Leistungbeschreibung easy HR

1. Allgemeine Informationen

1.1 easy hr Basisinformationen

• easy hr ist die effiziente Lösung für die Digitale Personalakte, das digitale Ausschreibungs- und Bewerbermanagement, das Seminar- und Ausbildungsmanagement sowie elementare HR-Abläufe in modernen Unternehmen. Die Lösung kann darüber hinaus über Schnittstellen einfach und flexibel um Funktionen von Drittanbietern aus dem Personalmanagement erweitert werden. So fügt sie sich harmonisch in ein bestehendes IT-System ein, arbeitet mit gängigen Entgeltabrechnungslösungen zusammen und wächst mit dem Unternehmen. easy hr überzeugt durch die benutzerfreundliche und intuitive Menüführung, den protokollierten und standortunabhängigen Zugriff auf Informationen sowie deutliche Zeiteinsparungen bei Ablage und Suche.

1.2 Betrieb

Kunden können easy hr im eigenen Rechenzentrum betreiben. Dabei wird die Software auf den eigenen Servern installiert und betrieben. Für Installation, den laufenden Betrieb und die Wartung ist das interne IT-Personal verantwortlich. Diese Wahl bietet volle Kontrolle über die HR-Systeme und ermöglicht es, diese nach spezifischen Anforderungen anzupassen. Allerdings erfordert sie, dass das IT-Team über das erforderliche Fachwissen und die Ressourcen verfügt, um die Software effektiv zu verwalten und zu warten.  

Managed Service für easy hr ermöglicht es die elektronische Personalakte, das Ausschreibungs- und Bewerbermanagement und alle weiteren Funktionen von easy hr in einer gehosteten und betriebenen easy Umgebung einzusetzen. Im Rahmen eines Outtaskings übernimmt ein Betriebsteam alle notwendigen Arbeiten. Ein easy Expertenteam betreibt die easy Softwarelösungen auf der easy Cloud Application Plattform. Mit wenigen Konfigurations-Schritten, erhalten Kunden eine komplette SaaS-Personallösung. Der Betrieb der Lösung easy hr findet ausschließlich auf der Plattform der EASY SOFTWARE AG statt und wird durch das Managed Service Team der easy software AG betreut. Mehr Informationen zum Hosting. Mehr Informationen zum Hosting 

Das cloudbasierte Mitarbeiterportal, dessen Zugang über den sogenannten Portal User ermöglicht wird, ergänzt das easy hr Leistungsangebot. Die Plattform nutzt neueste Cloud-Technologien, um Mitarbeitern einen ortsunabhängigen Zugriff auf Unternehmensressourcen zu ermöglichen. Die Wartung und der Betrieb des Portals werden vollständig von easy übernommen, sodass Unternehmen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. 

1.3 Konfigurationsmöglichkeiten

Mit den von easy angebotenen Consulting Services bietet easy Ihnen optionale Lösungen an, mit denen der Einsatz unserer easy Systeme für Sie optimiert werden kann. Durch unsere jahrelange Erfahrung in Transformationsprojekten bieten wir Ihnen sowohl Best-Practice als auch maßgeschneiderte Lösungen an. 

1.4 Updates & Upgrades

Für easy hr wird immer die aktuelle, von der easy Entwicklung freigegebene Version eingesetzt. Eine Übersicht der Versionen kann hier eingesehen werden. 

1.5 Add ons & Konnektoren

Die Anbindung an Drittanwendungen muss durch ein gesondertes Consulting-Projekt bewertet und umgesetzt werden. 

