Elektronische Akte
E-Akte: Digitale Akten für Unternehmen
Den Strom eingehender und ausgehender Informationen richtig zu kanalisieren und sie strukturiert verfügbar zu machen, ist das Geheimnis jedes Geschäftserfolgs. Mit der Software für E-Akten auf Basis vom Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets alle Dokumente zur Hand haben, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsvorfälle benötigen.
E-Akten bringen Struktur ins Chaos
Täglich bewegen Unternehmen Massen an eingehenden und ausgehenden Informationen. Analog und digital, E-Mails, Briefe, Verträge, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und eine Vielzahl von Belegen. E-Akten con easy software bringen Struktur ins Chaos. Die Software sorgt für Transparenz, für einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten und ist zudem hoch mobil. Sei es als digitale Kundenakte, digitale Personalakte oder elektronische Vertragsakte.
- Mit digitalen Akten sind die gewünschten Informationen immer schnell zur Hand.
- Software für elektronische Akten verbessert die Zusammenarbeit in Teams und schafft Transparenz.
- Digitale Akten ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.
- Dank elektronischer Archivierung sind die Akten stets revisionssicher abgelegt.
Gut zu Wissen
Vorteile Digitaler Akten
- Elektronische Akten und die elektronische Archivierung von Akten sparen Platz und Kosten.
- Eine zentrale Datenhaltung schafft Transparenz.
- E-Akten lösen viele Compliance-Probleme, u. a. durch rechtssichere Archivierung und rollenabhängige Zugriffsrechte.
- Die abteilungs- und/oder standortübergreifende Zusammenarbeit wird erleichtert.
- Eine intuitive Suche nach einzelnen Dokumenten oder kompletten Akten ist auch übergreifend möglich und beschleunigt Ihre Prozesse.
Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter immer und überall auf genau die Dokumente zugreifen können, die sie brauchen? Ohne hierfür lange zu suchen? Mit der digitalen Akte von easy geht das. Und mehr. Sie legen Ihre Dokumente revisionssicher ab, steigern die Effizienz Ihrer Arbeit und senken gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken. Der Zugriff auf die Dokumente in den elektronischen Akten von easy ist bequem über die vorhandene Anwendungsoberfläche oder den Browser möglich.
In Zusammenarbeit mit Anwendern hat easy branchen- und fachabteilungsbezogene Aktenstrukturen entwickelt. Sie müssen also nicht bei Null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen. So können Sie schnell anfangen, mit Ihrer digitalen Akte zu arbeiten.
E-Akten in der Praxis
Die elektronische Akte kann als kundenspezifische Lösung ausgebaut werden, die easy im Rahmen von Kundenprojekten auf Basis von easy DMS Standard entwickelt und bereitstellt. Sie ermöglicht Kunden, ihre Daten und Dokumente gemäß vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und in konkrete Arbeitsabläufe einzupassen, z. B. innerhalb des Vertragsmanagements.
Vertragsakte
Auch digitale Vertragsakten sind aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem dabei, Fristen, vereinbarte Konditionen und Lieferbedingungen stets im Auge zu behalten.
Personalakte
Die digitale Personalakte ist die Grundlage modernen Personalmanagements und ein wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Denn sie ist revisionssicher, erlaubt einen standortunabhängigen Zugriff und spart Zeit bei der Ablage und Suche.
Praxisbeispiel
Die E-Akte in der Stadtverwaltung
Die Ausgangssituation
Die öffentliche Verwaltung sieht sich heute mit wachsenden Anforderungen an eine effiziente und transparente Aktenführung konfrontiert. Dies zeigte sich besonders deutlich in einer Stadtverwaltung, die bis vor kurzem noch vollständig auf papierbasierte Prozesse setzte. Die physische Aktenführung erwies sich zunehmend als Hindernis für eine moderne Verwaltungsarbeit. Insbesondere die verteilten Standorte der Verwaltung machten den Austausch von Dokumenten zu einer zeitraubenden Herausforderung. Zudem mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Informationen mehrfach in verschiedene Systeme eingeben, was nicht nur Zeit kostete, sondern auch zu Inkonsistenzen in der Datenhaltung führte.
Der Weg zur E-Akte
Die Entscheidung fiel auf die Einführung einer E-Akte auf Basis des Dokumentenmanagementsystems von easy. Kernstück der Lösung war ein innovatives zweistufiges Aktenkonzept: Eine zentrale Akte für Stammdaten bildet das Fundament, an das weitere dokumentbezogene Akten angehängt werden. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration bestehender Systeme gelegt. Um den unterschiedlichen Anforderungen der Fachabteilungen gerecht zu werden, wurde ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept umgesetzt.
Die praktische Umsetzung erfolgte durch die Installation von dezentralen Scan-Stationen an verschiedenen Verwaltungsstandorten, wodurch eine kontinuierliche Digitalisierung von Papierdokumenten gewährleistet wird. Die Administration des Systems wurde durch eine intuitive Weboberfläche vereinfacht. Definierte Workflows, beispielsweise für das Löschen von Dokumenten, sorgen für standardisierte und nachvollziehbare Prozesse.
