Zeugniserstellungs-Software für SAP^® HCM

Erstellen Sie rechtssichere Zeugnisse im Handumdrehen

Die Software von EASY für die Zeugniserstellung optimiert die Zusammenarbeit von Personalmanagement und Vorgesetzten bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen in SAP HCM. Arbeitsrechtlich geprüfte Textbausteine sowie eine einfache Benutzeroberfläche, die auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung steht – und das bei voller Integration in Ihr SAP-System – bieten die benötigte Sicherheit sowie Schnelligkeit bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen.

Ihr Nutzen

Automatisierter Prozess zur Zeugniserstellung integriert in SAP HCM
Auf beliebigen Endgeräten verfügbar (SAP Fiori / HTML5)
Erleichterte Bewertung dank eines Noten- und Textbausteinsystems
Rechtlich geprüfte Textbausteine zur Zeugniserstellung
Einhaltung der Compliance: Berechtigungen zur Zeugniserstellung, digitale Unterschriftenregelung, geprüfte Unternehmensdaten
Einhaltung des Corporate Design für Arbeitszeugnisse in SAP
Reporting über den Zeugnisprozess

Ihre Vorteile

Deutlich reduzierte Komplexität und Bearbeitungszeit
Schnelle Durchlaufzeiten des gesamten Erstellungsprozesses
Koordinierte Zusammenarbeit zwischen Personalmanagement, Führungskraft und Mitarbeiter
Führungskräfte sind bei Formulierungen auf der sicheren Seite
Maximale Transparenz, da offene Aufgaben und Fristen stets im Blick bleiben
Freiraum und Kapazitäten für strategische Aufgaben im HR-Management
Erhöhung der internen Servicequalität und Unterstützung der Arbeitgebermarke

Alles auf einem Blick: die elektronische Rechnungsverarbeitung

Die Funktionen der Zeugniserstellungs-Software im Überblick

Bequemer Prozessstart für Mitarbeiter

Möchte ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis beantragen – sei es ein Zwischenzeugnis, Praktikantenzeugnis oder Abschlusszeugnis – startet er den Prozess ganz einfach im Fiori Launchpad über eingebundene Employee Self Services (ESS) im Mitarbeiterportal, bei Belieben auch über mobile Endgeräte. Im weiteren Verlauf kann der Mitarbeiter stets den aktuellen Prozessstand einsehen und weiß, wo das Zeugnis gerade liegt.

Zeugniserstellung mit wenigen Klicks

Das Personalmanagement erhält eine Benachrichtigung über einen Antrag zur Zeugniserstellung. Zunächst wählen die Mitarbeiter eine Vorlage, dann bestimmen sie per Mausklick die passenden Textbausteine. Hierbei wird der Bearbeiter aufgrund seiner Auswahl dynamisch durch passende Optionen / Alternativen geführt. Im Personalstamm von SAP HCM vorliegende Daten können direkt in die Zeugnisvorlage eingetragen werden (Name, Dauer der Beschäftigung, usw.).

Rechtssichere Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse in SAP bergen Risiken, wenn die Formulierungen nicht rechtssicher sind. Typischerweise beurteilen die Führungskräfte Ihre Mitarbeiter, haben aber oft nicht das Wissen für eine rechtskonforme Formulierung. Das EASY Zeugniserstellung-Programm löst das Problem mit rechtlich abgesicherten Textbausteinen, die durch regelmäßige Updates aktuell gehalten werden. EASY liefert etwa 500 Textbausteine aus, die durch einen Anwalt für Arbeitsrecht abgesichert sind.

Maximale Schnelligkeit bei der Zeugniserstellung

Sofern bereits vorhandene Freigabestrategien oder Mechanismen zur Vorgesetztenfindung umgesetzt sind wird in einem nächsten Schritt der Vorgesetzte automatisch informiert. Die Führungskraft vergibt nun über ein Bewertungssystem Schulnoten. Diese Noten werden im Hintergrund automatisch in die rechtlich abgestimmten Textbausteine umgewandelt.

Digitale Unterschriftenregelung

Eine digitale Unterschriftenregelung über SAP HCM spart Medienbrüche und Zeit. Das Zeugnis bleibt nicht „hängen“, weil Genehmigungen und Unterschriften sofort digital erteilt werden können.

Mobiles Arbeiten für Führungskräfte

Die Führungskraft kann alle Genehmigungen und Beurteilungen übrigens auch über SAP Fiori, bzw., HTML5 mobil per Smartphone und Tablet erledigen.

Corporate Design bei der Zeugniserstellung

Die Dokumentenvorlagen enthalten nur die Corporate Design-Vorgaben sowie den Aufbau des Dokuments (z. B. Firmierung und Logo) und werden in Microsoft Word erstellt. Die Textbausteine und Textvariablen sowie Regeln werden als eigenständige Objekte in SAP HCM gepflegt und können vom Fachbereich ohne tiefgehendes SAP-Knowhow eigenständig geändert werden.

Automatische Ablage, zufriedene Mitarbeiter

Nachdem das Zeugnis fertiggestellt wurde, kann der Mitarbeiter es einsehen und genehmigen. Danach wird das Zeugnis automatisiert in der richtigen digitalen Personalakte abgelegt.

Wir suchten eine Software, mit der HR-Admins, HR-Business Partner und Führungskräfte innerhalb ihrer gewohnten SAP-Umgebung Formulare und Dokumente erzeugen sowie Prozesse anstoßen und überwachen können. EASY hat uns überzeugt, weil sie konkreten Business Content mitliefert, in diesem Fall für die Zeugniserstellung. Wir konnten sehr schnell einen Prototyp auf die Beine stellen. Gleichzeitig können wir damit künftig auch weitere Geschäftsvorfälle abbilden.

Andrea Mittelmeier, Head of HR-Systems der ProSiebenSat.1 Media SE

Referenzen

Als Amey erstmals SAP als sein Finanzen- und Ressourcenmanagementsystem einführte, investierte es zur Erfassung und Verwaltung eingehender Kreditorendokumente in die SAP Erfassung und Archivierung von EASY SOFTWARE.

Bei Verkaufstransaktionen oder im Falle von Rechtsangelegenheiten ist es ein immenser Vorteil, wenn die Papiere nicht landesweit in den Forstbetrieben verteilt sind, sondern zentral vorliegen.