Nahtlose Geschäfts­kontinuität

Dank cloudbasiertem digitalen Dokumentenmanagement

Amey erreicht während des COVID-19-Lockdowns nahtlose Geschäfts­kontinuität in HR & der Kreditorenbuchhaltung

Amey plc ist eine der größten Firmen für Facility-Ma­nagement, Hoch- und Tiefbau und Infrastrukturma­nagement im Vereinigten Königreich, mit einer großen Projektstandfläche im britischen öffentlichen Sektor. Heute arbeiten rund 16.000 Mitarbeiter für das Unter­nehmen, wobei die Belegschaft abhängig vom Umfang und der Art der Verträge, welche das Unternehmen jeweils verwaltet, deutlich höhere Zahlen erreichen kann. All das ergibt einen gewaltigen Verwaltungsauf­wand, sowohl aus Finanz- als auch aus HR-Sicht. 2002, als Amey erstmals SAP als sein Finanzen- und Ressourcenmanagementsystem einführte, investierte es zur Erfassung und Verwaltung eingehender Kredi­torendokumente in die SAP Packaged Services (Erfas­sung und Archivierung) von EASY SOFTWARE. Mit je­den Monat durchschnittlich 12.000 beim Unternehmen eingehenden Rechnungen brauchte Amey ein Mittel zur Erfassung, Speicherung und Zugriff auf diese, ohne von Papier abhängig sein zu müssen.

 

Als der spanische Facility-Management-Konzern Ferrovial Amey im folgenden Jahr übernahm, unterstützte dieser neu rationalisierte Kreditorenvorgang den Umzug in ein gemein­sames Finanzdienstleistungszentrum im Oxford Science Park. Im Laufe des Einstiegs weiterer ergänzender Unter­nehmen in die Organisation, die große Regierungsverträge mit sich brachten, setzte das Unternehmen EASY Capture in mehreren regionalen Büros ein.

Heute kommen 95 Prozent aller Rechnungen digital beim Unternehmen an, mit immer weniger Abhängigkeit von einem externen Scanservice zur Umwandlung eingehender Papierdokumente in gescannte Dateien.

Projektinformationen

Noch transformativer war für Amey die Nutzung von EASY SOFTWARE zur Erfas­sung und Organisation von HR-Dokumenten. Jedes Mal, wenn Amey einen neuen größeren Vertrag übernimmt oder abschließt, muss es vielleicht bis zu 500 Mitar­beiter auf einmal einbringen oder nach und nach aus dem Verkehr ziehen, was eine Menge Papierkrieg beinhaltet. „Die Art unserer Arbeit bedeutet, dass es bei unse­rem Personal massive Fluktuationen gibt, und im Zuge ihres Einstiegs in und Aus­scheidens aus unseren Betrieben müssen außerordentlich hohe Zahlen an Doku­menten im Rahmen von TUPE [transfer of undertakings, Gesetz zum Schutz von Arbeitnehmern bei einem Betriebsübergang, Vereinigtes Königreich] verarbeitet werden“, erklärt Stephen Butler, Senior Application Support Manager bei Amey.

Mehr als ein Jahrzehnt lang hat Amey jetzt die elektronische Dokumentenarchi­vierung mit Hilfe von EASY als HR-Dokumentenverwaltungslösung verwendet, die sich in die SAP HCM (Human Capital Management)- und vFire Case Manage­ment-Systeme einfügt. Damit werden die HR-Fachleute bei der Verwaltung des kritischen Talentpools von Amey unterstützt, das ihnen den jederzeitigen Zugriff auf vertrauliche Dokumente über einen sicheren Web-Client gewährt.

Angesichts der prominenten Stellung von Content- und Verfahrensdigitalisierung auf der Tagesordnung und der geschäftlichen Priorität einer Strategie mit der Cloud an oberster Stelle bei Amey führte das Unternehmen 2019 eine wesentliche Aufrüstung auf die neueste Technologie von EASY Software durch. Neben dem Zugriff auf die neueste Funktionalität und Eigenschaften bedeutet das, dass alle Software und Unterlagen nun über die Cloud auf einer sicheren Microsoft Azu­re-Plattform laufen – damit unterstützt es Ameys Ziel, seine Abhängigkeit von seiner eigenen Datenzentrumsinfrastruktur vor Ort zu vermindern.
Amey nutzte diese Gelegenheit auch dazu, seine HR- und Kontendatenbanken voneinander zu trennen, damit sie auf ihrem jeweils eigenen Server laufen kön­nen – für größere Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit. „Unser Ziel ist, alles – all unsere Anwendungen – in die Cloud zu verlegen“, erklärt Jono Cook, Applications Manager von Amey, der die Aufsicht bei der neuesten EASY-Aufrüstung innehatte.

