Der Begriff Content Services beschreibt und umfasst eine Weiterentwicklung des Konzeptes Enterprise Content Management (ECM). Die Content-Services-Plattform stellt dabei die Zusammenfassung mehrerer dieser Services dar; dazu später mehr. Woher kommt dieses Bedürfnis nach Wandel und Veränderung? ECM-Lösungen wurden längste Zeit als starre Inhouse-Lösung in einem monolithischen Software-Konzept umgesetzt. Was seinerzeit als Best-Practice galt, entspricht nicht mehr gegenwärtigen Ansprüchen. Unternehmen müssen mehr denn je durch permanente Wandlungs- und Anpassungsfähigkeit bestechen. Die dazu eingesetzten Prozess-Technologien müssen diesem Anspruch genügen. Content-Services sind die Antwort auf diese Herausforderungen für Unternehmen. Sie bieten weit mehr als nur das automatisierte Auslesen von Informationen aus Dokumenten und deren Bereitstellung.
Abgesang der ECM-Lösungen – Geburt der Content Services?
Wie der Gartner Analyst Michael Woodbridge schon 2017 in einem Blog-Post „The Death of ECM and Birth of Content Services“ schreibt, verfolgt der ECM-Ansatz vier Ziele.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Risikomanagement
- Bewahrung und Verbreitung von Geschäftswissen
- Kosten- und Prozesseffizienz
- Innovation und neue Arbeitsweisen
ECM verfehlt leider drei der vier selbstgesteckten Ziele. Nur den Punkt 1 konnte ECM erfolgreich in die Tat umsetzen. Die Punkte 2 bis 4 gehören aufgrund der häufig monolithisch konzipierten Software-Architektur zu einer nicht umgesetzten Wunschvorstellung. Natürlich ist das eine Verallgemeinerung. Diese wäre im Einzelfall zu prüfen. Warum das tendenziell allerdings richtig ist, verdeutlicht der Beitrag „Microservices vs. Monolith“. Mit einem Wort: Mangelnde Flexibilität und Anschlussfähigkeit der ECM-Systeme – daran fehlt es. Content Services hingegen bringen dieses schon im Ansatz mit. Das Ziel blei
Content Services – das neue ECM?
Was sind Content Services, worin besteht der Unterschied zu klassischen ECM-Lösungen? Beide verfolgen dasselbe Ziel, eben Informationen in Unternehmen unter den oben genannten vier Punkten darzubieten.
Definition Content Services
Ein Content Service beschreibt die Idee, Informationen in Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinaus durch einen separaten Dienst bereitzustellen und entgegenzunehmen. Ein solcher Service stellt eine Abstraktions-/Zugriffsschicht über den angebundenen DMS/ECM-Systemen dar.
Losgelöst von einer festen Anwendung, kann der Dienst über ein API – über eine Schnittstelle – angesprochen werden. Auf REST-basierende Microservices zeigen ein illustrierendes Beispiele für derartige Content Services. So werden Inhaltssilos typischer ECM-Systeme schon im Ansatz vermieden.
In der Content-Services-Plattform alles miteinander kombiniert
Die Eigenschaften Flexibilität, Skalierbarkeit und Vernetzung charakterisieren eine Content-Services-Plattform. In diesem Sinne lässt sich eine Content-Services-Plattform als Fortführung und Weiterentwicklung des Enterprise Content Managements verstehen. Denn: Dort waren diese Eigenschaften nicht vorhanden. Auch bei einer Content-Services-Plattform steht im Hintergrund das ECM-Repository plus Anwendungen – und im Vordergrund stehen Content Services. So lässt sich über das ganze Unternehmen hinweg die Bereitstellung verschiedener Informationen aus verschiedenen Anwendungen und Geschäftsprozessen sicherstellen.
Was ist eine Content-Services-Plattform?
Eine Content-Services-Plattform lässt sich als eine sich verändernde Anzahl von Microservices verstehen, die entweder als komplettes Produkt oder eben als einzelne Anwendung konzipiert ist. Sich verändernd, da jederzeit neue Services etabliert werden können. Dies liegt im konzeptionellen Design der Content-Services-Plattform begründet, in dessen Mittelpunkt eben Flexibilität steht. Im Vordergrund dieser Plattform steht der rege Gebrauch von festen, sprachunabhängigen Schnittstellen (APIs), die Frontends und Backends miteinander verbinden.
Als praktische Beispiele für Anwendungen auf Content-Services-Plattformen lassen sich Services zur Eingangsrechnungsverarbeitung, zum Vertragsmanagement, für HR-Prozesse oder sogar Kundenportale nennen.