2. Produktspezifikationen

Feature	Description		Included
		easy hr – Light	easy hr – Classic	easy hr – Premium
easy hr – Human Resource Records	Das Modul easy hr – Digitale Personalakte (Human Ressource Records) bietet eine umfassende digitale Personalakte für die strukturierte und sichere Ablage aller relevanten Mitarbeiterinformationen.	✔	✔	✔
easy hr – Employee Boarding Management	Das Modul easy hr – Employee Boarding Management unterstützt die Personalabteilung beim On- bzw. Off-Boarding von Mitarbeitern durch die Zuweisung konkreter Aufgaben an die jeweils Verantwortlichen und überwacht die fristgerechte Erledigung gemäß individueller Workflows.	n/a	✔	✔
easy hr – Employee Salary Management	Das Modul easy hr – Employee Salary Management liefert eine schnelle Übersicht über die Gehaltsentwicklung des jeweiligen Mitarbeiters und stellt damit ein praktisches Werkzeug für die Personalentwicklung dar.	n/a	✔	✔
easy hr – Recruiting Management	Das easy hr – Recruiting-Management-Modul ermöglicht die Verwaltung und Überwachung von Stellenanzeigen, die Zuweisung von Aufgaben an die am Prozess beteiligten Stakeholder sowie die Nachverfolgung ihrer Erledigung.	n/a	n/a	opt
easy DMS – SIGN	Das optionale easy DMS – SIGN-Modul ermöglicht es, Dokumente direkt an einen externen Signaturanbieter zu senden.	n/a	n/a	opt
easy hr – Seminar Management	Mit dem Modul easy hr – Seminar Management organisieren Sie alle Ausbildungs-, Weiterbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen entlang der definierten Qualifikationspfade in Ihrem Unternehmen.	n/a	n/a	✔
easy hr – Assessment	Über eine nahtlose Schnittstelle zum cloudbasierten Assessment-Service von Perseo werden Kandidaten an den Cloud-Service gemeldet und erhalten einen Link zu ihren Online-Tests. Nach Abschluss der Tests werden die Ergebnisse an das easy HR-System zurückübermittelt.	n/a	n/a	✔
easy hr – Named User	Die easy hr – Named-User-Lizenz berechtigt einen namentlich benannten Benutzer zum Zugriff auf easy hr.	✔	✔	✔
easy hr – Payroll Portal	Das easy hr Payroll-Portal stellt den Mitarbeitenden monatlich alle relevanten Entgeltunterlagen in digitaler Form bereit. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Steuerbescheinigungen. Die Dokumente werden zentral DSGVO-konform und revisionssicher gespeichert. Mitarbeitende können jederzeit über eine sichere Online-Plattform darauf zugreifen und sie herunterladen. Folgende Optionen stehen für die Übertragung der Dokumente zur Verfügung: • Upload-Client: Manuelles Hochladen von Dateien über eine sichere Anwendung. • Schnittstelle (API): Automatisierte Übertragung aus angebundenen Systemen. • Dateifreigabe via FTP-Server: Bereitstellung über definierten FTP-Zugang für den automatisierten Import. Der Service umfasst bis zu drei Dokumente pro Mitarbeitendem und Monat.	opt	opt	opt
easy hr – News Portal	Das easy HR News Portal ist eine zentrale Plattform für interne Unternehmenskommunikation. Es ermöglicht die Erstellung und Veröffentlichung redaktioneller Beiträge mit Text- und Bildinhalten. Zusätzlich können externe oder interne Newsfeeds über standardisierte Schnittstellen eingebunden werden, um Inhalte automatisiert zu synchronisieren. Die Darstellung erfolgt in einem strukturierten, übersichtlichen Newsfeed. Beiträge lassen sich gezielt nach Benutzerrollen oder Zuständigkeiten anzeigen, sodass jede Nutzergruppe relevante Informationen erhält. Optional.	opt	opt	opt
easy hr – Forms Portal	Über das Forms Portal lassen sich klassische HR-Anträge und Formulare digital abbilden. Die Formulare können flexibel und individuell entsprechend den Unternehmensanforderungen gestaltet werden. Typische Anwendungsfälle sind die Meldung einer Arbeitszeitänderung wie der Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit, die Beantragung von Elternzeit, das Anfordern von Bescheinigungen sowie die Anfrage für Arbeitsmittel. Nach dem Ausfüllen werden die Anträge direkt an die zuständige Stelle weitergeleitet, sodass eine zeitnahe Bearbeitung sichergestellt werden kann. Die Leistung umfasst bis zu drei Formulare.	opt	opt	opt
easy hr – Records Portal	Das easy HR Records Portal ermöglicht einen sicheren Zugriff auf die digitale Personalakte in einer cloud-nativen Umgebung. Daten können entweder direkt über easy HR oder über eine angebundene HCM-Software abgerufen werden. Voraussetzung für die Integration ist eine API-Schnittstelle der angebundenen Lösung, über die der Datenaustausch erfolgt. Die Anbindung erfolgt ausschließlich über standardisierte Web-APIs (z.B. REST oder vergleichbare Technologien). Das Portal bietet die Anzeige zentraler Stammdaten wie Adresse, Bankverbindung, Position und Eintrittsdatum sowie relevanter Dokumente wie Arbeitsverträge und Zertifikate. Alle Daten werden DSGVO-konform und revisionssicher gespeichert. Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten. Optional können über das Portal Änderungen an Stammdaten initiiert werden, sofern dies durch die angebundene HCM-Software unterstützt wird.	opt	opt	opt
easy DMS – Server (enthält 32 Mappentypen)	easy DMS – Server vereinigt modernes Dokumentenmanagement und flexibles Content Management für die Optimierung einer Vielzahl von Unternehmensprozessen.	✔	✔	✔
easy DMS – Scripting Package	Die easy DMS – Scripting Engine ist eine leistungsfähige Scripting-Engine, die es ermöglicht, die Lösung um regelbasierte Abläufe zu erweitern und Aufgaben weitreichend zu automatisieren.	✔	✔	✔
easy DMS – Workflows (enthält bis zu 5 Workflows)	Easy Workflow stellt die ideale Lösung dar, um eine Vielzahl regelbasierter, dokumentenorientierter Prozesse in Unternehmen einfacher, sicherer und effizienter ablaufen zu lassen. Ein Workflow (mit allen zugehörigen Workflows) ist technisch an einen Mappentyp gebunden. Soll innerhalb eines abgebildeten Geschäftsprozesses ein Wechsel des Mappentyps stattfinden, so ist für jeden weiteren Mappentyp eine zusätzliche easy Workflow Lizenz erforderlich.	✔	✔	✔
easy ECM – DataTools (benötigt einen Mappentypen)	Mit den easy ECM – DataTools können Datenobjekte aus einem Quellservice in einen Zielservice überführt werden. Als Quell- bzw. Zielservice können Datenbanken, Documents-Daten oder textbasierte Daten verwendet werden.	✔	✔	✔
easy DMS – TEXTRACTION	easy DMS – TEXTRACTION extrahiert mittels OCR-Technologie Texte aus gescannten Dokumenten, PDFs und Bildern und wandelt sie in durchsuchbare, digitale Formate um.	✔	✔	✔
easy ECM – Document Designer (benötigt 3 Mappentypen)	easy ECM – Document Designer ist ein Tool zur Erstellung von Dokumentvorlagen, das die flexible Gestaltung von Layouts, Texten und Grafiken für die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente ermöglicht.	n/a	✔	✔

