Von Thorsten Schmidt
Verfasst Der Übergang auf kommende S/4HANA-System zeichnet sich am Horizont ab. Viele Unternehmen befinden sich bereits in der Phase der Transition – [...]
Zeugniserstellungs-Software für SAP® und SuccessFactors®
Erstellen Sie rechtssichere Zeugnisse im Handumdrehen
Die Software von EASY für die Zeugniserstellung optimiert die Zusammenarbeit von Personalmanagement und Vorgesetzten bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen in SAP HCM oder SuccessFactors. Arbeitsrechtlich geprüfte Textbausteine sowie eine einfache Benutzeroberfläche, die auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung steht – und das bei voller Integration in Ihr SAP-System – bieten die benötigte Sicherheit sowie Schnelligkeit bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen.
Ihr Nutzen
- Automatisierter Prozess zur Zeugniserstellung integriert in SAP HCM oder SuccessFactors
- Auf beliebigen Endgeräten verfügbar (SAP Fiori / HTML5)
- Erleichterte Bewertung dank eines Noten- und Textbausteinsystems
- Rechtlich geprüfte Textbausteine zur Zeugniserstellung
- Einhaltung der Compliance: Berechtigungen zur Zeugniserstellung, digitale Unterschriftenregelung, geprüfte Unternehmensdaten
- Einhaltung des Corporate Design für Arbeitszeugnisse in SAP
- Reporting über den Zeugnisprozess
Ihre Vorteile
- Deutlich reduzierte Komplexität und Bearbeitungszeit
- Schnelle Durchlaufzeiten des gesamten Erstellungsprozesses
- Koordinierte Zusammenarbeit zwischen Personalmanagement, Führungskraft und Mitarbeiter
- Führungskräfte sind bei Formulierungen auf der sicheren Seite
- Maximale Transparenz, da offene Aufgaben und Fristen stets im Blick bleiben
- Freiraum und Kapazitäten für strategische Aufgaben im HR-Management
- Erhöhung der internen Servicequalität und Unterstützung der Arbeitgebermarke
Die Funktionen der Zeugniserstellungs-Software im Überblick
Bequemer Prozessstart für Mitarbeiter
Möchte ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis beantragen – sei es ein Zwischenzeugnis, Praktikantenzeugnis oder Abschlusszeugnis – startet er den Prozess ganz einfach im Fiori Launchpad über eingebundene Employee Self Services (ESS) oder in SuccessFactors im Mitarbeiterportal, bei Belieben auch über mobile Endgeräte. Im weiteren Verlauf kann der Mitarbeiter stets den aktuellen Prozessstand einsehen und weiß, wo das Zeugnis gerade liegt.
Zeugniserstellung mit wenigen Klicks
Das Personalmanagement erhält eine Benachrichtigung über einen Antrag zur Zeugniserstellung. Zunächst wählen die Mitarbeiter eine Vorlage, dann bestimmen sie per Mausklick die passenden Textbausteine. Hierbei wird der Bearbeiter aufgrund seiner Auswahl dynamisch durch passende Optionen / Alternativen geführt. Im Personalstamm von SAP HCM oder SuccessFactors vorliegende Daten können direkt in die Zeugnisvorlage eingetragen werden (Name, Dauer der Beschäftigung, usw.). Als optionale Erweiterung können Personalmitarbeiter Informationen direkt aus SuccessFactors Performance & Goals einfließen lassen.
Rechtssichere Arbeitszeugnisse
Arbeitszeugnisse in SAP bergen Risiken, wenn die Formulierungen nicht rechtssicher sind. Typischerweise beurteilen die Führungskräfte Ihre Mitarbeiter, haben aber oft nicht das Wissen für eine rechtskonforme Formulierung. Das EASY Zeugniserstellung-Programm löst das Problem mit rechtlich abgesicherten Textbausteinen, die durch regelmäßige Updates aktuell gehalten werden. EASY liefert etwa 500 Textbausteine aus, die durch einen Anwalt für Arbeitsrecht abgesichert sind.
Maximale Schnelligkeit bei der Zeugniserstellung
Sofern bereits vorhandene Freigabestrategien oder Mechanismen zur Vorgesetztenfindung umgesetzt sind (Nutzung des SuccessFactors Employee Central oder des SAP Organisationsmanagement) wird in einem nächsten Schritt der Vorgesetzte automatisch informiert. Die Führungskraft vergibt nun über ein Bewertungssystem Schulnoten. Diese Noten werden im Hintergrund automatisch in die rechtlich abgestimmten Textbausteine umgewandelt.
Mobiles Arbeiten für Führungskräfte
Die Führungskraft kann alle Genehmigungen und Beurteilungen übrigens auch über SAP Fiori, bzw., HTML5 mobil per Smartphone und Tablet erledigen.
Corporate Design bei der Zeugniserstellung
Die Dokumentenvorlagen enthalten nur die Corporate Design-Vorgaben sowie den Aufbau des Dokuments (z. B. Firmierung und Logo) und werden in Microsoft Word erstellt. Die Textbausteine und Textvariablen sowie Regeln werden als eigenständige Objekte in SAP oder SuccessFactors gepflegt und können vom Fachbereich ohne tiefgehendes SAP-Knowhow eigenständig geändert werden.
Wir suchten eine Software, mit der HR-Admins, HR-Business Partner und Führungskräfte innerhalb ihrer gewohnten SAP-Umgebung Formulare und Dokumente erzeugen sowie Prozesse anstoßen und überwachen können. EASY hat uns überzeugt, weil sie konkreten Business Content mitliefert, in diesem Fall für die Zeugniserstellung. Wir konnten sehr schnell einen Prototyp auf die Beine stellen. Gleichzeitig können wir damit künftig auch weitere Geschäftsvorfälle abbilden.
Andrea Mittelmeier, Head of HR-Systems der ProSiebenSat.1 Media SE
