Referenz-Story
Hochschule Bochum: mit easy zum vorreiter der digitalisierung
Über Hochschule Bochum
Die Hochschule Bochum (BO) ist eine Hochschule für angewandte Wissenschaften mit etwa 10.000 Studierenden. Sie bietet 49 Bachelor- und 25 Masterstudiengänge in den Themengebieten Technik, Wirtschaft und Gesundheit an, die auf acht Fachbereiche an drei Standorten in Bochum und Velbert Heiligenhaus verteilt sind. Um den Betrieb der Hochschule kümmern sich etwa 960 Beschäftigte, davon arbeitet knapp die Hälfte im nicht-wissenschaftlichen Bereich.
Für die IT der Hochschule ist das Dezernat 6 – Campus IT zuständig. Die Abteilung verantwortet und administriert die gesamte IT-Infrastruktur inklusive Soft- und Hardware und den damit verbundenen Prozessen in Forschung und Lehre sowie der Verwaltung.
auch hochschulen sind auf effiziente prozesse angewiesen
Digitalisierung zählt auch für moderne Bildungseinrichtungen wie die Hochschule Bochum, kurz BO, zu den größten Chancen und Herausforderungen der Gegenwart. Dabei gilt es einerseits die steigenden Zahlen an Studierenden und die komplexer werdenden Studiengänge und Prüfungsordnungen abzubilden. Andererseits muss sie als Bildungseinrichtung aber auch moderne Compliance-Vorgaben wie die DSGVO oder GoBD erfüllen und ihre Verwaltung effizient und modern organisieren.
Das Beispiel der BO zeigt, dass Hochschulen bei der Digitalisierung interner Prozesse durchaus zu den Vorreitern zählen: Thomas Lohrmann und Oliver Gall, die im Dezernat 6 – der Campus IT – für die ERP-Software beziehungsweise Datenbanken und Campus-Managementsysteme verantwortlich sind, müssen in ihren Unterlagen weit zurückgehen, um den Start von easy archive zu herauszufinden:
“Seit 25 Jahren haben wir easy archive für die Belegarchivierung auf jeden Fall schon im Einsatz”,
so Thomas Lohrmann. Später kamen mit einer Software zur Verwaltung der Studierendenakten und zur Durchführung von Workflows für Qualitätsverbesserungsmaßnahmen noch zwei weitere wichtige Anwendungsbereich auf Basis des easy Dokumentenmanagements hinzu.
papierrechnungen beherrschen bis heute das tagesgeschäft
Welche Effizienz eine Digitalisierungsmaßnahme an einer Hochschule hat, zeigt der Blick auf den Einsatz des Belegarchivs an der BO. Die Verwaltung nutzt easy archive in Verbindung mit dem Scan-Modul easy Capture zur Digitalisierung und Archivierung aller Rechnungen aus dem zentralen Einkauf in der Hochschule:
“Das reicht von EU-weiten Ausschreibungen bei Großprojekten bis zum Bleistift, den sich vielleicht ein Professor bei einem Einzelhändler vor Ort bestellt” erläutert Oliver Gall.
Dabei ist es bis heute so, dass der überwiegende Teil dieser Rechnungen auf Papier in der Hochschule eingeht. Thomas Lohrmann schätzt ihren Anteil auf etwa 90 Prozent aller eingehenden Belege. Diese werden nach dem Eingang mit easy Capture eingescannt und digitalisiert und anschließend über eine Schnittstelle mit Daten der MACH-Software, ein ERP-Spezialsystem für öffentliche Verwaltungen, verschlagwortet und dann in easy archive revisionssicher und DSGVO-konform archiviert. Alle elektronischen Rechnungen gelangen genauso in easy archive.
Seit dem Start der Software im Jahr 2001 wurden auf diese Weise in der Hochschule fast 350.000 Ein- und Ausgangsrechnungen digital abgelegt. Die Hochschule hat sich diesen Prozess bereits sehr früh extern zertifizieren lassen, um die rechtskonforme Verwendung der Software zur Archivierung von Rechnungen mit easy archive dokumentieren zu können. Die Schnittstelle, mit der easy archive an MACH angebunden wird, hat die interne IT der BO selbst programmiert. Dabei haben die IT-Experten bewusst darauf verzichtet, die MACH-eigene Dokumentenablage als Archiv zu nutzen, weil das easy-System auch technisch besser in die Abläufe passte.
ein verlässliches system, das nicht mehr wegzudenken ist
So läuft easy archive bis heute verlässlich auf den Servern der Hochschule. Den administrativen Aufwand für das System beschreibt Oliver Gall als äußerst gering:
“Manchmal gibt es einen Anpassungsbedarf, das erledigen wir größtenteils selbst, nur Versionsupdates lassen wir von den Technikern von easy durchführen.”