So lassen sich nahezu beliebige Dienste und Content-Typen über eine Content-Services-Plattform verwalten. Sie verfügt über ein eigenes Repository und lässt sich mit anderen Repositories integrieren, um unternehmensweites Content Lifecycle Management sowie den Informationszugriff und Governance zu ermöglichen. Zu den üblichen Diensten, die von diesen Plattformen aus verfügbar sind, gehören Dokumenten- und Records-Management, Datenerfassung und -indexierung, Kategorisierung, Enterprise Search, Workflow-Management, Versionskontrolle und Analytics.
Charakteristik und Vorteile
- Individualisierung: Mittels Low-code-Tools der Wahl lassen sich auch ohne Programmierkenntnisse Front-ends in einer Content-Services-Plattform erstellen. Hierzu werden Web-, Prozessbaukästen wie auch SDKs und feste APIs bereitgestellt. Auf diesem Weg können leicht Services erstellt werden. Ein gutes Beispiel hierzu wäre eine Sendungsverfolgung, die über eine REST-API angesprochen wird. Das Frontend benötigt nicht zu viel an Kenntnissen. Diese muss nur eine Zeichenfolge entgegennehmen können und sie per Get-Request an die REST-API senden. Wie die Prozessschritte hinter der API der Content-Services-Plattform aussehen, spielt für dieses Beispiel keine Rolle. Wichtig hingegen ist, dass das Frontend sowohl die Anfrage versenden und das Resultat anzeigen kann.
- Skalierbarkeit: Die Erfahrung der letzten Jahrzehnte zeigt es: Die Datenmenge wächst exponentiell und bei gut laufendem Geschäft erhöht sich die Anzahl der Systemzugriffe. Im tagtäglichen Geschäft steht man dann vor einem nicht allzu leicht zu lösenden Problem. Diese Erfahrung hat man konzeptuell bei den Content-Services-Plattformen berücksichtigt. So lassen sich steigende Anforderungen, z.B. durch Docker-Container, leicht ausgleichen.
- Flexibilität: Alles ist ein Service, gemäß dieser Philosophie, die an das unix‘sche Designprinzip „alles ist eine Datei“ erinnert, zählen Microservices zum zentralen Bestandteil einer Content-Services-Plattform. Microservices deshalb, da diese – ebenfalls im unix‘schen Sinne – „nur“ eine Aufgabe erledigen – diese aber besonders gut. Flexibilität stellt sich hier deswegen ein, da komplexere Dienste aus voneinander unabhängigen Microservices zusammengestellt werden. Die Kommunikation zwischen diesen verläuft über sprachunabhängige APIs, sogenannte Schnittstellen. Die Dienste sind weitgehend entkoppelt und erledigen eine kleine Aufgabe. Gleichzeitig ergibt sich aus diesem Design der Vorteil, dass ein einzelner, versagender Microservice nicht die komplette Anwendung der Content-Services-Plattform zum Stillstand bringt.
- Integration: Da die Kommunikation verschiedener Content-Services über sprachunabhängige Schnittstellen erfolgt, besteht ein typisches Kennzeichen moderner Content-Services-Plattformen in ihrer Integrationskraft. Mit der Folge, dass sich neue Microservices beschleunigt etablieren lassen. Dies ist ebenso für die Integration älterer ECM-Dienste wichtig, die dann iterativ und in kleinen Schritten in die Content-Services-Plattform integriert werden können.
- Ausfallsicherheit: Natürlich spielt die Cloud eine ganz besondere Rolle im Kontext einer Content-Services-Plattform. Ausfallsicherheit und standortunabhängiger Zugriff sind hier die Stichworte. Beides muss für geschäftskritische Services unbedingt gewährleistet sein – und die Cloud liefert genau das. Trotz aller Skepsis ergibt eine Verlagerung der Content Services in die Cloud durchaus Sinn. Verfügbare Content Services können dann über das Web bereitgestellt werden. Sicherlich zeichnen sich wohl durchdachte Content-Services-Plattformen dadurch aus, dass sie eine Lösung für alle Betriebsmodelle bereitstellen. Moderne Content Services sind sowohl in der Cloud wie auch On-Premises oder über eine hybride Lösung verfügbar.
Einsatzbereiche von Content Services-Technologien
Content-Management-Systeme haben im ECM Bereich eine lange Tradition – sie unterstützen zuverlässig bei der Archivierung und Verwaltung von digitalen Daten. Sie verfügen über Schnittstellen zu den meisten bestehenden Backend-Systemen mit einer tiefen Integration.
