Archiv, DMS, ECM etc. – wie bitte, MfG?

Um ehrlich zu sein, gerade die Wortwelt der IT-Branche gehört für branchenfremde Personen zu einem schwer durchdringbaren Dschungel. Schillernde, häufig auch synonym benutze Abkürzungen und Worte, die sich dazu noch im Wechsel der Trends und Moden ändern: Man fühlt sich ans Jahr 1999 erinnert – MfG. Das gilt auch für unsere Branche, weshalb wir heute einen kleinen Versuch in Sachen Begriffsdefinitionen unternehmen – jedenfalls für den ECM-Bereich und so wie wir diese Worte heute verstehen.

Sehr schnell werden wir dabei feststellen, dass Begriffsdefinitionen zwar schön sind, soweit diese Begriffe es uns erleichtern, bestimmte Dinge zu erfassen. Trotzdem wird man am Ende des Tages allerdings feststellen, dass vorhandene Systeme nicht den Begriffen entsprechen und zumeist Mischformen sind.

Was ist ein Archiv?

Unter einem Archiv versteht man allgemein einen Ort zur Aufbewahrung von Informationsträgern für die Zukunft. Bezogen auf elektronische Archive bedeutet dies, ein System bereitzustellen, dass drei zentrale Punkte sicherstellt:

• Schriftgutverwaltung: Die Informationsträger müssen nachvollziehbar, unveränderbar, wiederauffindbar sein und Vollständigkeit gewährleisten. In der Fachsprache bezeichnet man diese Vorgänge als „Records Management“. Im Fall von easy archive legen wir hier dann alle Arten von Belegen in den Archivsystemen ab, z.B. Belege aus den kaufmännischen Abteilungen.
• Ablage: Dieser Bereich des Archivs dient nur temporären Speicherung von Informationen; alle hier abgelegten Informationen gelten als nicht archivierungwürdig/archivierungspflichtig. In der Fachsprache nennt man diesen Bereich „Storage“. Häufig wird eine solche Ablage auch für im Umlauf befindliche Dokumente verwendet. Beispiel: Eine Eingangsrechnung kommt an und wird mit einem elektronischen System im Haus verteilt. Erst nach Abschluss dieses Vorgangs soll der Beleg an das ERP-System übergeben und rechtssicher archiviert werden.
• Erhalten/Bewahren: Dieser Bereich des Archivs dient der langzeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. In der Fachsprache benennt man diese Komponente als „Preservation“. Wichtig an dieser Stelle: Unterscheiden muss man hier zwischen Archiv und Langzeitarchiv. Letzteres bewahrt Daten für die Ewigkeit auf, meistens in externen Storage-Systemen. Diese Daten werden für den operativen Betrieb in der Gegenwart nicht benötigt.

Was ist ein DMS, ein Dokumentenmanagementsystem?

Die mit dem Kürzel DMS beschriebenen Dokumentenmanagementsysteme sind zumeist datenbankgestützte Software-Systeme und kümmern sich um die Organisation von elektronischen Dokumenten – gleich welchen Formats und Inhalts. Die Hauptaufgabe eines DMS besteht darin, Schriftstücke aufzunehmen, aufzubewahren und organisationsweit bereitzustellen. Ein DMS ist damit als Erweiterung zum Archiv zu sehen. Da es viele unterschiedliche Systeme am Markt gibt, ist der Übergang aber fließend.

• D für Dokumente: Alles in diesem System ist ein Dokument; gleich in welchem Format das Eingangsmaterial vorliegt; es wird ggf. digitalisiert und als ein Dokument aufgenommen
• MS für Management System: Diese Dokumente werden vom System aufbewahrt und organisationsweit bereitgestellt

Randnotiz: DMS war der hierzulande zuerst eingeführte Begriff. Wie im IT-Sektor üblich hat sich im Laufe der Zeit der international akzeptierte Begriff ECM etabliert. Eine klare Trennung ist nur anhand der verwendeten Systeme möglich. Denn: Ein DMS kümmert sich auch um den “Transport der Dokumente”, also die manuelle oder automatisierte Steuerung von Dokumenten durch das Unternehmen. Die rechtssichere Ablage wird dann meistens im DMS von der Archiv-Komponente übernommen.

Was bedeutet ECM – Enterprise Content Management?

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management. Hier sehen wir eine Weiterentwicklung und Internationalisierung: Sprach man bei den oben beschriebenen Systemen noch von Dokumenten, ist nun nur noch von Content die Rede; häufig haben wir hier kein Dokument mehr vorliegen, sondern einen Datensatz ohne physische Datei. Diese in Software abgebildeten Systeme umfassen die Methoden, Techniken sowie Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung wie auch Bereitstellung von Inhalten. All dies dient der Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Nochmals anhand des Kürzels ECM aufgelöst:

• E für Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Software-Lösung
• C für Content steht für alle digitalisierten, also elektronischen Inhalte in diesem System
• M für Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle dieses Systems und dessen Inhalte

Sensible Daten allesamt – rechtliche Aspekte wie die GoBD

Es liegt auf der Hand: Gerade im unternehmerischen Umfeld eingesetzt, unterliegen sowohl ECM, DMS wie auch ein Archiv vergleichsweise strengen Vorgaben. In diesem Fall wären dies die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – besser bekannt als GoBD. Letztere fordert auch die Revisionssicherheit sowie die Verfahrensdokumentation ein. Was dies wiederum bedeutet, sprengt den Rahmen des Artikels und bietet Inhalt für einen weiteren Blog-Artikel.

Fazit

Natürlich lassen sich mit den Begriffen Archiv, DMS und ECM längst nicht alle Systeme beschreiben, die zur Erfassung, Speicherung, Bereitstellung, Verwaltung und Kontrolle von Inhalten innerhalb von Organisationen dienen. Neue Begrifflichkeiten sind längst aufgetaucht. Information Management und Content Services gehören zu den in letzter Zeit häufig diskutierten Namen in der ECM-Branche. Es bleibt also spannend.