dokumenten­management­system wie auch anderen Plattformen und Anwendungen.

Digitale Unter­schrift

Rechtssichere digitale Unterschriften mit EASY

Die Vertrauenswürdigkeit und Integrität von digitalen Dokumenten (Rechnungen, Verträge etc.) liegt uns am Herzen. Deshalb bietet EASY DMS die Option an, Dokumente digital zu unterzeichnen. So unterschreibt man heute. Einfacher, sicherer und vor allen Dingen schneller. Erfahren Sie mehr über EASY eSignature.

Die Lösung

EASY DMS steht für Dokumentenmanagement mit System: für ein Enterprise Information Management Tool, das modernstes Dokumenten­management wie auch flexibles Content Management zu einer Plattform für die Optimierung aller dokumenten­basierten Tätigkeiten und die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen kombiniert. Die leistungsfähige Funktionen unseres Dokumenten-Management-Systems unterstützt die Mitarbeiter bei der Bearbeitung, Kategorisierung und Versionierung Ihrer Dokumente: Digitalisierte Papierdokumente und elektronische Dokumente von außen lassen sich ebenso verwalten wie im Haus anfallende Informationen.

Ausgangs­situation –
Dokumenten­­management

Manuelles Dokumenten­management von Informationen in Papierakten ist äußerst zeitaufwendig und zudem eine wenig motivierende Tätigkeit für die Bearbeiter. Gleichzeitig bremst es Ihre Organisation aus: Lange Transport- und Liegezeiten ziehen Geschäfts­prozesse unnötig in die Länge und verzögern nachfolgende Aufgaben und Abläufe. Häufig mangelt es auch an Transparenz über aktuelle Prozesse und Inhalte. Dokumente und Informationen sind nicht unmittelbar auffindbar, die Auskunftsfähigkeit ist einschränkt – selbst, wenn schnelle Reaktion gefragt ist. Ein digitales Dokumenten­management­system hingegen bringt Ihr Unternehmen auf die Sprünge.

DMS-Software als neue Ablage: strukturiert & intuitiv

EASY DMS verbindet Geschäfts­vorgänge mit den jeweiligen Dokumenten und Daten. So stellt die ECM-Lösung eine gemeinsame Informationsbasis für alle Anwender bereit. Online-basiert: Ganz gleich, von wo aus diese gerade arbeiten, denn der intuitive EASY Client macht Ihr Dokumenten­management­system webbasiert. Lange Einarbeitungen entfallen, stattdessen sind Ihre Mitarbeiter vom ersten Moment an in der Lage, Ihre Informationen und Dokumente in EASY DMS abzulegen. Etwa in Kundenakten oder Akten für Lieferanten, Projekte, Gebäude, Schadensfälle oder vieles andere mehr.

Ihr Nutzen durch digitales Dokumenten­management

All das macht EASY DMS zur idealen DMS-/ECM-Lösung für Unternehmen jedweder Größe. Und dazu ist es noch schnell zu implementieren. Denn unser Dokumenten-Management-System bietet zahlreiche Out-of-the-Box-Lösungen, etwa Vertrags­management, Bestell­management, Eingangsrechnungs­verarbeitung, Personal­management und vieles mehr.

  • Mehr Transparenz: strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente durch DMS-Software
  • Dokumenten­management von EASY steht für höhere Prozesseffizienz: einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
  • Bessere Zusammenarbeit: zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung der Dokumente
  • Hohe Nachvollziehbarkeit: durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung
  • SLAs sicher einhalten: dank Fristen­management mit mehreren Eskalations­stufen
  • Schnelle Einarbeitung: nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem DMS
  • Durch unsere DMS-Software zu mehr Flexibilität: Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr
  • Geringer Pflegeaufwand: dank zentraler Administration des Dokumenten­managements
  • Hohe Sicherheit der abgelegten Dokumente: durch fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung innerhalb der DMS-Software
Dokumenten­management
Mediathek

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Definition: Was ist digitales Dokumenten­management (DMS)?

Dokumenten­management-Beispiele

Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen des DMS unterscheiden. Gewissermaßen zeichnet sich durch diese Unterscheidung die kleine Historie des Dokumentenmanagements ab. Gleichzeitig werden Vor- und Nachteile der vier DMS-Verfahren deutlich.

