E-Mail Archivierung von EASY – mehr als eine Software

Was bringt Ihnen eine automatische E-Mail-Archivierung? Die Antwort: Sicherheit und einen Performanceschub. Jedenfalls, wenn der Anbieter der E-Mail-Archivierung EASY SOFTWARE heißt. Mit unserer automatischen E-Mail Archivierung behalten Sie den Überblick innerhalb des Dokumentenmanagements, entlasten Ihre Systeme und brauchen sich keine Gedanken zu machen, ob Sie Ihre E-Mails gemäß den gesetzlichen Vorschriften archivieren.

Die Highlights

  • Archivierung direkt aus Microsoft Outlook und IBM Notes möglich
  • E-Mails lassen sich auf Knopfdruck mit anderen geschäftsvorfallbezogenen Informationen verknüpfen
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung

E-Mails – die unterschätzte Ressource

Das E-Mail-Aufkommen in den Unternehmen steigt. Doch je größer die Datenbanken, desto träger wird das System. Auch sind die Anwender oft gezwungen, Ihre E-Mails auf Ihrem lokalen Rechner zu archivieren, z.B. als lokale pst-Datei. Gleichzeitig enthalten E-Mails Informationen, auf die das Unternehmen zugreifen können muss und die es gleichzeitig revisionssicher zu archivieren gilt – etwa E-Mail Rechnungen. Immer mehr IT-Entscheider fragen sich: Wie funktioniert eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung? Und wie stellt man jederzeitigen Zugriff auf archivierte E-Mails sicher? Die Antwort lautet: Mit der E-Mail Archivierung von EASY SOFTWARE. Denn die E-Mail Management Software von EASY erweitert Microsoft Exchange und IBM Notes um eine leistungsstarke und rechtskonforme E-Mail-Archivierung. E-Mails lassen sich ab sofort auf Knopfdruck archivieren und ebenso leicht wiederfinden und anschauen.

Ihre Vorteile

  • Erhöhte Transparenz durch zentrale und vorgangsbezogene Archivierung von E-Mails
  • Nahtlose Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders in Microsoft Outlook
  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung in Exchange und IBM Notes

IBM Notes

  • Kostenersparnis und Performancesteigerung durch Reduzierung der Speicherlast
  • Standortübergreifender Zugriff auf E-Mail-Korrespondenz
  • Informationen schnell finden, dank intuitiver Suche
  • Volle Integration, dadurch eine hohe Benutzerakzeptanz, da die gewohnte Arbeitsweise nicht verlassen werden muss

EASY for Microsoft Exchange: Entlastung für die Infrastruktur

Die E-Mail Archivierung von EASY baut auf vielen Jahren Erfahrung mit Microsoft-Technologien und Microsoft Exchange auf. Mit ihr sichern Sie Ihre E-Mails regelmäßig und automatisch. Gleichzeitig kann Microsoft Exchange aufatmen. Das Datenvolumen auf dem Exchange-Server wird deutlich verkleinert, die Exchange Infrastruktur arbeitet schneller.

Die Lösung integriert sich nahtlos in die Exchange-Umgebung und erfordert dank ihrer intuitiven Bedienung praktisch keine Einarbeitungszeit. Über den Outlook Client und Outlook Web Access haben Nutzer jederzeit und schnell Zugriff auf bereits archivierte E-Mails. Hinzu kommt: EASY for Exchange ist ein wichtiger Baustein für Ihr unternehmensweites Informationsmanagement und eine umfassende Digitalisierungsstrategie.

