In Personalabteilungen gehört die Erstellung von Arbeitszeugnissen nicht gerade zu den beliebtesten Aufgaben. Es ist ein denkbar undankbarer Job: Der Koordinationsaufwand ist hoch, rechtliche Anforderungen machen die Zeugniserstellung komplex und am Ende sind nur die wenigsten Mitarbeiter mit ihrem Zeugnis zufrieden. Gleichzeitig stehen in Zeiten der Digitalisierung und dem „War for Talent“ wichtige strategische Aufgaben auf der HR-Agenda, für die vermeintlich nie genug Zeit da ist.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Erstellung von Arbeitszeugnissen auf Basis von SAP besser organisieren können. Mit einem einfacheren und schnelleren Prozess, der in Ihr SAP-System integriert ist, reduzieren Sie den Koordinationsaufwand und verbessern das Ergebnis Ihrer Personalarbeit. Gleichzeitig brauchen Ihre Mitarbeiter nicht mehr lange auf Ihr Arbeitszeugnis warten und können sich über aussagekräftige und hochwertige Zeugnisse freuen.

Keine leichte Aufgabe: Zeugnisse schnell und rechtssicher erstellen

Aus Gesprächen mit zahlreichen SAP-Anwendern wissen wir: Die Anzahl der erstellten Arbeitszeugnisse belaufen sich jährlich auf circa 10 % der Mitarbeiterzahl. Ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern erstellt also jedes Jahr rund 500 Zeugnisse anlässlich von Beförderungen, Versetzungen und dem Ausscheiden von Mitarbeitern. Nehmen wir eine Bearbeitungszeit von drei Stunden für jedes Zeugnis an, landen wir in unserem Beispielunternehmen bei einem jährlichen Zeitaufwand von 1.500 Stunden. Das entspricht nahezu einer Vollzeitkraft, deren Kapazität HR-Verantwortliche viel lieber für wertschöpfende Aufgaben wie die Personalentwicklung einsetzen würden.

Fü HR-Mitarbeiter kann die Zeugniserstellung zu einem echten Stressfaktor ausarten, weil die Koordination mit allen Beteiligten selten reibungslos verläuft.

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Der Zeitaufwand ist allerdings nur eine der Herausforderungen, die mit Arbeitszeugnissen verbunden sind. In vielen Unternehmen kann die Zeugniserstellung zu einem echten Stressfaktor ausarten, weil die Koordination mit allen Beteiligten selten reibungslos verläuft. In einem papierbasierten Prozess kommt es aufgrund von Schwierigkeiten bei der Abstimmung und der eingeschränkten Verfügbarkeit von Prozessbeteiligten zu „Liegezeiten“, die den Prozess unnötig in die Länge ziehen und zu einer Bearbeitungsdauer von drei bis sechs Monaten führen. Wegen der folgenden Stolpersteine können Arbeitszeugnisse schnell zu einem regelrechten Produktivitätskiller werden:

  • Komplexer Abstimmungsprozess: Neben der HR-Abteilung sind Vorgesetzte, Kollegen und gelegentlich die Rechtsabteilung in den Prozess involviert. Die Abstimmung zwischen allen Beteiligten kann ganz schön aufwendig sein.
  • Medienbrüche in der Kommunikation: Bei der Abstimmung kommunizieren die Beteiligten häufig über unterschiedlichste Kommunikationsmittel. Das Wechselspiel von E-Mails, Telefonaten und Meetings verursacht zahlreiche Medienbrüche.
  • Schlechte Prozess-Transparenz: Wenn keiner mehr weiß, auf welchem Schreibtisch die aktuelle Zeugnis-Version gerade liegt, ist das Chaos perfekt. Manuelle Abläufe sind eine der Hauptursachen fehlender Prozess-Transparenz.
  • Fehlende Rechtssicherheit: Rechtliche Anforderungen spielen bei der Zeugniserstellung eine große Rolle. Jede Formulierung muss sitzen. Besonders für international operierende Unternehmen stellt diese eine beträchtliche Herausforderung dar.
  • Unbefriedigende Ergebnisse: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis soll am Ende vor allem Mitarbeitern als Unterstützung bei ihrer persönlichen Karriere dienen. Allerdings sind nicht immer alle Mitarbeiter mit dem Endergebnis zufrieden.
Herausforderungen bei der Zeugniserstellung

Falls Sie HR-Manager sind und Ihnen einige dieser Herausforderungen bekannt vorkommen, sind Sie hier genau richtig. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie viele dieser Stolpersteine aus dem Weg räumen.

DIY mit Employee Self Service

Bevor Sie weiterlesen: Der Schlüssel für effizientere HR-Prozesse liegt in der Stärkung der Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter durch Employee Self Service (ESS). Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse, indem Sie Mitarbeiter aktiv einbinden. Das gilt sowohl für die Zeugniserstellung, als auch für zahlreiche andere HR-Prozesse. In unserem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die ESS-Grundlagen vor.

