SAP® Stammdaten optimieren

Effiziente Anlage, Pflege und Verwaltung von Materialstammdaten

Reduzieren Sie Fehler im Stammdatenmanagement

Materialstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil aller SAP®-Logistikprozesse im Unternehmen. Im Idealfall sind sie aktuell, korrekt und verlässlich. Sind sie jedoch fehlerhaft, hat das Auswirkungen auf die gesamten betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen.

Mitarbeiter haben oft mit Fehlern und Dubletten zu kämpfen, denn die Anlage und Pflege in SAP® MM® ist umfangreich und komplex. Zahlreiche unterschiedliche Daten werden von verschiedenen Abteilungen gepflegt, wie Einkauf, Verkauf und Disposition. Gerade für SAP®-Gelegenheitsnutzer sind die unzähligen Werkssichten und Eingabefelder oftmals eine Zumutung.

Redundante, veraltete und fehlerhafte Materialstammdaten in der Fertigungsbranche führen zu Fehllieferungen und Material-Engpässen und das wiederum zu erheblichen Störungen der Geschäftsprozesse in der Materialwirtschaft. Das Ergebnis sind unzufriedene Mitarbeiter, unzufriedene Kunden sowie unnötige und überflüssige Kosten.

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Eine Lösung für Ihr Material Management

EASY Material Management for SAP Solutions ist 100% in SAP® integriert und unterstützt damit die IT-Plattform-Strategie, möglichst viele Unternehmensprozesse in einem System abzubilden: Eine homogene IT- und Prozesslandschaft soll technische und organisatorische Probleme bei Schnittstellen minimieren und damit die Betriebskosten deutlich reduzieren.

Schnelle Projektumsetzung

Anpassung der Oberflächen

Wesentliche Kostenersparnis

Verbessern Sie die Qualität Ihrer SAP Stammdaten mit EASY

Mit unserer Lösung EASY Material Management for SAP Solutions erhalten Sie eine nachhaltig bessere Datenqualität. Sie können die Durchlaufzeiten in Produktion und Supply Chain im Handumdrehen verkürzen und erhalten die Transparenz, die Sie für Ihre jeweilige Rolle brauchen.

  • Saubere, korrekte Datenbasis: Alle notwendigen Felder sind befüllt
  • Keine Dubletten: Es werden nur Materialstämme angelegt, die noch nicht vorhanden sind
  • Klare Verantwortlichkeiten mit Data Governance: Jede Abteilung hat eine eigene Sicht zur Pflege
  • Automatisierte Prozesse: Benachrichtigungen werden verschickt, 360° Prozesstransparenz
  • Steuerung und Eskalation von Materialstamm-Anlageprozessen
  • Vollintegration in SAP: keine weiteren Programmierkenntnisse nötig; Zugriff über SAP oder Web, auf allen mobilen Endgeräten verfügbar
  • Bewährte Methoden in einem Produkt

Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG

Medikamentenproduktion "just in time" – SAP-integrierter Workflow statt Papier

Zur Success Story

Vollautomatisiertes Material Management in wenigen Schritten

  • Materialmangement beantragen.

Material beantragen

Ein Mitarbeiter, beispielsweise ein Ingenieur, benötigt neues Material und füllt die Grunddaten 1&2 aus. Er sieht in seiner individualisierten Sicht nur die Felder, die für ihn wichtig sind. Bei Bedarf kann er Dokumente an den Antrag anhängen.

  • Materialmangement beantragen.

Material freigeben

Die Materialstamm-Zentrale erhält ein „Workitem“, prüft den Antrag und kann ihn an den Antragssteller zurückgeben, falls dieser fehlerhaft ist.

  • Die Freigabe im Materialmanagemen in SAP.
  • Duplikate finden und vernichten.

Dublettencheck

Das System weist proaktiv auf mögliche Dubletten hin. Für die Prüfung werden unter anderem die Materialkurztexte und Zeichnungsnummern verwendet. Die Prüfung kann ganz nach Ihren Bedürfnissen individuell erweitert werden.

  • Duplikate finden und vernichten.

Werksübergreifend

Grunddaten, Klassifizierungsdaten und Dokumentenverknüpfungen werden nicht nur für eins, sondern für alle Werke des Unternehmens vollautomatisiert angelegt.

