Definition: Was ist digitales Dokumentenmanagement (DMS)?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind zumeist datenbankgestützte Software-Systeme und kümmern sich um die Organisation von elektronischen Dokumenten – unabhängig von Format und Inhalt. Die Hauptaufgabe eines DMS besteht darin, Schriftstücke aufzunehmen, aufzubewahren und organisationsweit bereitzustellen. Ein DMS ist damit als Erweiterung zum Archiv zu sehen. Zum Dokumentenmanagement gehören ebenfalls: das Löschen von und die Suche nach Dokumenten.
Was ist ein Dokument im Kontext des DMS?
Ein Dokument kann eine Rechnung, ein Vertrag, ein Arbeitszeugnis etc. sein. Grundsätzlich enthält ein in einem DMS-System abgelegtes Dokument natürlich noch mehr Informationen als nur den reinen Dokumenten-Inhalt.
Zusätzliche Informationen, die das Dokument begleiten, werden als Metadaten bezeichnet. Diese werden ebenfalls dem Dokument zugeordnet, wie z.B.
- Projektnummer und -bezeichnung
- Erstelldatum
- Version
- Status
- Kostenstelle
- Prüfer etc.
Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument bezogen oder aber durch manuelle Verschlagwortung zum DMS hinzugefügt werden. Konsequent und einheitlich durchgeführt, hilft dies bei der schnellen Suche nach Dokumenten. Darüber hinaus lassen sich Dokumente eines Vorganges ohne Weiteres in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen. Sehr deutlich wird an dieser Stelle, dass ein Dokumentenmanagementsystem schnell den Status des heiligen Grals der Information einnimmt.
Dokumentenmanagement-Beispiele
Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen des DMS unterscheiden.
- Fileserver als DMS
- Datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme
- Monolithische DMS
- DMS als Service (SaaS/Cloud)
Gewissermaßen zeichnet sich durch diese Unterscheidung die kleine Historie des Dokumentenmanagements ab. Gleichzeitig werden Vor- und Nachteile der vier DMS-Verfahren deutlich.
Fileserver als DMS vs. datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme
Die Ablage von Dokumenten in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und dergleichen mehr, tauscht ein Problem gegen ein anderes: ein papierenes gegen ein digitales. So verschwinden Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Und allein schon die Dokumentenablage erfordert Disziplin – vom vereinbarten Namensschema für Dateien über den richtigen Ablageort bis hin zur Verschlagwortung, sofern diese überhaupt möglich ist. DMS-Software dieser Art erweist sich in der Regel als unzureichend für das tägliche Dokumentenmanagement.
Derartige Systeme als Ersatz für ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen, wirkt sich kontraproduktiv aus. Die Inhalte der Dokumente sind oft nicht durchsuchbar, Metadaten fehlen, von Workflows, Versionierung etc. ganz zu schweigen. Als Informationsträger dienen lediglich Dateinamen und Verzeichnispfade.
Zusammengefasst:
- Unübersichtliche Verzeichnisstrukturen
- Dokumentenablage erfordert Disziplin
- Dokumente sind oft nicht durchsuchbar
- Metadaten, Workflows, Versionierung fehlen
Monolithische DMS vs. DMS als Service
Heutige Dokumentenmanagementsysteme arbeiten nach folgendem Schema: Ein Dokument wird erfasst, bestimmte Dokumentinformationen werden ausgelesen, eine Dokument-ID wird vergeben. Das Dokument und die Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert. Der große Vorteil: Über die Dokumenten-ID bleibt das Dokument klar identifizierbar und geht im DMS nicht verloren. Der Nachteil: Für den Zugriff auf das DMS benötigt man eine auf dem lokalen Rechner installierte DMS-Software.
Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel. So existieren Dokumentenmanagementsysteme, die dem Anwender für die tägliche Arbeit einen browserbasierten DMS-Webclient bereitstellen. Eine Installation von Software auf dem lokalen Rechner ist damit überflüssig. Für ein DMS in der Cloud gilt dies in jedem Fall. So ist der Zugriff auf das DMS über den Browser von überall möglich, auch über Smartphone/Tablet. Ein Cloud-DMS bietet aber noch weitere Vorteile: Wie bei vielen anderen Software-as-a-Service-Angeboten (SaaS) übernimmt der Anbieter auch die Wartung des Cloud-DMS und sorgt im Idealfall für einen reibungslosen Betrieb des Dokumentenmanagementsystems, indem er beispielsweise regelmäßige, automatisierte Backups durchführt. Insofern sind mit einem Cloud-DMS auch geringere IT-Kosten verbunden. Entscheidend ist jedoch die inhaltliche Ausgestaltung der Serviceverträge. Laufzeiten, Anzahl der Nutzer, verbrauchtes Datenvolumen etc. sind wesentliche Faktoren, die die Kosten des Cloud-DMS bestimmen.