3. Beschreibung notwendiger kundenspezifischer individueller Einstellungen

Folgende Einstellungen müssen Kunden-individuell vorgenommen werden:

• Anbindung des E-Mail-Postfachs
• Kundenspezifische System- und Kommunikations-Einstellungen
• Aufbau der Organisationsstruktur
• Berechtigungen
• Fristen und Wiedervorlagen
• Formulare
• Anbindung CV-Parser (optional)
• Anbindung Online Assessment (optional)
• Anbindung easy archive (optional)
• Anbindung an Jobportale und Recruiting-Seiten (projektspezifisch)

Die Implementierung der easy HR Portale erfolgt im Rahmen eines individuellen Projekts. Für die Einrichtung fallen Einrichtungsgebühren sowie Infrastrukturkosten an. Die Höhe dieser Kosten richtet sich nach dem Umfang der gewünschten Funktionen, der Systemintegration und dem technischen Anpassungsaufwand.

4. Verwaltung Kontingent Personalakten

• Bei der Bestellung von easy hr bucht der Kunde ein bestimmtes Volumen an aktiven Personalakten (jeweils für 12 Monate).
• Als aktive Personalakte im Sinne der Metrik zählt jede Personalakte, die nicht komplett archiviert ist.
• Dabei reduziert sich das Volumen an aktiven Personalakten mit jeder angelegten Personalakte. Die komplette Archivierung einer Personalakte erhöht das Volumen.
• Bei Erreichen der gebuchten aktiven Personalakten behält sich easy vor, den Kunden über das ausgeschöpfte Lizenzvolumen zu informieren.
• Für jede weitere angelegte aktive Personalakte wird dann der Preis für zusätzliche Personalakten im entsprechenden Paket (gemäß Angebot) berechnet und mit der nächsten Monatsmeldung in Rechnung gestellt.

5. Support und Servicelevel

• Der Support von easy hr unterliegt der „Richtlinie für Wartung und Support“.
• Support gemäß dem Supportlevel „Standardpflege“ ist in den buchbaren Cloud-Services enthalten.