Lieferschein

Oft als Warenbegleitschein bezeichnet, dokumentiert der jedoch nicht, was berechnet wird. Das Dokument dient als Nachweis für den Wareneingang und hilft, Lieferungen intern zu prüfen und zu verbuchen.

Muss ich Warenbegleitscheine aufbewahren?

Das hängt davon ab, wie der Lieferschein verwendet wird.

1. Lieferschein als Buchungsbeleg

Wird der Warenbegleitschein zur buchhalterischen Dokumentation genutzt – etwa zur Belegprüfung oder als Nachweis für die Lieferung – gilt die steuerliche Aufbewahrungspflicht:
➔ 8 Jahre (§ 147 Abgabenordnung).

2. Lieferschein als Geschäftsbrief

Wird der Warenbegleitschein als handelsüblicher Schriftverkehr eingestuft, nämlich als Geschäftsbrief, greift das Handelsgesetzbuch:
➔ 6 Jahre (§ 257 Handelsgesetzbuch).

Entscheidend ist also die Funktion im Unternehmen – nicht das Dokument an sich.

Lieferscheine ohne Belegfunktion –  keine Aufbewahrungspflicht

Wird der Warenbegleitschein nicht zur Buchung verwendet und besitzt er auch keine rechtliche Relevanz als Geschäftsbrief, besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Das kann z. B. bei internen Lieferungen, Mustersendungen oder Retouren der Fall sein. Dennoch kann es sinnvoll sein, Lieferscheine temporär aufzubewahren – etwa zur Klärung von Rückfragen oder Reklamationen.

Lieferschein vs. Rechnung – Was ist der Unterschied?

Der Lieferschein – auch als Warenbegleitschein bezeichnet – dokumentiert die Lieferung von Waren, nicht aber die Zahlungsforderung. Die Rechnung hingegen enthält alle preis- und steuerrelevanten Angaben und dient als Grundlage für die Buchung und Zahlung.

Lieferschein / Warenbegleitschein	Eingangsrechnung
Dokumentiert die Lieferung	Dokumentiert die Zahlungspflicht
Preise sind nicht erforderlich	Preise und Steuern sind Pflichtangaben
Dient zur Kontrolle	Dient zur Buchung und Zahlung

Der Begriff „Warenbegleitschein“ wird vor allem im Versand oder bei Spediteuren verwendet, z.B. bei Palettenlieferungen oder Teillieferungen. Im kaufmännischen Alltag ist „Lieferschein“ die gebräuchlichere Bezeichnung.

Sonderfall: Lieferschein als Rechnung

In Ausnahmefällen wird ein Warenbegleitschein auch als Eingangsrechnung verwendet, z.B. bei Direktlieferungen oder in vereinfachten Prozessen. Damit das rechtlich zulässig ist, muss das Dokument alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID,
• Rechnungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
• Entgelt und Steuerbetrag,
• Liefer- bzw. Leistungsdatum.

Fehlen diese Angaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, und das Dokument gilt nicht als rechtsgültige Rechnung.

Rolle des Lieferscheins im digitalen Prozess

Trotz E-Rechnungspflicht bleibt der Lieferschein ein zentrales Element in digitalen Geschäftsprozessen, z.B. im Purchase-to-Pay. Das Dokument beschreibt die tatsächliche Lieferung und dient als Kontrollinstrument – insbesondere im Zusammenspiel mit Bestellung und Rechnung.

Typische Aufgaben im digitalen Workflow:

• Wareneingangskontrolle: Wurde geliefert, was bestellt wurde?
• Abweichungsprüfung: Stimmen Mengen, Artikelnummern und Chargen?
• Prozessverknüpfung: Der Lieferschein wird mit Bestellung und Rechnung verknüpft und verglichen – oft im Rahmen eines sogenannten Three-Way-Match.

So bleibt der Lieferschein operativ relevant, auch wenn er keine buchungsrelevante Funktion mehr erfüllt.