Der Fileserver als DMS vs. datenbankgestützte Dokumenten­management­systeme

Die Ablage von Dokumenten in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und dergleichen mehr, tauscht ein Problem gegen ein anderes: ein papierenes gegen ein digitales. So verschwinden Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Und allein schon die Dokumentenablage erfordert Disziplin – vom vereinbarten Namensschema für Dateien über den richtigen Ablageort bis hin zur Verschlagwortung, falls letztere überhaupt möglich ist. DMS-Software dieser Art erweist sich in der Regel als ungenügend für das tägliche Dokumentenmanagement.

Derartige Systeme als Ersatz für ein Dokumenten-Management-System zu nutzen, wirkt sich kontraproduktiv aus. Die Inhalte der Dokumente sind oft nicht durchsuchbar, Metadaten fehlen, von Workflows, Versionierung etc. ganz zu schweigen. Als Informationsträger dienen allein Dateinamen und Verzeichnispfade.

Monolithische Dokumenten­management­systeme vs. DMS als Service

Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen des DMS unterscheiden. Gewissermaßen zeichnet sich durch diese Unterscheidung die kleine Historie des Dokumentenmanagements ab. Gleichzeitig werden Vor- und Nachteile der vier DMS-Verfahren deutlich.

Aktuelle Dokumenten-Management-Systeme arbeiten nach folgendem Schema: Ein Dokument wird erfasst, bestimmte Dokumenteninformationen werden ausgelesen, eine Dokumenten-ID vergeben. Das Dokument und die Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert. Der große Vorteil: Über die Dokumenten-ID bleibt das Dokument klar identifizierbar und geht im DMS nicht verloren. Der Nachteil: Für den Zugriff auf das DMS benötigt man eine auf dem lokalen Rechner installierte DMS-Software.

Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel. So existieren Dokumentenmanagementsysteme, die dem Anwender für die tägliche Arbeit einen browserbasierten DMS-Webclient bereitstellen. Eine Installation von Software auf dem lokalen Rechner ist damit überflüssig. Für ein DMS in der Cloud gilt dies sowieso. So lässt sich auf das DMS über den Browser der Wahl zugreifen: einfach jederzeit und überall, auch via Smartphone/Tablet. Allerdings bringt ein Cloud-DMS darüber hinaus weitere Vorteile mit: Wie bei so vielen anderen Software-as-a-Service-Angeboten (SaaS) auch, übernimmt der Service-Anbieter dann ebenfalls die Wartung des Cloud-DMS und sorgt im Idealfall für einen reibungslosen Betrieb des Dokumentenmanagementsystem; so führt der Anbieter z.B. regelmäßige, automatisierte Backups durch. Insofern sind mit einem Cloud-Dokumentenmanagementsystem auch geringere IT-Kosten verbunden. Alles steht und fällt an dieser Stelle jedoch mit der inhaltlichen Ausgestaltung der Service-Verträge. Laufzeiten, Nutzeranzahl, verbrauchtes Datenvolumen etc. zählen den wesentlichen Faktoren, die die Kosten für das Cloud-DMS bestimmen.

Cloud DMS
Bild: Vorbei sind die Zeiten der endlosen Sucherei in einer chaotischen Ordnungsstruktur. Im digitalen Dokumentenmanagementsystem sind Ihre Dokumente ordentlich aufgehoben und jederzeit auffindbar.

Je nach genutztem DMS-System verfügt ein elektronisches Dokumentenmanagement über verschiedene weitere Funktionen. Als wichtige, häufig verwendete DMS-Funktionen sind zu nennen: Revisionssicherheit, Versionierung, Archivierung, Voraussetzungen zur Datenschutzkonformität, Workflows, gruppenbasierte Berechtigungen und viele weitere mehr. Gerade für verteilte Organisationen, also Unternehmen mit mehreren Standorten, vereinfacht und beschleunigt ein Dokumenten-Management-System die tagtägliche Arbeit ungemein.

Was ist ein Dokument im Kontext des DMS?

Grundsätzlich umfasst ein in einem DMS-System abgelegtes Dokument natürlich noch mehr Informationen, als nur den reinen Dokumenten-Inhalt.

