Auf dem Weg zur Smart Factory stand für viele Unternehmen bislang die digitale Vernetzung mit Zulieferern, Geschäftspartnern und Kunden – kurzum mit externen Partnern – im Vordergrund. Schnellere Kommunikation und präziseres Auftragsmanagement waren dabei nur einige der angestrebten Vorteile.

Mit der nächsten Welle von Industrie 4.0 konzentrieren sich Unternehmen mehr und mehr auch auf interne Abläufe. Künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge sollen intelligente, im Idealfall autonome Geschäftsprozesse in der Produktion ermöglichen.

Dabei steht ein Bereich im Fokus, der in der Diskussion um die nächste Entwicklungsstufe der Smart Factory von morgen häufig zu kurz kommt: das Materialmanagement und die Qualität von Stammdaten. Wir haben die sieben wichtigsten Dinge, die Sie über Materialmanagement in Zeiten der Digitalisierung wissen sollten, zusammengefasst.

1. Ohne korrekte Materialstammdaten geht nichts

Schlecht gepflegte Materialstammdaten sind keine Seltenheit, aber gleichzeitig einer der Hauptgründe für das Scheitern von Digitalisierungsinitiativen. Dessen sind sich offenbar viele Unternehmen bewusst: Laut einer Studie des Business Application Research Center (BARC) rangieren Datenqualität und Stammdatenmanagement ganz oben auf der Prioritätenliste von Mitarbeitern und Entscheidern, die sich mit dem Thema Daten in Unternehmen beschäftigen.

Um eine optimale Datenqualität zu erreichen, sollten Sie Datenmanagement als erfolgskritische Aufgabe in Ihrer Unternehmensstrategie verankern. Korrekte Daten sind keine Nice-to-Have-Anforderung, sondern entscheidend für die Handlungsfähigkeit und Agilität Ihres Unternehmens in Zeiten digitaler Transformation – mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Vier Schritte zum effektiven Master Data Management in der Produktion.

Schlecht gepflegte Materialstammdaten sind keine Seltenheit, aber gleichzeitig einer der Hauptgründe für das Scheitern von Digitalisierungsinitiativen.

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2. Material beantragen: Vom ersten Schritt an digital

Durchgängig digitalisierte Geschäftsprozesse sind in den meisten Unternehmen noch immer die Ausnahme – und das ist auch kein Wunder. Im Betriebsalltag zeichnen sich einstudierte Verhaltensmuster und gewohnte Arbeitsabläufe doch häufig durch manuelle Workarounds aus. Ein Geschäftsprozess ist aber nur dann wirklich digital, wenn von Anfang an jeder einzelne Schritt ohne Medienbrüche auskommt.

Die Digitalisierung des Materialmanagements beginnt mit dem Beantragen von Material. Einer Ihrer Ingenieure benötigt neues Material? Dann kennen Sie bestimmt den konventionellen Prozess – wobei hier in vielen Fällen nicht einmal von einem wirklichen Prozess die Rede sein kann.

Der Antragsteller meldet sich per E-Mail, Telefon oder sogar per Hauspost bei der zuständigen Abteilung und fordert ein neues Material an. Der darauf folgende Koordinationsaufwand ist enorm, die Fehleranfälligkeit ebenfalls. Wer Medienbrüche im Materialmanagement vermeiden will, setzt bereits beim Antragsprozess an und stellt Antragstellern eine selbsterklärende Eingabemaske zur Verfügung. Damit wandern die ersten Daten von Anfang an ins zentrale System und können von dort aus weiter beobachtet und bearbeitet werden.

Material-Anträge per E-Mail, Telefon oder Hauspost sind prädestinierte Fehlerquellen
Material-Anträge per E-Mail, Telefon oder Hauspost sind prädestinierte Fehlerquellen – digital läuft’s deutlich besser.

3. Komplette Prozesstransparenz gibt’s nur digital

Auf das Beantragen von Material folgen Prozessschritte wie die Prüfung und Freigabe des Materials. Daran sind in der Regel zahlreiche Abteilungen Ihres Unternehmens beteiligt und hier wird’s interessant: Nur wenn jeder einzelne der folgenden Prozessschritte transparent, nachvollziehbar und digital abgebildet wird, können Sie von einem digitalisierten Materialmanagement sprechen.

Manuelle Abläufe verursachen einen enormen Koordinationsaufwand: Alle Beteiligten müssen koordiniert werden, damit alle relevanten Material-Sichten sauber gepflegt sind. Neben der hohen Fehleranfälligkeit händischer Prozesse, die auf E-Mails oder gar Papier basieren, entsteht das nächste Problem. Der aktuelle Status im Materialmanagement lässt sich kaum mehr nachvollziehen.

Im schlimmsten Fall gerät der gesamte Ablauf ins Stocken. Lange Durchlaufzeiten sind die Folge, und am Ende weiß kaum noch jemand, wo der einzelne Prozess gerade steht. Nur ein komplett digitalisierter Prozess macht das Materialmanagement transparent und ermöglicht eine durchgängige Überwachung und Steuerung aller Abläufe.