Werkspezifisch

Über eine Steuerungstabelle kann man abhängig von der Materialart, verschiedene Werkssichten definieren. Das System legt vollautomatisch für die definierten Werke die relevanten Sichten an. Kundenindividuell können auch einzelne Abteilungen wie Einkauf oder Dispo angesteuert werden, um manuell Werkssichten zu pflegen.

  • Materialmanagement in SAP - die werksspezifische Ansicht.
  • bestehende Materialsichten anpassen sowie neue hinzufügen

Materialänderung

Im Materialänderungsprozess in SAP (MM02) können bestehende Materialsichten angepasst sowie neue hinzugefügt werden. Wurden Änderungen von Mitarbeitern vermerkt, werden diese gespeichert und im Workflow zur Genehmigung weitergeleitet. Im weiteren Verlauf können alle Beteiligten einsehen, was geändert wurde und von wem eine Änderung angestoßen wurde. Der gesamte Prozess der Materialstammpflege ist somit dokumentiert und kann jederzeit schnell und einfach nachvollzogen werden. Erst wenn der Materialänderungsprozess abgeschlossen ist, werden nach Freigabe die neuen Daten SAP-System übernommen.

  • bestehende Materialsichten anpassen sowie neue hinzufügen
Materialmangement beantragen.

Material beantragen

Ein Mitarbeiter, beispielsweise ein Ingenieur, benötigt neues Material und füllt die Grunddaten 1&2 aus. Er sieht in seiner individualisierten Sicht nur die Felder, die für ihn wichtig sind. Bei Bedarf kann er Dokumente an den Antrag anhängen.

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Material freigeben

Die Materialstamm-Zentrale erhält ein „Workitem“, prüft den Antrag und kann ihn an den Antragssteller zurückgeben, falls dieser fehlerhaft ist.

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Die Freigabe im Materialmanagemen in SAP.
Duplikate finden und vernichten.

Dublettencheck

Das System weist proaktiv auf mögliche Dubletten hin. Für die Prüfung werden unter anderem die Materialkurztexte und Zeichnungsnummern verwendet. Die Prüfung kann ganz nach Ihren Bedürfnissen individuell erweitert werden.

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Werksübergreifend

Grunddaten, Klassifizierungsdaten und Dokumentenverknüpfungen werden nicht nur für eins, sondern für alle Werke des Unternehmens vollautomatisiert angelegt.

Werkspezifisch

Über eine Steuerungstabelle kann man abhängig von der Materialart, verschiedene Werkssichten definieren. Das System legt vollautomatisch für die definierten Werke die relevanten Sichten an. Kundenindividuell können auch einzelne Abteilungen wie Einkauf oder Dispo angesteuert werden, um manuell Werkssichten zu pflegen.

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Materialmanagement in SAP - die werksspezifische Ansicht.

Entdecken Sie, wie EASY Material Management Ihr Unternehmen unterstützen kann.

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Standard Projektphasen

EASY Material Management ist auf der Plattform EASY Process2Design® entwickelt. Die Plattform ermöglicht Ihrem Unternehmen die einfache, schnelle und flexible Gestaltung, Pflege und Auswertung von individuellen Geschäftsprozessen. Durch diese Technologie können Standard-Projekte in kürzester Zeit und realisiert werden. Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens kann die Dauer eines Projektes variieren.

14 Tage

Kick Off & Konzeption

28 Tage

Implementierung & Testing

21 Tage

Schulung & Go-Live

Downloads für EASY Material Management for SAP Solutions

Planen Sie Ihre Investition mit EASY und vereinbaren Sie einen Termin für eine Return-on-Investment Analyse.

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Projektsteckbriefe

Anlagenbauer Stahlindustrie

Gerade im weltweiten Anlagenbau ist die Qualität der Stammdaten von entscheidender Bedeutung. Denn nur durch optimierte SAP-Stammdaten und hohe Transparenz, etwa in Form schnell „banfbarer“ Materialien im System, lassen sich entscheidende Vorteile generieren. Im Falle dieses EASY Kunden zählen dazu u. a. eine jährliche Senkung der Prozesskosten im hohen sechsstelligen Bereich sowie ein deutlich verringerter Personalaufwand.