Zusammengefasst:
- Dokumenten-ID macht ein Dokument klar identifizierbar
- Zugriff auf das DMS über lokale Software oder Webclient
- Bei einem SaaS-DMS bzw. Cloud-DMS übernimmt der Anbieter die Wartung und den Betrieb
Je nach genutztem DMS-System verfügt ein elektronisches Dokumentenmanagement über verschiedene weitere Funktionen. Als wichtige, häufig verwendete DMS-Funktionen sind zu nennen:
- Revisionssicherheit
- Versionierung
- Archivierung
- Voraussetzungen zur Datenschutzkonformität
- Workflows
- gruppenbasierte Berechtigungen
Gerade für verteilte Organisationen, also Unternehmen mit mehreren Standorten, vereinfacht und beschleunigt ein Dokumentenmanagementsystem die tagtägliche Arbeit ungemein.
Effizientes DMS: Optimale Nutzung als Fachanwendung
Sobald das Dokumentenmanagementsystem als Basis der fachspezifischen Anwendung dient, spielt diese Kombination ihre Stärken für den jeweiligen Geschäftsprozess voll aus. So auch bei easy DMS: mit easy invoice, easy contract, easy hr und easy archive vereinfacht easy die Zusammenarbeit aller Abteilungen. Ideal für eine standortunabhängige Zusammenarbeit.
easy archive ist Ihr Allrounder für rechtskonforme Datenarchivierung nach GoBD und DSGVO.
Daten sicher und rechtskonform ablegen – den geltenden Vorschriften immer einen Schritt voraus.
Mitwachsen, wenn das Business wächst, und neue Systeme einfach einbinden.
Dediziert und jederzeit auf freigegebene Daten zugreifen, unabhängig vom Standort.
easy invoice verkürzt Ihren Rechnungsprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe.
Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen.
Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig.
Automatisches Zuordnen von Rechnungen an definierte Mitarbeiter.
Verträge und Fristen im Überblick, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Verträge digital unterschreiben.
Unterschriftsreife Verträge – schneller erstellt, gemeinsam bearbeitet.
Verträge versenden und mit DocuSign oder easy eSignature digital signieren.
Prozesse drastisch verkürzen und verlässlich an Fristen erinnert werden.
Mit HR-Automation, Self-Services und Datenmanagement nach DSGVO, GoBD und ISO 27001 mehr Zeit für strategische Themen.
Dokumente von der Ausschreibung bis zum Zeugnis schneller erstellen.
Mitarbeiter über Self-Services überall und jederzeit einbinden.
Mitarbeiterdokumente schützen und dediziert freigeben.
Wie funktioniert ein digitales DMS?
Dokumente oder allgemeiner gesprochen: Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: schon elektronisch oder noch in Papierform.
Diese Informationen müssen zunächst in das Dokumentenmanagementsystem eingespeist werden – aber wie funktioniert das und was passiert dann im DMS?
Erfassen von Informationen im Dokumentenmanagementsystem
Je nach Medienart nimmt das Erfassen von Dokumenten unterschiedliche Wege im DMS. Liegen die Informationen bereits in elektronischer Form vor, sind Dokumentenmanagementsysteme in der Lage, diese Informationen weitgehend automatisch in das DMS zu überführen. Je nach Dokumententyp – oder allgemeiner: Informationstyp – gibt es dafür bestimmte Formate. Um dagegen papierbasierte Dokumente zu erfassen, nutzt ein DMS in der Regel einen Scanner für die digitale Belegerfassung.
