Leistungsbeschreibung easy invoice

1. Allgemeine Informationen

1.1 Basisinformationen

• easy invoice ist die effiziente Lösung für die Digitale Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden in einem sicheren und transparenten Prozess erfasst und Rechnungsinformationen zuverlässig extrahiert. Die Rechnung durchläuft anschließend einen Prüfungs- und Freigabeworkflow, Buchungsdaten werden an das nachgelagerte ERP-System übergeben und die Rechnung bei Bedarf revisionssicher archiviert. Als verantwortlicher Manager behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Rechnungsvorgänge. easy invoice fügt sich harmonisch in eine bestehende IT-Landschaft ein und wächst mit dem Unternehmen..
• Mit easy invoice vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess. Alle eintreffenden Rechnungen werden zunächst eingescannt beziehungsweise vom System importiert. Mit hoher Genauigkeit können die Daten ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Informationen aus anderen Quellen (z.B. ERP-Systemen) auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Prüfung (z.B. §14 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung. Die so validierten Daten werden anschließend in den Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren. Im nächsten Schritt können die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Buchung an das ERP-System übergeben und abschließend bei Bedarf revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt werden. Digitalisierte Dokumente stehen damit sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verfügung als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Dieser Zugriff kann dabei sowohl aus der Lösung selbst als auch nahtlos aus einem angebundenen ERP-System erfolgen.

1.2 Betrieb

• Kunden können easy invoice im eigenen Rechenzentrum betreiben. Dabei wird die Software auf den eigenen Servern installiert und betrieben. Für Installation, den laufenden Betrieb und die Wartung ist das interne IT-Personal verantwortlich. Diese Wahl bietet volle Kontrolle über die Systeme und ermöglicht es, diese nach spezifischen Anforderungen anzupassen. Allerdings erfordert sie, dass das IT-Team über das erforderliche Fachwissen und die Ressourcen verfügt, um die Software effektiv zu verwalten und zu warten.
• Managed Service für easy invoice ermöglicht es die digitale Rechnungsbearbeitung in einer gehosteten und betriebenen easy Umgebung einzusetzen. Im Rahmen eines Outtaskings übernimmt ein Betriebsteam alle notwendigen Arbeiten. Ein easy Expertenteam betreibt die easy Softwarelösungen auf der easy Cloud Application Plattform. Mit wenigen Konfigurations-Schritten, erhalten Kunden eine komplette SaaS-Personallösung. Der Betrieb der Lösung easy invoice findet ausschließlich auf der Plattform der EASY SOFTWARE AG statt und wird durch das Managed Service Team der easy software AG betreut. Mehr Informationen zum Hosting. Mehr Informationen zum Hosting 

1.3 Konfigurationsmöglichkeiten

• Mit den von easy angebotenen Services bietet easy Ihnen optionale Lösungen an, mit denen der Einsatz unserer easy Systeme für Sie optimiert werden kann. Durch unsere jahrelange Erfahrung in Transformationsprojekten bieten wir Ihnen sowohl Best-Practice als auch maßgeschneiderte Lösungen an. Dazu zählt auch die Möglichkeit, weitergehende Prüfungen (z.B. §14 UStG) projektbezogen zu konfigurieren.

1.4 Add ons & Konnektoren

• Die Anbindung an Drittanwendungen wird durch ein gesondertes Consulting-Projekt bewertet und umgesetzt.

