Gesucht & gefunden: das easy for Dynamics 365 Business Central DMS-Add-on

Ihre Suche nach einem Microsoft Business Central DMS hat jedoch ein Ende gefunden. Denn via Add-ons lassen sich viele dieser funktionalen Leerstellen schließen. Wie einfach das schon heute funktioniert, zeigen wir anhand eines DMS-Add-ons und verwandeln Business Central in ein easy for Dynamics 365 Business Central DMS für ein nahtlos integriertes Dokumentenmanagement.

easy for Dynamics 365 Business Central DMS – überbrückt funktionale Leerstellen

Jedes Unternehmen, dass auf digitale Dokumentenprozesse setzt, benötigt bestimmte Funktionen – und nur fehlen diese in der Standardversion von 365 Business Central. Dabei handelt es sich um folgende fünf Dokumentenmanagement-Funktionalitäten, die durch das DMS-Add-on easy for Dynamics 365 Business Central bereitgestellt werden.

• Anzeige relevanter Belege im Kontext eines Vorgangs, zum Beispiel die Angebotshistorie beim Erstellen eines Auftrags; eine der Kernfunktion für ein Business Central DMS
• Medienbruchfreie Integration von Belegen aus angrenzenden Anwendungen, so zum Beispiel von E-Mail-Anhängen aus Microsoft Outlook
• Intelligente Suchfunktionen innerhalb des Business Central ERP-Systems, um vorgangsbezogene Dokumente schnell und komfortabel zu finden
• Revisionssichere Archivierung von Belegen und Dokumenten gemäß rechtlicher und steuerlicher Regularien (z.B.: nach GoBD)
• Intuitive Bedienung der Dokumentenmanagement-Funktionen im Business Central DMS, die für ein reibungsloses Anwendererlebnis sorgen – idealerweise ohne Schulungsaufwand

Daten- und Belegfluss im easy for Dynamics 365 BC DMS-Add-on

Durch unsere DMS-Add-on-Lösung versetzen wir Dynamics 365 Business Central in die Lage, die eben beschriebenen Funktionen mit Bravour umzusetzen. Dies hat seine Gründe in einem vorausschauenden Design und einem wohlüberlegten Belegfluss.

Im Einsatz des easy for Dynamics 365 BC DMS unterscheiden wir nach drei verschiedenen Fällen des Arbeitsablaufs. Alles steht und fällt dabei mit dem Ursprung des Belegs, also seiner Quelle. Für den Belegfluss im Business Central DMS treffen wir folgende Unterschiede:

1. Interne Belege: Die Speicherung/Archivierung von Belegen, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central selbst erzeugt wurden, z. B. Verkaufsrechnungen.
2. Externe Belege: Die Speicherung/Archivierung von Belegen, die in Papierform das jeweilige Unternehmen erreichen und durch Scannen digitalisiert und abgelegt werden, z. B. Einkaufsrechnungen.
3. Externe Dateien: Die Speicherung/Archivierung von Dateien, die per Drag-and-Drop erfasst und zu einem Datensatz in Microsoft Dynamics 365 Business Central abgelegt werden, wie z. B. PDF-Dateien, Office-Dateien, E-Mails, Zeichnungen, Excel-Kalkulationen, Word-Anschreiben oder ähnliches.

Gleich welche Quelle die Belege im Belegfluss haben, letztlich landen sie – wenn nötig – zur Archivierung in easy archive, dem zentralen Speicherort des Business Central DMS. Durch die eben skizzierte Unterscheidung nach Herkunft erhält man im Business Central DMS von easy weitere, unterschiedliche Optionen der Zuordnung zu Vorgängen – das erleichtert die alltägliche Arbeit im Dokumentenmanagement ungemein.

Ein gutes User-Interface vereint User-Experience und Funktionalität

Dropzone & Factbox: Sowohl die Dropzone wie auch die Factbox zählen zu den zentralen Userinterface-Elementen des Business Central DMS. Ein praktisches Beispiel aus dem Arbeitsalltag zeigt auch gleich deren Vorteile: Angenommen, Sie erhalten eine E-Mail, die PDF-Anhänge mit Änderungen zu Lieferkonditionen eines Artikels enthält. Das könnten AGBs, Skonto-Regelungen und dergleichen mehr sein.

