Amey

Nahtlose Geschäftskontinuität Dank cloudbasiertem digitalen Dokumentenmanagement

Amey erreicht während des COVID-19-Lockdowns nahtlose Geschäftskontinuität in HR & der Kreditorenbuchhaltung

Amey plc ist eine der größten Firmen für Facility-Management, Hoch- und Tiefbau und Infrastrukturmanagement im Vereinigten Königreich, mit einer großen Projektstandfläche im britischen öffentlichen Sektor. Heute arbeiten rund 16.000 Mitarbeitende für das Unternehmen, wobei die Belegschaft abhängig vom Umfang und der Art der Verträge, die das Unternehmen jeweils verwaltet, deutlich höhere Zahlen erreichen kann. All das ergibt einen gewaltigen Verwaltungsaufwand, sowohl aus Finanz- als auch aus HR-Sicht. 2002, als Amey erstmals SAP als sein Finanzen- und Ressourcenmanagementsystem einführte, investierte es zur Erfassung und Verwaltung eingehender Kreditorendokumente in die SAP Packaged Services (Erfassung und Archivierung) von easy software. Mit jeden Monat durchschnittlich 12.000 eingehenden Rechnungen brauchte Amey ein Mittel für Erfassung, Speicherung und Zugriff, ohne von Papier abhängig sein zu müssen.

Als der spanische Facility-Management-Konzern Ferrovial im folgenden Jahr Amey übernahm, unterstützte dieser neu rationalisierte Kreditorenvorgang den Umzug in ein gemeinsames Finanzdienstleistungszentrum im Oxford Science Park. Im Laufe des Einstiegs weiterer ergänzender Unternehmen in die Organisation, die große Regierungsverträge mit sich brachten, setzte das Unternehmen EASY Capture in mehreren regionalen Büros ein.

Heute kommen 95 Prozent aller Rechnungen digital beim Unternehmen an, mit immer weniger Abhängigkeit von einem externen Scanservice zur Umwandlung eingehender Papierdokumente in gescannte Dateien.

Sie geben uns alles, was wir brauchen, und unterstützen uns fantastisch. Und dass wir so eine reibungslose Aufrüstung erreicht haben und während dem Höchstpunkt des Lockdowns keine Probleme hatten, während die HR so viel anderes zu tun hatte, ist unbezahlbar.

Stephen Butler,
Leitender Manager für Anwendungsunterstützung bei Amey plc

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Die Effizienzgewinne sind gewaltig

Noch transformativer war für Amey die Nutzung von easy software zur Erfassung und Organisation von HR-Dokumenten. Jedes Mal, wenn Amey einen neuen größeren Vertrag übernimmt oder abschließt, muss das Unternehmen bis zu 500 Mitarbeitende auf einmal einbringen oder nach und nach aus dem Verkehr ziehen, was eine Menge Papier beinhaltet. „Die Art unserer Arbeit bedeutet, dass es bei unserem Personal massive Fluktuationen gibt und im Zuge ihres Einstiegs und Ausscheidens unserer Betriebe müssen außerordentlich hohe Zahlen an Dokumenten im Rahmen von TUPE [transfer of undertakings, Gesetz zum Schutz von Arbeitnehmenden bei einem Betriebsübergang, Vereinigtes Königreich] verarbeitet werden“, erklärt Stephen Butler, Senior Application Support Manager bei Amey.

Für mehr als ein Jahrzehnt hat Amey die elektronische Dokumentenarchivierung mit Hilfe von easy als Personaldokumentenverwaltungslösung verwendet, die sich in die SAP HCM (Human Capital Management)- und vFire Case Management-Systeme einfügt. Damit werden die HR-Fachleute bei der Verwaltung des kritischen Talentpools von Amey unterstützt, der ihnen jederzeit Zugriff auf vertrauliche Dokumente über einen sicheren Web-Client gewährt.

Angesichts der prominenten Stellung von Content- und Verfahrensdigitalisierung und der geschäftlichen Priorität einer Strategie mit der Cloud an oberster Stelle bei Amey führte das Unternehmen 2019 eine wesentliche Aufrüstung auf die neueste Technologie von easy durch. Neben dem Zugriff auf neueste Funktionen und Eigenschaften bedeutet das, dass alle Software und Unterlagen nun über die Cloud auf einer sicheren Microsoft Azure-Plattform laufen. Damit unterstützt easy Ameys Ziel, die Abhängigkeit von der eigenen Datenzentrumsinfrastruktur vor Ort zu vermindern.

