Leistungsbeschreibung EASY Invoice Smart

1. Allgemeine Informationen

1.1 EASY Invoice Smart Basis Informationen

  • EASY Invoice ist die effiziente Lösung für die Digitale Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden in einem sicheren und transparenten Prozess erfasst und Rechnungsinformationen zuverlässig extrahiert. Die Rechnung durchläuft anschließend einen Prüfungs- und Freigabeworkflow, Buchungsdaten werden an das nachgelagerte ERP-System übergeben und die Rechnung bei Bedarf revisionssicher archiviert. Als verantwortlicher Manager behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Rechnungsvorgänge. EASY Invoice fügt sich harmonisch in eine bestehende IT-Landschaft ein und wächst mit dem Unternehmen. Mit EASY Invoice vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess. Alle eintreffenden Rechnungen werden zunächst eingescannt beziehungsweise vom System importiert. Mit hoher Genauigkeit können die Daten ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Informationen aus anderen Quellen (z.B. ERP-Systemen) auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Prüfung (z.B. §14 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung. Die so validierten Daten werden anschließend in den Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorgänge automatisch zugestellt und können sich auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren. Im nächsten Schritt können die geprüften und freigegebenen Rechnungen zur Verbuchung an das ERP-System übergeben und abschließend bei Bedarf revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt werden. Digitalisierte Dokumente stehen damit sowohl während des Prüfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verfügung als auch zu jedem späteren Zeitpunkt. Dieser Zugriff kann dabei sowohl aus der Lösung selbst als auch nahtlos aus einem angebundenen ERP-System erfolgen.
  • EASY Invoice Smart ist die standardisierte „Out of the Box“-Lösung von EASY Invoice (s.o.). Sie ermöglicht es, ohne Anpassungen von Skripten oder Workflows einen Best-of-Class-Ansatz im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung onPremises oder in der EASY Cloud einzusetzen. Mit wenigen Konfigurations-Schritten, durch Consultants oder fachkundige User, erhalten Kunden eine komplette Rechnungsverarbeitung gemäß der Kostenrechnungsprüfung. Der Grad der Standardisierung von EASY Invoice Smart deckt die wesentlichen Kunden-Anforderungen an eine Invoice Lösung von EASY ab und ist das Ergebnis jahrelanger Erfahrung auf diesem Gebiet. Die Möglichkeiten der projekt-spezifischen Individualisierung sind zum Nutzen einer äußerst kurzen Implementierungsphase bewusst limitiert worden.

1.2 Unterschiede EASY Invoice Smart Cloud / EASY Invoice Smart onPremises

1.2.1 Betrieb

  • Der Betrieb der Lösung EASY Invoice Smart Cloud sowie der Extraktionskomponenten findet ausschließlich auf der Plattform der EASY SOFTWARE AG (EASY Cloud) statt und wird durch das Managed Service Team der EASY SOFTWARE AG betreut.
  • Der Betrieb der Lösung EASY Invoice Smart onPrem sowie der Extraktions-komponenten findet ausschließlich auf den Servern des Kunden statt und wird durch den Kunden betreut.

1.2.2 Anpassungen & Konfigurationen

  • Bei EASY Invoice Smart Cloud stehen Anpassungsmöglichkeiten einzig auf Basis der Konfigurationsmasken z.B. Freigabematrix oder Anbindung des E-Mail-Postfachs zur Verfügung. Weitere Anpassungen sind nicht vorgesehen.
  • Bei EASY Invoice Smart OnPremises können Anpassungen im Rahmen von Callback-Skripten individuell definiert und konfiguriert werden. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass unter diesen Umständen zukünftige Updatesund Upgrades nicht einfach eingespielt, sondern als kostenpflichtiges Consulting-Projekt geplant und kalkuliert werden müssen.

1.2.3 Updates & Upgrades

  • Für EASY Invoice Smart Cloud wird immer die aktuelle, von der EASY Entwicklung freigegebene Version von EASY Invoice Smart eingesetzt.
  • Der Kunde ist, beim Einsatz von EASY Invoice Smart OnPremises, selbst für die Aktualität und den Betrieb seiner eingesetzten EASY Invoice Smart Lösung verantwortlich. Für abgekündigte Versionen kann kein Support gewährleistet werden.