Und Thomas Lohrmann ergänzt:
“Grundlegend läuft das System sehr stabil.”
In ihrer täglichen Arbeit können die Mitarbeitenden in der Verwaltung komfortabel über das easy-Webportal auf das Archiv zugreifen. Das bedeutet in der Regel: Sie nutzen die Suchfunktionen und sehen sich die gefundenen Dokumente direkt am Bildschirm an. Oliver Gall betont, wie selbstverständlich die Arbeit mit dem digitalen Archiv für die Mitarbeitenden mit den Jahren geworden ist:
“Gerade in der Beschaffung hat man sich an die einfache Benutzung des Archivs längst gewöhnt. Ist es aus irgendeinem Grund nicht zu erreichen, geht bei uns spätestens nach einer Stunde der erste Anruf ein.”
digitale studierendenakte: langzeitarchivierung leicht gemacht
Nach der erfolgreichen Einführung von easy archive, hat die BO bereits im Jahr 2004 ein weiteres Digitalprojekt mit easy realisiert: die digitale Studierendenakte. Auf Grundlage von easy Documents wurde dabei eine durchgängige digitale Studierendenakte geschaffen, die den gesamten Zyklus an der Hochschule abbildet. Der Prozess beginnt bei der Immatrikulation, indem für alle Studierenden eine Akte angelegt wird, die zunächst alle Bewerbungsunterlagen und im Fall eines dualen Studiums auch die dazugehörigen Kooperationsverträge enthält. Im Verlauf des Studiums wird diese Akte kontinuierlich mit Anträgen und Belegen und schließlich mit dem Abschlusszeugnis und der Urkunde ergänzt.
Nach der Exmatrikulation sorgt ein klar definierter Workflow für die rechtskonforme Archivierung. Hierbei werden alle nicht aufbewahrungspflichtigen Dokumente aus der Bewerbungsphase gelöscht. Alle wesentlichen Kerndokumente – insbesondere Zeugnisse und Leistungsübersichten – werden revisionssicher ins Archiv überführt. Diese Langzeitarchivierung ist essenziell, da diese Dokumente von einer Hochschule bis zu 50 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, um ehemaligen Studierenden auch Jahrzehnte später eine beglaubigte Urkunde ausstellen und ihre Leistung nachvollziehen zu können.
effizient und transparent: die digitalisierung der qv-mittel
Im Jahr 2011 hat die Hochschule Bochum schließlich mit easy Documents den internen Prozess zur Beantragung sogenannter Qualitätsverbesserungsmaßnahmen (QV) grundlegend digitalisiert. Diese Mittel, die von den Fachbereichen für Anschaffungen oder Personal beantragt werden, liefen zuvor über Papierformulare, die im Nachgang zum Teil über langwierige E-Mail-Ketten und handschriftliche Vermerke bearbeitet wurden.
Heute werden die Anträge über das Webportal von easy Documents gestellt, wodurch automatisch ein vordefinierter digitaler Workflow startet. Ein Antrag durchläuft dabei gegebenenfalls eine fachliche Prüfung, bevor er zur finalen Entscheidung an das Präsidium geleitet wird. Nach der Genehmigung wird die Haushaltsabteilung automatisch informiert, dass die Mittel bewilligt wurden und der Beschaffungsprozess gestartet werden kann. Mehr als 3000 QV-Anträge konnten auf diese Weise bis heute an der BO digital gestellt werden.
Das Beispiel zeigt, dass die digitale Dokumentenverwaltung nicht nur die Ablage von Dokumenten vereinfacht, sondern auch als ein zentrales Workflow-System eingesetzt werden kann. Oliver Gall hebt die Vorteile hervor, die sich daraus für die Hochschularbeit in Bochum ergeben:
“Das Schöne an diesem System ist, dass es den Vorgang sichtbar macht. Die Antragsteller sehen sofort, ob und wo ihr Antrag gerade in Bearbeitung ist: Wurde er schon ans Präsidium weitergeleitet oder ist noch eine Rückfrage offen? Sobald der Antrag durch ist, weiß die Verwaltung, dass die Mittel bereitgestellt werden können, und die Antragsteller sehen, dass der Beschaffungsvorgang gestartet oder die studentische Hilfskraft angestellt werden kann.”
“wir hatten hier auch schon mal den fall, dass sich jemand nach 35 oder 40 jahren noch einmal sein hochschulzeugnis ausstellen lassen wollte. dank der langzeitarchivierung mit easy archive ist so etwas für uns überhaupt kein großes thema.”
Thomas Lohrmann,
Administration ERP-Software | Hochschule Bochum