Moderne Content Services platforms sind in der Lage, ganze Workflows zu verwalten und eine Vielzahl von Services zur Gestaltung moderner, digitaler und mobiler Prozesse auch in der Cloud zu nutzen. Die Fähigkeit, digital mit Daten aus allen wichtigen Backend-Systemen umzugehen und Workflows auf Basis moderner Kunden-Frontends aus der Cloud zu erstellen, löst das Dilemma der Kunden im Übergang von ECM zu Content Services Lösungen. Ihnen ermöglichen moderne Content Service Plattformen mobil zu sein und Prozesse zu digitalisieren – ohne dabei den Big-Bang-Ansatz wählen zu müssen.
Agile Geschäftsprozesse Dank digitalem Fortschritt mit Content Services
Die Anbindung aller Backend-Systeme von Unternehmen an eine einzige Content Services Plattform, die alle Arten von Services und flexiblen Prozessdesigns mit modernen und mobilen Kundenschnittstellen verbindet, gestattet es, Geschäftsprozesse agil zu digitalisieren. Unternehmen können damit einen Geschäftsprozess nach dem anderen digitalisieren und ihr gesamtes Digitalisierungsvorhaben in inkrementellen Schritten vorantreiben und weiterentwickeln. Dies liefert einen risikoarmen, schnellen und agilen Ansatz, der auf Standard-Technologieplattformen basiert und Prozesse konfiguriert statt Software Lösungen individuell neu zu programmieren.
Diese Technologie ermöglicht, komplette Infrastrukturen in Content Services langsam zu migrieren, indem sie digitale Inhalte für Kernsysteme im gesamten Unternehmen zugänglich macht, während ECM Altsysteme parallel sukzessive stillgelegt werden können.
Digitales Autorisieren und künstliche Intelligenz
Immer tiefer in die Content Services Plattformen integriert werden auch digitale Signaturprozesse mit vertrauenswürdigen Zertifikaten, die dem aktuellen Stand der Software Technologie entsprechen. Die digitale Signatur beschleunigt Prozesse, senkt die Kosten und ersetzt damit aufwendige Unterschriften- und Genehmigungsprozesse. Sie verbessert die Benutzerfreundlichkeit der ECM Lösungen und lässt eine individuelle Anpassung der Prozesse und Anwendungen an die Bedürfnisse der Kunden zur Realität werden. Diese können Content Services Lösungen ebenfalls einfach in die Cloud implementieren. Consumerization ist das Schlagwort.
Die nächste Welle von Content Services wird laut Gartner auf künstliche Intelligenz zur Erfassung und Interpretation der Inhalte entlang der Geschäftsprozesse setzen. Mit Artificial Intelligence (AI) kann eine neue Ebene der Inhaltsinterpretation in Content Services erschlossen werden, um die agile Prozessausführung voranzutreiben, die richtige Person für eine Transaktion zu finden oder den Prozess weiter zu automatisieren. Content Services mit AI bieten das Potenzial, einen echten Wettbewerbsvorteil der Unternehmen über ECM hinaus, in Bezug auf Kosten, Zeit und Kundenerfahrungen zu generieren.
Der nächste Schritt in Content Services: Trusted Content
Schließlich werden vertrauenswürdige Inhalte, die zwischen den Parteien ausgetauscht werden, laut Gartner in Zukunft weitaus wichtiger werden als es heutzutage der Fall ist. Trusted Content ermöglicht die Authentifizierung von Inhalten während des gesamten Prozesses – auch über Unternehmensgrenzen hinaus. In vielerlei Hinsicht gewinnt dies für Unternehmen an Relevanz, z.B. bei der Überprüfung von Transaktionen, externen Zertifikaten oder Gesundheitsdaten und ähnlichem. Umgesetzt werden können diese Authentifizierungen mit einer Integration der Blockchain-Technologie in die modernen Content Services Plattformen.
ECM entwickelt sich weiter zu Content Services
Bei der Digitalisierung und Mobilisierung von Geschäftsprozessen werden moderne Content Services platforms eine zentrale und bedeutende Rolle spielen. ECM ist nicht tot, es wird sich, wie Gartner vorhersagt, tatsächlich zu einer Kernkompetenz entwickeln, in Content Services übergehen und damit die Digitalisierung und Mobilisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen vorantreiben. Hier bietet sich eine Chance zur agilen Transformation in die digitalen Prozesswelten für Unternehmen und Kunden moderne Software Lösungen auch aus der Cloud heraus anzubieten.