Effizienter Standardprozess: Wie ein professionelles Arbeitszeugnis entsteht

Wie bei den meisten Geschäftsprozesse scheitert es in puncto Effizienz auch bei der Zeugniserstellung meist an fehlenden Standards. Dabei ist das Ausstellen von Arbeitszeugnissen ein geradliniger Prozess, der für die Standardisierung geradezu prädestiniert ist. Besonders mit einer stringenten Prozesskontrolle, die nahtlos in die SAP-Landschaft integriert ist, lässt sich die Prozessdauer erheblich verkürzen. Dadurch wird der folgende Ablauf deutlich schlanker und schneller:

  1. Beantragung eines Arbeitszeugnisses durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte
  2. Beschreibung der Aufgaben des Mitarbeiters durch die Personalabteilung
  3. Beurteilung des Mitarbeiters durch Vorgesetzte und Kollegen
  4. Verfassen des Zeugnisentwurfs durch die Personalabteilung
  5. Rechtliche Prüfung der Formulierungen im Zeugnis durch die Rechtsabteilung
  6. Überprüfung des Zeugnisses durch den Betriebsrat
  7. Freigabe des Zeugnisses durch den Vorgesetzten
  8. Unterzeichnung des Arbeitszeugnisses durch den Vorgesetzten und die Personalabteilung
  9. Überreichen des Zeugnisses an den Mitarbeiter
  10. Ablage des Arbeitszeugnisses durch die Personalabteilung

Während die konventionelle manuelle Erstellung eines Arbeitszeugnisses bis zu drei Stunden Arbeitszeit in Anspruch nimmt, lässt sich der Prozess durch die Einführung eines digitalen Systems zur Zeugniserstellung auf durchschnittlich 36 Minuten verkürzen. Dieser Wert basiert auf Projektdaten, die EASY SOFTWARE in der Zusammenarbeit mit zahlreichen namhaften Kunden in den vergangenen Jahren gesammelt hat. Im Beispiel des 5.000-Mitarbeiter-Unternehmens würde sich die Auslastung für die Zeugniserstellung einer HR-Vollzeitkraft von nahezu 100 % auf knapp 10 % reduzieren – ein gigantischer Zeitgewinn, den Personalabteilungen für strategische Aufgaben einsetzen können.

Zudem minimiert ein Standardprozess mit bewährten Zeugnisvorlagen Unsicherheiten bei Formulierungsfragen, mit denen HR-Mitarbeiter häufig hadern. Gleichzeitig reduzieren sich durch Textbausteine rechtliche Risiken, weil sich die jeweiligen Standardformulierungen vorab auf rechtliche Compliance prüfen lassen. Wie kann dieser Prozess nun in SAP integriert werden?

Automatisiert und integriert: In wenigen Schritten zum Arbeitszeugnis in SAP

Um eine optimale Prozessunterstützung zu erreichen, sollte die Zeugniserstellung auf Ihrem SAP-System aufbauen. In SAP liegen einerseits alle Stammdaten, die für ein Arbeitszeugnis benötigt werden. Andererseits sind alle Prozessbeteiligten mit SAP vertraut, was die Akzeptanz für einen digitalen Zeugnisprozess fördert. Allerdings ist die Zeugniserstellung nicht als durchgängiger Ablauf in HR-Systemen wie SAP HCM und SAP SuccessFactors integriert. Diese Lücke schließen Add-on-Lösungen wie die Software von EASY für die Zeugniserstellung.

  • Möchte ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis beantragen, startet er den Prozess mit SAP Employee Self Services (ESS) oder im Mitarbeiterportal von SAP SuccessFactors.
  • Die Personalabteilung erhält über das SAP-System eine Benachrichtigung über den Mitarbeiter-Antrag zur Zeugniserstellung.
  • Der HR-Mitarbeiter entscheidet sich zunächst für eine geeignete Vorlage und wählt anschließend per Mausklick die passenden Textbausteine aus.
  • Die im Personalstamm von SAP HCM oder SAP SuccessFactors vorliegenden Daten wie Name, Geburtsdatum und Beschäftigungsdauer lassen sich direkt in die Zeugnisvorlage übernehmen.
  • Der Vorgesetzte gibt über ein numerisches Bewertungssystem die Beurteilung für den Mitarbeiter an, die Umwandlung in Textbausteine läuft automatisch im Hintergrund.
  • Das System informiert im nächsten Schritt Vorgesetzte, andere Mitarbeiter und den Betriebsrat gemäß vordefinierter Freigaberegeln automatisch.
  • Nach Abschluss der Zeugniserstellung kann der Mitarbeiter das Zeugnis über SAP einsehen und bestätigen. Danach wird das Zeugnis sicher und automatisiert archiviert.

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter lange auf ihr Arbeitszeugnis warten mussten, sind damit vorbei und HR-Abteilungen profitieren von schlanken, weitgehend automatisierten Geschäftsprozessen.

  • Personalabteilungen profitieren dank der SAP-Integration von der rechtskonformen Erstellung von Zeugnissen auf Basis eines Standard-Prozesses und Zeugnisvorlagen.
  • Führungskräfte können im Rahmen der Zeugniserstellung ihre Mitarbeiter einfach und intuitiv bewerten und Zeugnisentwürfe über SAP MSS genehmigen oder ablehnen.
  • Mitarbeiter, die ein Anrecht auf ein individuelles Arbeitszeugnis haben, können den Prozess starten und sich jederzeit über den Bearbeitungsstand informieren.

Damit ist die Zeugniserstellung in SAP eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

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Automatisierte HR-Prozesse in SAP

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Über Marcus Kirchner
Innovative Lösungen für SAP HCM und SuccessFactors sind der Ansporn von Marcus Kirchner. Als Produktmanager meistert er Hindernisse, und das nicht nur beim Obstacle-Race
Marcus Kirchner
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