Als Verwaltungsvorschrift regelt sie, wie elektronische Geschäftsdaten erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden müssen, um steuerrechtlichen Anforderungen zu genügen. Dabei richtet sich die Verwaltungsvorschrift in erster Linie an Finanzämter auf Bundes-, Landes- oder lokaler Ebene. Über diese Bande ergeben sich Anforderungen an Unternehmen.
Bedeutung der GoBD für Unternehmen
Die Grundsätze stellen sicher, dass steuerlich relevante Daten manipulationssicher und nachvollziehbar archiviert werden. Dazu gehören insbesondere:
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht ohne Dokumentation geändert werden.
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Alle Buchungen müssen für Prüfbehörden verständlich und lückenlos nachvollziehbar sein.
- Ordnungsmäßigkeit: Die Verarbeitung der Daten muss systematisch und korrekt erfolgen.
- Aufbewahrungspflicht: Digitale Belege und Dokumente müssen je nach Art bis zu zehn Jahre archiviert werden.
- Datenzugriff: Die Finanzbehörden haben das Recht auf direkten oder indirekten Zugriff auf steuerrelevante Daten.
GoBD und ECM-Systeme
Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, die GoBD-Anforderungen effizient umzusetzen. Moderne ECM-Lösungen bieten:
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen
- Automatisierte Protokollierung aller Änderungen und Zugriffe
- Zugriffskontrollen zur Sicherstellung der Datenintegrität
- Digitale Workflows zur Einhaltung der Vorgaben
In vielen Fällen stellt ein ECM-System die Basis für viele weitere Applikationen dar. Oft umfasst es ein Dokumentenmanagement, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse abzubilden, wie z.B. Eingangsrechnungsprozesse.
Fazit
Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen essenziell, um steuerrechtliche Sicherheit zu gewährleisten und digitale Prozesse gesetzeskonform zu gestalten. Ein ECM-System hilft, die Anforderungen effizient zu erfüllen und sorgt für eine sichere, revisionskonforme Dokumentenverwaltung.
FAQ zur Gobd
Welche Dokumente fallen unter die GoBD?
Alle steuerlich relevanten Dokumente fallen unter die Grundsätze. Folgt man § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) umfasst dies unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Inventare, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie jegliche Art von Buchungsbelegen.
Werden Pdf-Dokumente von der Gobd erfasst?
Ja, sobald die PDFs steuerrechtliche Relevanz besitzen. Ab Januar 2025 gilt übrigens die E-Rechnungspflicht. Infolgedessen müssen Rechnungen als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung übermittelt und als E-Rechnung Gobd-konform archiviert werden.
Welche Folgen besitzen GobD-Verstöße?
Solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung vorliegen, führen Verstöße gegen die GoBD nicht unbedingt zu negativen Ergebnissen. Ist dies nicht der Fall, kann es zu empfindlichen Hinzuschätzungen kommen.
Für wen gilt die GoBD?
Die Grundsätze gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland, die steuerlich relevante Daten verarbeiten. Dies umfasst insbesondere:
- Unternehmen: Alle Arten von Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, müssen die GoBD einhalten.
- Selbstständige: Auch Einzelunternehmer und Freiberufler sind verpflichtet, die Grundsätze zu beachten.
- Organisationen: Gemeinnützige Organisationen und Vereine, die steuerlich relevante Daten verarbeiten, müssen ebenfalls diese Grundsätze einhalten.