Das digitale Dokumentenmanagementsystem der Extraklasse

Bringt Struktur in Ihre Dokumente und Daten.

EASY DMS (Dokumenten-Management-System) ist eine leistungsstarke, flexible  und skalierbare ECM-Lösung. Und damit das ideale Dokumentenmanagementsystem für Großunternehmen, den Mittelstand und kleine Unternehmen. Eine DMS-Software, die Ihre Unternehmensinformationen und die digitale Archivierung zu einer Business-Ressource macht. Werden Sie schneller und effizienter, bei mehr Prozesssicherheit. Wir verraten Ihnen, wie.

EASY DMS beschleunigt Ihre dokumentenintensiven Unternehmensprozesse, Ihr Team arbeitet besser und schneller zusammen. Verlassen Sie sich ganz auf EASY SOFTWARE, den Pionier des digitalen Dokumentenmanagements – und auf unsere umfassende DMS Beratung. Wir wissen, wovon wir reden.

Andreas Schneider, Leiter Business Unit ECM, EASY SOFTWARE AG

Mitarbeiter Andreas Schneider

Digitales Dokumentenmanagement (DMS) umfasst:
Dokumente, Akten, Workflows und Archiv

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Wer profitiert von einer DMS-Software? Und was ist bei einem Dokumenten-Management-System zu beachten? Im Erklärvideo haben wir die Basics zum Thema DMS anschaulich für Sie zusammengefasst!



Noch Fragen?

Das Erklärvideo zu EASY DMS hat nicht all Ihre Fragen beantwortet – lesen Sie mehr zum Thema Dokumentenmanagement.

Kakteen

Digitale Belegerfassung

Reduzieren Sie Ihren Aufwand: Mit der leistungsfähigen OCR-Lösung von EASY SOFTWARE erfassen,  extrahieren und verschlagworten Sie Belege im Handumdrehen, automatisiert, regelbasiert und aus allen erdenklichen Quellen, von der Papierrechnung bis zur E-Mail – gewinnen Sie die Kontrolle zurück über Ihre Dokumente.

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Ein Baum im Querschnitt mit vielen Jahresringen – verlässlich wie unsere Archivierungssoftware

Archivierung

EASY Archive Smart ist eine Archivierungslösung mit beeindruckendem Leistungsumfang bei geringem Administrationsaufwand – und arbeitet perfekt im Duett mit unserer DMS-Software. So leicht kann Archivierung sein: Konfiguration und Administration gehen einfach von der Hand, die integrierte Datenbank ist wartungsfrei.

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Pilz von der unteren Seite

Elektronische Akte

Dokumentenmanagement ermöglicht jederzeit ohne langes Suchen Zugriff auf wichtige Dokumente zu einem Geschäftsvorgang. Über die digitale Akte von EASY SOFTWARE erreichen Sie genau das – revisionssichere Ablage inklusive und für ein perfektes Zusammenspiel mit unserer DMS-Software, wenn benötigt.

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Pflanze

EASY Workflow

Mit EASY Workflow managen und automatisieren Sie dokumentenbasierte Arbeitsabläufe dank der Modellierung der regelbasierten Prozesse über MS Visio, ohne großen Aufwand. Vorgangsmonitoring und Eskalationsmanagement sind bereits integriert. Perfektionieren Sie das digitale Dokumentenmanagement mit EASY Workflow.

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Walnuss

E-Mail Archivierung

Perfekt im Duett: Archivierung von E-Mails und Dokumentenmanagement – selbst bei vielen E-Mails die Übersicht behalten, einzelne E-Mails einem Geschäftsvorgang zuzuordnen, mit anderen Dokumenten verknüpfen und nicht zuletzt rechtssicher archivieren? Mit dem E-Mail Management von EASY SOFTWARE ist das ein Kinderspiel.

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Korallen

Integrationen

EASY DMS lässt sich einfach in nahezu jede Anwendung integrieren: So soll DMS-Software sein. Eine Vielzahl an Integrationen steht bereits als DMS-Standard für Sie bereit – für einen stabilen und übergreifenden Informationsfluss zwischen Dokumentenmanagementsystem wie auch anderen Plattformen und Anwendungen.