Mehrwert und positive Auswirkungen
Die Einführung der E-Akte hat zu deutlichen Verbesserungen im Verwaltungsalltag geführt. Die digitale Verfügbarkeit der Akten beschleunigt die Dokumentensuche und vereinfacht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich. Die durchgängige Transparenz ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einzusehen. Durch die revisionssichere Archivierung und das differenzierte Berechtigungsmanagement wurde zudem das Sicherheitsniveau deutlich erhöht.
Die Einführung der E-Akte hat sich als Meilenstein für die Modernisierung der Stadtverwaltung erwiesen. Das Projekt zeigt beispielhaft, wie die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich gestaltet werden kann. Der Erfolg des Projekts hat den Weg für weitere Digitalisierungsschritte geebnet. Geplant ist, das System sukzessive auf weitere Verwaltungsbereiche auszudehnen und zusätzliche Fachverfahren zu integrieren. Die gesammelten Erfahrungen sollen in die Entwicklung eines Standardgerüsts für E-Akten-Lösungen einfließen, von dem künftig auch andere Verwaltungen profitieren können.
Häufig gestellte Fragen zur E-Akte
Was ist eine E-Akte bzw. digitale Akte?
Eine E-Akte ist eine elektronische Sammlung von Dokumenten und Informationen, die sich auf einen bestimmten Geschäftsvorfall oder Vorgang beziehen. Sie dient dazu, alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und zugänglich zu machen, um so die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Entscheidungen und Prozessen zu gewährleisten.
Wie funktioniert eine E-Akte?
Die E-Akte ersetzt die Aktenführung auf Papierbasis. Die Ablage erfolgt nach der Aktenplansystematik, die im System hinterlegt ist. Im Allgemeinen funktioniert eine E-Akte wie folgt:
- Erfassung von Dokumenten: Die E-Akte besitzt einen analogen und einen digitalen Kanal: Scan-in von Papierdokumenten und der Zugang digitaler Dokumente (E-Mails, PDFs und Word-Dokumente etc.) müssen möglich sein.
- Veraktung (Speicherung und Verwaltung): Alle Dokumente werden in einer strukturierten, nachvollziehbaren Ablage gespeichert. Dabei ist die E-Akte nach dem Vorbild der physischen Akte entwickelt; enthält also wesentliche Merkmale einer solchen Akte.
- Strukturierung: Die E-Akte ist in der Regel dreistufig aufgebaut: Akte, Vorgang und Dokument. Eine Akte enthält mehrere Vorgänge, und ein Vorgang enthält ein oder mehrere Dokumente.
- Zugriff und Bearbeitung: Berechtigte Nutzer können ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Änderungen und Bearbeitungen werden protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit sicherzustellen.
- Workflow-Integration: Die E-Akte unterstützt die Automatisierung von Arbeitsabläufen, indem sie Dokumente automatisch an die zuständigen Personen weiterleitet.
- Archivierung: Die E-Akte gewährleistet die sichere Aufbewahrung von aktenrelevantem Schriftgut bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen mit anschließender Löschung oder Abgabe an das Langzeitarchiv.
Was gehört in eine E-Akte?
Eine E-Akte enthält alle aktenrelevanten Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall. Die E-Akte soll eine vollständige Information über den Sachverhalt ermöglichen. Aktenrelevant sind alle eingegangenen oder erstellten Unterlagen, einschließlich der entscheidungsrelevanten Bearbeitungsschritte, die zur späteren Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, und Transparenz des Geschäftsvorfalls aufzubewahren sind. Bestandteile einer E-Akte können z.B. elektronische Dokumente (Word, Excel, Power Point, PDF, etc.) oder E-Mails inklusive deren Anhänge sein.
Welche Vorteile bietet eine E-Akte gegenüber der Papierakte?
Die E-Akte bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Verbesserte Effizienz: Schnelleres Auffinden von Informationen und beschleunigte Abwicklung von Prozessen.
- Ortsunabhängiger Zugriff: Zugriff auf die Akte von verschiedenen Standorten aus, was die Zusammenarbeit erleichtert.
- Reduzierung von Medienbrüchen: Vermeidung von Ausdrucken und Scans, da alle Dokumente elektronisch verarbeitet werden.
- Erhöhte Transparenz: Bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Prozessen durch die vollständige Dokumentation aller relevanten Informationen.
- Platzersparnis: Reduzierung des Papierverbrauchs und des Platzbedarfs für die Aktenlagerung.
Wie können Papierakten in eine E-Akte überführt werden?
Die Überführung von bestehenden Papierakten in eine E-Akte kann durch Scannen der Dokumente erfolgen. Dabei ist auf eine gute Qualität der Scans und eine korrekte Zuordnung der Dokumente zu achten. Gegebenenfalls müssen die eingescannten Dokumente mit Texterkennungssoftware (OCR) bearbeitet werden, um sie durchsuchbar zu machen. Es ist zu entscheiden, ob die Papieroriginale nach dem Scannen vernichtet oder als Hybridakte aufbewahrt werden sollen.
Was ist eine Hybridakte?