  • 5 SAP®-Systeme migriert auf 1 S4 / HANA®-System, weltweiter Einsatz
  • 15.000 Materialstammsätze / Jahr
  • 10 Werke über den Globus verteilt
  • 200 Prozessbeteiligte

Arzneimittel / Kosmetik

Bei einem großen Kosmetikunternehmen, das in 23 Ländern weltweit verkauft, bekommt der Materialstammanlage- und Materialvernichtungsprozess ganz neue Dimensionen, da saisonbedingt neue Produkte hinzukommen und außerdem Naturheilprodukte eine begrenzte Haltbarkeit vorweisen. Die im Einsatz befindliche EASY Lösung zur automatisierten Materialstamm-Anlage und Materialvernichtung verkürzt die Durchlaufzeiten und sorgt für Transparenz durch eine effiziente Prozessdokumentation.

  • 1.500 Materialstamm- und Stücklisten-Anlageprozesse / Jahr
  • Materialvernichtungsprozess
  • Mehrsprachig (u.a. Japanisch)
  • 2 Produktionswerke in Deutschland

Wind-Energie

Der Aufwand für Produktänderungen ist in der Regel sehr hoch, da sämtliche Abteilungen, von der Entwicklung bis zum Einkauf, prüfen, ob Material bestellt werden kann, ob eine Änderung technisch machbar ist und ob sich das wirtschaftlich rentiert. Der Kunde hatte mit vielen Telefonaten, E-Mails und fünf verschiedenen Auftragsformularen zu kämpfen. Dank der EASY Lösung für digitales Änderungsmanagement in SAP läuft der Prozess nun koordiniert und schnell ab.

  • Konzern (4.000 Mitarbeiter)
  • Abschaffung von Papier- und Medienbrüchen
  • Bewertung der Änderungsimplikationen aus allen relevanten Unternehmensbereichen (Beschaffung, Produktion, Engineering, Vertrieb, Service)
  • Integration des SAP Änderungsdienstes zur Durchführung der Anpassungen an den Anlagen

Fachliche Fragen zu EASY Material Management for SAP Solutions

Fachliche Interaktion mit dem SAP® Standard

Ist EASY Material Management for SAP Solutions Cloud-fähig?

Ja. EASY Material Management for SAP Solutions kann in Portalen (Intranet/ Internet) betrieben werden. Des Weiteren können einzelne Schritte bspw. die SAP® Cloud Platform genutzt werden.

Unterstützt EASY  Material Management Web Technologie?

Ja, es wird das webfähige WebDynpro eingesetzt.

Unterstützt EASY Material Management SAP® S/4HANA®?

Ja, die Lösung kann auf Basis von SAP® S/4HANA® installiert und betrieben werden.

Unterstützt EASY die Anbindung an das SAP® Organisationsmanagement (Org.-Management / BC-BMT-OM)?

Die Bearbeiterfindung für die jeweiligen Prozessschritte nutzt die Organisationseinheiten aus dem SAP® Organisationsmanagement. Alternativ kann die Bearbeiterfindung auch über Customizing-Tabellen erfolgen.

Können SAP®-Infotypen genutzt werden?

Infotypen können größtenteils mittels Customizing eingebunden werden. Auch die Einbindung kundenindividueller Infotypen (9000er-Bereich) ist mittels Customizing möglich.

Nutzergruppen, Datensicherheit und Berechtigungsoptionen der Lösung

Benötigt EASY Material Management for SAP Solutions ein eigenes Berechtigungskonzept?

Das Berechtigungswesen ist vollständig in SAP® integriert und wird über die SAP®-Bordmittel konfiguriert (Rollen in Transaktion PFCG). Selbstverständlich können eigene Berechtigungsobjekte oder gar ein gesamtes Konzept neben bestehenden SAP®-Berechtigungen etabliert werden.

Nutzt EASY  Material Management for SAP Solutions das SAP®-Berechtigungswesen?

Ja. Die zusätzlichen Berechtigungen von EASY Material Management können in bestehende Rollen integriert oder in Sammelrollen gebündelt werden.

Es kann eine Abgrenzung auf verschiedenen Ebenen erfolgen (Projekt, Bereich, Formular), sodass Zugriffe explizit gesteuert werden können.

Workflows & Prozesse

Wie erfolgt die Mitarbeiterfindung im Prozess?

Für jeden Prozessschritt wird eine zuständige Organisationseinheit festgelegt, der die Mitarbeiter zugeordnet sind, die den Prozessschritt bearbeiten sollen. EASY Material Management for SAP Solutions ermittelt dann die Bearbeiter automatisch.