Scannen und Erkennen ist der übliche Weg für Informationen in Papierform in das Dokumentenmanagementsystem. D.h. die Dokumente müssen erst digitalisiert werden. Wichtig an dieser Stelle: Die Scansoftware des Scanners oder eine nachgelagerte Software muss zwingend über eine Optical-Character-Recognition (OCR) verfügen. Auf diese Weise werden die textuellen Elemente des Dokuments erfasst und im Idealfall entsprechend klassifiziert – und das ist bei diesem Medium die wichtigste Informationsquelle für ein DMS. In der Regel sind diese Verfahren zur Erfassung von Inhalten über Jahre gereift, verbessert und damit sehr genau geworden – immer unter der Voraussetzung, dass die Daten auf dem Dokument konsistent bleiben. Dies ist leider nicht immer der Fall und stellt insofern ein kleines Hindernis für den nachfolgenden Workflow dar.
Verteilen von Informationen im Dokumentenmanagementsystem
Von nun an bleibt alles digital und Medienbrüche finden nicht mehr statt. Ein großer Vorteil eines DMS besteht darin, dass alle Dokumente und Informationen automatisiert an die zuständigen Unternehmensabteilungen geleitet werden.
Wohin die Dokumente und Informationen schließlich transportiert werden, entscheidet das DMS aufgrund der getroffenen Kategorisierung. Anhand der erkannten und ausgelesenen Informationen entscheidet das Dokumentenmanagementsystem, ob es sich bei einem Dokument z.B. um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung, einen Vertrag handelt. Genau an dieser Stelle spielt ein DMS einen wichtigen Vorteil aus: Denn nun können in einem modernen Dokumentenmanagementsystem sogenannte Workflows greifen.
zurücklehnen und arbeiten lassen
Dokumentenmanagementsysteme und Workflows
Der Dokumententransport und die Bearbeitung von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen können mit einem modernen DMS vollständig digital erfolgen. Im Rahmen eines Workflows sendet ein Dokumentenmanagementsystem Dokumente anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Kundennummer etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Wichtig an dieser Stelle: Dabei wird nicht das Dokument selbst versendet, sondern nur der Link auf das betreffende Dokument im DMS. Die Benachrichtigung erfolgt entweder im Dokumentenmanagementsystem selbst oder per E-Mail. Dies hat den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle anderen berechtigten Mitarbeiter zugänglich bleibt. Dokumentenkopien und die damit verbundene Unübersichtlichkeit gehören damit der Vergangenheit an.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem zeichnet sich dadurch aus, dass es zwei Arten von Workflows zulässt: Ad-hoc-Workflows für selten auftretende Aufgaben und umfangreichere, feste Workflows für wiederkehrende Aufgaben.
Ad-hoc–Workflows lassen sich bei Bedarf schnell erstellen und einrichten, verfügen vorab über kein festes Prozessmodell. Sie sind damit das geeignete Werkzeug, um einfache Aufgaben zu lösen, die sich erst im laufenden Arbeitsalltag ergeben. Ein Beispiel: Sie stellen zum zweiten Mal fest, dass die Rechnungen eines Lieferanten Fehler bei der Verarbeitung aufwerfen. Da Sie Skonti-Erlöse nutzen und Mahngebühren vermeiden wollen, lassen Sie sich und Ihren Arbeitskollegen einfach über das Dokumentenmanagement über das Eintreten dieses Falles benachrichtigen.
Aufgaben und Termine – Workflows im DMS
Ein leichter und ganz grundsätzlicher Workflow, der sich mit einem Dokumenten-Management-System umsetzen lässt, ist die Aufgaben- und Terminüberwachung. Das funktioniert ganz einfach. Schon beim Eintreffen im DMS wird ein Dokument an eine Gruppe von Bearbeitern versendet. Am Dokument „hängt“ ein festgelegter Zeitpunkt, eine „Deadline“, bis zu dem die auf das Dokument bezogene Aufgabe erledigt sein muss. Kümmert sich bis zu diesem Zeitpunkt keine Person um die Aufgabe, tritt das Eskalationsmanagement ein. Heißt: Es kommt zu einer Erinnerung über den offenstehenden Sachverhalt. Reagiert erneut keiner der betreffenden Mitarbeiter auf den Hinweis des DMS-Workflows, können automatisiert Hinweise zum Beispiel an den Teamleiter eskalieren.