1.2.4 Add Ons & Konnektoren

  • Bei Anbindung eines ERP-Systems (ERP-Konnektor) muss mit dem Update / Upgrade von EASY Invoice Smart die Funktionsfähigkeit der kunden-spezifischen Anbindungs- und Übergabe-Parameter (Buchungssätze) überprüft werden.
  • Die Anbindung eines ERP-Systems muss durch ein gesondertes Consulting-Projekt bewertet und umgesetzt werden.

2. Produktspezifikationen

2.1 Rechnungs-Eingangskanal

2.1.1 Papierhafte Rechnungen

  • Papierhafte Rechnungen können mittels unterschiedlicher Quellen z.B. Smartphones, Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsgeräte (MFPs) erfasst werden. So können Sie nahezu immer und überall papierhafte Rechnungen erfassen und in den Rechnungslauf übergeben.
  • Die digitalisierten, papierhaften Rechnungen werden durch das jeweilige o.g. Gerät mittels der gerätespezifischen E-Mai-Sende-Funktion an das eine für EASY Invoice Smart konfigurierte Postfach versandt und dort weiterverarbeitet.

2.1.2 E-Mail

  • Rechnungen werden ausschließlich aus – in EASY Invoice Smart – konfigurierten E-Mail-Postfach / Postfächern ausgelesen und weiterverarbeitet.

2.1.3 Rechnungs-Datei-Formate

  • Folgende Dateiformate für eingehende Rechnungen werden durch EASY Invoice Smart unterstützt
    • JPG
    • PDF
    • XML

2.2 Rechnungs-Verarbeitung

2.2.1 E-Mail

  • Unabhängig von der Art der Rechnungen und deren Erfassung (z.B. durch Smartphones, Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsgeräte) startet die Rechnungsverarbeitung immer mit dem Eingang der Rechnungen in das entsprechende EASY Invoice Smart E-Mail-Postfach.
  • Die über das EASY Invoice Smart E-Mail-Postfach eingegangenen Rechnungen werden im Eingangskorb angezeigt und können – optional nach manueller Prüfung – an die Extraktion übergeben werden.

2.2.2 Extraktion / Validierung mit Stammdaten

  • Die Rechnungen werden – zusammen mit den Stammdaten – an den Extraktions-Service übermittelt.
  • Die Stammdaten müssen mittels einer entsprechenden Datei (z.B. .csv) vom Kunden zur Verfügung gestellt und vom EASY Managed Service eingebunden werden.
  • Bei Abweichungen werden die Rechnungen im Verifikationsclient angezeigt und können bei Bedarf manuell korrigiert werden.

2.2.3 Extraktion / Validierung ohne Stammdaten

  • Die Rechnungen werden der Extraktion übergeben und nach der Extraktion im Verifikationskorb abgelegt.
  • Im internen Verifikationsclient werden die Extraktionsergebnisse mit den Stammdaten abgeglichen und zur Verifikation angezeigt. Hierbei wird auch die Qualität der Erkennung der Inhalte an den jeweiligen Feldern durch Farbcodes kenntlich gemacht.
  • In diesem Fall stehen weder Kreditoren-, noch Bestellinformationen zur Auswahl.

Nach erfolgter Verifikation wird der Beleg in den Rechnungsfreigabe-Workflow (Siehe 2.3) übergeben.

Die Qualität der Extraktion mit Stammdatenübermittlung ist um ein Vielfaches höher als die Qualität der Extraktion / Validierung ohne Stammdatenübermittlung, da ohne Stammdaten weniger Informationen für einen intelligenten Abgleich der Rechnungs-Daten vorliegen.

Bei einer Extraktion / Validierung ohne Stammdatenübermittlung müssen die Ergebnisse von Hand korrigiert oder zusätzliche Inhalte erfasst werden.