Allein durch Microsoft Dynamics 365 Business Central würde die empfangene E-Mail weder einem Vorgang zugeordnet noch archiviert. Mit einem Business Central DMS, dem easy for Dynamics 365  BC DMS-Add-on, sieht die Situation anders aus.

Sie wählen die damit übereinstimmende Kreditorkarte aus und  ziehen die E-Mail in die Dropzone – und schon wird dieser Datensatz dem Kreditor zugeordnet und archiviert. So leicht gestaltet sich die tagtägliche Arbeit mit dem Business Central DMS-Add-on. Aber warum integrieren sich Fact- und Dropbox nicht nur aus Nutzersicht, sondern auch funktional so gut in Business Central 365?

Verarbeitungskonzept im easy for Dynamics 365 Business Central DMS

Das Business Central DMS-Add-on stellt auf ein hierarchisches Konzept zur Zuordnung und Anzeige von Belegen und Dokumenten in fünf Ebenen ab:

• Vorgangsbezogene Ablage: Zusammenführen, was zusammengehört: Ablageebene von Belegen innerhalb des Business Central DMS-Add-ons, die zu einem geschäftlichen Vorgang gehören; ähnelt einer Mappe.
• Belegorientierte Ablage: Unverwechselbar: Belege werden über Belegnummer/Buchungsdatum als eindeutig referenziert.
• Kontobezogene Ablage: Hier findet die Zuordung zu Debitoren und Kreditoren statt (“Kontoart=Debitor”, “Kontonr.=4111” statt. Zusätzlich können Belege tatsächlich Sachkonten oder sonstigen FiBu-Konten zugeordnet werden (Bsp. Saldenliste).
• Kontaktnummernorientierte Ablage: Hier findet eine Zuordnung zu einem Kontakt statt, also jemand, der nicht Debitor oder Kreditor ist; bspw. Firmenanwalt, externe Kontakte etc.
• Projektnummerorientierte Ablage: In einem Projekt fallen oft eine Vielzahl an Dokumenten oder externen Dateien an (Stundenzettel, Leistungsnachweise, Skizzen, Fotos etc.), die bei der Suche nach der Projektnummer zusammenhängend dargestellt werden können.

Diese Ebenen sind miteinander kontextuell verbunden. Wann immer Sie nach einem Dokumentenposten in der DMS-Funktion von easy for Dynamics 365 BC suchen, erledigen Sie dies praktischer Weise mit der Infobox.

Wie muss man sich das im Business Central DMS-Add-on von easy vorstellen? Sobald ein Datensatz auf einer Seite mit integrierter ECM-FactBox ausgewählt wird, stellt die FactBox nach den Regeln der fünf Ebenen gefilterte Dokumentposten dar. Sind z. B. die notwendigen Metadaten für die erste Ebene (Vorgangsnummer) nicht vorhanden, prüft eine Funktion automatisch, ob die Daten für eine Zuordnung/Anzeige in der zweiten Ebene vorhanden sind. Ist auch dies nicht der Fall, wird eine Zuordnung/Anzeige in der dritten Ebene versucht – diese Prozedur verläuft dann automatisch weiter bis zur fünften Ebene des Business Central DMS-Add-ons.

Wie auch immer das im Einzelfall aussehen mag – das Ergebnis der auf diese Weise zusammengesuchten Dokumentposten wird dann in der FactBox angezeigt. Mit der Aktion “ECM Dokumente öffnen” kann außerdem eine Seite geöffnet werden, die über eine strukturierte Anzeige der Dokumente verfügt.

Durch diese automatische Filterprozedur des Business Central DMS-Add-ons kommen Sie stets schnell zum passenden Suchergebnis, dem eine automatisierte Zuordnung vorangegangen ist. easy for Dynamics 365 Business Central DMS füllt die funktionalen Leerstellen des ERP-Systems und unterstützt Sie in der im tagtäglichen Umgang mit Dokumenten und Belegen auf einzigartige Weise.