Eine Hybride Akte ist eine Form der Aktenführung, bei der Dokumente sowohl
- analog (Papier) als auch digital (elektronisch) oder
- an verschiedenen Speicherorten (On-Premises und Cloud)
getrennt aufbewahrt und verwaltet werden. Die Gründe für diese Datenhaltung sind verschieden. Beide Ansätze bieten Flexibilität und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Dokumenten, je nach den spezifischen Anforderungen und Sicherheitsbedürfnissen.
Wann kommt die elektronische Akte?
Sie ist schon lange da, jedenfalls in der Öffentlichen Verwaltung z.B. Die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) ist hier ein fortlaufender Prozess, der in verschiedenen Phasen umgesetzt wird. In Deutschland wurde bereits 2013 das E-Government-Gesetz (EGovG) verabschiedet, das die Grundlage für die elektronische Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden bildet. Auch in der deutschen Privatwirtschaft gewinnt die E-Akte zunehmend an Bedeutung, unterstützt sie doch Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren.
Welche Schritte sind bei der Einführung einer E-Akte erforderlich?
Zunächst sollte eine Analyse der vorhandenen Prozesse erfolgen. Anschließend erfolgt die phasenweise Einführung der E-Akte. Es sollten Pilotprojekte durchgeführt werden, um eine optimierte Vorgehensweise zu erarbeiten. Test- und Abnahmezyklen sind wichtig, um die Funktionalität sicherzustellen. Nach der Freischaltung für den Regelbetrieb ist eine dauerhafte Unterstützung erforderlich.
Durch frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in den Einführungsprozess kann die Akzeptanz erhöht werden. Es sollten Schulungen und Workshops angeboten werden, um den Mitarbeitern die Funktionsweise der E-Akte näherzubringen. Es ist wichtig, die Vorteile der E-Akte (z.B. schnellerer Zugriff auf Informationen, verbesserte Zusammenarbeit) hervorzuheben.
Welche Risiken gibt es bei der Einführung einer E-Akte?
Ein Risiko ist die unzureichende Akzeptanz der E-Akte durch die Mitarbeiter. Dies kann durch frühzeitige Einbindung und Schulung minimiert werden. Ein weiteres Risiko ist der Verlust von Daten. Dies kann durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Datensicherung, Zugriffskontrollen) verhindert werden. Auch organisatorische Änderungen können Risiken bergen, die durch professionelles Projektmanagement minimiert werden müssen.
Welche rechtlichen Anforderungen gelten für E-Akten?
Bei der Führung einer E-Akte sind verschiedene rechtliche Anforderungen zu beachten, insbesondere in Bezug auf:
- Datenschutz: Schutz personenbezogener Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
- Aufbewahrungspflichten: Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente.
- Revisionssicherheit: Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Akteninhalte.
- Zugriffsberechtigungen: Regelung der Zugriffsrechte auf die Akteninhalte, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Durch ein dezidiertes Rechte- und Rollenkonzept wird die Zugriffssteuerung auf die Objekte geregelt. Es sollte darauf geachtet werden, so wenig personenbezogene Daten wie möglich in den Metadaten zu erfassen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen grundsätzlich nicht in den Metadaten verwendet werden. Die E-Akte muss vor unbefugter Entnahme von Dokumenten geschützt sein.
Welche Rolle spielt ein DMS bei der E-Akte?
Ein DMS ist eine Softwarelösung, die speziell für die Verwaltung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Es bietet Funktionen für die Erfassung, Speicherung, Organisation, Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente. Ein DMS ist eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung und Nutzung einer E-Akte, da es die zentralen Funktionen für die elektronische Aktenführung bereitstellt.
Während die E-Akte speziell auf die Verwaltung von Akten und deren Strukturen ausgerichtet ist, bietet ein DMS eine breitere Palette an Funktionen zur Verwaltung aller Arten von Dokumenten und Informationen. Beide Systeme tragen zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung bei, unterscheiden sich jedoch in ihrem spezifischen Einsatz und ihren Funktionen.
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche besitzen, die individuell anpassbar ist. Es muss die Objekthierarchie (Akte, Vorgang, Dokument) abbilden können. Das DMS muss flexibel sein, um sich ändernden Aktenplänen anzupassen. Es muss die Authentizität, Integrität, Vollständigkeit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Löschbarkeit, Lesbarkeit und Verkehrsfähigkeit des elektronischen Schriftguts gewährleisten. Es sollte ein Rechte- und Rollenkonzept zur Zugriffssteuerung bieten und gängige Büroanwendungen integrieren können.
Warum elektronische Akten nutzen?
Das Ziel der E-Akte besteht darin, Informationen schnell auffindbar zu machen und einen ortsunabhängigen Zugriff für berechtigte Mitarbeitende zu ermöglichen. Medienbrüche vermeidet die E-Akte von Anfang an. So trägt sie dazu bei, Prozesse zu beschleunigen und die Transparenz über Geschäftsvorfälle und -vorgänge deutlich zu erhöhen. Flexible Arbeitsweisen unterstützt die E-Akte ebenso. Sie vereinfacht den Informationsaustausch und eines der wesentlichen Ziele der E-Akte besteht darin, sich langsam aber sicher vom Medium Papier zu verabschieden.