Komplexe DMS-Workflows
Natürlich lassen sich auch umfangreichere Workflows durch ein Dokumentenmanagement umsetzen. So ermöglichen DMS-Workflows selbst komplexere Geschäftslogiken, wie z.B. die Dunkelbuchung als automatisierter Workflow im Purchase-to-Pay: Es wurde eine Ware bestellt, worauf als Dokumente eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung und schließlich eine Warenlieferung mit Lieferschein folgen. Das sind vier Dokumente bzw. Belege, anhand derer der Prozess durch einen DMS-Workflow bis zur Zahlung des Rechnungsdokuments automatisiert ablaufen kann. Das DMS benötigt dazu Antworten auf folgende Fragen:
- Existiert zu dieser Rechnung eine Bestellung?
Dies lässt sich leicht feststellen, indem man die Bestellnummer auf dem Rechnungsdokument mit der Nummer auf der ausgelösten Bestellung vergleicht. - Ist die Ware in der bestellten Menge, Qualität und Preis am richtigen Ort eingetroffen?
Ein vergleichender Blick in die vorliegenden Dokumente gibt Antwort, nur dass hier keine menschliche Interaktion nötig ist. Das regelt die DMS-Anwendung über einen Three-way-Match. Dieser Workflow besteht aus mehreren sachlichen und fachlichen Prüfungen – mit anschließender Übergabe an ein ERP-System zur Buchung des Rechnungsdokuments und letztendlicher Archivierung.
Dokumentenmanagement vereinfacht und organisiert die Zusammenarbeit in Unternehmen in Richtung effizienter und transparenter Arbeitsweisen. Dabei bildet ein DMS oft die Basis für weitere Ausprägungen spezieller Geschäftsprozesse – sei es für Workflows in „Fertigung & Produktion“, für Personalakten in Human Resources oder in „Logistik & Transport“ usw. Als Faustregel gilt: Überall dort, wo viele Bearbeiter an verschiedenen Standorten viele Dokumente bearbeiten, hilft Dokumentenmanagement enorm.
Der irische Krankenversicherer Vhi setzt auf modernste Dokumentenmanagementtechnologie. Ziel war es, das bestehende Dokumentenmanagementsystem um Fähigkeiten und Funktionen zu erweitern, die eine bessere und intelligentere Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Kundendokumenten und -unterlagen ermöglichen.
Neben vielen anderen Vorteilen des DMS legte das Projektmanagement von Vhi einen besonderen Fokus auf die Verteilung der Kundendokumente. Getreu dem Motto „Öffne dein DMS: digitale Akten auf dem nächsten Level“ konnte Vhi die Dokumentenabrufe nicht nur nahtlos über die verschiedenen intern genutzten Systeme ermöglichen. Vielmehr ist der Dokumentenabruf für Kunden über ein Kundenportal möglich. Insofern stellt ein ausgereiftes Dokumentenmanagement die perfekte Lösung dar – selbst wenn alle zu Hause bleiben müssen. Und das waren zum Zeitpunkt der Pandemie dann eben auch die 1,1 Millionen Kundinnen und Kunden der Vhi inklusive der 1.000 Mitarbeitenden an vier Standorten in der Republik Irland.
Das deutsche Unternehmen Lemken, ein international agierender Hersteller für Landtechnik, zählt zu den frühen Anwendern des Dokumentenmanagements. Die digitalen Geschäftsprozesse werden zentral durch ein DMS und die damit verbundenen Technologien zur Klassifizierung, zum Workflow und schließlich zur Archivierung von Dokumenten vorangetrieben.
Die Ausgangssituation vor der DMS-Einführung lässt sich mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen beschreiben. Bei Lemken ging es darum, in unzähligen Rechnungen, Belegen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten die passende Information zu einem Vorgang zu finden – in einer täglichen Dokumentenflut, die nie abreißt. Die Folge waren lange Liegezeiten und Vorgänge, die sich über mehrere Tage hinzogen.
Heute wickelt Lemken diese dokumentenintensiven Prozesse in weniger als einer halben Stunde ab. Wie geht das? Der Dokumentenfluss beginnt bereits bei der intelligenten Erfassung eingehender Dokumente und Belege. Denn egal, ob noch auf Papier oder bereits digital, am Anfang steht immer die Erfassung sogenannter Metadaten sowie weiterer Kennzahlen und Schlagworte. Diese bilden die Basis für die Klassifizierung: Was ein Dokument ist – ob Eingangsrechnung oder Lieferschein etc. – und ob es zu einer Bestellung passt, ermittelt das Dokumentenmanagement in Sekundenschnelle. Daraufhin werden DMS-Workflows gestartet. So können zum Beispiel anstehende Rechnungen automatisiert bis zur Buchung geleitet werden. Nur bei Abweichungen prüfen die Sachbearbeiter die Belege. Davon profitieren bei Lemken 1.600 Mitarbeiter und 760 DMS-Anwender.