4. Das Maximum aus Ihren SAP-Investitionen herausholen

Wie die meisten Unternehmen in der Fertigungsindustrie haben bestimmt auch Sie in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten in IT-Systeme investiert. Mit Hilfe Ihres SAP-Systems steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse effizient und transparent. Seine volle Wirkungskraft kann  dieses System aber nur entfalten, wenn die zugrunde liegende Datenbasis korrekt ist.

Anders gesagt: Versäumen Sie nicht, das Maximum aus Ihrer IT herauszuholen, nur weil’s mit den Daten nicht so recht klappt. Mit Hilfe einer in SAP integrierten Software-Lösung für die Materialstammanlage beschleunigen Sie Prozessdurchlaufzeiten, erhöhen Sie die Stammdatenqualität, schaffen Sie eine bessere Prozess-Transparenz, reduzieren Sie Fehlerquoten und automatisieren Sie viele lästige Datenmanagement-Aufgaben.

Materialmanagement mit der EASY-Lösung für SAP

Haben Sie Ihre Materialstammdaten im Griff? Antonio del Negro, Head of SAP Consulting bei EASY SOFTWARE, zeigt Ihnen, wie Sie Materialstammdaten in SAP effizient managen und dadurch Verzögerungen bei der Beschaffung und in der Produktion vermeiden.

5. Digitale Helfer unterstützen bei der Datenpflege

Gewachsene ERP-Systeme sind oft komplex und überfordern Ihre Mitarbeiter. Besonders Gelegenheitsnutzer, die nicht regelmäßig mit dem System arbeiten und deshalb mit der Benutzeroberfläche kaum vertraut sind, benötigen viel zu viel Zeit oder machen Fehler bei der Anlage neuer Materialstammdaten.

Automatisierte Tools wie unsere Lösung EASY PCM Material Management unterstützen Sie bei der Digitalisierung und greifen Ihren Mitarbeitern abteilungsübergreifend bei der Datenpflege unter die Arme – das ist keine Zauberei, dank der effizienten Helfer schaffen Sie schlicht und einfach eine saubere, korrekte Datenbasis ohne Dubletten.

6. Eine Frage der Wirtschaftlichkeit

Wenn Sie im Materialmanagement Ordnung schaffen, legen Sie damit den Grundstein für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse. Die vielen Vorteile, von denen Ihr Unternehmen profitiert, lassen sich im Rahmen einer ROI-Betrachtung auch finanziell untermauern.

Leidet Ihr Unternehmen unter hohen indirekten Prozesskosten, die durch viele teure Fehler in der Stammdatenpflege verursacht werden? Dann rechnet sich der Aufwand für die Digitalisierung nach unserer Einschätzung bereits innerhalb eines Jahres. Weitere Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigen sollten, sind die Anzahl der Vorgänge und die Anzahl der Standorte.

Beispielsweise kommt ein Anlagenbauer schnell auf bis zu 15.000 neue Materialstammsätze pro Jahr. Hat das Unternehmen zahlreiche Fertigungsstandorte, für die unterschiedliche Material-Ansichten angelegt werden müssen, explodieren die Prozesskosten bei manueller Bearbeitung. Hier können Sie einen schnellen ROI durch die Digitalisierung erzielen.

Ihr persönliches ROI-Gespräch

Haben Sie schon einmal über das Optimierungspotenzial Ihrer Stammdaten nachgedacht – und können Sie dieses in konkreten Kosteneinsparungen beziffern? Lassen Sie uns gemeinsam die Effizienz Ihrer Datenpflege analysieren und den ROI für die Optimierung berechnen. Vereinbaren Sie Ihr persönliches ROI-Gespräch!

7. Ein Blick über den Tellerrand beruhigt – und spornt an

Die digitale Transformation ist ein langfristiger Prozess und aus heutiger Sicht stehen wir vermutlich noch ganz am Anfang. Das soll keine Beruhigungspille sein und erst recht keinen Grund liefern, sich zurückzulehnen. Doch der Blick über den Tellerrand gewährt wertvolle Einblicke und ist motivierend zugleich: Beispielsweise hat der Bitkom Digital Office Index ergeben, dass noch immer ein Viertel der Unternehmen bislang keine einzige Papierakte digitalisiert hat.

Traum vom papierlosen Büro
Zwar arbeiten 75 Prozent der Unternehmen mit digitalen Inhalten, doch ein Viertel hat bisher keine einzige Papierakte digitalisiert.

Der Traum vom papierlosen Büro ist also noch längst nicht Realität in allen Unternehmen – und genauso hat auch das Materialmanagement noch ein gutes Stück zu gehen, auch wenn bereits eine weite Strecke hinter uns liegt. Das soll Ihnen, das soll uns allen Anlass zu Optimismus geben und zugleich als Ansporn für die nächsten Schritte der digitalen Transformation dienen.

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Über den Autor
Antonio Del Negro
Antonio Del Negro ist seit 15 Jahren als "Head of SAP Consulting" für die Beratung und Implementierung von SAP-Geschäftsprozessen verantwortlich.
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