Grundlegend entscheidet die Qualität des Belegs über die Güte der Extraktionsergebnisse. Kontrastreiche, klare Schrift erzeugt bessere Ergebnisse bei der Extraktion von digitalen Dokumenten und Scans, als eine helle Schrift auf weißen Belegen. Zusätzlich erhöht die Nutzung von sog. „readable PDFs“ ebenfalls die Extraktionsqualität.

2.3 Rechnungs-Eingangskanal

2.3.1 Zeichnungsliste

  • Je Rechnungskreis kann ein Zeichnungskreis angelegt werden. In der Auslieferung existiert bereits ein leerer Zeichnungskreis, der für alle Rechnungskreise gilt, die keinen eigenen Zeichnungskreis zugewiesen haben.
  • Im Zeichnungskreis werden die Mitglieder der jeweiligen Freigabestufen zugewiesen.
  • Je Zeichnungskreis existiert eine Unterschriftenregel, in der die lizenzierten Freigabestufen eingerichtet werden können.

2.3.2 Freigabestufen (Levels/Tiers)

  • Im Standard werden 3 Freigabestufen inkl. Sachprüfung angezeigt, die durch eine entsprechende Lizenzerweiterung auf bis zu 5 Freigabestufen erhöht werden können.
  • An jeder Freigabestufe können unterschiedlich hohe Freigabegrenzen definiert werden.

2.3.3 Vier-Augen-Prinzip

  • Es kann ein Vier-Augen-Prinzip für den Zeichnungskreis oder ein Vier-Augen-Prinzip an bestimmten Freigabestufen festgelegt werden.
  • Das Vier-Augen-Prinzip am Zeichnungskreis legt fest, dass auf jeder Freigabestufe das Vier-Augen-Prinzip gilt. Es muss also immer eine zweite Person mit der entsprechenden Berechtigung eine Freigabe erteilen, damit die Rechnung weiterverarbeitet wird.
  • Wird das Vier-Augen-Prinzip an einer Freigabestufe aktiviert, so wird der freizugebende Beleg zwei unterschiedlichen Benutzern der gleichen Freigabestufe zur Freigabe vorgelegt. Hier gilt das Vier-Augen-Prinzip nur für die Freigabestufe, an der es aktiviert wurde.

2.3.4 Routing-Gruppen

  • Dynamisches Routing
    • Das dynamische Routing bietet als einzige Route Wildcards an, so dass jede nachfolgende Routinggruppe manuell ausgewählt werden muss.
  • Definierte Routinggruppen
    • Routinggruppen legen den Lauf einer Rechnung durch die unterschiedlichen Abteilungen fest.
    • Gibt es mehr als eine Route für eine Rechnung, so wird dem Benutzer, der aktuell die Freigabe erteilt, eine Auswahl für die nächste mögliche Abteilung angezeigt.
    • Existiert nur eine definierte Route, so wird die Rechnung ohne Auswahl weitergereicht.
    • Trifft keine Route zu, so wird die Wildcard-Routinggruppe als Fallback herangezogen. Mitglieder dieser Routinggruppe (z.B. Buchhaltung) können dann zusätzliche Routen anlegen oder anlegen lassen oder die Rechnung einer vorhandenen Route übergeben.

2.3.5 Rechnungs-Eingang

  • Die Genehmigungs-Gruppe erhält die freizugebenden Rechnungen in ihrem dedizierten Gruppen-Eingangs-Korb.
  • Jedes Mitglied dieser Genehmigungs-Gruppe kann Rechnungen aus diesem Gruppen-Eingangs-Korb freigeben.

2.3.6 Storno / Zurück zur Sachprüfung / Zur Überarbeitung zurückschicken

  • Bei einem Storno einer Rechnung wird die Rechnung direkt zu dem vorherigen Workflow-Verantwortlichen zurückgeschickt.
  • Rechnungen können bei falscher Zuordnung an die Sachprüfung zurückgegeben werden.
  • Im Falle einer Zuordnung zu einer nicht vorhandenen Routinggruppe wird die Rechnung an die Buchhaltung übergeben.

2.3.7 Vertretungsregeln

  • Die Verantwortung und Vertretung für die Rechnungen werden durch die Gruppen-Postfächer (Freigabe-Pool) realisiert. Pro Freigabe Level müssen somit mindestens zwei Personen definiert sein.