DMS-System Dokument Metadaten

Zusätzliche, das Dokument begleitende Informationen bezeichnet man als Metadaten. Diese sind auch dem Dokument zugeordnet, wie bspw.

  • Projektnummer und -bezeichnung
  • Erstelldatum
  • Version
  • Status
  • Kostenstelle
  • Prüfer etc.

Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument bezogen oder aber durch manuelle Verschlagwortung zum DMS hinzugefügt werden. Konsequent und einheitlich durchgeführt, hilft dies bei der schnellen Suche nach Dokumenten. Darüber hinaus lassen sich Dokumente eines Vorganges ohne Weiteres in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen . Sehr deutlich wird an dieser Stelle, dass ein Dokumentenmanagementsystem sehr schnell den Status des heiligen Grals der Information einnimmt.

Warum überhaupt Dokumenten­management?

Zeitgemäße Dokumenten­­management­­systeme helfen dabei, sowohl Prozess­­laufzeiten wie auch die Zeit bis zur Bereit­stellung von Dokumenten in Unternehmen erheblich zu verkürzen. Damit unterstützt ein DMS-System Geschäfts­prozesse beliebiger Art. Dies setzt natürlich ein datenbank­gestütztes DMS voraus. Bestimmte Nutzer­­gruppen besitzen unabhängig vom jeweiligen Standort Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente im DMS.

Ferner soll ein Dokumenten­management­system auch andere Geschäfts­prozesse flankieren, verbessern und vereinfachen. Man denke hier an Personalprozesse, an die Eingangsrechnungs­verarbeitung, P2P-Prozesse etc. Das passende Stichwort hierzu ist „DMS-Workflow“. Im Grunde genommen bezeichnet der Terminus Workflow dabei den Sachverhalt, dass das Dokumenten­management weitere Aufgaben vereint und automatisiert, wie zum Beispiel Termin­überwachung, Eskalations­management, Urlaubs­vertretungen etc.

Wie funktioniert ein digitales Dokumenten-Management-System?

Dokumente oder allgemeiner gesprochen: Informationen, liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: schon elektronisch oder noch in Papierform . Diese Informationen müssen dem Dokumenten-Management-System zunächst zugeführt werden – doch wie funktioniert das und was folgt im DMS daraufhin?

Erfassen von Informationen im Dokumenten­management­system

Je nach Medienart nimmt das Erfassen von Dokumenten unterschiedliche Wege im DMS. Liegen die Informationen bereits in elektronischer Form vor, sind zeitgemäße Dokumenten­management­systeme in der Lage, diese Informationen weitgehend automatisch in das DMS zu überführen. Um papierbasierte Dokumente zu erfassen, nutzt ein DMS in der Regel einen Scanner mit Optical-Charakter-Recognition (OCR) für die digitale Belegerfassung.

Je nach Dokumentenart – oder allgemeiner: Informationstyp – existieren dazu bestimmte Formate. Man denke hier bspw. an Informationen, die mit einem der vielen Formate des Electronic Data Interchance (EDI) übertragen wurden. Zum Beispiel: Verkaufsrechnungen, Frachtbriefe, Bestellungen, Versandmitteilungen, Kontoauszüge, Entwurfsspezifikationen, Versicherungsforderungen etc. Zwei andere Beispiele: das XRechnung- oder ZUGFeRD-2.0-Format. Beide fallen in die Domäne der digitalen Rechnungsformate – und es handelt sich dabei um strukturierte Daten, ebenso wie die EDI-Formate.

Dokumenten­management­systeme und strukturierte Daten – perfekt im Duett

Der Vorteil solcher strukturierten Daten für ein DMS ist augenfällig – denn die Daten stehen an festen Plätzen, auf immer und ewig. Hier veranschaulicht am Beispiel einer XRechnung:

Solange sich der Ersteller der Rechnung an die verabredete Spezifikation hält, ist es ein Leichtes, die strukturierten Informationen der Eingangsrechnung automatisiert im Dokumenten-Management-System zu verarbeiten. Klar ist auch, dass ein über derartige Medien angestoßener Workflow das A und O für reibungslose Geschäftsprozesse darstellt.