Amey nutzte diese Gelegenheit auch dazu, HR- und Kontendatenbanken voneinander zu trennen, damit sie auf ihrem jeweils eigenen Server laufen können – für größere Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit. „Unser Ziel ist, alles – all unsere Anwendungen – in die Cloud zu verlegen“, erklärt Jono Cook, Applications Manager von Amey, der die Aufsicht bei der neuesten easy-Aufrüstung innehatte.

Der Termin der Umstellung hätte nicht günstiger sein können. Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, wurden bereits 95 Prozent der Kreditorendokumente und 100 Prozent aller HR-Informationen von Amey digital erfasst und über die Cloud dem dazu berechtigtem Personal zur Verfügung gestellt. Das bedeutete, dass die Mitglieder dieser Abteilungen ohne Unterbrechungen in Heimarbeit wechseln konnten.

„Die Nutzerinnen und Nutzer können jetzt von Zuhause aus mit ihren Laptops oder anderen Geräten einfach „auf easy speichern“, was bedeutete, dass die plötzliche Aufforderung zur Heimarbeit keine Auswirkungen auf ihre Arbeitsbelastung hatte“, bemerkt Stephen. „Mit der neuesten Software von easy sind wir nicht davon abhängig, dass Mitarbeitende im Büro sind, um beigefügte Dokumente auszudrucken und für unsere zentralen Systeme einzuscannen. Ich denke, eine Menge anderer Unternehmen hat es ohne diese Möglichkeit erwischt.“

Die durchgehende Dokumentendigitalisierung fördert auch die Compliance mit Vorschriften wie der DSGVO. „Das Risiko, Dokumente falsch abzulegen oder es zu versäumen, sie zu vernichten, besteht nicht mehr, sobald man den Inhalt direkt im vorgesehenen sicheren System erfassen kann“, erklärt Stephen. „Im HR-Bereich ist das unbezahlbar. Zum Beispiel muss jeder beim Einstieg in das Unternehmen eine Kopie des Reisepasses einschicken. Jetzt können diese Dokumente papierlos erfasst werden. Wenn man bedenkt, dass wir einige Verträge für die Regierung ausführen, muss man sich bewusst sein, wie wichtig diese Art der Zusicherung ist.“

Die Effizienzgewinne sind indes so gewaltig, dass Amey gar nicht erst versucht, sie mengenmäßig zu bestimmen. „Der Umstand, dass wir jedes Dokument jederzeit und von überall aus finden können, ist transformativ und hat den Unterschied dazwischen ausgemacht, ob kritische Unternehmensfunktionen während des Lockdowns ihre Kontinuität aufrecht erhalten konnten oder nicht“, sagt Stephen. „Das kommt noch zu den Einsparungen hinzu, die wir damit machen, zweckbestimmte Leute zu haben, die anderenfalls ihre Zeit damit verbracht hätten, Papierkram einzuscannen.“

Dass die Leute von easy software stets zur Hand sind, sei auch weiterhin eine große Quelle der Beruhigung, sagt Jono. „Sie sind brillant. Sie reagieren immer schnell, wenn ich sie brauche, wir bleiben nie in einer Warteschleife hängen, um Hilfe anzufordern. Die Software tut alles, was wir von ihr brauchen, sie spart uns Geld und ist sehr intuitiv und einfach zu benutzen – und die Wartungskosten sind ausgesprochen niedrig.“

„Ich kann ehrlich sagen, dass wir jedes Bisschen an Wert aus dem System holen, das geht“, fasst Stephen zusammen. „Dass wir Dokumente digital hereinbringen und ohne jegliches Papier auf dem Bildschirm ansehen können, ergibt für uns durchgehende Effizienzgewinne.”

„Auch wenn wir stets konkurrierende Alternativen in Betracht ziehen, habe ich bisher keinerlei Gründe dafür gesehen, von easy wegzugehen. Sie geben uns alles, was wir brauchen, und unterstützen uns fantastisch. Und dass wir so eine reibungslose Aufrüstung erreicht haben und während dem Höhepunkt des Lockdowns keine Probleme hatten, während die HR so viel anderes zu tun hatte, ist unbezahlbar.“

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