Wer eine Rechnung empfängt, prüft meist zuerst den Betrag. Doch auch die Rechnungsnummer verdient Aufmerksamkeit: Sie hilft dem Rechnungsempfänger, die Rechnung zweifelsfrei zuzuordnen, intern zu dokumentieren und steuerlich korrekt zu verarbeiten.
Was ist eine Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer kennzeichnet eine Rechnung eindeutig. Sie besteht aus einer fortlaufenden Zahlen- oder Buchstabenfolge, die vom Rechnungsaussteller vergeben wird. Ihr Zweck: Jede Rechnung soll zweifelsfrei identifizierbar sein, eben vergleichbar mit einem Fingerabdruck im Dokumentenverkehr.
Welche Aufgabe hat die Rechnungsnummer?
Die Rechnungsnummer erfüllt mehrere Funktionen und zwar nicht nur für den Aussteller, sondern auch für den Rechnungsempfänger. Sie ist ein zentrales Ordnungskriterium im Rechnungswesen und spielt eine Schlüsselrolle bei der internen Verarbeitung.
Was leistet die Rechnungsnummer?
- Sie ermöglicht die eindeutige Identifikation einer Eingangsrechnung, z.B. bei Rückfragen, Reklamationen oder Prüfungen.
- Sie unterstützt die systematische Ablage und Archivierung , gleich ob digital oder in Papierform.
- Sie erleichtert die Zuordnung von Zahlungen bei Überweisungen mit mehreren offenen Posten.
- Sie ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, denn ohne gültige Rechnungsnummer kann das Finanzamt die steuerliche Anerkennung verweigern.
Gerade in Unternehmen mit hohem Belegaufkommen sorgt die Rechnungsnummer für Struktur und Nachvollziehbarkeit. Sie ist damit ein unverzichtbares Element für eine effiziente Buchhaltung.
Gibt es gesetzliche Vorgaben zur Rechnungsnummer?
Die Pflicht zur Verwendung ergibt sich unter anderem aus dem § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dort heißt es zur Rechnungsnummer:
Was bedeutet das in der Praxis?
- Die Nummer muss einmalig sein, doppelte Nummern sind unzulässig.
- Sie muss fortlaufend vergeben werden, Lücken sind erlaubt, solange die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
- Die Form ist nicht vorgeschrieben: Zahlen, Buchstaben oder Kombinationen bleiben zulässig.
- Die Nummer wird vom Rechnungsaussteller vergeben und nicht vom Empfänger.
Für den Rechnungsempfänger ist diese gesetzliche Vorgabe besonders relevant, wenn es um den Vorsteuerabzug geht. Fehlt die Rechnungsnummer oder ist sie fehlerhaft, kann das Finanzamt die steuerliche Anerkennung verweigern.
Praxis-Tipp: Achten Sie auf eine korrekte und eindeutige Nummerierung bei Rechnungsfreigaben. Im Zweifel lohnt sich eine Rückfrage beim Lieferanten. Das schützt vor späteren Problemen bei der Betriebsprüfung.
Was passiert, wenn die Rechnungsnummer fehlt?
Fehlt die Rechnungsnummer auf einer Eingangsrechnung, ist Vorsicht geboten. Denn ohne diese Angabe gilt die Rechnung als nicht vollständig im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG). Das hat direkte Folgen für die steuerliche Behandlung.
Folgen für Rechnungsempfänger?
- Der Vorsteuerabzug kann versagt werden, denn das Finanzamt könnte die Rechnung nicht anerkennen.
- Die Rechnung lässt sich intern schlechter zuordnen, etwa zu einem Lieferschein oder einer Bestellung.
- In digitalen Buchhaltungssystemen kann die Rechnung nicht korrekt erfasst werden und automatische Prozesse greifen ins Leere.
- Bei Betriebsprüfungen entsteht zusätzlicher Aufwand: Rückfragen, Nachweise und Korrekturen kosten Zeit und Ressourcen.
Ein fehlendes Detail mit großer Wirkung: Die Rechnungsnummer ist nicht nur Pflicht, sondern auch ein praktisches Werkzeug für Ordnung und Effizienz. Wer Eingangsrechnungen prüft, sollte daher immer kontrollieren, ob die Nummer vorhanden und plausibel ist.
Tipp für die Praxis: Fehlt die Rechnungsnummer, lohnt sich eine schnelle Rückfrage beim Lieferanten mit der Bitte um eine Rechnungskorrektur. Oft lässt sich die Rechnung unkompliziert korrigieren, und so bleibt der Vorsteuerabzug gesichert.