Schwach strukturierte Daten fürs Dokumenten­management – OCR-Technologie is key

Ganz anders sieht es dann bei Dokumenten und Informationen in Papierform aus. Der gängige Weg in das Dokumenten-Management-System verläuft dann über sogenanntes Scannen. D.h. die Dokumente müssen dann über einen Scanner erst digitalisiert werden. Wichtig an dieser Stelle: Die Scansoftware des Scanners oder eine nachgelagerte Software muss zwingend über eine Optical-Character-Recognition (OCR) verfügen. Auf diesem Weg werden die textuellen Elemente des Dokuments erfasst und idealerweise entsprechend eingeordnet – und das ist bei diesem Medium die wichtigste Quelle an Information für ein DMS. In der Regel sind diese Verfahren zur Erfassung von Inhalten über Jahre hin gereift, verbessert und folglich sehr genau – immer unter der Voraussetzung und Annahme, dass die auf dem Dokument dargebotenen Daten konsistent bleiben. Dies ist leider nicht immer der Fall und insofern ein kleiner Hemmschuh für den darauffolgenden Workflow der jeweiligen Geschäftsprozesse.

Verteilen von Informationen im Dokumenten­management­system

Von nun an bleibt alles digital und Medienbrüche finden nicht mehr statt. Ein großer Vorteil eines DMS besteht darin, dass alle Dokumente und Informationen automatisiert an die zuständigen Unternehmensabteilungen geleitet werden.

Wohin die Dokumente resp. die Informationen schließlich transportiert werden, nimmt das DMS im Wesentlichen anhand der getroffenen Kategorisierung vor. Durch erkannte und ausgelesene Informationen bestimmt das Dokumenten-Management-System zum Beispiel: Bei einem Dokument handelt es sich um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag etc.

Genau an dieser Stelle spielt ein DMS einen wichtigen Vorteil aus: Denn nun können in einem zeitgemäßen Dokumentenmanagementsystem sogenannte Workflows greifen.

Dokumenten­management­systeme und Workflows – zurücklehnen und arbeiten lassen

Der Dokumententransport und die Bearbeitung von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen können mit einem modernen DMS vollständig auf elektronischem Weg erfolgen. Im Rahmen eines Workflows sendet ein Dokumenten-Management-System Dokumente anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Kundennummer etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Wichtig an dieser Stelle: Dabei wird nicht das Dokument selbst versendet, sondern nur der Link auf das betreffende Dokument im Dokumenten-Management-System. Die Benachrichtigung erfolgt entweder im DMS-System selbst oder per E-Mail. Das hat den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle anderen autorisierten Mitarbeiter zugänglich bleibt. Damit gehören Dokumenten­kopien ebenso der Vergangenheit an wie die daraus erwachsende Unübersichtlichkeit.

Ein gutes Dokumenten­management­system zeichnet sich dadurch aus, dass es die Option zweier Arten von Workflows zulässt:

Ad-hoc Workflows für selten auftretende Aufgaben und umfangreichere, feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben. Der Unterschied zwischen beiden: Ad-hoc-Workflows lassen sich bei Bedarf schnell erstellen und einrichten, verfügen vorab über kein festes Prozess­modell. Sie stellen also das passende Werkzeug zur Lösung einfacher Aufgaben dar, die sich erst im laufenden Arbeits­alltag ergeben: Sie stellen zum zweiten Mal fest, dass Rechnungen des Kunden XY bei der Verarbeitung aufwerfen. Da Sie Skonti-Erlöse nutzen und Mahn­gebühren vermeiden wollen, lassen Sie sich und Ihren Arbeits­kollegen einfach über das Dokumenten­management über das Eintreten dieses Falles benachrichtigen. Zu umfangreicheren Workflows lesen Sie unter komplexere Workflows weiter.

Beispiele für DMS-Workflows

Das wesentliche DMS-Feature besteht im Klassifizieren und der entsprechenden Ablage von Dokumenten. Wie eben dargestellt, können darüber hinaus auch Workflows im Dokumenten-Management-System etabliert werden. Dies gilt für alle Dokumente. Und gerade in der Kombination von Workflow Management mit ECM- oder ERP-Systemen lassen sich hier zeitsparende Vereinfachungen realisieren.