Ihre Vorteile

IT-Facts

  • Skalierbare Archivierung von E-Mails – für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen
  • Unkomplizierte Bedienung
  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung aus Exchange und zentrales Informationsmanagement
  • Effektive Reduktion des Exchange-Datenbankvolumens
  • Einfache und schnelle Volltextrecherche sogar ohne Exchange Server
  • Mobiler Zugriff auf archivierte E-Mails von jedem Endgerät aus möglich
  • Nutzung „On Premise“, E-Mail Archivierung in der Cloud und hybride Szenarien möglich
  • Uneingeschränkte Mandantenfähigkeit und hohe Ausfallsicherheit
  • EASY for Exchange ist zu 100 % in den gewohnten E-Mail-Client integriert und nutzt für die rechtskonforme Archivierung der E-Mails das Referenzieren. Der Anwender kann direkt aus seinem E-Mail-Client auf archivierte E-Mails zugreifen.
  • EASY for Exchange bietet die Möglichkeit, die Alt-Daten einfach anzubinden. Somit entfällt eine zeit- und datenaufwendige Migration
  • Mit EASY erhalten Sie einen etablierten und führenden Hersteller für Archivierung, Workflow-Optimierung
  • EASY hat ca. 1.000 zufriedene E-Mail Archivierungskunden mit EASY for Exchange und dem Vorgänger-Produkt EASY xBASE!
  • Ausgelegt für Multiprozessor-Systeme
  • Multimandantenfähig
  • Datenbankunabhängig
  • Erleichterte Administration
  • Active-Directory-Integration
  • Bessere Integration in das EASY Archiv
  • Verbessertes EASY Archiv-Schema
  • Reduzierung der Speicherlast des Exchange Servers um mehr als 90 %

Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit EASY for Exchange

EASY für IBM Notes

Das E-Mail-Archivierungsprogramm EASY für IBM Notes ist die ideale Lösung zur Anbindung von IBM Notes an das EASY Archiv – denn es integriert sich sowohl server- als auch clientseitig perfekt in bestehende IBM® Notes®/Domino®-Umgebungen. Dokumente und Anlagen wie Rechnungen per E-Mail werden direkt aus IBM® Notes® heraus archiviert und recherchiert. IBM® Lotus Notes®/Domino® wird so komfortabel und sicher wie ein modernes Dokumentenmanagementsystem.

Anwender können E-Mails vorgangsbezogen einem Prozess oder einer Aktivität zuordnen. So geht keine wichtige E-Mail verloren und kann anderen Personen schnell zur Verfügung gestellt werden. Auch ein Anstoßen von Geschäftsprozessen ist möglich.

Das Besondere: EASY für Notes kann nicht nur mit E-Mails, sondern mit allen Notes-Dokumenten umgehen und entlastet die Notes Datenbank von nicht permanent benötigten Datenbeständen. Im Storage-Umfeld ergeben sich so erhebliche Einsparpotenziale: Mails mit Anhängen, die an mehrere Personen verschickt werden, werden nur einmal im Archiv abgelegt.

Ihre Vorteile

IT-Facts

  • Die Archivierung ist vielfältig konfigurierbar und kann unter Berücksichtigung der spezifischen Strukturen in IBM® Lotus Notes® nach frei definierbaren Kriterien durchgeführt werden
  • Eine einfache Formelsprache erlaubt die Definition eigener Archivierungsregeln durch den Anwender – ohne fremde Hilfe
  • Nahezu unlimitierte Mailbox und anwendungsübergreifende Verfügbarkeit von Informationen aus dem IBM Domino®-/Notes®-Umfeld
  • Archivierte Dokumente stehen selbst offline zur Verfügung
  • Flexibles und unabhängiges Arbeiten
  • Nahtlose und transparente Integration und leichte Migration
  • Unternehmensweite Transparenz
  • Datenbanken beinhalten lediglich Byte-große Referenzen – so reduziert sich die Datenbankgröße um bis zu 90 %
  • Verbesserte Server-Performance bei gleichzeitig niedrigeren Hardwarekosten
  • Wartungsfenster werden erweitert, Wartungs- und Administrationsaufwand sinken
  • Dublettenbeseitigung: Selbst serverübergreifend werden alle Anhänge nur ein einziges Mal archiviert
  • Einfache Release-Wechsel durch die Verwendung von IBM® Notes® -Standards
  • Einsatz kostengünstiger Speichermedien
  • Vollständig integrierte ECM-Lösung
Alles auf einem Blick: die elektronische Rechnungsverarbeitung