„Sie geben uns alles, was wir brauchen, und unterstützen uns fantastisch. Und dass wir so eine reibungslose Aufrüstung erreicht haben und während dem Höchstpunkt des Lockdowns keine Probleme hatten, während die HR so viel anderes zu tun hatte, ist unbezahlbar.”

Stephen Butler
Leitender Manager für Anwendungsunterstützung bei Amey plc

Die Terminierung der Umstellung hätte nicht günstiger sein können. Als die COVID-19-Pandemie aus­brach, wurden bereits 95 Prozent der Kreditorendokumente und 100 Prozent aller HR-Informationen von Amey digital erfasst und über die Cloud dem dazu berechtigtem Personal zur Verfügung gestellt. Das bedeutete, dass die Mitglieder dieser Abteilungen ohne Unterbrechungen in Heimarbeit wechseln konnten.

„Die Benutzer können jetzt von Zuhause aus mit ihren Laptops oder anderen Geräten einfach „auf EASY speichern“, was bedeutete, dass die plötzliche Aufforderung zur Heimarbeit keine Auswirkungen auf ihre Arbeitsbelastung hatte“, bemerkt Stephen. „Mit der neuesten EASY SOFTWARE sind wir nicht davon abhängig, dass Mitarbeiter im Büro sind, um beigefügte Dokumente auszudrucken und für unsere zent­ralen Systeme einzuscannen. Ich denke, eine Menge anderer Unternehmen hat es ohne diese Möglichkeit erwischt.“

Die durchgehende Dokumentendigitalisierung fördert auch die Compliance mit Vorschriften wie der DSGVO. „Das Risiko, Dokumente falsch abzulegen oder es zu versäumen, sie zu vernichten, besteht nicht mehr, sobald man den Inhalt direkt im vorgesehenen sicheren System erfassen kann“, erklärt Stephen. „Im HR-Bereich ist das unbezahlbar. Zum Beispiel muss jeder beim Einstieg in das Unternehmen eine Kopie seines Reisepasses einschicken. Jetzt können diese Dokumente papierlos erfasst werden. Wenn man bedenkt, dass wir einige Verträge für die Regierung ausführen, muss man sich bewusst sein, wie wichtig diese Art der Zusicherung ist.“

Die Effizienzgewinne sind indes so gewaltig, dass Amey gar nicht erst versucht, sie mengenmäßig zu bestimmen. „Der Umstand, dass wir jedes Dokument jederzeit und von überall aus finden können, ist transformativ und hat den Unterschied dazwischen ausgemacht, ob kritische Unternehmensfunktionen während des Lockdowns ihre Kontinuität aufrecht erhalten konnten oder nicht“, sagt Stephen. „Das kommt noch zu den Einsparungen hinzu, die wir damit machen, zweckbestimmte Leute zu haben, die anderenfalls ihre Zeit damit verbracht hätten, Papierkram einzuscannen.“

Dass die Leute von EASY SOFTWARE stets zur Hand seien, sei auch weiterhin eine große Quelle der Beruhigung, sagt Jono. „Sie sind brillant. Sie reagieren immer schnell, wenn ich sie brau­che, wir bleiben nie in einer Warteschleife hängen, um Hilfe anzufordern. Die Software tut alles, was wir von ihr brauchen, sie spart uns Geld ein und ist sehr intuitiv und einfach zu benutzen – und die Wartungskosten sind ausgesprochen niedrig.“

„Ich kann ehrlich sagen, dass wir jedes Bisschen an Wert aus dem System holen, das geht“, fasst Stephen zusammen. „Dass wir Dokumente digital hereinbringen und ohne jegliches Papier auf dem Bildschirm ansehen können, ergibt für uns durchgehende Effizienzgewinne.

„Auch wenn wir stets konkurrierende Alternativen in Betracht ziehen, habe ich bisher keinerlei Gründe dafür gesehen, von EASY SOFTWARE wegzugehen. Sie geben uns alles, was wir brau­chen, und unterstützen uns fantastisch. Und dass wir so eine reibungslose Aufrüstung erreicht haben und während dem Höchstpunkt des Lockdowns keine Probleme hatten, während die HR so viel anderes zu tun hatte, ist unbezahlbar.“

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