Aufgaben und Termine – Workflows im DMS

Ein leichter und ganz grundsätzlicher Workflow, der sich mit einem Dokumenten-Management-System umsetzen lässt, ist die Aufgaben- und Terminüberwachung. Das funktioniert ganz einfach. Schon beim Eintreffen im DMS wird ein Dokument an eine Gruppe von Bearbeitern versendet – und an dem Dokument „hängt“ ein festgelegter Zeitpunkt, eine „Deadline“, bis zu dem die auf das Dokument bezogene Aufgabe erledigt sein muss. Kümmert sich bis zu diesem Zeitpunkt keine Person um die Aufgabe, tritt das Eskalationsmanagement ein. Heißt: Es kommt zu einer Erinnerung über den offenstehenden Sachverhalt. Reagiert erneut keiner der betreffenden Mitarbeiter auf den Hinweis des DMS-Workflows, können automatisiert Hinweise zum Beispiel an den Teamleiter eskalieren.

Komplexere DMS-Workflows

Natürlich lassen sich auch umfangreichere Workflows mit einem Dokumentenmanagementsystem umsetzen: so zum Beispiel der Eingangsrechnungsworkflow. Unschwer zu erkennen, dass dieser Workflow aus mehreren sachlichen und fachlichen Prüfungen besteht – mit anschließender Übergabe an ein ERP-System zur Verbuchung der Rechnung und letztendlicher Archivierung.

Versionierung von Dokumenten im DMS

Das Thema der Versionierung und Versionskontrolle nimmt einen großen Stellenwert im Bereich des Dokumenten­managements ein. Stichwort „Nachvollziehbarkeit“. Ursprünglich stammt das Problem der Versionierung und Versionskontrolle aus der Software-Entwicklung (die dortigen Tools zur Lösung: RCS, CVS, Subversion, Git etc.).

Das Problem im Kontext des Dokumenten­managements lässt sich wie folgt veranschaulichen: Durch Bearbeitungen eines Dokuments entstehen im Laufe der Zeit verschiedene Versionen des Dokuments innerhalb des DMS. Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, resultieren daraus auch mehrere Dokumenten­versionen. Für alle Bearbeiter stellt sich früher oder später die Frage, welche Dokumenten-Version denn nun die aktuelle ist. Dieses Problem lösen Dokumenten­management­systeme, indem sie idealerweise für jede Version einen Zeitstempel mit Kennung des Bearbeiters erzeugen und dem Betrachter präsentieren. Natürlich lässt sich auch über ein DMS in die Versions­geschichte eines Dokuments reisen – so bleiben alle Änderungen am Dokument im Dokumenten­management­system nachvollziehbar.

Dokumenten­­management: Dokumente und Revisions­sicherheit

Mit Sicherheit zählt die eben beschriebene Versionierung von Dokumenten innerhalb des DMS-Systems zu den hilfreichsten Funktionen. Eine Frage, die immer wieder in diesem Kontext auftaucht, ist die nach der Revisions­sicherheit von Dokumenten. Was bedeutet nun Revisionssicherheit? Kurze Antwort: Man möchte sicherstellen, dass ein Dokument während der Lebenszeit im Dokumenten­management­system nicht verändert, manipuliert wurde – ohne dass es auffällt.

Wie aber gewährleistet ein Dokumenten-Management-System die Revisionssicherheit eines Dokuments? Ein Beispiel zur Illustration: Wer würde sich dazu in der Lage sehen, aus einem Fundus von 1000 Dokumenten ein beliebiges Dokument zu ziehen und zu behaupten: Das ist das unveränderte Dokument?

Um dies sicherzustellen, verfügt ein modernes DMS über Prüfsummen. Derartige Prüfsummen, auch Hashwerte genannt, werden aus dem Dokumenteninhalt berechnet. Diese Hashwerte sind eindeutig. Heißt: gleicher Dokumenteninhalt, gleiche Prüfsumme. Und ein verändertes Dokument zieht zwangsläufig dann eine andere Prüfsumme nach sich. Das DMS-System übernimmt diese Aufgabe im Hintergrund und zeigt den errechneten Status an.