Alternativ können auch Customizing-Tabellen verwendet werden, wenn das SAP® Organisationsmanagement nicht genutzt werden kann/soll. In der Customizing-Tabelle werden die jeweiligen Bearbeiter festgelegt, auf die der Prozess dann automatisch zugreift.

Wie erfolgt die Benachrichtigung im Prozess?

Die Prozessteilnehmer erhalten ein Workitem im SAP® Business Workplace. In bestimmten Fällen kann auch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgen, beispielsweise an Nutzer, die eher selten SAP® verwenden oder lediglich über einen bestimmten Prozessstand informiert werden sollen.

Nutzt EASY für die Prozesse den SAP®-Business Workflow?

Als Basis wird EASY Process2Design® verwendet. Dieses nutzt im Hintergrund den SAP® Business Workflow. Die Administration und das Monitoring des Prozesses erfolgt dadurch mit SAP®-Bordmitteln.

Reporting

Gibt es eine Übersicht über den Prozessstatus?

Ja, die Prozess-Statistik dient als Monitoring- und Reporting-Werkzeug. Damit ist es möglich den Status einzelner oder mehrerer / aller Prozesse einzusehen. Das Ergebnis von Recherchen ist eine Listenanzeige (ALV Grid in WebDynpro), von der in die einzelnen Prozess-Details navigiert werden kann.

Gibt es grafische Reports?

Im Standard erfolgt keine grafische Visualisierung in SAP®. Reporting-Ergebnisse können z. B. nach Excel exportiert werden und dort weiterführend (auch grafisch) ausgewertet werden.

Protokollierung

Wie geht EASY mit dem Thema Datenschutz um?

Alle Inhalte des Prozesses werden in der SAP®-Umgebung gehalten, Zugriff auf die Inhalte von Prozessen erhalten nur die Anwender, die die notwendigen Berechtigungen besitzen. Dementsprechend liegt auch ein hoher Datenschutz vor.

Welche Daten/Zugriffe werden protokolliert?

Die Anwender und Zeitpunkte der letzten Änderungen in Prozessschritten werden protokolliert, ohne die Information, welche oder wie viele Inhalte geändert wurden.

Allgemeine Fragen zum Material Management

Kann ein Material für mehrere Werke angelegt werden?

Ein Material kann in mehreren Werken angelegt werden („Werkskopien“). Abhängig vom Kunden können Werkskopien automatisch oder ebenfalls durch den Prozess angelegt werden.

Findet eine Dublettenprüfung statt?

Bestimmte Nutzer (muss im Projekt festgelegt werden) können eine Dublettenprüfung ausführen, die im EASY Material Management for SAP Solutions Standard den Materialkurztext und die mit dem Material verknüpften Dokumente berücksichtigt. Es ist möglich, noch weitere Indikatoren einzubinden, die eine Dublette identifizieren. Die Erweiterung ist als AddOn verfügbar.

Können gewisse Sichten übersprungen werden?

Je nach Kundenbedarf lassen sich bestimmte Sichten überspringen oder lassen sich auch mehrere Sichten in einer Sicht zusammenführen. Diese Änderungen können als AddOn zugebucht werden.

Kann der Prozess auf unsere Abläufe angepasst werden?

Der Prozess kann an die Abläufe des Kunden angepasst werden. Hierbei entsteht allerdings Mehraufwand der in Rechnung gestellt wird.

Können Dokumente, die im Laufe des Prozesses angehängt werden, automatisch als Dokumenteninfosätze angelegt werden?

Ja. Am Ende des Prozesses werden die Dokumente als Dokumenteninfosätze in SAP® angelegt und mit dem jeweiligen Material verknüpft.

AddOn: Anpassungen der Standardfunktionen. Aufwand hängt immer von den Kundenanforderungen ab und lässt sich nur individuell beziffern.

Weiteres aus der Praxis

Ist die Zugriffszeit abhängig vom Prozessvolumen?

Bei Erzeugung neuer Prozesse oder Zugriff auf bestehende Prozessschritte z. B. über den SAP® Business Workplace ist die Zugriffszeit gleichbleibend und für den Endanwender kaum spürbar. Beim Monitoring und Reporting ist die Zugriffszeit abhängig von der Anzahl der Prozesse; je mehr Prozesse vorhanden sind, desto größer die Zugriffszeit.

Kann der Kunde die Lösung mit eigenen Ressourcen weiter ausbauen, oder muss er die Dienstleistung immer bei EASY einkaufen?