2. Produktspezifikationen

Features	Description	easy invoice – Lite	easy invoice – Classic	easy invoice – Premium
Kostenrechnung	Mit der Kostenrechnung in Easy Invoice erfassen Sie alle Ausgaben systematisch, ordnen sie Ihren Projekten zu und erstellen präzise Budgets. So optimieren Sie Ihre Finanzen effizient und treffen fundierte Geschäftsentscheidungen.	✔	✔	✔
Materialrechnung	Die Funktion „Materialrechnung“ ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen für Materiallieferungen. Sie erleichtert die Zuordnung zu Bestellungen, beschleunigt die Prüfung und optimiert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung im Einkauf.	n/a	✔	✔
Beleglesung	Die Beleglesung ermöglicht es Ihnen, Rechnungen und Belege automatisch zu erfassen. Einfach scannen oder fotografieren, und die Software extrahiert alle wichtigen Informationen für Sie. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Dateneingabe.	n/a	✔	✔
Gutschriften	Die Funktion „Gutschriften“ ermöglicht es, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren oder Rückerstattungen zu verarbeiten, indem sie negative Beträge erstellt, die die ursprüngliche Rechnung ausgleichen.	✔	✔	✔
ERP Stammdaten (Kopf)	Beim Rechnungseingang werden die Kopfdaten der Rechnung automatisch mit den Stammdaten im ERP-System abgeglichen, wie z.B. Lieferantendaten, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen. So ist eine effiziente Zuordnung und Prüfung gewährleistet.	✔	✔	✔
ERP Stammdaten (Position) mit 2&3 way	Rechnungspositionen werden automatisch mit Bestell- und Wareneingangsdaten im ERP abgeglichen. Abweichungen werden erkannt und der Rechnungseingang wird bei Übereinstimmung automatisiert. So sind effiziente Prüfung und Transparenz gewährleistet.	n/a	✔	✔
Techn. Anbindung ERP-System	Die technische Anbindung ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes ERP-System. Dadurch können Rechnungsdaten automatisch ausgetauscht und verarbeitet werden, was Effizienz und Genauigkeit steigert und manuelle Eingaben reduziert.	Projekt	Projekt	Projekt
E-Rechnungsextraktion	Extrahiert automatisch relevante Daten aus E-Rechnungen verschiedener Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Beschleunigt die Verarbeitung, reduziert manuelle Eingaben und bereitet Sie optimal auf die E-Rechnungspflicht vor.	✔	✔	✔
Xmail Fetcher	XMailFetcher automatisiert die Verarbeitung eingehender E-Mails und Anhänge. Es konvertiert sie in lesbare Objekte und unterstützt verschiedene digitale Formate, was den Rechnungseingang beschleunigt und vereinfacht.	opt.	opt.	opt.
Mail Gateway	Das MailGateway ermöglicht den automatischen Empfang von E-Mail-Rechnungen. Es leitet diese direkt in den Verarbeitungsprozess weiter, extrahiert relevante Daten und startet den Freigabe-Workflow. So sparen Sie Zeit und reduzieren manuelle Eingaben.	✔	✔	✔
Flexible Unternehmensstruktur	Sie können beliebig viele separate Buchungskreise für verschiedene Unternehmensteile einrichten und verwalten. Dies ermöglicht eine flexible und übersichtliche Finanzbuchhaltung für komplexe Unternehmensstrukturen.	n/a	n/a	✔
Flexible Kostenstellen	Sie können Sie Rechnungen dynamisch verschiedenen Abteilungen oder Projekten zuordnen. Dies ermöglicht eine präzise Kostenkontrolle und erleichtert die interne Verrechnung, was die Budgetplanung und Kostenanalyse erheblich verbessert.	n/a	✔	✔
Freigabe bis 3 stufig	Sie können bis zu drei Genehmigungsebenen einrichten. Jede Stufe kann von unterschiedlichen Personen(-kreisen) freigegeben werden, was eine gründliche Prüfung und Kontrolle ermöglicht, bevor die Zahlung erfolgt.	✔	✔	✔
Freigabe 4 und 5 stufig	Sie können bis zu 5 Genehmigungsebenen einrichten. Jede Stufe kann von unterschiedlichen Personen(-kreisen) freigegeben werden, was eine gründliche Prüfung und Kontrolle ermöglicht, bevor die Zahlung erfolgt.	n/a	n/a	✔
Unbegrenzte Steuersätze	Dank einer unbegrenzter Anzahl an Steuersätze ermöglicht easy invoice Ihnen die flexible Verarbeitung von Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen. Sie können problemlos Rechnungen aus unterschiedlichen Ländern oder mit speziellen Steuersätzen verarbeiten, ohne Einschränkungen bei der Automatisierung zu haben.	✔	✔	✔
Währungsflexibilität	Sie können Rechnungen in beliebig vielen Währungen verarbeiten und verwalten. Ideal für internationale Geschäftsbeziehungen und Unternehmen mit globalen Lieferanten.	n/a	✔	✔
Freigabeportal /Rechnungsportal	Das Freigabeportal ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Rechnungen online zu prüfen und freizugeben – unabhängig von Ort und Zeit. Es beschleunigt den Prozess und erhöht die Transparenz im Rechnungsmanagement.	n/a	n/a	✔
Power User	Die Lösung unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Benutzern. Der Power User ermöglicht Sachbearbeitern und Buchhaltungsleitern umfassende Rechnungsbearbeitung: Erfassen, Prüfen, Zuordnen, Prozessüberwachung und Buchung. Ideal für intensive Nutzung in der Kreditorenbuchhaltung.	opt.	opt.	opt.
Portal User	Die Lösung unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Benutzern. Der Portal User ermöglicht Externe Prüfern oder Controllern archivierte Rechnungen einzusehen und zu echerchieren, ohne Änderungen vorzunehmen. Ideal für Informationsbedarf über abgeschlossene Rechnungsvorgänge bei eingeschränkten Zugriffsrechten.	n/a	n/a	opt.
Approval User	Die Lösung unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Benutzern. Der ApprovalUser ermöglicht Kostenstellenverantwortlichen und Fachexperten die sachliche Prüfung einzelner Rechnungen. Sie können genehmigen oder begründet ablehnen, etwa bei Mängeln oder Abweichungen. Optimiert den Freigabeprozess und sichert die Rechnungsqualität.	opt.	opt.	opt.
DATEV/BC Connector	Die Anbindung ermöglicht nahtlosen Datenaustausch mit DATEV oder Business Central. Buchungen und Belege werden automatisch übertragen, was die Buchhaltung vereinfacht und Fehler reduziert.	opt.	opt.	opt.

3. Verwaltung Kontingent Rechnungen

• Bei der Bestellung von easy invoice bucht der Kunde ein bestimmtes Volumen an Eingangsrechnungen (jeweils für 12 Monate).
• Als Eingangsrechnungen im Sinne der Metrik zählt jede Rechnung, die über das easy invoice neu verarbeitet wurde.
• Dabei reduziert sich das Volumen an Eingangsrechnungen mit jeder neuen Eingangsrechnung.
• Bei Erreichen der gebuchten Eingangsrechnungen behält sich easy vor, den Kunden über das ausgeschöpfte Lizenzvolumen zu informieren.
• Für jede weitere Eingangsrechnungen wird dann der Preis für zusätzliche Rechnung im entsprechenden Paket (gemäß Angebot) berechnet und mit der nächsten Monatsmeldung in Rechnung gestellt.

4. Support und Servicelevel

• Der Support von easy invoice unterliegt der „Richtlinie für Wartung und Support“.
• Support gemäß dem Supportlevel „Standardpflege“ ist in den buchbaren Cloud-Services enthalten.