Und ja, der Name klingt ein bisschen wie ein Fantasy-Charakter, ist aber tatsächlich die Abkürzung für diese Art der E-Rechnung.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Als E-Rechnungsformat kombiniert ZUGFeRD sowohl PDF- als auch XML-Daten. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht also aus zwei Teilen:
- PDF-Dokument: Dies ist das sichtbare Rechnungsdokument, das der Empfänger lesen und drucken kann.
- XML-Datei: Diese Datei enthält die strukturierten Rechnungsdaten, die von Buchhaltungsprogrammen automatisch verarbeitet werden können.
Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen eine Rechnung im ZUGFeRD-Format empfängt, kann der menschliche Empfänger die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen. Gleichzeitig kann die XML-Datei von der Buchhaltungssoftware des Empfängers ausgelesen und verarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingaben notwendig sind.
ZUGFeRDs Stärken
Die große Stärke des Formats ist demnach, Rechnungen sowohl für den Menschen als auch für maschinelle Systeme lesbar zu machen. Aber auch in der Wahl der ZUGFeRD-eigenen PDF-Version zeigt sich eine wesentliche Stärke: Es ist PDF/A-3, ein PDF-Format, das speziell auf Archivierung ausgelegt ist.
Damit wird es zu einem wertvollen Baustein bei der Implementierung der E-Rechnung, die in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 für Unternehmen verpflichtend ist.
Warum ZUGFeRD nutzen?
ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere im Hinblick auf die Effizienz und Automatisierung von Rechnungsprozessen. Durch die Kombination von PDF und XML können Rechnungen automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Dies spart Zeit und reduziert die Fehlerquote.
Vorteile des E-Rechnungsformats
- Automatisierung: Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
- Transparenz: Alle relevanten Rechnungsdaten sind klar strukturiert und leicht zugänglich.
- Compliance: ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
- Flexibilität: Das Format ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet und kann in verschiedene Buchhaltungsprogramme integriert werden.
Die ideale ECM-Software für E-Rechnungen ergänzt die automatisierten Rechnungsprozesse durch eine intelligente Steuerung der verbleibenden manuellen Prozesse durch digitale Workflows. Zudem ermöglicht das ECM-System die zentrale Speicherung und Verwaltung aller Unternehmensdokumente, einschließlich Rechnungen.
Ein Rechnungsformat für die Zukunft
ZUGFeRD ist ein zukunftsweisendes Rechnungsformat, dass die elektronische Rechnungsstellung erheblich vereinfacht und automatisiert. Mit der Unterstützung von ECM-Software können Unternehmen den Umgang mit ZUGFeRD-Rechnungen weiter optimieren und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur Verbesserung der allgemeinen Unternehmensprozesse.
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