Revisionssicherheit: Vergleich zweier Dokumente
Diese zwei Dokumente sehen auf den ersten Blick völlig gleich aus. Aber auch, wenn nur ein nicht sichtbares Pixel verändert wird, ändert sich die Prüfsumme (blauer Kreis), anhand derer sich das Dokument immer verifizieren lässt. 

DMS-Systeme und Archivierung

In den meisten Fällen verfügt ein DMS-System ebenfalls über ein Archiv bzw. über eine Schnittstelle zwischen Dokumenten-Management-System und Archiv-System. Auf diese Option sollten Sie unbedingt achten. Der Grund liegt auf der Hand. Einerseits möchte man das Dokumenten­management­system entlasten. Andererseits steht man vor der Aufgabe, bestimmte Dokumentenarten für sechs bzw. zehn Jahre archivieren zu müssen. Stichwort „Finanzamt (GoBD, §147 Abgabenordnung etc.) .“ Für beide Fälle hilft Ihnen eine Archivierungssoftware.

Als Faustregel gilt, dass alles, was nicht mehr für die tagtägliche Arbeit benötigt wird, aus dem DMS-System ins Archiv wandert. So entlasten Sie das Produktiv­system. Alle anderen, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gehören gezwungenermaßen ebenfalls ins Archiv des Dokumenten­management­systems. Dokumente dieser Art wären dann zum Beispiel Lohnzahlungen, Personalakten, Jahresabschlüsse, Rechnungen und vieles andere mehr.

Zeitgemäße Systeme fürs Dokumenten­management besitzen diese Funktion zur Archivierung bzw. der Anbindung an ein Archiv. Archivierung wird auf diesem Wege zu einem Kinderspiel. Ziemlich leicht gestaltet sich auch der tägliche Umgang mit dem Archiv: Denn die Suche (auch Information Retrieval genannt) nach archivierten Inhalten starten Sie direkt aus der DMS-Anwendung. Statt den mühsamen Gang ins Archiv anzutreten, nutzen Sie lieber die bequeme Suchfunktion eines modernen DMS. Dank der guten Verschlag­wortung sowie vorhandener Metadaten und der aus Volltext­verfahren (OCR) gewonnenen Informationen, kommen Sie beschleunigt zum exakten Suchergebnis im Dokumenten­management­system. Ganz gleich, was der Ursprungs­kanal des Dokuments war – vom Papierdokument über E-Mails bis hin zu bereits in einem strukturierten Datenformat angekommenen Medien. Kurzum: Ein modernes Dokumenten­management­system befreit von lästigen, zeitintensiven und wortwörtlichen Suchläufen.

DMS-Integrationen: Dokumenten­management­systeme und die Anbindung an das ERP

Den vollen Nutzen entfaltet ein DMS natürlich erst durch eine Koppelung an ERP-Systeme. Deshalb ist bei der Auswahl des Dokumenten­management­systems darauf zu achten, dass das DMS über die passenden Schnittstellen bzw. APIs zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn: Beide Systeme – DMS- und ERP-System – ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig. Wie funktioniert das und welcher Vorteil ergibt sich daraus?

Zur Verdeutlichung: Während das Enterprise Resource Planning-System (ERP) über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangs­rechnung zum Beispiel über das Dokumenten-Management-System ins Unternehmen. Nun kann es unter Umständen passieren, dass bestimmte Daten auf dem Eingangs­rechnungs­dokument fehlen. Folge: Der Eingangs­rechnungs­workflow könnte genau aus diesem Grund nicht starten bzw. bliebe an einer sehr frühen Stelle stehen.

Durch Rückgriff auf das ERP-System vervollständigen sich die fehlenden Daten und der Workflow kann im DMS weiterlaufen. Das Ganze lässt sich auch vollautomatisiert abbilden: Aus der Eingangs­rechnung im DMS und dem inhaltlichen Abgleich mit den Stamm­daten des ERP-Systems kann, zusammen mit einer rechnerischen Überprüfung der Summen und der Prüfung, ob eine zur Rechnung gehörende Bestellung vorliegt, ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende steht die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP.

Darüber hinaus lassen sich auch alle im ERP-System erzeugten Dokumente schließlich im DMS-System revisions­sicher archivieren sowie gleichzeitig mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang bündeln und zusammenführen. Die Kombination aus Dokumenten­management­system und ERP-System schafft also enorme Synergie­effekte in puncto der Automatisierung von Workflows.