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Highlights des DMS

Das Dokumenten-Management-System von EASY macht den Schritt in die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse möglich und erleichtert Ihnen ebenfalls den Umstieg. Ganz gleich, ob Ihre Daten und Dokumente auf Unternehmensservern oder in der Cloud liegen: Legen Sie mit EASY DMS einfach los –  dank einer intuitiven, leicht verständlichen Bedienung. So einfach kann ein Dokumenten-Management-System sein. Vergessen Sie auch umfangreiche Installationen: Sie arbeiten mit einer flexiblen Weboberfläche. Und freuen Sie sich auf leichteren Zugang zu Ihren Daten, gleich ob Dokumente, Belege etc. Denn EASY DMS hat bei Bedarf Zugriff auf alle Module des EASY ECM.

Ausgangssituation – Dokumentenmanagement

Manuelles Dokumentenmanagement von Informationen in Papierakten ist äußerst zeitaufwendig und zudem eine wenig motivierende Tätigkeit für die Bearbeiter. Gleichzeitig bremst es Ihre Organisation aus: Lange Transport- und Liegezeiten ziehen Geschäftsprozesse unnötig in die Länge und verzögern nachfolgende Aufgaben und Abläufe. Häufig mangelt es auch an Transparenz über aktuelle Prozesse und Inhalte. Dokumente und Informationen sind nicht unmittelbar auffindbar, die Auskunftsfähigkeit ist einschränkt – selbst, wenn schnelle Reaktion gefragt ist. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem hingegen bringt Ihr Unternehmen auf die Sprünge.

Die Lösung

EASY DMS steht für Dokumentenmanagement mit System: für ein Enterprise Information Management Tool, das modernstes  Dokumentenmanagement wie auch flexibles Content Management zu einer Plattform für die Optimierung aller dokumentenbasierten Tätigkeiten und die nahtlose Zusammenarbeit im Unternehmen kombiniert. Die leistungsfähige Funktionen unseres Dokumenten-Management-Systems unterstützt die Mitarbeiter bei der Bearbeitung,  Kategorisierung und Versionierung Ihrer Dokumente: Digitalisierte Papierdokumente und elektronische Dokumente von außen lassen sich ebenso verwalten wie im Haus anfallende Informationen.

DMS-Software als neue Ablage: strukturiert & intuitiv

EASY DMS verbindet Geschäftsvorgänge mit den jeweiligen Dokumenten und Daten. So stellt die ECM-Lösung eine gemeinsame Informationsbasis für alle Anwender bereit. Online-basiert: Ganz gleich, von wo aus diese gerade arbeiten, denn der intuitive EASY Client macht Ihr Dokumentenmanagementsystem webbasiert. Lange Einarbeitungen entfallen, stattdessen sind Ihre Mitarbeiter vom ersten Moment an in der Lage, Ihre Informationen und Dokumente in EASY DMS abzulegen. Etwa in Kundenakten oder Akten für Lieferanten, Projekte, Gebäude, Schadensfälle oder vieles andere mehr.

Dank EASY SOFTWARE haben wir nicht nur an unternehmerischer Sicherheit gewonnen, sondern bereits viel Geld gespart.

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT-Leiter, STFA Construction Group

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT-Leiter STFA

Ihr Nutzen durch digitales Dokumentenmanagement

All das macht EASY DMS zur idealen DMS-/ECM-Lösung für Unternehmen jedweder Größe. Und dazu ist es noch schnell zu implementieren. Denn unser Dokumenten-Management-System bietet zahlreiche Out-of-the-Box-Lösungen, etwa Vertrags-Management, Bestell-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung, Personalmanagement und vieles mehr.

  • Mehr Transparenz: strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente durch DMS-Software
  • Dokumentenmanagement von EASY steht für höhere Prozesseffizienz: einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
  • Bessere Zusammenarbeit: zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung der Dokumente
  • Hohe Nachvollziehbarkeit: durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung
  • SLAs sicher einhalten: dank Fristenmanagement mit mehreren Eskalationsstufen
  • Schnelle Einarbeitung: nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem DMS
  • Durch unsere DMS-Software zu mehr Flexibilität: Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr
  • Geringer Pflegeaufwand: dank zentraler Administration des Dokumentenmanagements
  • Hohe Sicherheit der abgelegten Dokumente: durch fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung innerhalb der DMS-Software

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