DMS-Integrationen
Dokumentenmanagementsysteme und die ERP-Anbindung
Den vollen Nutzen entfaltet ein DMS erst durch eine Koppelung an Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP). Deshalb ist bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems darauf zu achten, dass das DMS über die passenden Schnittstellen bzw. APIs zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn: Beide Systeme, DMS- und ERP-System, ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig.
Wie funktioniert das und welcher Vorteil ergibt sich daraus?
Zur Verdeutlichung: Während das ERP über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangsrechnung zum Beispiel über das Dokumentenmanagementsystem ins Unternehmen. Nun kann es unter Umständen passieren, dass bestimmte Daten auf dem Eingangsrechnungsdokument fehlen. Die Folge: Der Eingangsrechnungsworkflow könnte genau aus diesem Grund nicht starten bzw. bliebe an einer sehr frühen Stelle stehen. Durch Rückgriff auf das ERP-System vervollständigen sich die fehlenden Daten und der Workflow kann im DMS weiterlaufen.
Das Ganze lässt sich auch vollautomatisiert abbilden: Aus der Eingangsrechnung im DMS und dem inhaltlichen Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems kann zusammen mit einer rechnerischen Prüfung der Summen und ob zur Rechnung eine Bestellung vorliegt, ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende steht die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP. Darüber hinaus lassen sich auch alle im ERP-System erzeugten Dokumente schließlich im DMS-System revisionssicher archivieren sowie gleichzeitig mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang bündeln und zusammenführen. Die Kombination aus Dokumentenmanagementsystem und ERP-System schafft also eine enorme Automatisierung von Workflows.
Weitere sinnvolle DMS-Anbindungen
Eine nahtlose Anbindung an die gängigen Microsoft-Produkte (Word, Excel, Outlook etc.) gehört zum Pflichtprogramm eines modernen Dokumentenmanagementsystems. Allein schon aus Anwendersicht, denn wer will heutzutage schon ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln? Niemand. Im Idealfall verbindet das DMS-System die genannten Anwendungen so gut, dass beispielsweise ein Word-Dokument direkt in der Dokumentenmanagement-Anwendung geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden kann.
Um Ihre Arbeitsprozesse durchgehend digital zu halten, lässt sich die Möglichkeit zur elektronischen Unterschrift, etwa mit easy eSignature, problemlos an das DMS anbinden. Damit lassen sich Dokumente unabhängig von Zeit und Ort digital signieren und versenden – und das rechtsgültig und sicher. So beschleunigen Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern sorgen außerdem für mehr Transparenz.
DMS: Was ist bei einem Dokumentenmanagementsystem zu beachten?
Natürlich müssen auch und gerade Dokumentenmanagementsysteme die Voraussetzungen mitbringen, bestimmten gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In Deutschland sind an dieser Stelle mehrere wichtige Gesetzestexte und andere Details zu nennen. Alles dreht sich dabei um Aufbewahrungspflichten und Datenschutz. Bei alledem ist klar, dass an dieser Stelle keine Rechtsberatung erfolgt; es soll nur für die umfangreiche Situation sensibilisiert werden.
In den meisten Fällen verfügt ein DMS-System ebenfalls über ein Archiv bzw. über eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem und Archiv-System. Auf diese Option sollten Sie unbedingt achten. Der Grund liegt auf der Hand: Einerseits möchten Sie das Dokumentenmanagementsystem entlasten. Andererseits stehen Sie vor der Aufgabe, bestimmte Dokumentenarten für sechs bzw. zehn Jahre archivieren zu müssen. Als Faustregel gilt, dass alles, was nicht mehr für die tagtägliche Arbeit benötigt wird, aus dem DMS-System ins Archiv wandert. So entlasten Sie das Produktivsystem. Dokumente dieser Art wären dann zum Beispiel Lohnzahlungen, Personalakten, Jahresabschlüsse, Rechnungen und vieles andere mehr.