Anbindung des DMS-Systems an die Microsoft Office-Welt

Eine nahtlose Anbindung an verbreitete Microsoft-Produkte (Word, Excel, Outlook etc.) gehört zum Pflichtprogramm für ein zeitgemäßes Dokumenten-Management-System. Dies allein schon aus Nutzersicht, denn wer will heutzutage schon ständig und dauernd zwischen Applikationen wechseln. Keiner, eben. Im Idealfall verbindet das DMS-System die ebengenannten Anwendungen so gut, dass sich zum Beispiel ein Word-Dokument direkt in der Dokumentenmanagement-Anwendung öffnen, verändern und speichern lässt.

Anbindung an Signatur-Dienstleister

Um Ihre Arbeitsprozesse durchgehend digital zu halten, lässt sich die Möglichkeit zur elektronischen Unterschrift, etwa mit EASY eSignature, problemlos an das DMS anbieten. Damit lassen sich Dokumente unabhängig von Zeit und Ort digital signieren und versenden – und das rechtsgültig und sicher. So beschleunigen Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern sorgen außerdem für mehr Transparenz.

DMS: Was ist bei einem Dokumenten­management­system zu beachten?

Natürlich müssen auch und gerade Dokumenten­management­systeme die Voraussetzungen mitbringen, bestimmten gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In Deutschland sind an dieser Stelle mehrere wichtige Gesetzestexte und andere Details zu nennen. Alles dreht sich dabei um Aufbewahrungs­pflichten und Datenschutz.

Disclaimer:

Natürlich müssen auch und gerade Dokumenten­management­systeme die Voraussetzungen mitbringen, Bei alledem ist klar, dass an dieser Stelle keine Rechtsberatung erfolgt; es soll nur für die umfangreiche Situation sensibilisiert werden.

Aufbewahrungs­pflichten von Dokumenten innerhalb des DMS

Zunächst: Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht? Jeder, den das Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet, ist auch zur Aufbewahrung derselben verpflichtet. Näheres klären die Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b. Stellt sich sofort die nächste Frage, welche Art von Dokumenten müssen wie lange im Dokumenten-Management-System aufbewahrt werden? Als grobe Faustregel gilt:

Eine zehnjährige Pflicht zur Aufbewahrung gilt für Dokumente der folgenden Art:

  • Inventare und Lageberichte
  • Aufzeichnungen und Bücher
  • Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanz (nebst zum Verständnis nötiger Arbeitsanweisungen und weiterer Organisationsunterlagen)
  • Rechnungen und Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), wenn die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Dokumente der folgenden Art:

  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

DSGVO-Konformität im Dokumenten-Management-System

Zwei gesetzliche Anforderungen gilt es nun zu vereinen: die eben erwähnten Aufbewahrungs­pflichten und die Anforderungen der DSGVO, hier insbesondere der Artikel 17 Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessen werden”).

Was auf den ersten Blick wie ein Widerspruch aussieht, lässt sich leicht auflösen. Nach Ablauf der Zweckbindung (hier: Aufbewahrungspflichten) regiert die DSGVO – mit der Folge, dass ein Dokumenten­management­system in der Lage sein muss, spezielle Dokumente und Daten mit Personenbezug zu löschen. Ein modernes DMS muss diese Löschfunktion beherrschen. Darüber hinaus fordert die DSGVO vom Dokumenten­management­system aber auch die Fähigkeit ein, dass ein Kunde jederzeit ein Auskunftsersuchen stellen kann: Es geht also um Klärung der Fragestellung, ob und zu welchem Zweck persönliche Daten gespeichert wurden – und falls ja, welche Daten das sind. Kurzum: Das DMS-System muss über die Option verfügen, diese Daten dem Auskunfts­ersuchenden zukommen zu lassen.

DMS und GoBD-Konformität

Auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, der Nachfolger der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Außerkraft s. 01.01.2015) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, Außerkraft s. 31.12.2014) stellen bestimmte Anforderungen an ein elektronisches Dokumenten-Management-System. Das jeweilige DMS sollte natürlich die Voraussetzungen mitbringen, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.

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