Sie steuert, prüft und dokumentiert alle Verbindlichkeiten gegenüber Dritten – also gegenüber externen Dienstleistern und Lieferanten. Dabei arbeitet sie effizient, transparent und gesetzeskonform.
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Als Teilbereich der Finanzbuchhaltung konzentriert sich die Kreditorenbuchhaltung auf die Verwaltung von Verbindlichkeiten gegenüber sogenannten Kreditoren. Dazu zählen alle externen Geschäftspartner, die Leistungen oder Produkte in Rechnung stellen.
Die Hauptaufgabe besteht darin, Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen und fristgerecht zur Zahlung freizugeben. Ziel ist es:
- die Liquidität des Unternehmens zu sichern,
- Skonti und Zahlungsziele optimal zu nutzen und
- eine transparente, nachvollziehbare Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.
Kurz gesagt: Die Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass das Unternehmen seine Rechnungen korrekt und pünktlich bezahlt.
Einsatzfelder & Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist überall dort gefragt, wo externe Leistungen bezogen und bezahlt werden müssen. Viele unternehmensinterne Abteilungen sind darauf angewiesen: vom Einkauf über das Facility Management bis hin zu Marketing und IT.
Die zentralen Aufgaben der kreditorischen Buchhaltung bestehen in einer fristgerechten und unternehmensinternen transparenten Abwicklung sämtlicher buchhalterischer Prozesse von Kreditorenrechnungen. Das beginnt mit dem Eingang der Rechnung, zieht sich über Freigabe- und Prüfprozesse hin und endet schließlich mit der digitalen Archivierung.
Pflege der Kreditorenstammdaten
Eine funktionierende Kreditorenbuchhaltung setzt aktuelle und gepflegte Kreditorenstammdaten voraus. Denn sie enthalten alle relevanten Informationen zu Lieferanten und Dienstleistern – von der Adresse bis zur Bankverbindung. Somit bilden Stammdaten zu Kreditoren die Grundlage für alle nachgelagerten Prozesse zu Kreditorenrechnungen.
Warum ist das wichtig?
Weil fehlerhafte oder veraltete Stammdaten zu falschen Zahlungen, doppelten Kreditoren oder unnötigen Rückfragen führen können. Eine saubere Datenbasis spart Zeit, Geld und Nerven.
Typische Stammdatenfelder sind:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Steuernummer und Umsatzsteuer-ID
- Bankverbindung inkl. IBAN und BIC
- Zahlungsbedingungen (z. B. Skonto, Fälligkeit)
- Ansprechpartner für Rückfragen oder Klärfälle
- Lieferantenklassifizierung (z. B. strategisch, einmalig, gesperrt)
Die Pflege erfolgt meist im ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central etc.). Viele Unternehmen setzen auf zentrale Stammdatenverantwortliche oder automatisierte Prüfmechanismen, um Dubletten zu vermeiden und Datenqualität sicherzustellen.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein neuer Dienstleister für Eventtechnik wird beauftragt. Damit seine Rechnung später korrekt verarbeitet werden kann, müssen seine Stammdaten vollständig und korrekt im System hinterlegt sein – inklusive Zahlungsziel und Ansprechpartner. Erst dann kann die Kreditorenbuchhaltung effizient arbeiten. Saubere Stamdaten ermöglichen somit eine Vielzahl automatisierter Rechnungsprozesse, wie z.B. die Dunkelbuchung.
Kreditoren-Eingangsrechnungen erfassen und verwalten
Der Eingang einer Kreditor-Rechnung ist der Startpunkt für den kreditorischen Buchungsprozess. Ob per Post, per E-Mail als angehängtes PDF oder als E-Rechnung, jede Eingangsrechnung muss systematisch erfasst und korrekt zugeordnet werden.
Was bedeutet das konkret?
Die Kreditorenbuchhaltung prüft zunächst, ob die Rechnung vollständig ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht (z. B. nach §14 UStG). Anschließend wird sie im ERP-System erfasst – inklusive Kreditorenzuordnung, Buchungskreis, Kostenstelle und Sachkonto.
Typische Schritte bei der Erfassung:
- Belegidentifikation: Ist es eine Rechnung, Gutschrift oder Mahnung?
- Kreditorenzuordnung: Passt die Rechnung zum richtigen Lieferanten?
- Kontierung: Welche Kostenstelle oder welches Projekt ist betroffen?
- Erfassungsdatum und Fälligkeit: Für die spätere Zahlungsplanung relevant.
Moderne Systeme wie easy invoice bieten Funktionen zur automatisierten Belegerfassung. OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest Rechnungsinhalte aus und schlägt in Kombination mit rechnungsverarbeitenden Systemen Kontierungen vor – das spart Zeit und reduziert Fehler.
Prüfung und Zahlungsveranlassung von Kreditorenrechnungen
Nach der Erfassung folgt die Prüfung: Stimmen Betrag, Menge und Leistung mit Bestellung und Lieferschein überein? Sind alle Pflichtangaben vorhanden?
Three way match als dreh- & Angelpunkt
Im Rahmen der Rechnungsprüfung kommt häufig der sogenannte Three-Way-Match zum Einsatz: Die Rechnung wird mit der Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen. Stimmen Menge, Preis und Leistung überein, kann die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden.
Die Kreditorenbuchhaltung prüft formale und sachliche Kriterien und holt bei Bedarf die Freigabe durch Fachabteilungen ein. Digitale Workflows sorgen hier für klare Zuständigkeiten und schnelle Durchlaufzeiten.
- Ist die Rechnung geprüft und freigegeben, wird die Zahlung ausgelöst – entweder manuell oder automatisiert.
- Dabei werden Skontofristen, Fälligkeiten und Liquiditätsvorgaben berücksichtigt.
Das Ziel: Korrekte, fristgerechte Zahlungen und ein reibungsloser Ablauf im gesamten Rechnungsprozess.
Archivierung kreditorischer Rechnungen
Schließlich müssen kreditorische Rechnungen müssen ordnungsgemäß und revisionssicher archiviert werden. Grundlage ist die GoBD, die klare Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Auffindbarkeit stellt.
Die Archivierung erfolgt digital – meist direkt aus dem rechnungsverarbeitenden System oder über ein angebundenes Dokumentenmanagement-System. Dabei werden Rechnungen mit Metadaten wie Buchungsdatum und Kreditorennummer versehen und für Prüf- und Suchzwecke zugänglich gemacht. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Deutschland beträgt acht Jahre.
Eine strukturierte Archivierung schützt in der Kreditorenbuchhaltung vor Rechtsrisiken, erleichtert Prüfungen und sichert die Nachvollziehbarkeit aller Zahlungsvorgänge.