Zeitgemäße Systeme fürs Dokumentenmanagement besitzen diese Funktion zur Archivierung bzw. der Anbindung an ein Archiv.
Ziemlich leicht gestaltet sich auch der tägliche Umgang mit dem Archiv: Denn die Suche (auch Information Retrieval genannt) nach archivierten Inhalten starten Sie direkt aus der DMS-Anwendung. Dank der Verschlagwortung sowie vorhandener Metadaten und der aus Volltextverfahren (OCR) gewonnenen Informationen kommen Sie beschleunigt zum exakten Suchergebnis im Dokumentenmanagementsystem.
Zunächst: Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht? Jeder, den das Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet, ist auch zur Aufbewahrung derselben verpflichtet. Näheres klären die Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b.
Stellt sich sofort die nächste Frage: Welche Art von Dokumenten müssen wie lange im Dokumenten-Management-System aufbewahrt werden?
Nach Ablauf der Zweckbindung (hier: Aufbewahrungspflichten) regiert die DSGVO – mit der Folge, dass ein Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein muss, bestimmte Dokumente und Daten mit Personenbezug zu löschen. Ein modernes DMS muss diese Löschfunktion beherrschen. Darüber hinaus verlangt die DSGVO aber auch, dass das Dokumentenmanagementsystem in der Lage ist, einem Kunden jederzeit ein Auskunftsersuchen zu ermöglichen: Es geht also um die Klärung der Frage, ob und zu welchem Zweck personenbezogene Daten gespeichert sind – und wenn ja, um welche Daten es sich handelt. Kurz: Das DMS-System muss die Möglichkeit bieten, dem Auskunftssuchenden diese Daten zur Verfügung zu stellen.
Auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) stellen bestimmte Anforderungen an ein elektronisches Dokumenten-Management-System. Das jeweilige DMS sollte natürlich die Voraussetzungen mitbringen, um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
Vorteile
Warum ist ein digitales Dokumentenmanagement sinnvoll?
Manuelles Dokumentenmanagement von Informationen in Papierakten ist äußerst zeitaufwendig und zudem eine wenig motivierende Tätigkeit für die Bearbeiter. Gleichzeitig bremst es Ihre Organisation aus: Lange Transport- und Liegezeiten ziehen Geschäftsprozesse unnötig in die Länge und verzögern nachfolgende Aufgaben und Abläufe. Häufig mangelt es auch an Transparenz über aktuelle Prozesse und Inhalte. Dokumente und Informationen sind nicht unmittelbar auffindbar, die Auskunftsfähigkeit ist eingeschränkt – selbst, wenn schnelle Reaktion gefragt ist.
Moderne digitale Dokumentenmanagementsysteme tragen dazu bei, sowohl die Prozesslaufzeiten als auch die Zeit bis zur Bereitstellung von Dokumenten in Unternehmen deutlich zu verkürzen. Ferner soll ein Dokumentenmanagementsystem auch andere Geschäftsprozesse flankieren, verbessern und vereinfachen. Man denke hier an Personalprozesse, an die Eingangsrechnungsverarbeitung, P2P-Prozesse etc. Das passende Stichwort hierzu ist „DMS-Workflow“. Im Grunde genommen bezeichnet der Begriff Workflow dabei den Sachverhalt, dass das Dokumentenmanagement weitere Aufgaben vereint und automatisiert, wie zum Beispiel Terminüberwachung, Eskalationsmanagement, Urlaubsvertretungen etc.
All das macht das Dokumentenmanagement zur idealen Lösung für Unternehmen jeder Größe. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten, etwa Archivierung, Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Personalmanagement
- Mehr Transparenz: strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente durch DMS-Software
- Dokumentenmanagement steht für höhere Prozesseffizienz: einfaches Auffinden und schnelle Weiterleitung von Informationen
- Bessere Zusammenarbeit: zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung der Dokumente
- Hohe Nachvollziehbarkeit durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung
- SLAs sicher einhalten dank Fristenmanagement mit mehreren Eskalationsstufen
- Schnelle Einarbeitung: nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem DMS
- Durch eine DMS-Software zu mehr Flexibilität: Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr
- Geringer Pflegeaufwand: dank zentraler Administration des Dokumentenmanagements
- Hohe Sicherheit der abgelegten Dokumente durch ein fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung innerhalb der DMS-Software