2.4 Buchung im ERP-System

2.4.1 Ohne Anbindung eines ERP-Systems

  • Ohne technische Anbindung eines ERP-Systems wird eine Liste der freigegebenen Rechnungen zum manuellen Abgleich mit dem ERP-System erzeugt.
  • Dieser Report wird auch als exportierbare CSV-Datei zur Verfügung gestellt und kann vom Kunden als Import-Datei für das eingesetzte ERP-System verwendet werden.

2.4.2 (Optional) Buchung im ERP-System mit technischer Anbindung eines ERP-Systems

2.4.3 Unterstützte ERP-Systeme

  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Datev Connect

2.4.4 Unterstützte ERP-Systeme

  • Die Anbindung der unter 2.4.3 unterstützten ERP-Systeme muss durch einen Consultant vorgenommen werden, um die kunden-spezifischen Anbindungs- und Übergabe-Parameter (Buchungssätze) zu konfigurieren.

2.4.5 Leistungsumfang der Buchung im ERP-System

  • Aus den Rechnungen werden die Buchungssätze, die in 2.4.2 durch den Consultant definiert wurden, an das ERP-System übergeben.

Die Liste der unterstützten ERP-Systeme entspricht dem Stand bei Erstellung / Überarbeitung dieses Dokuments. Änderungen und Ergänzungen vorbehalten.

3. Workflow Invoice

3.1 Workflowbeschreibung

  • Rechnungs-Eingang:
    • Die Rechnung liegt in digitaler Form (siehe auch „Rechnungs-Datei-Formate 2.1.3“) in einem dedizierten E-Mail-Postfach vor. Papierbasierte Rechnungen können per MFP oder Smartphone gescannt werden und an das dedizierte E-Mail-Postfach gesendet werden.
  • Rechnungs-Extraktion:
    • Die Rechnung wird aus dem dedizierten E-Mail-Postfach an den EASY Extraction-Service übergeben, der die Inhalte der Rechnung ausliest (siehe auch „Extraktion mit / ohne Stammdaten 2.2.2 und 2.2.3) und nach dem Auslesen zur manuellen Nachbearbeitung an den Verifikations-Client übergibt.
  • Rechnungs-Verifikation:
    • Die Rechnung wird nach der Extraktion an einen Verify-Client übergeben. Hier werden eine manuelle Sichtung und Nachbearbeitung der durch einen Extraction-Service automatisiert erkannten Rechnungs-Informationen durchgeführt.
  • Rechnungs-Freigabe Workflow:
    • Nach der abgeschlossenen manuellen Rechnungs-Verifikation startet der Rechnungs-Freigabe Workflow im EASY Web Client. Genaue Informationen zum Rechnungs-Workflow und dem Standard-Funktionsumfang finden Sie hier: „Rechnungs-Freigabe Workflow 2.3“.
  • (Optional): Archivierung im EASY Archive (GoBD konform, IDW PS-880 zertifiziert)
    • Kostenpflichtige Option: Nach dem abgeschlossenem Rechnungs-Freigabe Workflow kann die Rechnung GoBD konform im revisions-sicherem EASY Archive Cloud archiviert werden.
  • Buchung im ERP-System
    • Nach dem abgeschlossenem Rechnungs-Freigabe Workflow und damit erfolgter Freigabe der Rechnung wird eine Rechnungs-Liste zum Abgleich der Rechnungen im ERP-System erstellt. Siehe 2.4

3.2 Übersicht Workflow (Grafik)

Workflow easy invoice smart

3.3 Beschreibung notwendiger kundenspezifischer individueller Einstellungen

Folgende Einstellungen müssen Kunden-individuell vorgenommen werden:

  • Konfigurationsmaske
  • Freigabematrix
  • Anbindung des E-Mail-Postfachs
  • Kundenspezifische System- und Kommunikations-Einstellungen
  • Struktur der Rechnungs-Liste
  • Anbindung ERP-System (optional)
  • Anbindung EASY Archive (optional)

4. Zertifizierungen