Die Lösung kann gerne kundenseitig durch Konfiguration im Customizing oder kundenindividuelle Ergänzungen weiter ausgebaut und entwickelt werden – es ist nicht notwendig, dass diese Dienstleistungen bei EASY beauftragt werden. Es gibt auch diverse Kunden, die dieses so handhaben. Um hier einen entsprechenden Knowhow-Aufbau auf Kundenseite zu ermöglichen, bietet EASY auch eine spezielle Administratoren-Schulung für EASY Process2Design an.

Ist EASY Material Management for SAP Solutions SAP®-zertifiziert?

Ja, die zugrundeliegende Komponente EASY Process2Design® ist zertifiziert.

Wie sieht die Dokumentation der Lösung aus?

Es gibt im Rahmen des SalesKit-Standards für die Installation einen Installation Guide und Release Notes. Für die Einrichtung und Konfiguration des Produktes gibt es einen Customizing Guide.

Darüber hinaus stellt EASY in der Regel projektspezifisch eine technische Dokumentation bereit, die genau den im Customizing hinterlegten Stand auf dem Kundensystem beschreibt. Wenn gewünscht, stellt EASY auch kundenindividuelle Schulungsunterlagen bereit, die dann in der Schulung der Key-User und der Endanwender verwendet werden und durch die Schulungsteilnehmer zum individuellen Handbuch ausgebaut werden können.

Technische Fragen zu EASY Material Management for SAP Solutions

Systemvoraussetzungen

Welche SAP®-Version benötigt der Kunde?

Die aktuellen Systemvoraussetzungen sind im Installation-Guide von EASY Process2Design® beschrieben (da diese sich von Patch zu Patch ändern können, kann hier keine allg. Aussage getroffen werden).

Stand Juni 2017: SAP® ECC 6.0 mit 7.01, mit mindestens Support Package SAP® KB70019

Welche Module werden benötigt?

Neben der SAP® Basis werden für das EASY Material Management for SAP Solutions die Materialwirtschaft (MM) und das Workflow-Modul benötigt. Weitere Module wie Organisationsmanagement sind keine zwingenden Voraussetzungen für den Einsatz.

Wird zusätzliche Hardware benötigt?

Es wird Keine zusätzliche Hardware benötigt. EASY Material Management nutzt die Ressourcen des vorhandenen SAP®-Systems.

Bereitstellung und Implementierung der Lösung

Wie kommt EASY Material Management for SAP Solutions in das SAP® System?

Für EASY Material Management gibt es SAP® Transportaufträge, mit denen die technischen Voraussetzungen für Process2Design geschaffen werden. Die SAP®/ IT-Basisabteilung des Kunden importiert die Transportaufträge. Implementierung, Konfigurationen (also Customizing) und Anpassungen (z. B. zugebuchte AddOns) werden anschließend von EASY-Beratern vorgenommen.

Unterstützt EASY das SAP® Transportwesen?

Ja. Sowohl die SalesKit-Transportaufträge als auch das Customizing und ggf. kundenindividuelle Zusatzimplementierungen werden über das SAP®-Transportwesen verwaltet.

Upgrades, Patches, EHPs

Wie häufig liefert EASY Updates aus?

Updates von Process2Design werden nach Bedarf herausgebracht, Patches in der Regel nur wenn es dringend erforderlich ist.

Muss der Kunde jedes Update machen?

Nein, es ist nicht erforderlich jeden Patch einzuspielen oder jeden Releasewechsel zu implementieren. Wenn das System stabil läuft und keine weiteren Funktionalitäten durch den Fachbereich gewünscht werden, kann die Lösung auch für einen deutlich längeren Zeitraum ohne Update betrieben werden. Die max. Anzahl zurückliegender Versionen, für die Support geleistet wird, wird im Wartungsvertrag definiert.

Beeinträchtigt ein SAP® Update die implementierte Lösung?

Nein, da EASY Material Management for SAP Solutions in einem eigenen Namensraum der EASY SOFTWARE AG gespeichert ist und in Bezug auf SAP modifikationsfrei ausgeliefert wird, ist ein SAP Update unabhängig von der Lösung und beeinträchtigt diese in der Regel auch nicht. In Einzelfällen ist es schon vorgekommen, dass SAP® eine ganz grundlegende Anpassung in der Architektur vorgenommen hat, die auch eine Anpassung von EASY Material Management erforderlich gemacht hat.

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