Revisionssichere Archivierung mit EASY Cloud Archive

Das EASY Cloud Archive bietet Ihnen eine leistungsfähige Lösung für die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Mit ihr speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital und sicher in der Cloud. Das Herzstück der Anwendung ist die vielfach bewährte und erfolgreiche Archivlösung von EASY SOFTWARE.

Sagen Sie der Papierablage ade: Das EASY Cloud Archive legt ein digitales Archiv für Sie an – für all Ihre Rechnungen und Belege. Das System für die Cloud Archivierung überträgt Ihre digitalen Dokumente automatisch – Ihren Dokumentationspflichten kommen Sie einfacher und zeitsparender denn je nach. Auf Ihre archivierten Belege haben Sie dabei jederzeit und überall Zugriff, jedes Dokument ist schnell gefunden: sei es mithilfe der Direktsuche im intuitiven Webclient oder in der Smartphone APP, mit der Suche nach Eigenschaften oder der Suche im Volltext.

Einfache Ablage dank Archivierungsassistent

Das EASY Cloud Archive ist vorkonfiguriert und direkt einsatzbereit. Besonders hilfreich: Die Ablage übernimmt der EASY Archivierungsassistent für Sie. Sie definieren lediglich die Datenquellen und Ordner auf Ihren Systemen, aus denen er Dateien automatisch hochlädt. Buchungsrelevante Dateien legt der Assistent sogar automatisch in der EASY Cloud ab. Über einen Webclient oder die mobile App haben Sie und alle Berechtigten dann jederzeit sicheren Zugriff auf die in der Cloud archivierten Daten.

Der Assistent zur EASY Cloud auf dem Desktop

Revisionssicher und nachvollziehbar

Revisionssicher und leicht zu bedienen. — Revisionssicher und leicht zu bedienen

Mit dem EASY Cloud Archive archivieren Sie gesetzeskonform und im Einklang mit den GoBD. Die Lösung ist zertifiziert und garantiert unter anderem dank einer automatischen Versionierung die Unveränderbarkeit einmal archivierter Dateien. Die Ursprungsdatei bleibt stets verfälschungssicher erhalten. Zum Nachweis der Revisionssicherheit hält ein geschütztes Aktivitätenprotokoll alle Übertragungen, Änderungen und Löschungen von Dateien fest. Selbst versehentliches Löschen von Dateien ist ausgeschlossen: Dafür sorgt ein Vier-Augen-Prinzip.

Datenschutz und Datensicherheit

Datensicherheit und Schutz vor Datenverlust haben beim EASY Cloud Archive Priorität. Die Cloud Archivierung selbst sowie alle Übertragungswege sind wirkungsvoll vor unberechtigtem Zugriff geschützt, denn das EASY Cloud Archive nutzt Hochverfügbarkeitsserver in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und eine wirkungsvolle, mit AES 256 verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Die Speicherung der Dokumente erfolgt auf Grundlage des deutschen Datenschutzes.

Intuitive Bedienbarkeit

Der Webclient ist intuitiv zu bedienen. Alle Berechtigungen – vom Anwender bis zum Administrator – sind in kürzester Zeit eingerichtet. Für Dokumente und Ordner stehen Collaboration-Tools wie Bemerkungen, Notizen und vieles mehr zur Verfügung.

Dokumente schnell finden

Bereits beim Übertragen der Dokumente in das Dokumentenarchiv in der Cloud liest eine leistungsfähige OCR-Software die Inhalte aus. Vom ersten Moment an können Sie mithilfe der Volltextrecherche nach allen Begriffen im Dokument suchen. So ist jede Datei im Handumdrehen gefunden.

So leicht gestaltet sich die Suche im Webarchiv. — So leicht gestaltet sich die Suche im Webarchiv

Dokumente archivieren

Selbst per App Zugriff auf archivierte Dokumente. — Selbst per App Zugriff auf archivierte Dokumente

Schon kurz nach der Ersteinrichtung können alle berechtigten Teammitglieder auf die im EASY Cloud Archive gespeicherten Belege und Dokumente zugreifen, Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten. Sogar mobil – denn EASY Cloud Archive funktioniert nicht nur am Desktop, sondern auch als App auf iOS-Devices.

Archivierung in der Cloud: Leistungen im Überblick

Revisionssichere Archivierung entsprechend allen Vorgaben des HGB bezüglich Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Schutz vor Verlust, Nachvollziehbarkeit etc.
Automatische Übertragung und Belegarchivierung
Unveränderbares Aktivitätenprotokoll macht alle Änderungen transparent
Höchste Datensicherheit dank Speicherung in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und verschlüsselter Übertragung

Automatische Texterkennung archivierter Dokumente dank integrierter OCR-Funktion
Volltextsuche ordnerübergreifend möglich
Mobiler Datenzugriff über Tablet, Smartphone (App für iOS) oder Laptop/PC
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer User
Schnittstellen zur komfortablen Datenübertragung etwa im Rahmen der Steuerprüfung
Datenexport aus dem EASY Cloud Archive